Database Access bisa membantu Anda menyimpan dan melacak hampir semua jenis informasi, seperti inventori, kontak, atau proses bisnis. Mari ikuti langkah yang dapat ditempuh untuk membuat database desktop Access, tambahkan data ke lokasi tersebut, lalu pelajari langkah berikutnya tentang mengustomisasi dan menggunakan database baru Anda.
Di artikel ini
Memilih templat
Templat Access memiliki tabel, kueri, formulir, dan laporan bawaan yang siap digunakan. Pilihan templat adalah hal pertama yang Anda lihat ketika memulai Access, dan Anda bisa mencari lebih banyak templat secara online.
-
Di Access klik File > Baru.
-
Pilih templat desktop database dan masukkan nama untuk database Anda di bawah Nama File. (Jika tidak melihat templat yang sesuai untuk Anda, gunakan kotak Cari templat online .)
-
Anda bisa menggunakan lokasi default yang diperlihatkan Access di bawah kotak Nama File atau pun mengklik ikon folder untuk memilih lokasi.
-
Klik Buat.
Tergantung pada templat, Anda mungkin perlu melakukan langkah berikut untuk memulai:
-
Jika Access menampilkan kotak dialog Masuk dengan daftar pengguna kosong:
-
Klik Pengguna Baru.
-
Isi formulir Detail Pengguna.
-
Klik Simpan & Tutup.
-
Pilih nama pengguna yang baru saja Anda masukkan, lalu klik Masuk.
-
-
Jika Access menampilkan pesan Peringatan Keamanan di bilah pesan, dan Anda memercayai sumber templat, klik Aktifkan Konten. Jika database diperlukan masuk, masuk lagi.
Untuk informasi selengkapnya, lihat membuat database desktop Access dari templat.
Membuat database dari awal
Jika tak ada templat yang sesuai dengan kebutuhan Anda, Anda bisa memulai dengan database desktop kosong.
-
Dari Access, klik Baru > Database desktop kosong.
-
Ketikkan nama untuk database Anda di kotak Nama File.
-
Anda bisa menggunakan lokasi default yang diperlihatkan Access di bawah kotak Nama File atau pun mengklik ikon folder untuk memilih lokasi.
-
Klik Buat.
Menambahkan tabel
Di database, informasi Anda disimpan dalam beberapa tabel yang terkait. Untuk membuat tabel:
-
Ketika membuka database pada kali pertama, Anda dapat melihat tabel kosong dalam tampilan Lembar Data di tempat menambahkan data. Untuk menambahkan tabel lain, klik BuatTabel >. Anda dapat mulai memasukkan data dalam bidang (sel) kosong atau menempelkan data dari sumber lain seperti buku kerja Excel.
-
Untuk mengubah nama kolom (bidang), klik ganda judul kolom, lalu ketikkan nama baru.
Tips: Nama yang bermakna membantu Anda mengetahui isi dari setiap bidang tanpa melihatnya.
-
Klik File > Simpan.
-
Untuk menambahkan bidang lainnya, ketikkan di kolom Klik untuk Tambahkan.
-
Untuk memindahkan kolom, pilih kolom tersebut dengan mengklik judul kolomnya, lalu seret ke tempat yang Anda inginkan. Anda juga bisa memilih kolom bersebelahan dan seret kolom tersebut ke lokasi baru.
Untuk informasi selengkapnya, lihat Pengenalan tabel.
Menyalin dan menempelkan data
Anda bisa menyalin dan menempelkan data dari program lainnya seperti Excel atau Word ke tabel Access. Ini berfungsi paling baik jika data dipisah menjadi kolom-kolom. Jika data berada di program pemroses kata, seperti Word, gunakan tag untuk memisahkan kolom atau pun konversikan kolom tersebut menjadi format tabel sebelum menyalin.
-
Jika data perlu pengeditan, seperti memisahkan nama lengkap ke dalam nama depan dan belakang, lakukan hal itu terlebih dahulu dalam program sumber.
