Kotak surat bersama adalah satu alamat email bersama, seperti support@yourcompany.com yang digunakan oleh beberapa anggota tim atau perusahaan untuk mengirim dan menerima email dari kotak masuk pusat yang dapat diakses dan direspons karyawan Anda. Ketika karyawan merespons akun email bersama, email tersebut diperlihatkan sebagai dikirim dari alamat email bersama, bukan alamat email bisnis mereka. Kotak surat bersama tidak menggunakan akun pengguna atau lisensi M365, sehingga banyak bisnis kecil menggunakan email bersama untuk membantu menghemat ruang email. Selain itu, Anda akan mendapatkan kalender bersama agar semua orang tetap berada di halaman yang sama.
Apa yang akan saya pelajari?
-
Cara membuat kotak surat bersama
-
Cara menambahkan kotak masuk dan kalender bersama di Outlook
Apa yang saya butuhkan?
-
10 menit
-
Akses ke pusat admin Microsoft 365
-
Outlook untuk Windows
-
Masuk ke admin.microsoft.com. Hanya admin untuk bisnis atau karyawan yang telah diberi izin admin yang dapat masuk.
-
Pilih Teams & grup > Kotak surat bersama.
-
Pilih Tambahkan kotak surat bersama.
-
Ketikkan nama kotak surat bersama dan alamat email yang Anda inginkan. Jika Anda memiliki beberapa domain, Anda bisa memilih domain yang ingin Anda gunakan. Lalu pilih Simpan perubahan.
-
Setelah kotak surat bersama dibuat, pilih Tambahkan anggota ke kotak surat bersama Anda untuk memberi karyawan akses ke kotak surat.
-
Pilih Tambahkan anggota dan pilih karyawan yang ingin Anda tambahkan dari daftar. Anda juga dapat mencari anggota jika menginginkannya. Lalu pilih Tambahkan.
-
Keluar dari panel Anggota kotak surat bersama lalu pilih nama kotak surat yang dibuat. Dari sini Anda dapat melakukan hal-hal seperti:
-
Mengedit informasi kotak surat
-
Menambahkan lebih banyak anggota
-
Membuat balasan otomatis dari kotak surat
-
Mengelola izin kotak surat untuk setiap anggota
Tips: Kotak surat bersama biasanya tidak memerlukan lisensi dan beberapa bisnis kecil menggunakan kotak surat bersama untuk menghemat ruang email. Jika kotak surat bersama Anda memiliki lisensi yang terkait dengannya, Anda bisa mengembalikan lisensi sehingga Anda tidak membayar lisensi yang tidak diperlukan. Lihat Menghapus lisensi dari kotak surat bersama untuk mempelajari selengkapnya.
Setelah membuat kotak surat bersama, sangat mudah bagi siapa pun yang Anda tambahkan sebagai anggota kotak surat bersama untuk menambahkan kotak masuk dan kalender ke Outlook.
-
Masuk ke Outlook. Jika sudah terbuka, tutup aplikasi dan tunggu beberapa saat. Lalu, buka aplikasi. Saat aplikasi dimulai, kotak masuk bersama akan dimuat di bawah akun utama Anda.
-
Pilih kotak masuk bersama untuk melihat email apa pun yang telah dikirimkan ke kotak surat tersebut. Anda bisa merespons email langsung dari alamat email tersebut, sehingga siapa pun dari bisnis Anda bisa merespons tanpa memperlihatkan siapa yang benar-benar merespons.
-
Pilih Kalender lalu pilih kalender bersama di bawah Kalender Saya.
-
Saat memasukkan janji temu, semua orang yang merupakan anggota kotak surat bersama akan dapat melihat janji tersebut.
-
Setiap anggota kotak surat bersama dapat membuat, menampilkan, dan mengelola janji temu di kalender, sama seperti janji temu pribadi. Semua anggota kotak surat bersama dapat melihat perubahan yang dibuat pada kalender bersama.
Tips: Anda dapat melihat kalender dan kalender bersama secara berdampingan, atau jika keduanya dipilih pilih Tampilkan dalam mode overlay untuk melihat acara secara bersamaan.
