Utilizzare Outlook 2013 o Outlook Web App per pianificare una riunione Lync.
Nota: Riteniamo importante fornire il contenuto della Guida più recente non appena possibile, nella lingua dell'utente. Questa pagina è stata tradotta automaticamente e potrebbe contenere errori di grammatica o imprecisioni. L'intento è quello di rendere fruibile il contenuto. Nella parte inferiore della pagina è possibile indicare se le informazioni sono risultate utili. Questo è l' articolo in lingua inglese per riferimento.
Con Outlook 2013 o Outlook Web App è possibile pianificare una riunione Lync in modo simile a come si pianificano le riunioni standard con Outlook. Quando si aggiunge una riunione Lync, alla convocazione di riunione viene aggiunto automaticamente il collegamento per partecipare alla riunione online. Se l'account personale è configurato per le conferenze telefoniche con accesso esterno, la convocazione di riunione includerà le informazioni per la partecipazione alla riunione tramite telefono, ovvero numero di telefono e ID conferenza.
Suggerimento: Per una guida interattiva alla configurazione delle riunioni Lync, in cui vengono forniti anche suggerimenti per la risoluzione dei problemi, vedere Pianificazione e preparazione di una riunione Lync.
Gli utenti che non usano un programma Outlook o Windows possono configurare nuove riunioni mediante Lync Web Scheduler. È possibile accedervi all'indirizzo https://sched.lync.com oppure ottenere ulteriori informazioni in Lync Web Scheduler.
Pianificare una riunione Lync con Outlook 2013
Per pianificare una riunione Lync, è necessario disporre di un indirizzo di accesso e una password appartenente a un'organizzazione che usa Lync Server.
Per imparare a pianificare una riunione Lync 2013 usando Outlook 2013, guardare questo video o eseguire la procedura descritta nella sezione.
Per configurare una riunione di Lync tramite Outlook 2013
-
Aprire Outlook e andare al calendario.
-
Nella scheda Home fare clic su Nuova riunione Lync sulla barra multifunzione Riunione Lync.
Nota: Se Lync è installato nel computer e il pulsante Nuova riunione Lync non è visibile, eseguire i passaggi nell'articolo controllo riunione Lync non è visualizzato sulla barra multifunzione di Outlook 2013 per risolvere il problema.
-
Configurare la riunione seguendo la procedura normale:
-
Nella casella A digitare gli indirizzi di posta elettronica delle persone da invitare, separati da caratteri di due punti.
-
Nella casella Oggetto digitare un nome per la riunione.
-
Se sono previsti partecipanti di persona, fare clic su Ricerca sala sulla barra multifunzione Opzioni della scheda Riunione e quindi trovare una sala oppure digitare una posizione per la riunione nella casella Posizione, ad esempio una sala riunioni.
-
Selezionare un'ora di inizio e di fine.
Note:
-
Per cercare un orario disponibile per tutti, fare clic su Assistente Pianificazione nella barra multifunzione Mostra della scheda Riunione.
-
-
-
-
Digitare un'agenda nell'area della riunione, prestando attenzione a non modificare le informazioni sulla riunione di Lync.
Importante:
-
Pianificare una riunione usando le opzioni predefinite, come è stato illustrato in questo documento, è utile soprattutto per le piccole riunioni interne informali con pochi colleghi. Per pianificare invece una riunione con persone esterne alla società o con molti partecipanti, occorre modificare le opzioni della riunione nel modo più adeguato alle esigenze specifiche prima di inviare le convocazioni. Nella convocazione di riunione, sulla barra multifunzione Riunione Lync della scheda Riunione, fare clic su Opzioni riunione e quindi selezionare le opzioni appropriate.
-
-
Per informazioni dettagliate sulle opzioni disponibili e quando è necessario, vedere impostare le opzioni per le riunioni Lync.
-
-
(Facoltativo) Nel gruppo Mostra della scheda Riunione fare clic su Regole Pianificazione per verificare di avere impostato l'orario migliore per la riunione.
