Come utilizzare la stampa unione per creare un elenco ordinato per categoria in Word

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Sommario
In questo articolo viene descritto come utilizzare la funzionalità Stampa unione in Word per creare un elenco di dati ordinati e suddivisi in categorie. Questo articolo contiene le istruzioni e un esempio che è possibile utilizzare per creare un elenco di questo tipo.

Impostare il file di dati

Ordinare i file di dati, in modo che tutti i record con lo stesso valore per la chiave di categoria di campo (il campo su cui basare l'ordinamento) vengono visualizzati insieme, come illustrato nel file di dati di esempio. Il seguente elenco viene ordinato in base al campo Città (CITY è il campo chiave in questo esempio).
City Employee Sales
Atlanta Galos $3,000
Atlanta Delaney $50,000
Atlanta Henningsen $10,000
Houston Johnson $8,000
Houston Kelly $9,000
Houston Pak $0

Impostare il documento principale

Nota¶ designates Le parole "un segno di paragrafo" tra parentesi quadre designare un segno di paragrafo nel seguente esempio. Per digitare un segno di paragrafo, premere INVIO.

Per questa procedura, è necessario selezionare il tipo di documento "Elenco" quando si imposta il documento principale. Per impostare il documento principale come un elenco, attenersi alla seguente procedura:
  1. In un nuovo documento vuoto, avviare la stampa unione. A tale scopo, utilizzare una delle seguenti procedure, a seconda della versione di Word in esecuzione:

    Microsoft Word 2002

    Dal menu Strumenti , scegliere lettere e indirizzi, quindi Creazione guidata stampa unione.

    Microsoft Office Word 2003

    Dal menu Strumenti , scegliere lettere e indirizzie quindi fare clic su Stampa unione.

    Microsoft Office Word 2007 e Microsoft Office Word 2010

    Scheda indirizzi, fare clic su Inizia stampa unionee quindi fare clic su Creazione guidata stampa unione.
  2. Nel riquadro attività Stampa unione in Selezionare il tipo di documento, fare clic su toselect Directory.
  3. Fare clic su successivo: documento di partenza.
  4. In Selezionare il documento iniziale, fare clic su toselect Usa il documento corrente.
  5. Fare clic su successivo: selezione destinatari.
  6. In Usa elenco esistente, fare clic su Sfoglia.
  7. Nella finestra di dialogo Seleziona origine dati , selezionare il file di esempio è stato creato nelImpostare il File di dati sezione.
  8. Se viene visualizzata la finestra di dialogo Conferma origine dati , selezionare un tipo di dati appropriato per il tipo di file che è stato creato nel File del set di dati upthe sezione. Ad esempio, se è generata file in Microsoft Excel, selezionare Fogli di lavoro di Excel tramite DDE(*.xls) o File di Excel via ODBC (*. xls).
  9. Nella finestra di dialogo Destinatari stampa unione , fare clic su OK.
  10. Utilizzando l'esempio seguente come guida, Inserisci campi tocompare campo di chiave in ogni riga con il campo chiave della riga precedente, andto inserire una stringa di testo se sono diverse e un'altra stringa di textif sono uguali.
Esempio

In questo esempio utilizza i dati di esempio dal Impostare il file di dati sezione e utilizzato il campo chiave { MERGEFIELD CITY} .

Nota Per inserire le parentesi graffe di campo, premere CTRL + F9.
{ IF { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY }
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ If { Place2 } <> { Place1 }
{ MERGEFIELD CITY }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
I campi utilizzati in questo esempio consentono di ottenere un elenco ordinato nel modo seguente:
Atlanta

$3.000 Galos
Pisani l. 50.000
Adamo $10.000

Milano

Johnson $8.000
Kelly $9.000
Pak $0

Ogni nuova categoria di imporre una nuova pagina

Nell'esempio precedente, il campo chiave in questo esempio è { MERGEFIELD Città }. Quando cambia il valore della città nel file di dati di una città diversa, viene aggiunta una nuova pagina per i risultati dell'unione e l'unione prosegue nella parte superiore della pagina successiva. Per inserire le parentesi graffe di campo, premere CTRL + F9.
{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY }
" ""}{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ If { Place2 } <> { Place1 }
----------------------------Page Break--------------------------------
{ MERGEFIELD CITY }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
Nota Per inserire un'interruzione di pagina, di premere CTRL + INVIO o scegliere interruzione dal menu Inserisci , selezionare l'Interruzione di paginae quindi fare clic su OK.

