Esistono due tipi di regole in Outlook per Mac: regole server e regole client.
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Regole basate sul server Se si usa un account di Microsoft Exchange gestito da Microsoft Exchange Server 2010 SP1 o versione successiva, è possibile usare Outlook per Mac per creare e modificare regole basate sul server. Nella casella Regole di Outlook per Mac le regole del server sono raggruppate per account in Regole server nel riquadro sinistro. Queste regole vengono eseguite nel server della posta di Exchange, anche quando Outlook non è aperto. Perché non è necessario che Outlook sia aperto, le regole basate sul server sono utili se si accede all'account da più computer. Una limitazione è che non possono eseguire azioni per cui è necessario che Outlook sia aperto, ad esempio riprodurre un suono.
Se l'account è gestito da una versione di Exchange precedente a Microsoft Exchange Server 2010 SP1, è possibile creare o modificare le regole basate su server tramite Outlook Web App oppure Outlook per Windows.
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Regole basate su client Le regole client sono regole che vengono eseguite solo in Outlook per Mac. Nella finestra di dialogo Regole di Outlook per Mac regole client sono raggruppate per tipo di account in Regole client nel riquadro sinistro. È possibile creare regole client per qualsiasi account usato in Outlook per Mac. A differenza delle regole basate su server, quelle basate su client consentono di specificare azioni all'interno di Outlook, ad esempio riprodurre un suono.
