Pianificare tipi di contenuto e flussi di lavoro in SharePoint

Riepilogo: Informazioni su come integrare tipi di contenuto e flussi di lavoro nella soluzione di gestione dei documenti di SharePoint 2013.

Questo articolo descrive i tipi di contenuto e i flussi di lavoro e fornisce indicazioni su come pianificarne l'integrazione nella soluzione di gestione dei documenti di Server SharePoint 2016. Un tipo di contenuto è una raccolta riutilizzabile di metadati (colonne), flusso di lavoro, comportamento e altre impostazioni per una categoria di elementi o documenti in un elenco o una raccolta documenti di Server SharePoint 2016. I tipi di contenuto consentono di gestire le impostazioni di una categoria di informazioni in modo centralizzato e riutilizzabile. Un flusso di lavoro consente di collegare un processo aziendale agli elementi in Server SharePoint 2016.

In questo articolo:

• Panoramica sul tipo di contenuto
• Pianificare i tipi di contenuto per i documenti
• Pianificare i tipi di contenuto dell'elenco
• Pianificare i flussi di lavoro
• Foglio di lavoro

Prima di usare il foglio di lavoro Tipo di contenuto e pianificazione del flusso di lavoro (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=165878) incluso in questo articolo per pianificare i tipi di contenuto e i flussi di lavoro, assicurarsi di aver letto Identificare gli utenti e analizzare l'utilizzo dei documenti in SharePoint 2013 e aver completato i fogli di lavoro "Analizzare l'uso dei documenti" e "Partecipanti ai documenti" associati a tale articolo.

Panoramica sul tipo di contenuto

Un tipo di contenuto definisce gli attributi di una voce di elenco, di un documento o di una cartella. Ogni tipo di contenuto può specificare quanto segue:

• Proprietà da associare agli elementi del relativo tipo.
• Metadati da associare a elementi del relativo tipo.
• Flussi di lavoro che possono essere avviati da elementi di questo tipo.
• Criteri di gestione delle informazioni da associare a elementi di questo tipo.
• Modelli di documento (per i tipi di contenuto del documento).
• Caratteristiche personalizzate.

È possibile associare un tipo di contenuto a un elenco o a una raccolta. Quando si esegue questa operazione, si specifica che l'elenco o la raccolta può contenere elementi di quel tipo di contenuto e che il comando Nuovo dell'elenco o della raccolta consentirà agli utenti di creare nuovi elementi di quel tipo.

Le raccolte documenti e gli elenchi possono contenere più tipi di contenuto. Una raccolta, ad esempio, può contenere sia i documenti che la grafica relativi a un progetto. Quando un elenco o una raccolta contiene più tipi di contenuto, si applicano le opzioni seguenti:

• Per impostazione predefinita, il comando Nuovo nell'elenco o nella raccolta consente agli utenti di selezionare tra tutti i tipi di contenuto disponibili quando creano un nuovo elemento. I proprietari dei tipi di contenuto possono configurare il comando Nuovo in modo da visualizzare solo determinati tipi di contenuto.
• Vengono visualizzate le colonne associate a tutti i tipi di contenuto disponibili.

È possibile definire tipi di contenuto personalizzati nella raccolta tipi di contenuto di un sito. Un tipo di contenuto personalizzato deve essere derivato, direttamente o indirettamente, da un tipo di contenuto di base, ad esempio Documento o Elemento. Dopo la definizione in un sito, in tale sito e in tutti i siti sottostanti sarà disponibile un tipo di contenuto personalizzato. Per rendere un tipo di contenuto più ampiamente disponibile in una raccolta siti, definirlo nella raccolta tipi di contenuto del sito principale. In Server SharePoint 2016 è anche possibile creare un tipo di contenuto personalizzato all'interno di un hub del tipo di contenuto definito in un'istanza del servizio metadati gestiti. Quando viene creato in un hub del tipo di contenuto, il tipo di contenuto sarà disponibile per altre raccolte siti che fanno parte di applicazioni Web associate a tale istanza del servizio metadati gestiti.

Ad esempio, se l'organizzazione usa un particolare modello di contratto, nella raccolta tipi di contenuto del sito principale di una raccolta siti è possibile creare un tipo di contenuto che definisce i metadati per il contratto, il modello del contratto e i flussi di lavoro necessari per rivedere e completare il contratto. Quindi, qualsiasi raccolta documenti della raccolta siti a cui si associa il tipo di contenuto Contratto includerà tutte queste caratteristiche e consentirà agli autori di creare nuovi contratti basati sul modello.

Nei siti basati su Server SharePoint 2016 ogni elemento di elenco o raccolta predefinito, ad esempio Contatto, Attività o Documento, ha un tipo di contenuto di base corrispondente nella raccolta tipi di contenuto del sito. Quando si pianificano i tipi di contenuto, è possibile usare queste definizioni dei tipi di contenuto di base come punti di partenza e basare nuovi tipi di contenuto su quelli esistenti in base alle esigenze.

I tipi di contenuto sono organizzati in una gerarchia che consente a un tipo di contenuto di ereditare le caratteristiche da un altro tipo di contenuto. Questa ereditarietà consente alle classi di documenti di condividere le caratteristiche in un'organizzazione e consente ai team di personalizzare queste caratteristiche per specifici siti o elenchi.

Ad esempio, tutti i documenti recapitabili dall'utente in un'organizzazione potrebbero richiedere un set di metadati, ad esempio il numero di conto, il numero di progetto e il project manager. Creando un tipo di contenuto Customer Deliverable di primo livello da cui ereditano tutti gli altri tipi di documento risultato finale del cliente, è necessario assicurarsi che le informazioni necessarie, ad esempio i numeri di conto e i numeri di progetto, siano associate a tutte le varianti di documenti recapitabili dal cliente nell'organizzazione. Si noti che se il proprietario del tipo di contenuto aggiunge un'altra colonna obbligatoria al tipo di contenuto Risultato finale del cliente di primo livello, il proprietario del tipo di contenuto può propagare le modifiche a tutti i tipi di contenuto che ereditano da esso, che aggiungerà la nuova colonna a tutti i documenti recapitabili del cliente.

Integrazione delle proprietà con Office 2016

In Microsoft Office System, quando un utente modifica un documento da un server di gestione documenti di Server SharePoint 2016, nella parte superiore del documento viene visualizzato un riquadro informazioni documento. Il riquadro informazioni documento visualizza una forma modificabile delle proprietà del documento sul server.

Server SharePoint 2016 semplifica la personalizzazione del modulo di proprietà per un tipo di contenuto. Quando si configura un tipo di contenuto, è possibile avviare InfoPath 2016, generando una maschera di proprietà predefinita basata sulle proprietà del tipo di contenuto. La maschera predefinita include gli stessi controlli, layout e schema che InfoPath 2016 userebbe se non fossero stati definiti moduli personalizzati. È quindi possibile personalizzare e distribuire la maschera come si farebbe con qualsiasi altra maschera InfoPath 2016. Ad esempio, è possibile aggiungere il logo della società, i tipi di carattere e la combinazione colori a un modulo. connetterlo a un'origine dati personalizzata; aggiungere la logica condizionale; e le caratteristiche dei moduli di progettazione disponibili per gli utenti in base ai loro ruoli.

Oltre alla modifica delle proprietà nel riquadro informazioni documento, gli autori che usano Word 2016 possono inserire nei documenti proprietà definite nel server. Ad esempio, se le proprietà del documento includono un nome di project manager, questo nome può essere inserito nella pagina del titolo, nel piè di pagina o in qualsiasi altro punto del documento. Se a un progetto è assegnato un nuovo project manager, la proprietà Project Manager può essere aggiornata nel server di gestione documenti. Il nome aggiornato del project manager verrà riflesso in ogni istanza di questa proprietà inserita in un documento.

Uso dei metadati con i tipi di contenuto

I metadati sono informazioni su un documento usato per categorizzare e classificare il contenuto. I metadati sono associati a un tipo di contenuto come colonna. I metadati possono fornire informazioni contestuali sul documento associandolo a un autore, un argomento, un gruppo di destinatari, una lingua e così via. A differenza delle proprietà, i metadati vengono archiviati come colonne e possono essere indicizzati e cercati dal motore di ricerca di SharePoint.

I metadati aggiunti a livello di raccolta siti possono essere associati ai tipi di contenuto. Usando i metadati con i tipi di contenuto, tutti i tipi di contenuto successivi possono ereditare alcuni o tutti i metadati dal tipo di contenuto padre a livello di raccolta siti. È quindi possibile aggiungere altri metadati a un livello inferiore, ad esempio un singolo documento.

Modelli di colonna

Ogni elemento dei metadati associato a un tipo di contenuto è una colonna, ovvero una posizione in un elenco in cui archiviare le informazioni. Gli elenchi o le raccolte vengono spesso visualizzati graficamente come colonne di informazioni. Tuttavia, a seconda della visualizzazione associata all'elenco, le colonne possono essere visualizzate in altre maschere, ad esempio i giorni in una visualizzazione calendario. Nelle maschere associate a un elenco o a una raccolta, le colonne vengono visualizzate come campi.

È possibile definire colonne da usare in più tipi di contenuto. A questo scopo, crearli in una raccolta Modelli di colonna. In ogni sito di una raccolta siti è presente una raccolta Modelli di colonna. Come per i tipi di contenuto, le colonne definite nella raccolta Modelli di colonna di un sito sono disponibili nel sito e in tutti i siti sottostanti.

Tipi di contenuto per le cartelle

I tipi di contenuto delle cartelle definiscono i metadati associati a una cartella in un elenco o in una raccolta. Quando si applica un tipo di contenuto cartella a un elenco o a una raccolta, il comando Nuovo dell'elenco o della raccolta includerà il tipo di contenuto della cartella, in modo che gli utenti creino cartelle di questo tipo.

È possibile definire visualizzazioni di un elenco o di una raccolta disponibili solo in cartelle di un determinato tipo di contenuto. Questa caratteristica è utile quando si vuole che una cartella contenga un determinato tipo di documento e che le visualizzazioni in tale cartella visualizzano solo le colonne rilevanti per il tipo di documento contenuto in tale cartella.

Usando il modello a oggetti dei prodotti SharePoint, è possibile personalizzare il comando Nuovo per un tipo di contenuto cartella in modo che quando un utente crea una nuova cartella di quel tipo, la cartella venga prepopolata con più file e documenti in base ai modelli archiviati nel server. Ciò è utile, ad esempio, per implementare un tipo di documento composto che richiede più file per contribuire a un singolo documento finale.

Set di documenti è una caratteristica di Server SharePoint 2016 che consente di usare Office 2016 per gestire i risultati finali che si estendono su più documenti. I set di documenti sono tipi speciali di cartelle usate per gestire un singolo prodotto finale o aziendale, che può includere più documenti in più posizioni. È possibile creare set di documenti usando modelli estendibili forniti con Server SharePoint 2016. È anche possibile personalizzare i modelli di set di documenti per rappresentare i prodotti di lavoro rilevanti per l'organizzazione. I set di documenti includono anche il controllo della versione, che consente di acquisire lo stato del set di documenti completo in vari punti del relativo ciclo di vita. Per altre informazioni sui set di documenti, vedere Pianificazione dei set di documenti (Server SharePoint 2010).For more information about document sets, see Document Sets planning (Server SharePoint 2010).

Pianificare i tipi di contenuto per i documenti

La prima fase nella pianificazione dei tipi di contenuto del documento consiste nel rivedere ogni tipo di documento elencato nel foglio di lavoro Analizza utilizzo documenti (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) per determinare se un tipo di contenuto esistente funzionerà per quel tipo di documento. Ogni tipo di contenuto del documento deve ereditare le impostazioni direttamente dal tipo di contenuto Documento di base o da un tipo di contenuto discendono dal tipo di contenuto Documento. In questo modo si garantisce che siano presenti le colonne di base per i tipi di documento, ad esempio Titolo e Autore, e che sia possibile associare un modello al tipo di contenuto. Se un tipo di contenuto di base, ad esempio Documento, è sufficiente, immettere il nome del tipo di contenuto nella colonna Tipo di contenuto del foglio di lavoro "Analizza utilizzo documenti".

Per informazioni sulla modifica dei tipi di contenuto di base, scaricare il white paper "Linee guida per la modifica dei tipi di contenuto predefiniti e delle colonne del sito" (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).

Pianificare i tipi di contenuto dell'elenco

Gli elementi di un tipo di contenuto elenco includono le colonne dei metadati associati al tipo di contenuto e i flussi di lavoro che possono essere eseguiti su elementi di tale tipo di contenuto. Usare un tipo di contenuto elenco per definire un tipo di elemento di elenco univoco per la soluzione. Ad esempio, in una soluzione del call center del cliente, in cui i professionisti del supporto esaminano e risolvino i problemi tecnici dei clienti, è possibile usare un tipo di contenuto elenco per standardizzare i dati per ogni evento imprevisto del supporto e per tenere traccia dell'incidente usando un flusso di lavoro.

Pianificare i flussi di lavoro

I flussi di lavoro implementano processi aziendali su documenti, pagine Web, moduli ed elementi di elenco in Server SharePoint 2016. Possono essere associati a raccolte, elenchi o tipi di contenuto.

Nella gestione dei documenti, usare i flussi di lavoro per indirizzare i documenti da una persona all'altra in modo che ognuno possa completare le attività di gestione dei documenti, ad esempio la revisione dei documenti, l'approvazione della pubblicazione o la gestione dell'eliminazione. Inoltre, usare flussi di lavoro personalizzati per spostare documenti da un sito o una raccolta a un altro. Ad esempio, è possibile progettare un flusso di lavoro per copiare un documento da un sito a un altro quando il documento è pianificato per l'archiviazione.

Server SharePoint 2016 include il flusso di lavoro in tre stati, che consente di gestire processi aziendali che tengono traccia dello stato di un elemento in tre stati o fasi. Server SharePoint 2016 include anche i flussi di lavoro seguenti che solvano le esigenze di gestione dei documenti:

• Raccogliere commenti e suggerimenti Invia un documento per la revisione.
• Approvazione Invia un documento per l'approvazione, spesso come prerequisito per la pubblicazione.
• Disposizione Gestisce la scadenza e l'eliminazione dei documenti.
• Raccolta firme Indirizza un documento per le firme.

Associare un flusso di lavoro a un tipo di contenuto quando si vuole renderlo disponibile quando si usa quel tipo di contenuto. Ad esempio, un tipo di contenuto per un ordine di acquisto potrebbe richiedere l'approvazione di un responsabile prima che la transazione possa essere completata. Per assicurarsi che il flusso di lavoro Approvazione sia sempre disponibile all'avvio di un ordine fornitore, creare un tipo di contenuto Ordine di acquisto e associare il flusso di lavoro Approvazione. Aggiungere quindi il tipo di contenuto Ordine di acquisto a tutte le raccolte documenti in cui verranno archiviati gli ordini di acquisto.

Per pianificare i flussi di lavoro per la soluzione di gestione dei documenti, analizzare ogni tipo di contenuto del documento che si prevede di implementare e identificare i processi aziendali che devono essere disponibili per l'esecuzione sul contenuto di quel tipo. Identificare quindi i flussi di lavoro da rendere disponibili per il contenuto.

Di seguito è riportata una tabella di esempio che analizza i flussi di lavoro per un tipo di contenuto contratto.

Processo di contratto	Flusso di lavoro contratto
Rivedere le bozze.	Raccogliere commenti e suggerimenti
Ottenere l'approvazione del responsabile e del consulente legale.	Approvazione
Risolvere i problemi di apertura.	Gestione problemi
Ottenere firme.	Raccogliere firme

Per altre informazioni, vedere Flusso di lavoro in SharePoint 2013.

Foglio di lavoro

Usare il foglio di lavoro seguente per registrare le informazioni illustrate in questo articolo:

• Tipo di contenuto e foglio di lavoro di pianificazione del flusso di lavoro (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878)

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