Obiettivo della gestione del progetto: Comunicare le informazioni sul progetto

La comunicazione delle informazioni relative al progetto è spesso difficile, sia che si tratti di ottenere informazioni sullo stato dal proprio team o di comunicare lo stato del progetto ai dirigenti. Verrà illustrato come e quando comunicare e segnalare informazioni relative al progetto. Diversamente verrebbe compromessa l'efficacia della collaborazione, mettendo a rischio il successo del progetto. Per trovare altri articoli in questa serie di guide informative sulla gestione dei progetti, consultare la Guida di orientamento alla gestione dei progetti.

Suggerimenti per la gestione dei progetti prima di iniziare . . .

• Elencare gli stakeholder Prima di iniziare un progetto, scoprire chi sono gli stakeholder. Un modo sicuro per bloccare un progetto consiste nel dimenticare una parte interessata critica che ha un impatto su un progetto che non ha alcun effetto sugli spostamenti.
• Iniziare a usare un piano di comunicazione in anticipo Progettare strategie e processi di comunicazione nel progetto prima dell'inizio del progetto. Ancora meglio, fare in modo che i processi di comunicazione appaiano come attività nelle prime righe del progetto, in modo che questa parte critica della collaborazione diventi un impegno per tutti.
• Comunicare spesso La raccolta di informazioni sullo stato delle attività una volta alla settimana ha il diritto di eliminare i problemi prima dell'escalation. Una comunicazione più frequente potrebbe indurre i membri del team a sospendere l'invio di aggiornamenti a causa del tempo supplementare richiesto per la loro preparazione.
• Cercare problemi Se tutto sembra andare bene perché non hai sentito niente di negativo, probabilmente stai andando verso i guai. Anche il progetto meglio gestito presenta dei problemi. È compito del responsabile individuarli prima che diventino problemi più grandi.
• Usare la tecnologia appropriata Comprendere le esigenze di comunicazione dei membri del team e degli stakeholder. Ad esempio, i membri del team che segnalano lo stato delle attività potrebbero voler usare la posta elettronica o Project Online, mentre un dirigente potrebbe preferire un grafico ben presentato o una tabella pivot. Ecco un elenco di programmi che possono facilitare la comunicazione.

Applicazione	Vantaggi	Svantaggi
Project	Strumenti di presentazione predefiniti per tutti i livelli di parti interessate. Visualizzazioni Sequenza temporale e Pianificazione di facile comprensione. Esportazione di dati in Excel e Visio per la comunicazione di dati complessi.	La società potrebbe non usare Project. I progetti sui cui lavora l'azienda potrebbero essere troppo piccoli per sfruttare i vantaggi offerti dal potente software di programmazione.
Project Online	Ottimo per la comunicazione e la segnalazione di informazioni avanzate relative al progetto a livello di organizzazione. Consente il confronto dello stato di più progetti o per un portfolio di progetti.	Le aziende di piccole dimensioni potrebbero aver bisogno dell'aiuto di consulenti per installare e usare Project Online.
Excel	Project consente l'esportazione di dati in Excel per l'esecuzione di analisi avanzate, ad esempio ANOVA e analisi del costo realizzato. Ideale per la pianificazione iniziale dei progetti o per risultati finali di alto livello che possono essere aggiunti successivamente a Project.	Excel manca di caratteristiche di programmazione automatiche per progetti più complessi.
Word	Ideale durante la fase di avviamento, quando è necessario condividere documenti di pianificazione, come preventivi e risultati finali.	Non è ideale per le presentazioni visive destinate a parti interessate di livello dirigenziale. Usare invece Excel, Visio, PowerPoint o la funzionalità di report di Project.
SharePoint	Offre funzionalità di sincronizzazione senza Project Server. Una modifica apportata in un elenco attività verrà riflessa anche nell'altro.	La distribuzione in tutta l'azienda risulta costosa. Se non si dispone delle risorse aziendali per installare SharePoint, è possibile usare Microsoft 365 con SharePoint Online.
PowerPoint	Ideale per presentazioni di sicuro impatto destinate a parti interessate di livello dirigenziale.	Analisti e ingegneri potrebbero volere grafici più dettagliati per analisi di preventivo complesse.
Visio	Ideale durante le fasi iniziali di un progetto in cui è necessario comunicare processi aziendali e di produzione con diagrammi di flusso o altri diagrammi.	Può presentare una quantità eccessiva di informazioni per un gruppo di destinatari di livello dirigenziale. Usare invece le caratteristiche per la creazione di report di Project.
Microsoft Teams	Ideale per team dislocati in diverse aree geografiche. Si possono condividere informazioni sul progetto tramite messaggi istantanei, voce, video o durante le riunioni online.	Potrebbe essere necessario un reparto IT per la distribuzione.

Comunicare le informazioni sul progetto

Controllare gli aggiornamenti di stato di Project Online	Se il team usa Project Online, scaricare gli aggiornamenti dello stato delle attività dal server prima di comunicare con il team lo stato di avanzamento del progetto.
Verificare lo stato della programmazione, da semplice a esperto	Esistono modi semplici per tenere traccia dell'avanzamento, nonché modi più complessi. Occorre scoprire il modo più adatto alle esigenze del progetto e del team.
Comunicare informazioni sul costo realizzato	L'acquisizione delle informazioni sul costo realizzato è un passo più avanzato, ma molto potente, per individuare il bene e il male delle prestazioni del progetto. I fatti di alto livello acquisiti da questo è ciò che gli stakeholder vogliono vedere.
Creare un report di progetto	Con Project è possibile creare e personalizzare report grafici d'impatto relativi ai dati desiderati del progetto, senza usare altri software. Mentre si lavora al progetto, i report cambiano per riflettere le informazioni più recenti, senza bisogno di aggiornamenti manuali.
Sincronizzazione con un elenco attività di SharePoint	I membri del team possono visualizzare la programmazione e aggiornare il proprio lavoro in SharePoint e le modifiche saranno visibili in Project. E viceversa.
Usare Microsoft 365	Comunicare le informazioni sul progetto con Microsoft 365. Se si lavora su un PC con una connessione Internet, è possibile lavorare ai documenti usando le versioni complete di Word, Excel, PowerPoint o OneNote, su richiesta e ovunque.
Pubblicare nel server le modifiche alle attività	Quando si apportano modifiche alle attività, pubblicarle in Project Online in modo che tutti abbiano le informazioni giuste per continuare a lavorare.
Comunicare con Microsoft Teams	Se le persone non possono partecipare a una riunione, usare Teams per condividere le informazioni sul progetto. Condividere le diapositive di PowerPoint, i fogli di Excel o un blocco appunti di OneNote per condividere i piani del progetto. Le persone possono partecipare alle riunioni online dal loro ufficio, da casa o sul loro dispositivo mobile.

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