-
L'ultima cosa da fare è controllare le informazioni e fare clic su Invia.
Configurare una riunione online tramite Outlook Web App
Per creare una convocazione riunione Lync in Outlook Web App è necessario:
-
Utilizzare un browser che supporti la versione completa di Outlook Web App.
-
Avere un nome utente e una password forniti da un'organizzazione con un abbonamento Business o Enterprise a Office 365.
Per configurare una riunione online tramite Outlook Web App
-
Nel portale di Office 365 eseguire una delle operazioni seguenti:
-
Per configurare una riunione in base alla data, fare clic sulla scheda Calendario, selezionare la data e nell'angolo in alto a sinistra fare clic su Nuovo evento.
-
Per configurare una riunione in base agli invitati, fare clic sulla scheda Persone, fare clic su un contatto o un gruppo nell'elenco Contatti e quindi fare clic su Pianifica riunione sotto il nome della persona o del gruppo.
Suggerimento: Se si riceve un messaggio da un blocco popup in cui viene richiesto il consenso dell'utente, selezionare Consenti sempre.
Suggerimento: Per aggiungere un contatto o un gruppo, nell'angolo in alto a sinistra della scheda Persone fare clic su Nuovo e poi fare clic su Crea contatto e digitare le informazioni richieste oppure fare clic su Crea gruppo, digitare un nome di gruppo, fare clic nella casella di testo Membri e quindi digitare l'indirizzo di posta elettronica di ogni persona da aggiungere. Durante la digitazione viene visualizzato il collegamento Cerca contatti e directory per offrire suggerimenti. Se viene visualizzato il nome del contatto, farvi clic. Al termine dell'aggiunta degli utenti, fare clic su Salva.
-
-
Nel centro della finestra della riunione, sopra l'area dei messaggi, fare clic su Riunione online.
I dettagli per la chiamata, ad esempio il collegamento Partecipa a riunione online, vengono visualizzati nell'area dei messaggi. Se l'account personale è configurato per le conferenze telefoniche con accesso esterno, verrà visualizzato anche il collegamento Trova un numero locale.
Note: La mancata visualizzazione del collegamento Riunione online può dipendere dai seguenti motivi:
-
Non si utilizza un browser che supporti la versione completa di Outlook Web App.
-
La sottoscrizione a Office 365 di cui si dispone non comprende Lync.
-
È stato eseguito l'accesso come utente che non dispone di una licenza per Lync.
-
-
Configurare la riunione come al solito, ossia specificare un nome per l'evento, aggiungere o rimuovere partecipanti, scegliere ora di inizio e durata e così via. Se sono previsti partecipanti di persona, in Posizione digitare un luogo per la riunione, ad esempio una sala riunioni oppure fare clic su Aggiungi sala per trovare agevolmente una sala riunioni.
Suggerimento: Per cercare un orario disponibile per tutti, fare clic su Assistente Pianificazione nella parte superiore della finestra della riunione.
Suggerimenti:
-
Per visualizzare le impostazioni per stabilire chi ha accesso alla riunione online, chi deve attendere di essere ammesso alla riunione e chi può svolgere il ruolo di relatore durante la riunione, fare clic su Impostazioni riunione online, sopra l'area del messaggio.
-
-
-
(Facoltativo) È possibile digitare un'agenda nell'area della riunione, prestando attenzione a non modificare le informazioni sulla riunione online.
-
(Facoltativo) Per aggiungere un'immagine o un allegato all'agenda, nella parte superiore della finestra della riunione fare clic sull'icona Altre azioni (…), fare clic su Inserisci e quindi fare clic su Allegati o file OneDrive oppure su Immagini incorporate.
-
Nella parte superiore della finestra della riunione fare clic su Invia.
Avviare una riunione estemporanea con Lync 2013
Se diventa necessario discutere di un argomento che richiede attenzione immediata, è possibile avviare rapidamente una riunione ad hoc con Lync. Vedere Avviare una riunione Lync estemporanea.
