Tugas dasar untuk database desktop Access

Access database bisa membantu Anda menyimpan dan melacak hampir semua jenis informasi, seperti inventori, kontak, atau proses bisnis. Mari kita lihat jalur yang bisa Anda ambil untuk membuat database desktop Access , menambahkan data ke dalamnya, lalu mempelajari tentang langkah berikutnya untuk mengkustomisasi dan menggunakan database baru Anda.

Memilih templat

Access templat memiliki tabel, kueri, formulir, dan laporan bawaan yang siap digunakan. Pilihan templat adalah hal pertama yang akan Anda perhatikan ketika Anda mulai Access, dan Anda bisa mencari templat lainnya secara online.

Tampilan templat pada layar permulaan di Access

Di Access klik File > Baru.
Pilih templat desktop database dan masukkan nama untuk database Anda di bawah Nama File. (Jika tidak melihat templat yang sesuai untuk Anda, gunakan kotak Cari templat online .)
Anda bisa menggunakan lokasi default yang Access perlihatkan di bawah kotak Nama File atau klik ikon folder untuk memilihnya.
Klik Buat.

Membuat database desktop Access dari templat

Tergantung pada templat, Anda mungkin perlu melakukan langkah berikut untuk memulai:

Jika Access menampilkan kotak dialog Masuk dengan daftar kosong pengguna:
1. Klik Pengguna Baru.
2. Isi formulir Detail Pengguna.
3. Klik Simpan & Tutup.
4. Pilih nama pengguna yang baru saja Anda masukkan, lalu klik Masuk.
Jika Access menampilkan pesan Peringatan Keamanan di bilah pesan, dan Anda mempercayai sumber templat, klik Aktifkan Konten. Jika database diperlukan masuk, masuk lagi.

Untuk informasi selengkapnya, lihat membuat database desktop Access dari templat.

Membuat database dari awal

Jika tak ada templat yang sesuai dengan kebutuhan Anda, Anda bisa memulai dengan database desktop kosong.

Dari Access, klik Baru > Database desktop kosong.
Ketikkan nama untuk database Anda di kotak Nama File.
Anda bisa menggunakan lokasi default yang Access perlihatkan di bawah kotak Nama File atau klik ikon folder untuk memilihnya.
Klik Buat.

Menambahkan tabel

Di database, informasi Anda disimpan dalam beberapa tabel yang terkait. Untuk membuat tabel:

Ketika membuka database untuk pertama kalinya, Anda akan melihat tabel kosong dalam tampilan Lembar Data tempat Anda dapat menambahkan data. Untuk menambahkan tabel lain, klik BuatTabel >. Anda bisa mulai memasukkan data di bidang kosong (sel) atau menempelkan data dari sumber lain seperti buku kerja Excel .
Untuk mengubah nama kolom (bidang), klik ganda judul kolom, lalu ketikkan nama baru.

Tips: Nama yang bermakna membantu Anda mengetahui isi dari setiap bidang tanpa melihatnya.
Klik File > Simpan.

Untuk menambahkan bidang lainnya, ketikkan di kolom Klik untuk Tambahkan.
Untuk memindahkan kolom, pilih kolom tersebut dengan mengklik judul kolomnya, lalu seret ke tempat yang Anda inginkan. Anda juga bisa memilih kolom bersebelahan dan seret kolom tersebut ke lokasi baru.

Untuk informasi selengkapnya, lihat Pengenalan tabel.

Menyalin dan menempelkan data

Anda bisa menyalin dan menempelkan data dari program lain seperti Excel atau Word ke dalam tabel Access . Ini berfungsi paling baik jika data dipisah menjadi kolom-kolom. Jika data berada dalam program pemrosesan kata, seperti Word, gunakan tag untuk memisahkan kolom atau mengonversi ke format tabel sebelum menyalin.

Jika data perlu pengeditan, seperti memisahkan nama lengkap ke dalam nama depan dan belakang, lakukan hal itu terlebih dahulu dalam program sumber.
Buka sumber dan salin data (Ctrl + C).
Buka tabel Access tempat Anda ingin menambahkan data dalam tampilan Lembar Data dan tempelkan (Ctrl + V).
Klik ganda tiap judul kolom dan ketikkan nama yang bermakna.
Klik File > Simpan, lalu beri nama tabel baru Anda.

Catatan: Access mengatur tipe data setiap bidang berdasarkan informasi yang Anda tempelkan ke baris pertama setiap kolom, jadi pastikan bahwa informasi di baris berikut ini cocok dengan baris pertama.

Mengimpor atau menautkan ke data

Anda bisa mengimpor data dari sumber lain, atau Anda bisa menautkan ke data dari Access tanpa memindahkan informasi dari tempat data disimpan. Penautan dapat menjadi opsi yang tepat jika ada beberapa pengguna yang memperbarui data, dan Anda ingin memastikan data yang terlihat adalah versi yang paling baru atau ingin menghemat ruang penyimpanan. Penautan atau pengimporan data dapat dilakukan untuk sebagian besar format. Lihat Mengimpor atau menautkan ke data dalam database Access lain untuk informasi selengkapnya.

Proses agak berbeda tergantung pada sumber data, tetapi instruksi berikut ini dapat membantu Anda memulai:

Pada tab Data Eksternal , dalam grup Impor & Tautkan , klik Sumber Data Baru lalu pilih format data yang akan Anda impor atau tautkan dari opsi submenu yang tercantum.

Catatan: Jika masih tidak dapat menemukan format yang tepat, Anda mungkin perlu mengekspor data terlebih dahulu ke format file yang Access dukung (seperti file teks yang dipisahkan).
Ikuti instruksi dalam kotak dialog Dapatkan Data Eksternal.

Ketika Anda menautkan, beberapa format tersedia sebagai baca-saja. Berikut ini adalah sumber eksternal yang dapat menjadi sumber impor atau tautan data:

	Impor	Tautan
Excel	Ya	Ya (baca-saja)
Access	Ya	Ya
Database ODBC, seperti SQL Server	Ya	Ya
File teks atau CSV (nilai yang dipisahkan koma)	Ya	Ya (menambahkan rekaman baru saja)
SharePoint Daftar	Ya	Ya
XML	Ya
Layanan Data		Ya (baca-saja)
Dokumen HTML	Ya	Ya
folderOutlook	Ya	Ya

Untuk informasi selengkapnya, lihat Mengimpor atau menautkan ke data dalam database Access lain.

Menata data dengan Penganalisis Tabel

Anda bisa menggunakan Panduan Penganalisis Tabel untuk mengidentifikasi data berulang dengan cepat. Panduan tersebut selanjutnya akan menyediakan cara sederhana untuk menata data ke dalam tabel-tabel terpisah. Access mempertahankan tabel asli sebagai cadangan.

Buka database Access yang berisi tabel yang ingin Anda analisis.
Klik Alat Database > Analisis Tabel.

Dua halaman pertama dari panduan tersebut berisi tutorial singkat dengan contoh-contoh. Jika Anda melihat kotak centang berlabel Perlihatkan halaman pengenalan?, centang kotak tersebut, lalu klik Kembali sebanyak dua kali untuk melihat pengenalan. Jika Anda tidak ingin melihat halaman pengenalan lagi, hapus centang Perlihatkan halaman pengenalan?

Untuk informasi selengkapnya, lihat Menormalkan data Anda menggunakan Penganalisis Tabel.

Atas Halaman

Langkah berikutnya

Proses desain berikutnya akan beragam, bergantung pada yang Anda ingin lakukan, tapi Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk membuat kueri, formulir, laporan, dan makro. Artikel ini bisa membantu: