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Se nel corpo dei messaggi di posta elettronica sono presenti collegamenti a file archiviati in OneDrive o SharePoint, Outlook visualizza diversi tipi di informazioni su questi collegamenti e consente di controllare chi può accedere ai file collegati.

Ricerca per categorie sapere quali collegamenti puntano ai file archiviati in OneDrive o SharePoint?

Quando si aggiunge un collegamento a un file in OneDrive o SharePoint nel corpo del messaggio di posta elettronica, Outlook visualizza il collegamento con uno sfondo grigio. Se si fa clic sul collegamento, viene visualizzata una piccola finestra di dialogo che consente di sapere chi sarà in grado di accedere al collegamento.

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Nota: Le informazioni qui si applicano solo ai collegamenti inseriti nel corpo di un messaggio di posta elettronica. Anche se è possibile allegare file direttamente al messaggio di posta elettronica da OneDrive o SharePoint e controllare le autorizzazioni per tali file in modo analogo, le informazioni di questo argomento si applicano solo ai collegamenti inseriti nel corpo del messaggio di posta elettronica. 

Ricerca per categorie inserire un collegamento a un file OneDrive o SharePoint?

È possibile inserire un collegamento nel corpo del messaggio di posta elettronica in diversi modi. 

  • Copiare il collegamento da OneDrive o SharePoint, quindi incollarlo nel corpo del messaggio.

  • Con un nuovo messaggio di posta elettronica, rispondere o inoltrare aperto, selezionare Messaggio > Collegamento > Inserisci collegamento. Seleziona quindi un file archiviato in OneDrive o SharePoint.

  • Rispondere o inoltrare un messaggio con collegamenti esistenti.

Outlook imposterà automaticamente le autorizzazioni per il collegamento a qualsiasi autorizzazione predefinita scelta dall'amministratore del tenant per l'organizzazione. 

Ricerca per categorie modificare le autorizzazioni per il collegamento?

Per modificare gli utenti autorizzati ad accedere al collegamento a un OneDrive o SharePoint documento, fare clic sul collegamento nel corpo del messaggio di posta elettronica, quindi selezionare il simbolo > nella finestra di dialogo delle autorizzazioni per visualizzare le impostazioni del collegamento. 

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Selezionare o fare clic su una delle opzioni elencate. 

Oltre a scegliere un livello di accesso, è anche possibile consentire la modifica (o deselezionare la casella per disabilitare la modifica) e persino bloccare il download. In questo caso, il file collegato verrà aperto solo in una finestra del browser. 

Nota: Per bloccare il download di un file, è necessario deselezionare l'opzione Consenti modifica

Selezionare Applica per salvare le modifiche. È possibile impostare livelli di autorizzazione separati per ogni collegamento aggiunto al corpo del messaggio di posta elettronica. 

I destinatari avranno accesso al file collegato?

Outlook verifica se i destinatari del messaggio potranno accedere ai collegamenti contenuti nel messaggio ai file archiviati in OneDrive o SharePoint. Questo processo viene eseguito rapidamente, ma può richiedere più tempo se si invia un messaggio a un numero elevato di destinatari. Non è possibile inviare il messaggio finché Outlook non completa il controllo. 

Se Outlook conferma che uno o più destinatari non potranno accedere al collegamento, il collegamento cambierà colore in rosso e accanto al nome del collegamento verrà visualizzato un piccolo punto esclamativo rosso. Se si fa clic sul collegamento, verranno visualizzate informazioni sui destinatari che non possono accedere al collegamento e sui motivi. 

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Nella finestra popup potrai gestire l'accesso e modificare il livello di accesso del collegamento, scegliere di allegare il file come copia anziché come collegamento oppure ignorare l'avviso. 

Suggerimento: Se il messaggio di posta elettronica contiene più collegamenti con errori di accesso, è possibile spostarsi tra i collegamenti con errori usando la scelta rapida da tastiera CTRL+ALT+F1. 

Se Outlook non riesce a verificare se i destinatari hanno accesso al collegamento, accanto al nome del collegamento verrà visualizzato un piccolo punto esclamativo, ma il collegamento non cambia colore. Se si fa clic sul collegamento, si può scegliere di ignorare questo avviso. 

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Prima di inviare il messaggio, Outlook avvisa se alcuni destinatari non hanno accesso a uno o più collegamenti. È possibile inviare comunque o scegliere Non inviare per rivedere le autorizzazioni di accesso ai collegamenti. 

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Invio del messaggio

Se si prova a inviare il messaggio di posta elettronica prima che Outlook abbia finito di controllare se tutti i destinatari possono accedere ai collegamenti nel messaggio, verrà visualizzato un messaggio di avviso. È possibile inviare comunque o Non inviare e consentire a Outlook di completare la verifica delle autorizzazioni. Se non si esegue alcuna operazione, il messaggio di avviso verrà modificato non appena Outlook avrà completato la verifica dei collegamenti. 

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