Aprire e usare cassette postali condivise in Outlook

Aggiungere una cassetta postale condivisa a nuovo Outlook

Dopo che si è stati aggiunti dall'amministratore come membro di una cassetta postale condivisa, chiudere e riavviare nuovo Outlook. La cassetta postale condivisa dovrebbe essere visualizzata automaticamente nel riquadro delle cartelle.

Trovare la cassetta postale condivisa nel riquadro delle cartelle

Nel riquadro delle cartelle a sinistra individuare la cartella Condivisi con me . Selezionare la cartella per espanderla. La cassetta postale condivisa è una sottocartella in Condivisi con me. Quando si seleziona il nome della cassetta postale condivisa, questa si espanderà per visualizzare le cartelle di posta elettronica standard, ad esempio Posta in arrivo, Bozze e Posta inviata.

Inviare messaggi dalla cassetta postale condivisa

1. Selezionare Posta dal riquadro di spostamento in nuovo Outlook per Windows.

2. Nella scheda Home selezionare Nuovo > Posta.

3. Se il campo Da non è visualizzato nella parte superiore del messaggio (accanto a Invia), nella scheda Opzioni selezionare Mostra da.

4. Selezionare Da nel messaggio e passare all'indirizzo di posta elettronica condiviso. Se non viene visualizzato l'indirizzo condiviso scegliere Altro indirizzo di posta elettronica e quindi digitare l'indirizzo condiviso.

5. Completare la digitazione del messaggio, quindi scegliere Invia.

   D'ora in avanti, quando si vuole inviare un messaggio dalla cassetta postale condivisa, l'indirizzo sarà disponibile nell'elenco a discesa Da .

   Ogni volta che si invia un messaggio da una cassetta postale condivisa, i destinatari vedono solo l'indirizzo di posta elettronica condiviso nel messaggio.

Rispondere ai messaggi inviati alla cassetta postale condivisa

1. Aprire nuovo Outlook per Windows.

2. Aprire il messaggio di posta elettronica a cui si vuole rispondere.

3. Nel campo Da nella parte superiore del messaggio dovrebbe essere visualizzato il nome della cassetta postale condivisa. In caso contrario, scegliere la casella di riepilogo a discesa Da e scegliere la cassetta postale condivisa.

4. Completare la digitazione del messaggio, quindi scegliere Invia.

   Quando si vuole inviare un messaggio dalla cassetta postale condivisa, l'indirizzo sarà disponibile nell'elenco a discesa Da .

   Quando si invia un messaggio dalla cassetta postale condivisa i destinatari vedranno solo l'indirizzo di posta elettronica condiviso nel messaggio.

Cercare nella cassetta postale condivisa

Dopo aver aggiunto una cassetta postale condivisa al nuovo Outlook, la ricerca al suo interno è simile alla ricerca in una cassetta postale principale.

1. Aprire nuovo Outlook per Windows.

2. Selezionare una cartella all'interno della cassetta postale condivisa nel riquadro delle cartelle.

   

3. Nella casella Cerca nella parte superiore della finestra Outlook digitare la query da usare per la ricerca, quindi premere INVIO.

   L'elenco dei messaggi mostrerà i risultati in base alla ricerca nella cartella selezionata nella cassetta postale condivisa.

Usare il calendario condiviso dalla cassetta postale condivisa

Dopo che si è stati aggiunti dall'amministratore come membro di una cassetta postale condivisa, chiudere e riavviare Outlook. Il Calendario condiviso associato alla cassetta postale condivisa viene automaticamente aggiunto all'elenco dei Calendari.

1. In nuovo Outlook passare alla visualizzazione Calendario e scegliere la cassetta postale condivisa.

   Quando si immette un appuntamento, ogni membro della cassetta postale condivisa potrà vederlo.

2. Qualsiasi membro della cassetta postale condivisa può creare, visualizzare e gestire gli appuntamenti nel calendario, come gli appuntamenti personali. Tutti i membri della cassetta postale condivisa possono vedere le modifiche apportate al calendario condiviso.

Usare l'elenco contatti condiviso nella cassetta postale

I contatti per le cassette postali condivise e le cassette postali di altri utenti non sono attualmente disponibili in nuovo Outlook. L'organizzazione di Microsoft Outlook sta lavorando attivamente all'aggiornamento.

Altre informazioni utili sulle cassette postali condivise nel nuovo Outlook

Attualmente, le cassette postali condivise possono essere aggiunte solo come risorse. In un prossimo aggiornamento, la possibilità di aggiungere cassette postali condivise come account consentirà un maggiore accesso per usare e gestire le impostazioni della cassetta postale. In un aggiornamento futuro (roadmap), la possibilità di aggiungere una cassetta postale condivisa come account fornirà supporto per le funzionalità seguenti (attualmente non supportate):

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Altre funzionalità non disponibili oggi per le cassette postali condivise, ma che verranno aggiunte in un aggiornamento futuro:

• Accesso alla Archivio/In-Place Archivio online della cassetta postale condivisa

• Concessione di un nuovo accesso delegato a una cassetta postale

Ecco alcuni suggerimenti per la posta elettronica che aiutano i delegati e gli assistenti dirigenti a esplorare meglio la gestione delle cassette postali nel nuovo Outlook.

Aggiungere una cassetta postale condivisa alla versione classica di Outlook

Dopo che si è stati aggiunti dall'amministratore come membro di una cassetta postale condivisa, è necessario chiudere e riavviare Outlook. La cassetta postale condivisa dovrebbe essere visualizzata automaticamente nel riquadro delle cartelle nella versione classica Outlook.

Inviare messaggi dalla cassetta postale condivisa

1. Apri la Outlook classica .

2. Scegliere Nuovo messaggio di posta elettronica.

3. Se non è presente il campo Da nella parte superiore del messaggio scegliere Opzioni > Da.

4. Selezionare Da nel messaggio e passare all'indirizzo di posta elettronica condiviso. Se non viene visualizzato l'indirizzo condiviso scegliere Altro indirizzo di posta elettronica e quindi digitare l'indirizzo condiviso.

5. Scegliere OK.

6. Completare il messaggio e quindi scegliere Invia.

   D'ora in avanti, quando si vuole inviare un messaggio dalla cassetta postale condivisa, l'indirizzo sarà disponibile nell'elenco a discesa Da .

   Quando si invia un messaggio dalla cassetta postale condivisa i destinatari vedranno solo l'indirizzo di posta elettronica condiviso nel messaggio.

Rispondere ai messaggi inviati alla cassetta postale condivisa

1. Apri la Outlook classica .

2. Aprire il messaggio di posta elettronica a cui si vuole rispondere.

3. Nel campo Da nella parte superiore del messaggio dovrebbe essere visualizzato il nome della cassetta postale condivisa. In caso contrario, selezionare la casella a discesa Da e scegliere la cassetta postale condivisa.

4. Completare il messaggio e quindi scegliere Invia.

   Quando si vuole inviare un messaggio dalla cassetta postale condivisa, l'indirizzo sarà disponibile nell'elenco a discesa Da .

   Quando si invia un messaggio dalla cassetta postale condivisa i destinatari vedranno solo l'indirizzo di posta elettronica condiviso nel messaggio.

Cercare nella cassetta postale condivisa

Dopo aver aggiunto una cassetta postale condivisa a Outlook, la ricerca al suo interno è simile alla ricerca in una cassetta postale principale.

1. Apri la Outlook classica .

2. Selezionare una cartella all'interno della cassetta postale condivisa nel riquadro delle cartelle a sinistra.

3. Digitare la query nella casella di ricerca sopra la barra multifunzione (barra degli strumenti).

4. Inizia la ricerca premendo INVIO o selezionando il pulsante Lente di ingrandimento a destra della casella di ricerca.

   L'elenco dei messaggi restituisce i risultati in base alla ricerca dalla cartella selezionata nella cassetta postale condivisa.

Usare il calendario condiviso

Dopo che si è stati aggiunti dall'amministratore come membro di una cassetta postale condivisa, chiudere e riavviare Outlook. Il Calendario condiviso associato alla cassetta postale condivisa viene automaticamente aggiunto all'elenco dei Calendari.

1. Nella versione classica Outlook passare alla visualizzazione Calendario e scegliere la cassetta postale condivisa.

   

2. Quando si immette un appuntamento, ogni membro della cassetta postale condivisa potrà vederlo.

3. Qualsiasi membro della cassetta postale condivisa può creare, visualizzare e gestire gli appuntamenti nel calendario, come gli appuntamenti personali. Tutti i membri della cassetta postale condivisa possono vedere le modifiche apportate al calendario condiviso.

Usare l'elenco contatti condiviso

Dopo che si è stati aggiunti dall'amministratore come membro di una cassetta postale condivisa, chiudere e riavviare Outlook. L'elenco contatti condiviso associato alla cassetta postale condivisa viene automaticamente aggiunto all'elenco dei Contatti personali.

1. Nella Outlook classica scegliere Persone.

2. In Contatti personali selezionare la cartella dei contatti per l'elenco contatti condiviso.

   

Aggiungere la cassetta postale condivisa in modo che venga visualizzata sotto la cassetta postale principale

Questo metodo è consigliato se si desidera monitorare la posta elettronica della cassetta postale principale e di quella condivisa contemporaneamente. Dopo aver completato questa attività, la cassetta postale condivisa e le relative cartelle vengono visualizzate nel riquadro di spostamento sinistro ogni volta che si apre Outlook sul Web.

