Creare e condividere un dashboard con Excel e Gruppi di Microsoft

Un dashboard è una rappresentazione visiva delle metriche chiave che consente di visualizzare e analizzare rapidamente i dati in un'unica posizione. I dashboard non solo forniscono visualizzazioni dati consolidate, ma anche un'opportunità di business intelligence in modalità self-service, in cui gli utenti possono filtrare i dati per visualizzare solo gli elementi importanti per loro. In passato, la creazione di rapporti di Excel spesso richiedeva la generazione di più rapporti per i diversi utenti o reparti, in base alle esigenze specifiche.

Esempio di un dashboard di Excel con filtri dei dati e sequenza temporale

Panoramica

In questo argomento verrà illustrato come usare più tabelle pivot, grafici pivot e strumenti di tabella pivot per creare un dashboard dinamico. Gli utenti avranno quindi la possibilità di filtrare rapidamente i dati nel modo desiderato con i filtri dei dati e una sequenza temporale, che consentono alle tabelle pivot e ai grafici di espandere e comprimere automaticamente in modo da visualizzare solo le informazioni che gli utenti vogliono visualizzare. Inoltre, è possibile aggiornare rapidamente il dashboard quando si aggiungono o si aggiornano i dati. Si tratta di una funzionalità molto utile perché consente di creare il rapporto dashboard una sola volta.

In questo esempio verranno creati quattro grafici e tabelle pivot da un'unica origine dati.

Una volta creato il dashboard, ti mostreremo come condividerlo con altri utenti creando un gruppo Microsoft. È disponibile anche una cartella di lavoro di Excel interattiva che può essere scaricata per eseguire la procedura autonomamente.

Scaricare la cartella di lavoro con esercitazione del dashboard di Excel.

Recuperare i dati

È possibile copiare e incollare dati direttamente in Excel oppure configurare una query da un'origine dati. Per questo argomento è stata usata la query Analisi delle vendite del modello Northwind Traders per Microsoft Access. Se si vuole usarlo, è possibile aprire Access e passare a File > Nuovo > Ricerca e in Ricerca immettere "Northwind" e creare il database dei modelli. Al termine, sarà possibile accedere a qualsiasi query inclusa nel modello. Questi dati sono già stati inseriti automaticamente nella cartella di lavoro di Excel, quindi non c'è da preoccuparsi se non si ha Access.
Verificare che i dati siano strutturati correttamente senza righe o colonne mancanti. Ogni riga deve rappresentare un singolo record o elemento. Per assistenza con la configurazione di una query o se i dati devono essere modificati, vedere Ottenere & Trasforma in Excel.
Se non lo sono già, formattare i dati come tabella di Excel. Quando si importa da Access, i dati vengono importati automaticamente in una tabella.

Creare tabelle pivot

Selezionare una cella nell'intervallo di dati e passare a Inserisci > Tabella pivot > Nuovo foglio di lavoro. Per altre informazioni, vedere Creare una tabella pivot per analizzare i dati di un foglio di lavoro.
Aggiungere i campi desiderati della tabella pivot, quindi formattare secondo le proprie preferenze. Questa tabella pivot sarà la base per altre tabelle, quindi è consigliabile dedicare un po' di tempo ad apportare le modifiche necessarie allo stile, al layout del rapporto e alla formattazione generale, in modo da non doverla eseguire più volte. Per altre informazioni, vedere: Progettare il layout e il formato di una tabella pivot.

In questo caso, le vendite vengono inserite in un riepilogo principale in base alla categoria del prodotto e ordinate per il campo Vendite in ordine decrescente.

Per altri dettagli, vedere Ordinare i dati in una tabella pivot o in un grafico pivot.
Dopo aver creato la tabella pivot master, selezionarla e quindi copiarla e incollarla tutte le volte necessarie nelle aree vuote del foglio di lavoro. Nell'esempio le tabelle pivot possono modificare le righe, ma non le colonne, che quindi vengono inserite sulla stessa riga con una colonna vuota a separarle. Tuttavia, potrebbe essere necessario inserire le tabelle pivot l'una sotto l'altra, se è possibile espandere le colonne.

Importante: Le tabelle pivot non possono sovrapporsi tra loro, quindi assicurarsi che lo spazio tra le tabelle sia sufficiente per consentirne l'espansione e la compressione quando i valori vengono filtrati, aggiunti o rimossi.

