Pianificare set di documenti in Server SharePoint

Si applica a
SharePoint Server 2013

Riepilogo: Informazioni sulla caratteristica Set di documenti in Server SharePoint 2013, su come amministrare set di documenti e pianificare i tipi di contenuto set di documenti.

Questo articolo descrive i set di documenti e fornisce indicazioni su come integrarli con la soluzione di gestione dei documenti di Server SharePoint 2016.

In questo articolo:

Informazioni sui set di documenti

I set di documenti sono una caratteristica di Server SharePoint 2016 che consente all'organizzazione di gestire un singolo prodotto finale o aziendale, che può includere più documenti o file. Un set di documenti è un tipo speciale di cartella che combina attributi univoci di set di documenti, attributi e comportamento di cartelle e documenti e fornisce un'interfaccia utente, metadati ed elementi del modello a oggetti per consentire la gestione di tutti gli aspetti del prodotto di lavoro.

Per i team e gli utenti di molte organizzazioni, è necessario un set di documenti o un prodotto di lavoro per gestire meglio un progetto o un risultato finale. Ad esempio, un team legale potrebbe dover raccogliere, creare e gestire vari documenti, foto e file audio correlati a un caso specifico. In alternativa, un team di vendita potrebbe dover compilare documenti da varie origini per creare e gestire una richiesta di proposta per un potenziale cliente. I set di documenti offrono ai team e agli utenti la possibilità di gestire questi set di documenti come un'unica raccolta, un prodotto finale o aziendale. I proprietari del set di documenti possono quindi creare una pagina iniziale personalizzata in cui visualizzare gli elementi inclusi e informazioni importanti sul prodotto di lavoro.

In Server SharePoint 2016 le organizzazioni che vogliono creare e gestire set di documenti in modo coerente possono configurare un tipo di contenuto Set di documenti per ogni prodotto di lavoro che creano in genere. Un tipo di contenuto Set di documenti può quindi definire tipi di contenuto approvati, attributi, elementi predefiniti, colonne, flussi di lavoro e criteri. È quindi possibile creare altri tipi di contenuto set di documenti personalizzati dal tipo di contenuto padre, ognuno dei quali eredita le proprietà e le impostazioni dal tipo di contenuto Set di documenti padre. Dopo aver aggiunto il tipo di contenuto a una raccolta, gli utenti possono creare un set di documenti che eredita gli attributi del tipo di contenuto Set di documenti usando il comando Nuovo . Un tipo di contenuto Set di documenti fornisce impostazioni aggiuntive che consentono di specificare i tipi di contenuto consentiti, il contenuto predefinito, le colonne condivise, le colonne Pagina iniziale e la visualizzazione pagina iniziale predefinita.

Per altre informazioni sui tipi di contenuto, vedere Pianificare i tipi di contenuto e i flussi di lavoro (Server SharePoint 2010).For more information about content types, see Plan content types and workflows (Server SharePoint 2010).

Per altre informazioni su come creare e gestire set di documenti in Server SharePoint 2016, vedere Creare e configurare un nuovo tipo di contenuto set di documenti nella Guida di Server SharePoint 2016.

Amministrazione di set di documenti

I set di documenti in Server SharePoint 2016 condividono molti degli stessi attributi e proprietà delle cartelle. Tuttavia, ci sono alcune considerazioni importanti da tenere presenti quando si pianifica una soluzione set di documenti.

  • Il numero di documenti che possono essere presenti in un set di documenti non è limitato. Tuttavia, i tempi di caricamento della visualizzazione possono essere limitati dalla soglia della visualizzazione elenco, che per impostazione predefinita è impostata su 5.000 elementi. Le cartelle sono consentite nei set di documenti, ma lo spostamento basato su metadati non può essere usato in un set di documenti. Pertanto, è importante considerare la possibilità di superare le soglie di visualizzazione elenco e i problemi di progettazione della struttura di spostamento quando si determina quanti elementi devono esistere in un set di documenti. Inoltre, quando si usa la caratteristica Invia a con un set di documenti, la somma per tutti i documenti in un set di documenti non può essere maggiore di 50 MB. Per una raccolta o un prodotto aziendale con un numero molto elevato di elementi, una struttura di cartelle in una raccolta documenti può essere una soluzione migliore.
  • Non esistono limiti al numero di set di documenti che possono esistere in una raccolta documenti. Tuttavia, il numero di set di documenti che possono essere visualizzati negli elenchi sarà limitato dalla soglia della visualizzazione elenco.
  • Se si usano metadati condivisi, se in un set di documenti sono presenti più di 10 elementi che usano metadati condivisi, gli aggiornamenti dei metadati verranno eseguiti da un processo timer ogni 15 minuti. Ad esempio, se si hanno 10 documenti nel livello principale della raccolta e un singolo documento in un set di documenti con metadati condivisi, il processo orario non verrà eseguito. Se però si aggiunge un altro set di documenti con altri 9 documenti, verrà eseguito il processo timer.
  • Quando si usa il routing dei set di documenti, i set di documenti inviati a un content organizer rimarranno nella raccolta di elenchi a discesa e verranno spostati nella posizione appropriata dal processo timer di elaborazione di Content Organizer, che per impostazione predefinita viene eseguito ogni giorno.

Per usare set di documenti in una raccolta siti, è necessario abilitare la caratteristica Set di documenti.

Per abilitare la caratteristica Set di documenti per una raccolta siti

  1. In Amministrazione raccolta siti nella pagina Impostazioni sito fare clic su Caratteristiche raccolta siti.
  2. Nella pagina Caratteristiche , per Set di documenti, fare clic su Attiva.

Dopo aver abilitato la caratteristica Set di documenti, è possibile creare tipi di contenuto Set di documenti.

Pianificazione dei tipi di contenuto Set di documenti

È possibile pianificare i tipi di contenuto set di documenti per la soluzione usando il foglio di lavoro Analizza utilizzo documenti, che è possibile completare usando l'articolo Identificare gli utenti e analizzare l'utilizzo dei documenti in SharePoint 2013. È quindi possibile usare il foglio di lavoro Tipo di contenuto (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid=0x409) per registrare le decisioni relative a ogni nuovo tipo di contenuto Set di documenti che verrà usato nella soluzione.

Per pianificare i tipi di contenuto set di documenti usando il foglio di lavoro Tipo di contenuto

  1. Immettere Document Set nel campo Tipo di contenuto del foglio di lavoro Tipo di contenuto.

  2. Immettere l'URL del sito in cui verrà definito il nuovo tipo di contenuto Set di documenti. Si noti che i tipi di contenuto sono disponibili nel sito in cui sono definiti e in tutti i siti sottostanti.

  3. Determinare il tipo di contenuto padre Immettere il tipo di contenuto Set di documenti padre nel campo Tipo di contenuto padre del foglio di lavoro Tipo di contenuto. Si tratta di un tipo di contenuto Set di documenti di base o di un tipo di contenuto Set di documenti personalizzato già pianificato.

  4. Determinare le impostazioni del set di documenti Determinare e quindi specificare le impostazioni set di documenti seguenti nel foglio di lavoro Tipo di contenuto:

    1. Determinare i tipi di contenuto consentiti Specificare i tipi di contenuto predefiniti consentiti in questo tipo di contenuto Set di documenti.
    2. Determinare il contenuto predefinito Se il tipo di contenuto Set di documenti che si sta creando sarà configurato per creare automaticamente il contenuto predefinito quando si crea una nuova istanza di un set di documenti, è possibile aggiungere file al set di documenti manualmente. È possibile aggiungere solo i file dei tipi di contenuto consentiti per il set di documenti.
    3. Determinare le colonne condivise Specificare se i valori di colonna per il set di documenti devono essere sincronizzati automaticamente con tutti i documenti contenuti nel set.
    4. Determinare le colonne della pagina iniziale Specificare le colonne da visualizzare nella pagina iniziale per ogni set di documenti.
    5. Determinare la visualizzazione Pagina iniziale Specificare la visualizzazione per visualizzare il contenuto del set di documenti nella pagina iniziale.

  5. Determinare l'ordine delle colonne e delle colonne Nella tabella Plan Columns del foglio di lavoro Content type:

    1. Immettere ogni colonna ereditata dal tipo di contenuto padre. Nella colonna Nuovo? digitare No per ogni voce.
    2. Per ogni colonna aggiuntiva, immettere il nome di una colonna predefinita o di una colonna che verrà creata. Immettere i nomi delle colonne aggiuntive, i relativi tipi e indicare se sono nuovi.

  6. Nella sezione Modello piano del foglio di lavoro digitare None.

  7. Determinare i flussi di lavoro Se è disponibile un flusso di lavoro pertinente al tipo di contenuto Set di documenti, è possibile associarlo facoltativamente al tipo di contenuto. Il flusso di lavoro può quindi essere avviato su qualsiasi elemento di elenco di quel tipo di contenuto. Per una discussione completa sulla pianificazione dei flussi di lavoro, vedere Pianificare i flussi di lavoro. Dopo aver esaminato i flussi di lavoro e determinato quali sono disponibili, immettere ogni flusso di lavoro da associare al tipo di contenuto nella tabella Pianifica flussi di lavoro del foglio di lavoro Tipo di contenuto. Se il flusso di lavoro non viene ereditato dal tipo di contenuto padre, immettere le informazioni nella colonna Nuovo? .

  8. Determinare il criterio Un criterio è un insieme di regole per un tipo di contenuto. Le caratteristiche dei criteri forniscono i dettagli di ogni regola, ad esempio se è possibile stampare elementi del tipo di contenuto o quali azioni dell'elemento devono essere controllate. Per altre informazioni sulla pianificazione dei criteri, vedere Pianificare i criteri di gestione delle informazioni in Server SharePoint 2013. Dopo aver esaminato i criteri e determinato quali caratteristiche e modelli di criteri sono disponibili, nella sezione Pianificare un criterio del foglio di lavoro Tipo di contenuto eseguire le operazioni seguenti:

    1. Se il tipo di contenuto padre ha impostazioni dei criteri, verranno applicate invariate nel nuovo tipo di contenuto. In questo modo i criteri, dopo l'impostazione, vengono applicati in tutti i tipi di contenuto pertinenti. Se il tipo di contenuto corrente eredita le impostazioni dei criteri dal tipo padre, nella sezione Pianificare un criterio del foglio di lavoro Tipo di contenuto rispondere Yes alla domanda "Il criterio è definito nel tipo di contenuto padre?".
    2. Se il tipo di contenuto corrente eredita un criterio in base al tipo di contenuto padre, digitare il nome del modello di criterio nel campo Registra nome criterio della sezione Pianificare un criterio . Analogamente, se il tipo di contenuto corrente non eredita un criterio e si vuole applicare un modello di criterio, digitare il nome del modello di criterio nel campo Registra il nome del criterio della sezione Pianificare un criterio .
    3. Se il tipo di contenuto corrente eredita una o più singole caratteristiche dei criteri dal tipo di contenuto padre, immettere ogni caratteristica dei criteri nella tabella Caratteristica della sezione Pianificare un criterio del foglio di lavoro. Se invece il tipo di contenuto corrente non eredita un criterio e si vogliono associare le caratteristiche dei criteri al tipo di contenuto corrente, immetterle nella tabella Caratteristica . Si noti che non è possibile associare sia le singole caratteristiche dei criteri che un criterio per nome a un tipo di contenuto.

Fogli di lavoro

Usare i fogli di lavoro seguenti per registrare le informazioni illustrate in questo articolo:

Identificare gli utenti e analizzare l'utilizzo dei documenti (Server SharePoint 2010)Pianificare tipi di contenuto e flussi di lavoro (Server SharePoint 2010)