1. Accedere con il proprio account in Outlook sul Web.

2. Per Exchange Online cassette postali, fare clic con il pulsante destro del mouse su Cartelle nel riquadro di spostamento sinistro e quindi scegliere Aggiungi cartella o cassetta postale condivisa. Per le cassette postali locali di Exchange, fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome della cassetta postale principale, ad esempio Valeria Romano, nel riquadro di spostamento sinistro e quindi scegliere Aggiungi cartella o cassetta postale condivisa.

   

3. Nella finestra di dialogo Aggiungi cartella condivisa digitare il nome della cassetta postale condivisa di cui si è membri, ad esempio info@contoso.com.

La cassetta postale condivisa verrà visualizzata nell'elenco delle cartelle di Outlook sul Web. È possibile espandere o comprimere le cartelle della cassetta postale condivisa come con la cassetta postale principale. È anche possibile rimuovere la cassetta postale condivisa dall'elenco delle cartelle. Per rimuoverla, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cassetta postale condivisa e quindi fare clic su Elimina cartella condivisa.

Ricevere notifiche dei nuovi messaggi in una cassetta postale condivisa

Per ricevere notifiche dei nuovi messaggi nella Posta in arrivo di una cassetta postale condivisa, è necessario aprire la cassetta postale condivisa in una finestra del browser separata.

Aprire la cassetta postale condivisa in una finestra separata del browser

È consigliabile usare questo metodo se si vuole visualizzare e gestire la posta elettronica per la cassetta postale condivisa in un'apposita finestra del browser. Questo metodo consente anche di ricevere notifiche di nuovi elementi nella Posta in arrivo della cassetta postale condivisa.

1. Accedere con il proprio account in Outlook sul Web.

2. Sulla barra di spostamento Outlook sul Web selezionare il proprio nome. Viene visualizzato un elenco.

3. Fare clic su Apri un'altra cassetta postale.

4. Digitare l'indirizzo di posta elettronica dell'altra cassetta postale da aprire e quindi selezionare Apri. Verrà aperta un'altra sessione di Outlook sul Web in una finestra diversa per consentire l'accesso all'altra cassetta postale.

   Suggerimento: Se si digita erroneamente l'indirizzo di posta elettronica della cassetta postale, il risultato è "Non è stata trovata alcuna corrispondenza". Provare a digitare di nuovo l'indirizzo di posta elettronica.

Inviare posta elettronica dalla cassetta postale condivisa

1. Scegliere Nuovo messaggio sopra l'elenco delle cartelle. Nel riquadro di lettura verrà aperto il modulo di un nuovo messaggio.

2. Nella parte superiore del messaggio scegliere > Mostra da.

   

   Questa opzione mostra che i destinatari riceveranno i messaggi dalla cassetta postale condivisa e non dal proprio account di posta elettronica.

3. La prima volta che si usa la cassetta postale condivisa, è necessario aggiungere l'indirizzo alle opzioni disponibili nell'elenco a discesa Da :

   1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'indirizzo Da e scegliere Rimuovi.

      

   2. Digitare l'indirizzo condiviso. La volta successiva che si risponde dalla cassetta postale condivisa, l'indirizzo corrispondente verrà visualizzato come opzione nell'elenco a discesa Da .

4. Per aggiungere destinatari, digitare il nome di qualsiasi persona presente nella cartella contatti o nell'elenco indirizzi dell'organizzazione oppure digitare l'indirizzo di posta elettronica nella casella A o Cc . La prima volta che immetti il nome di una persona, Outlook sul Web cerca l'indirizzo di quella persona. In seguito, il nome sarà memorizzato nella cache e tutto sarà più facile.

5. Digitare un oggetto.

6. Digitare il messaggio che si vuole inviare.

7. Quando il messaggio è pronto per l'invio, selezionare Invia.

Rispondere ai messaggi inviati alla cassetta postale condivisa

La prima volta che si risponde a un messaggio inviato alla cassetta postale condivisa, è necessario aggiungere l'indirizzo condiviso nella casella di riepilogo a discesa Da . Ecco come fare:

1. Aprire Outlook sul Web e passare alla cassetta postale condivisa.

2. Aprire un messaggio inviato all'indirizzo condiviso.

3. Scegliere Rispondi.

4. Nella parte superiore del messaggio scegliere > Mostra da.

   

5. Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'indirizzo Da e scegliere Rimuovi.

   

6. Digitare l'indirizzo condiviso e inviare il messaggio. La volta successiva che si risponde dalla cassetta postale condivisa, l'indirizzo corrispondente verrà visualizzato come opzione nell'elenco a discesa Da .

Inviare risposte automatiche da una cassetta postale condivisa

Solo l'amministratore Microsoft 365 ha le autorizzazioni per configurare la possibilità di inviare risposte automatiche da una cassetta postale condivisa. Per istruzioni, chiedere all'amministratore di vedere Creare una cassetta postale condivisa.