A questo punto, è consigliabile assegnare nomi significativi alle tabelle pivot, in modo da sapere cosa fanno. In caso contrario, Excel assegna loro il nome Tabella pivot1, Tabella pivot2 e così via. È possibile selezionare ognuno di essi, passare a Analizza tabella pivot > tabella pivot e quindi immettere un nuovo nome nella casella Nome tabella pivot . Questo è un passaggio importante per la connessione delle tabelle pivot a Filtri dei dati e ai controlli di Sequenza temporale.

Creare grafici pivot

Fare clic in un punto qualsiasi della prima tabella pivot e passare a Analizza tabella pivot > Strumenti > grafico pivot e quindi selezionare un tipo di grafico. È stato scelto un grafico combinato con Vendite come istogramma a colonne raggruppate e % totale come grafico a linee tracciato sull'asse secondario.
Selezionare il grafico, quindi ridimensionare e formattare in base alle esigenze nelle schede Analizza grafico pivot, Progettazione e Formato . Per altre informazioni, vedere la serie sulla formattazione dei grafici.
Ripetere per ognuna delle tabelle pivot rimanenti.
Ora è il momento giusto per rinominare anche i grafici pivot. Passare a Analizza grafico pivot > grafico pivot e quindi immettere un nuovo nome nella casella Nome grafico .

Aggiungere i filtri dei dati e una sequenza temporale

I filtri dei dati e le sequenze temporali consentono di filtrare rapidamente le tabelle pivot e i grafici pivot in modo da visualizzare solo le informazioni significative.

Visualizzazione esplosa di Filtri dei dati e di un controllo di Sequenza temporale in un dashboard

Selezionare una tabella pivot e passare a Analizza tabella pivot > Filtro > Inserisci filtro dati, quindi selezionare ogni elemento da usare per un filtro dei dati. Per questo dashboard sono stati selezionati Categoria, Nome prodotto, Dipendente e Nome cliente. Quando si fa clic su OK, i filtri dei dati vengono aggiunti al centro dello schermo, sovrapposti, quindi è necessario disporli e ridimensionarli in base alle esigenze.
Opzioni filtro dei dati: Se si fa clic su un filtro dei dati, è possibile passare alla scheda Filtro dati e selezionare varie opzioni, ad esempio Stile e il numero di colonne visualizzate. È possibile allineare più filtri dei dati selezionandoli con CTRL+clic con il pulsante sinistro del mouse e quindi usando gli strumenti Allinea nella scheda Strumenti filtro dati .
Connections del filtro dei dati: I filtri dei dati saranno connessi solo alla tabella pivot usata per crearli, quindi è necessario selezionare ogni filtro dei dati e quindi passare a Filtro dei dati > filtro dei dati >rapporto di Connections e verificare quali tabelle pivot si desidera connettere a ognuna. I filtri dei dati e le sequenze temporali possono controllare le tabelle pivot in qualsiasi foglio di lavoro, anche se è nascosto.
Aggiungere una sequenza temporale: Selezionare una tabella pivot e passare a Analizza tabella pivot > Filtro > Inserisci sequenza temporale, quindi selezionare ogni elemento da usare. Per questo dashboard è stata selezionata la Data ordine.
Opzioni sequenza temporale: Fare clic sulla sequenza temporale, passare alla scheda Sequenza temporale e selezionare opzioni come Stile, Intestazione e Didascalia. Selezionare l'opzione Connessioni rapporto per collegare la sequenza temporale alle tabelle pivot di propria scelta.

Altre informazioni su Filtri dei dati e i controlli di Sequenza temporale.

Passaggi successivi

Il dashboard è ora completato in modo funzionale, ma probabilmente è ancora necessario disporlo nel modo desiderato e apportare le modifiche finali. Ad esempio, è possibile aggiungere un titolo del report o uno sfondo. Per il dashboard sono state aggiunte forme intorno alle tabelle pivot e sono state disattivate le intestazioni e lelinee della griglia nella scheda Visualizza .

Verificare ognuno dei filtri dei dati e delle sequenze temporali per assicurarsi che le tabelle pivot e i grafici pivot si comportino come desiderato. Si potrebbero trovare situazioni in cui determinate selezioni causano problemi se una tabella pivot vuole modificare e sovrapporsi a un'altra, cosa che non può fare e visualizza un messaggio di errore. Questi problemi devono essere corretti prima di distribuire il dashboard.

Dopo aver completato la configurazione del dashboard, è possibile fare clic sulla scheda Condividi il dashboard nella parte superiore di questo argomento per informazioni su come distribuirlo.