I campi utilizzati in questo esempio consentono di ottenere un elenco su pagine separate, come segue:
Atlanta

$3.000 Galos
Pisani l. 50.000
Adamo $10.000

----------------------------Page Break-----------------------------
Milano

Johnson $8.000
Kelly $9.000
Pak $0

Formato del campo chiave

Il campo chiave in questo esempio è {MERGEFIELD Città}. Per formattare i risultati del campo {MERGEFIELD Città} in lettere maiuscole, è possibile inserire il parametro di formattazione \ * Superiore. Per inserire le parentesi graffe di campo, premere CTRL + F9.
{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY \* Upper }
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ IF { Place2 } <> { Place1 }
{ MERGEFIELD CITY \* Upper }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE }{ MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE }{ MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
I campi disposti in questo esempio consentono di ottenere un elenco con la città che figurano in lettere maiuscole, come segue:
ATLANTA

$3.000 Galos
Pisani l. 50.000
Adamo $10.000

MILANO

Johnson $8.000
Kelly $9.000
Pak $0
Nota È possibile applicare una diversa formattazione al campo chiave { MERGEFIELD Città } selezionando l'intero campo (incluso il campo tra parentesi graffe {}) e il campo per le preferenze di formattazione. Per formattare il campo, scegliere carattere dal menu formato .

Inserimento di testo aggiuntivo

Se si desidera che venga visualizzato nel documento di unione testo aggiuntivo, è necessario includere il testo all'interno del set di virgolette dei campi IF. In questo modo, il testo viene visualizzato solo se le informazioni dell'origine dati soddisfano le condizioni che definiscono campi IF (ad esempio, quando il nome della città nella riga corrente dell'origine dati è diverso dal nome della città nella riga precedente).

Se si inserisce il testo di fuori di campi IF nel documento principale, il testo viene visualizzato nel documento di unione, una volta per ogni nuova riga nell'origine dati, anziché una sola volta per ogni nuovo campo di chiave. Nell'esempio che è stato creato nel Impostare il file di dati sezione, viene visualizzato una sola volta per ciascun impiegato, anziché una sola volta per ogni città.

In questo esempio vengono introdotti ogni città nell'elenco con una breve frase introduttiva:
{ IF { MERGESEQ } = "1" "These are the sales totals for { MERGEFIELD CITY }
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ If { Place2 } <> { Place1 }
These are the sales totals for { MERGEFIELD CITY }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
I campi utilizzati in questo esempio consentono di ottenere un elenco con il testo introduttivo per ogni città, come segue:
Le vendite totali per Atlanta sono:

$3.000 Galos
Pisani l. 50.000
Adamo $10.000

Le vendite totali per Houston sono:

Johnson $8.000
Kelly $9.000
Pak $0

Funzionamento del processo

Il primo campo IF in questi esempi inserisce il nome della città e un segno di paragrafo per solo il primo record della stampa unione. Per tutti i record successivi, il campo IF non inserisce nulla (""). Riconosce il primo record di stampa unione confrontando il campo MERGESEQ, che restituisce il numero di sequenza per il record corrente, con il valore numerale "1".

Il secondo campo IF inserisce un carattere di ritorno e un'interruzione di pagina se si obbligano ogni città in una nuova pagina, il nome della città, due più restituire caratteri, il nome del dipendente e l'importo delle vendite (in questo ordine), solo se il campo IF determina che il record corrente include un nome di città diverso da quello del record precedente. Se Word determina che il record corrente include un nome di città che corrisponde al record precedente, verrà inserito solo il successivo nome dipendente e l'importo di vendita.

Il campo IF riconosce il nome della nuova città confrontando il testo dei segnalibri specificati nei due SET di campi. Il testo del segnalibro "Place1" è sempre uguale al campo City del record corrente e il testo del segnalibro "Place2" è uguale al campo City del record precedente.
Riferimenti
Per ulteriori informazioni sulla stampa unione, fare clic sui numeri per visualizzare gli articoli della Microsoft Knowledge Base riportato di seguito:
294688 Come progettare e impostare un elenco di indirizzi di stampa unione in Word 2002 e nelle versioni successive di Word
290408 Domande frequenti sulla stampa unione in Word 2002
294693 Come utilizzare la stampa unione per creare una directory in Word 2002 e nelle versioni successive di Word
294683 Procedura: utilizzare stampa unione per creare lettere tipo in Word 2002 e nelle versioni successive di Word
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Avviso: questo articolo è stato tradotto automaticamente

Proprietà

ID articolo: 294686 - Ultima revisione: 06/11/2016 18:03:00 - Revisione: 10.0

Microsoft Word 2013, Microsoft Word 2010, Microsoft Office Word 2007, Microsoft Word 2002 Standard Edition

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