-
Buka sumber dan salin data (Ctrl + C).
-
Buka tabel Access tempat Anda ingin menambahkan data dalam tampilan Lembar Data dan tempelkan (Ctrl + V).
-
Klik ganda tiap judul kolom dan ketikkan nama yang bermakna.
-
Klik File > Simpan, lalu beri nama tabel baru Anda.
Catatan: Access mengatur tipe data tiap bidang berdasarkan informasi yang Anda tempelkan ke baris pertama tiap kolom, jadi pastikan bahwa informasi di baris-baris berikutnya cocok dengan baris pertama.
Mengimpor atau menautkan ke data
Anda bisa mengimpor data dari sumber lain, atau Anda bisa menautkan ke data dari Access tanpa memindahkan informasi dari tempat data disimpan. Penautan dapat menjadi opsi yang tepat jika ada beberapa pengguna yang memperbarui data, dan Anda ingin memastikan data yang terlihat adalah versi yang paling baru atau ingin menghemat ruang penyimpanan. Penautan atau pengimporan data dapat dilakukan untuk sebagian besar format. Lihat Mengimpor atau menautkan ke data dalam database Access lain untuk informasi selengkapnya.
Proses agak berbeda tergantung pada sumber data, tetapi instruksi berikut ini dapat membantu Anda memulai:
-
Pada tab Data Eksternal , dalam grup Impor & Tautkan , klik Sumber Data Baru lalu pilih format data yang akan Anda impor atau tautkan dari opsi submenu yang tercantum.
Catatan: Jika Anda masih tidak bisa menemukan format yang tepat, Anda mungkin perlu mengekspornya terlebih dahulu ke format file yang didukung Access (seperti file teks dipisahkan).
-
Ikuti instruksi dalam kotak dialog Dapatkan Data Eksternal.
Ketika Anda menautkan, beberapa format tersedia sebagai baca-saja. Berikut ini adalah sumber eksternal yang dapat menjadi sumber impor atau tautan data:
|
Impor |
Tautan |
|
|---|---|---|
|
Microsoft Excel |
Ya |
Ya (baca-saja) |
|
Microsoft Access |
Ya |
Ya |
|
Database ODBC, seperti Server SQL |
Ya |
Ya |
|
File teks atau CSV (nilai yang dipisahkan koma) |
Ya |
Ya (menambahkan rekaman baru saja) |
|
Daftar SharePoint |
Ya |
Ya |
|
XML |
Ya |
|
|
Layanan Data |
Ya (baca-saja) |
|
|
Dokumen HTML |
Ya |
Ya |
|
Folder Outlook |
Ya |
Ya |
Untuk informasi selengkapnya, lihat Mengimpor atau menautkan ke data dalam database Access lain.
Menata data dengan Penganalisis Tabel
Anda bisa menggunakan Panduan Penganalisis Tabel untuk mengidentifikasi data berulang dengan cepat. Panduan tersebut selanjutnya akan menyediakan cara sederhana untuk menata data ke dalam tabel-tabel terpisah. Access mempertahankan tabel asli sebagai cadangan.
-
Buka database Access yang berisi tabel yang ingin Anda analisis.
-
Klik Alat Database > Analisis Tabel.
Dua halaman pertama dari panduan tersebut berisi tutorial singkat dengan contoh-contoh. Jika Anda melihat kotak centang berlabel Perlihatkan halaman pengenalan?, centang kotak tersebut, lalu klik Kembali sebanyak dua kali untuk melihat pengenalan. Jika Anda tidak ingin melihat halaman pengenalan lagi, hapus centang Perlihatkan halaman pengenalan?
Untuk informasi selengkapnya, lihat Menormalkan data Anda menggunakan Penganalisis Tabel.
Langkah berikutnya
Proses desain berikutnya akan beragam, bergantung pada yang Anda ingin lakukan, tapi Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk membuat kueri, formulir, laporan, dan makro. Artikel ini bisa membantu:
