Applicare etichette di conservazione ai file in SharePoint o OneDrive

È possibile applicare etichette di conservazione ai file in SharePoint e OneDrive, singolarmente o collettivamente. 

Le etichette visualizzate sono state personalizzate dall'organizzazione. Per domande sull'etichetta da applicare, contattare l'help desk o il reparto IT.  

Applicare un'etichetta di conservazione a un elemento

In OneDrive o in una raccolta SharePoint è possibile etichettare la maggior parte dei file,ad esempio un documento di Office creato in Word, PowerPoint, Excel e così via o persino un fileOneNote. è anche possibile etichettare file non di Office, ad esempio un PDF.

In una raccolta è anche possibile assegnare un'etichetta a una cartella. Quando si etichetta la cartella, l'etichetta di conservazione viene applicata a tutti i file in tale cartella.

In un SharePoint, è possibile etichettare alcuni tipi di elementi.

Applicare un'etichetta in OneDrive o SharePoint

  1. Selezionare l'elemento. 

  2. Nell'angolo in alto a destra selezionare Apri il riquadro dei dettagli Pulsante Informazioni o Apri il riquadro dei dettagli

    Pulsante Apri il riquadro dei dettagli evidenziato

  3. In Applica etichettaselezionare Scegli un'etichetta per aprire l'elenco di opzioni.

    Nella sezione Proprietà, in Applica etichetta, fare clic per aprire l'elenco di opzioni.

  4.  Selezionare l'etichetta di conservazione appropriata per il documento. Per informazioni sulle differenze tra le etichette, è possibile posizionare il punto su ogni etichetta per visualizzarne una descrizione e il relativo periodo di conservazione.

  5. Se viene visualizzata l'opzione Salva, selezionarla.

Impostare un'etichetta di conservazione predefinita per una raccolta documenti di SharePoint

  1. Aprire la raccolta documenti.

  2. Nell'angolo in alto a destra della finestra selezionare l'icona Impostazioni Icona Impostazioni in una raccolta o un elenco di SharePoint.  

  3. Selezionare Impostazioni raccolta.

  4. Nella pagina Impostazioni, in Autorizzazioni e gestione,selezionare Applica etichetta agli elementi dell'elenco o della raccolta.

  5. Nella pagina Applica etichetta selezionare la casella di riepilogo a discesa, quindi selezionare l'etichetta da applicare.

    L'etichetta selezionata verrà applicata a tutti i nuovi file aggiunti alla raccolta documenti a partire da questo momento.

  6. Facoltativo: per applicare l'etichetta anche a tutti i file attualmente presenti nella raccolta documenti, selezionare Applica etichetta agli elementi esistenti nella raccolta.

  7. Selezionare Salva.

Nota: Le etichette di conservazione possono essere sovrascritte a livello di file. In altre parole, dopo aver impostato un'etichetta predefinita per una raccolta, è comunque possibile assegnare un'etichetta alternativa a uno o più singoli elementi della raccolta, se necessario.

Creare una visualizzazione che contiene etichette di conservazione

In SharePoint (e Teams), ma non OneDrive ), è possibile creare una visualizzazione della raccolta che contiene la colonna Etichette o Elemento è una colonna Record. Questa visualizzazione consente di visualizzare a colpo d'occhio le etichette di conservazione assegnate a tutti gli elementi e quali sono record. Si noti, tuttavia, che non è possibile filtrare la visualizzazione in base alla colonna Elemento è un record. Ecco come creare una visualizzazione di questo tipo.

Per iniziare, rendere visibile la colonna Etichetta conservazione: 

  1. Nella parte superiore di qualsiasi colonna selezionare la freccia in giù Icona di freccia per espandere i dettagli. , quindi selezionare Impostazioni colonna > Mostra/nascondi colonne.

    L'opzione > Mostra/nascondi colonne quando è selezionata un'intestazione di colonna in un elenco o una raccolta di SharePoint moderna
  2. Nel riquadro Modifica colonne visualizzazione selezionare la casella etichetta conservazione.

    Selezionare "Etichetta conservazione" per rendere visibile la colonna nella raccolta o nell'elenco.
  3. Al termine, selezionare Applica.

Se si desidera, è possibile salvare la visualizzazione per accedervi rapidamente in un secondo momento:

  1. All'estremità destra della barra dei comandi selezionare Opzioni di visualizzazione > Salva visualizzazione con nome:

    In "Cambia opzioni di visualizzazione", seleziona "Salva visualizzazione con nome".
  2. Assegnare un nome alla visualizzazione.

  3. Specificare se si vuole che la visualizzazione sia pubblica, per consentire ad altri utenti di visualizzarla.

  4. Selezionare Salva.

Alcune azioni non sono consentite per gli elementi con etichetta

Quando un elemento ha un'etichetta di conservazione, alcune azioni non sono consentite, a seconda della configurazione e della posizione dell'etichetta. Ad esempio, non è possibile eliminare un elemento con etichetta in SharePoint, ma è possibile in OneDrive.

Se in SharePoint viene visualizzato un messaggio che indica che non è possibile modificare un elemento con etichetta, significa che è stato etichettato come record. Potrebbe essere possibile modificare questo elemento se prima lo si sblocca. Per istruzioni, vedere la sezione successiva.

Sbloccare un record 

Alcune etichette di conservazione hanno la possibilità di "bloccare" un elemento perché è un record che deve esseremantenuto. In questo modo, ad esempio, si impedisce l'eliminazione dell'elemento. Per cose come i contratti, questa è una misura importante per la registrazione. Tuttavia, potrebbe essere possibile sbloccare gli elementi in modo che possano essere rivisti o aggiornati con una nuova versione. 

Nota: L'eventuale sblocco di un elemento dipende dalle impostazioni sotto il controllo degli amministratori, tra cui la configurazione dell'etichetta, la configurazione del sito e l'eventuale autorizzazione "Collaborazione".

  1. Nella raccolta o nell'elenco selezionare l'elemento da sbloccare.

  2. Nell'angolo in alto a destra della finestra selezionare Apri il riquadro dei dettagli Pulsante Informazioni o Apri il riquadro dei dettagli

    Pulsante Apri il riquadro dei dettagli evidenziato

  3. Nel riquadro Dei dettagli, in Stato record,selezionare Bloccato.

  4. Accanto al nome dell'impostazione viene visualizzato un interruttore. Fare clic sull'interruttore per passare da Bloccatoa Sbloccato.

    Selezionare l'interruttore per passare da Bloccato a Sbloccato o viceversa.

Una volta sbloccato l'elemento, è possibile modificarlo. Al termine delle modifiche, è anche possibile bloccare di nuovo l'elemento seguendo i passaggi precedenti e riportando lo stato record su Bloccato.  

Vedere anche

Per gli amministratori: confrontare le restrizioni relative alle azioni consentite o bloccate

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