Riepilogo: Informazioni sugli elementi di una soluzione di gestione dei documenti e sul processo di pianificazione della gestione dei documenti in SharePoint 2013.
Questo articolo contiene una descrizione generale dei vari elementi di una soluzione di gestione dei documenti basata su Server SharePoint 2016.
La gestione dei documenti controlla il ciclo di vita dei documenti nell'organizzazione, ovvero il modo in cui vengono creati, rivisti e pubblicati e il modo in cui vengono eliminati o conservati. Anche se il termine "gestione" implica che le informazioni sono controllate dall'alto dell'organizzazione, un sistema efficace di gestione dei documenti dovrebbe riflettere la cultura dell'organizzazione che la usa. Gli strumenti usati per la gestione dei documenti dovrebbero essere sufficientemente flessibili da consentirti di controllare in modo rigoroso il ciclo di vita di un documento, se si adatta alla cultura e agli obiettivi dell'azienda, ma anche di implementare un sistema più flessibile, se più adatto alla tua azienda.
Elementi di un sistema di gestione dei documenti
Una soluzione efficace per la gestione dei documenti specifica quanto segue:
- Tipi di documenti e altri contenuti che è possibile creare in un'organizzazione.
- Modello da usare per ogni tipo di documento.
- Quali metadati fornire per ogni tipo di documento.
- Dove archiviare un documento in ogni fase del relativo ciclo di vita.
- Come controllare l'accesso a un documento in ogni fase del relativo ciclo di vita.
- Come spostare i documenti all'interno dell'organizzazione mentre i membri del team contribuiscono alla creazione, alla revisione, all'approvazione, alla pubblicazione e all'eliminazione dei documenti.
SharePoint Foundation 2013 include caratteristiche che implementano tutti questi aspetti della gestione dei documenti. Server SharePoint 2016 include le stesse caratteristiche e aggiunge anche le caratteristiche seguenti:
- Quali criteri applicare ai documenti in modo da controllare le azioni correlate ai documenti, conservare o eliminare i documenti in modo appropriato e proteggere il contenuto importante per l'organizzazione.
- Come gestire i documenti come record aziendali, che devono essere conservati in base ai requisiti legali e alle linee guida aziendali.
Per assicurarsi che gli information worker possano sfruttare facilmente queste funzionalità senza doversi allontanare dalle operazioni quotidiane e dagli strumenti familiari, le applicazioni di Microsoft Office System, come Microsoft Outlook e Word, includono anche funzionalità che supportano ogni fase del ciclo di vita di un documento.
Processo di pianificazione
Il processo di pianificazione della gestione dei documenti è costituito dai passaggi principali seguenti:
Identificare i ruoli di gestione dei documenti Assicurarsi che i piani includano il feedback dei principali stakeholder dell'organizzazione, avere il team migliore per implementare la soluzione e sapere chi parteciperà ai processi di gestione dei documenti.
Analizzare l'utilizzo dei documenti Dopo aver identificato chi lavora ai documenti, determinare i tipi di documenti a cui lavorano e il modo in cui li usano. Per altre informazioni, vedere Identificare gli utenti e analizzare l'utilizzo dei documenti (Server SharePoint 2010).For more information, see Identify users and analyze document usage (Server SharePoint 2010).
Pianificare l'organizzazione dei documenti È possibile organizzare i documenti in raccolte siti, siti e raccolte. Server SharePoint 2016 offre una gamma di caratteristiche che consentono di organizzare e archiviare documenti, da siti specializzati a raccolte documenti strutturate in modo allentato per la creazione e la collaborazione rapida di documenti. All'interno di una raccolta è anche possibile organizzare il contenuto in cartelle e sottocartelle. Per altre informazioni, vedere Pianificazione delle raccolte documenti (Server SharePoint 2010).For more information, see Document library planning (Server SharePoint 2010).
Pianificare lo spostamento del contenuto da una posizione all'altra Potrebbe essere necessario spostare o copiare un documento da un sito o una raccolta a un altro in fasi diverse del relativo ciclo di vita. Per altre informazioni, vedere "Pianificare il flusso di contenuto" nella pianificazione della raccolta documenti (Server SharePoint 2010).
Pianificare i tipi di contenuto Usare i tipi di contenuto per organizzare le informazioni sui documenti, ad esempio metadati, modelli di documenti e processi del flusso di lavoro. Si tratta di un passaggio importante per organizzare i documenti e garantire la coerenza in tutta l'organizzazione. Per altre informazioni, vedere Tipo di contenuto e pianificazione del flusso di lavoro (Server SharePoint 2010).For more information, see Content type and workflow planning (Server SharePoint 2010).
Pianificare i flussi di lavoro Quando si pianificano flussi di lavoro per l'organizzazione, è possibile controllare e tenere traccia del passaggio dei documenti da un membro del team a un altro mentre ogni partecipante collabora al ciclo di vita di un documento. Server SharePoint 2016 include flussi di lavoro per attività comuni del team, ad esempio la revisione e l'approvazione dei documenti. Server SharePoint 2016 supporta anche la creazione e l'installazione di flussi di lavoro personalizzati. Per altre informazioni, vedere Tipo di contenuto e pianificazione del flusso di lavoro (Server SharePoint 2010).For more information, see Content type and workflow planning (Server SharePoint 2010).
Pianificare la governance del contenuto È possibile pianificare il livello di controllo appropriato in base al tipo di contenuto o alla posizione di archiviazione. Ad esempio, è possibile richiedere l'estrazione dei documenti in una raccolta specifica prima che possano essere modificati. Per altre informazioni, vedere Controllo delle versioni, approvazione del contenuto e pianificazione dell'estrazione (Server SharePoint 2010).For more information, see Versioning, content approval, and check-out planning (Server SharePoint 2010).
Pianificare i criteri Per ogni tipo di contenuto, pianificare i criteri di gestione delle informazioni per assicurarsi che i documenti vengano controllati, conservati e gestiti in altro modo in base ai requisiti istituzionali e legali dell'organizzazione. Server SharePoint 2016 include criteri che implementano il controllo, la conservazione dei documenti e i codici a barre (per assicurarsi che il contenuto stampato possa essere correlato alle versioni elettroniche corrispondenti). Per altre informazioni, vedere Pianificazione dei criteri di gestione delle informazioni (Server SharePoint 2010).For more information, see Information management policy planning (Server SharePoint 2010).
Nota
I criteri non sono disponibili in SharePoint Foundation 2013.
Identificare gli utenti e analizzare l'utilizzo dei documenti (Server SharePoint 2010)
Pianificazione della raccolta documenti (Server SharePoint 2010)
Tipo di contenuto e pianificazione del flusso di lavoro (Server SharePoint 2010)
Pianificazione dei criteri di gestione delle informazioni (Server SharePoint 2010)