Aggiungere una colonna Parole chiave dell'organizzazione a un elenco o una raccolta

Aggiungere una colonna Parole chiave dell'organizzazione a un elenco o una raccolta

È possibile aggiungere parole chiave dell'organizzazione agli elementi di un sito di SharePoint Server o SharePoint in Microsoft 365 per il tagging dei metadati e per sviluppare un sistema di classificazione e organizzazione del contenuto online in categorie diverse. Le parole chiave e i metadati consentono di acquisire alcune conoscenze delle persone che usano il contenuto. Per altre informazioni, vedere Introduzione ai metadati gestiti in SharePoint.

È possibile aggiungere una colonna Parole chiave dell'organizzazione a un elenco o a una raccolta. È quindi possibile selezionare l'elemento dell'elenco o della raccolta a cui aggiungere una parola chiave e immettere la parola o la frase da visualizzare nelle proprietà dell'elemento.

La figura seguente mostra un esempio di colonna con una parola chiave aziendale aggiunta.

Gli utenti possono aggiungere parole chiave nella finestra di dialogo delle proprietà del documento

Per aggiungere una colonna parole chiave dell'organizzazione a un elenco o a una raccolta:

  1. Passare all'elenco o alla raccolta per cui si vuole aggiungere una colonna di parole chiave dell'organizzazione.

  2. Sulla barra multifunzione di una SharePoint Server o di un elenco selezionare Impostazioni raccolta o Impostazioni elenco.

    In un sito SharePoint in Microsoft 365 selezionare Impostazioni Icona Impostazioni e quindi selezionare Impostazioni raccolta o Impostazioni elenco.

  3. Nella colonna Autorizzazioni e gestione selezionare Metadati organizzazione e Impostazioni parole chiave.

  4. Nella sezione Aggiungi parole chiave dell'organizzazione della pagina impostazioni selezionare la casella di controllo Per aggiungere una colonna Parole chiave dell'organizzazione a questo elenco e abilitare la sincronizzazione delle parole chiave.

Disabilitare o abilitare la pubblicazione di metadati

È possibile stabilire se i termini o le parole chiave aggiunti alle colonne Metadati gestiti o Parole chiave dell'organizzazione in un elenco o una raccolta devono diventare disponibili come parole chiave di social tagging. Ad esempio, se l'elenco contiene informazioni riservate, è consigliabile non visualizzare i valori delle parole chiave. Per limitare l'accesso alle parole chiave, è consigliabile disabilitare la pubblicazione dei metadati.

Nota: Per impostazione predefinita, i termini di un set di termini locale creato nel contesto di una raccolta siti specifica vengono esclusi dalla pubblicazione dei metadati. I set di termini locali non sono disponibili per l'uso nel social tagging o come parole chiave dell'organizzazione.

Per disabilitare o abilitare la pubblicazione dei metadati, seguire questa procedura:

  1. Passare all'elenco o alla raccolta per cui si vuole configurare la pubblicazione dei metadati.

  2. Sulla barra multifunzione di una SharePoint Server o di un elenco selezionare Impostazioni raccolta o Impostazioni elenco.

    In un sito SharePoint in Microsoft 365 selezionare Impostazioni Icona Impostazioni e quindi selezionare Impostazioni raccolta o Impostazioni elenco.

  3. In Autorizzazioni e gestione selezionareImpostazioni metadati e parole chiave dell'organizzazione.

  4. Nella sezione Pubblicazione metadati, in Salvare i metadati nell'elenco come tag di social network, eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Per pubblicare valori nei campi Metadati gestiti e Parole chiave dell'organizzazione nei social tagging e nei profili del sito personale, selezionare la casella di controllo.

    • Per evitare che i valori nei campi Metadati gestiti e Parole chiave dell'organizzazione vengano esposti al social tagging e ai profili del sito personale, deselezionare la casella di controllo.

  5. Selezionare OK.

Altre informazioni sulle parole chiave dell'organizzazione

SharePoint trasforma le parole chiave dell'organizzazione in un unico set di termini non gerarchico. È possibile trovare questo set di termini speciale, denominato set di parole chiave, usando lo Strumento di gestione archivio termini. Per altre informazioni, vedere Creare, configurare e gestire gruppi e set di termini.

Le parole chiave che si aggiungono sono disponibili per gli altri utenti quando gli utenti SharePoint elenchi o raccolte. Ad esempio, quando gli utenti digitano caratteri simili nella colonna Parole chiave dell'organizzazione dell'elenco, SharePoint visualizza la parola chiave in un messaggio di suggerimento. Se si aggiunge una colonna parole chiave dell'organizzazione a un elenco o a una raccolta, SharePoint copia tutti i tag di documento esistenti nella colonna parole chiave dell'organizzazione quando i documenti vengono caricati nell'elenco o nella raccolta. In questo modo è possibile sincronizzare le parole chiave esistenti con le caratteristiche dei metadati gestiti.

Gli amministratori dell'archivio termini possono aprire o chiudere il set di parole chiave. Il fatto che il set sia aperto o chiuso influisce sul modo in cui gli utenti lavorano con una colonna di parole chiave dell'organizzazione in un elenco o in una raccolta. Se si aggiunge una colonna parole chiave dell'organizzazione a un elenco o a una raccolta, gli utenti del sito possono immettere i valori delle parole chiave. Se il set di parole chiave è chiuso, gli utenti non possono inviare nuove parole chiave, ma devono usare parole chiave aziendali esistenti o un termine gestito. Se il set di termini Parole chiave per il sito è aperto, gli utenti possono aggiungere qualsiasi valore di testo a questa colonna.

Se appropriato, un amministratore autorizzato alla gestione può modificare il modo SharePoint gestire queste parole chiave e spostarle in un set di termini gestito specifico. Le parole chiave diventano quindi disponibili per gli stessi tipi di utilizzo degli altri termini del set di termini.

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