Creare e condividere un dashboard con Excel e Gruppi di Microsoft

Recuperare i dati

1. È possibile copiare e incollare dati direttamente in Excel oppure configurare una query da un'origine dati. Per questo argomento è stata usata la query Analisi delle vendite del modello Northwind Traders per Microsoft Access. Per usarla, è possibile aprire Access e passare a File > Nuovo e cercare "Northwind" e creare il modello di database. Al termine, sarà possibile accedere a tutte le query incluse nel modello. Questi dati sono già predisposti nella cartella di lavoro di Excel, quindi non è necessario avere Access.

2. Verificare che i dati siano strutturati correttamente, senza righe o colonne mancanti. Ogni riga deve rappresentare un singolo record o elemento. Per facilitare la configurazione di una query oppure se i dati devono essere modificati, vedere Recupera e trasforma in Excel.

   

3. Se non lo sono già, formattare i dati come tabella di Excel. Quando si importa da Access, i dati vengono importati automaticamente in una tabella.

Creare tabelle pivot

1. Selezionare una cella nell'intervallo di dati e passare a Inserisci > Tabella pivot > Nuovo foglio di lavoro. Per altre informazioni, vedere Creare una tabella pivot per analizzare i dati di un foglio di lavoro.

2. Aggiungere i campi desiderati della tabella pivot, quindi formattare secondo le proprie preferenze. Questa tabella pivot sarà la base per le altre tabelle, quindi è opportuno dedicare un po' di tempo per apportare tutte le modifiche necessarie a stile, layout del rapporto e formattazione generale in modo da non dover ripetere l'operazione successivamente. Per altre informazioni, vedere: Progettare il layout e il formato di una tabella pivot.

   In questo caso, le vendite vengono inserite in un riepilogo principale in base alla categoria del prodotto e ordinate per il campo Vendite in ordine decrescente.

   

   Per altri dettagli, vedere Ordinare i dati in una tabella pivot o in un grafico pivot.

3. Dopo aver creato la tabella pivot master, selezionarla e quindi copiarla e incollarla tutte le volte necessarie nelle aree vuote del foglio di lavoro. Nell'esempio le tabelle pivot possono modificare le righe, ma non le colonne, che quindi vengono inserite sulla stessa riga con una colonna vuota a separarle. Tuttavia, potrebbe essere necessario inserire le tabelle pivot l'una sotto l'altra, se è possibile espandere le colonne.

   Importante: Le tabelle pivot non possono sovrapporsi tra loro, quindi assicurarsi che ci sia spazio sufficiente tra di esse per consentirne l'espansione e la compressione quando i valori vengono filtrati, aggiunti o rimossi.

   A questo punto è consigliabile assegnare nomi significativi alle tabelle pivot per indicare a cosa servono. In caso contrario, Excel assegna nomi come TabellaPivot1, TabellaPivot2 e così via. È possibile selezionare le singole tabelle, quindi passare a Strumenti tabella pivot > Analizza e immettere un nuovo nome nella casella Nome tabella pivot. Questo è un passaggio importante per la connessione delle tabelle pivot a Filtri dei dati e ai controlli di Sequenza temporale.

   

Creare grafici pivot

1. Fare clic in un punto qualsiasi della prima tabella pivot e passare a Strumenti tabella pivot > Analizza > Grafico pivot, quindi selezionare un tipo di grafico. Abbiamo scelto un grafico combinato con Vendite rappresentato in un istogramma a colonne raggruppate e % totale in un grafico a linee tracciato sull'asse secondario.

   

2. Selezionare il grafico, quindi impostare le dimensioni e il formato desiderati nella scheda Strumenti grafico pivot. Per altre informazioni, vedere la serie sulla formattazione dei grafici.

3. Ripetere per ognuna delle tabelle pivot rimanenti.

4. È ora possibile rinominare anche i grafici pivot. Passare a Strumenti grafico pivot > Analizza e immettere un nuovo nome per la casella Nome grafico.

Aggiungere i filtri dei dati e una sequenza temporale

I filtri dei dati e le sequenze temporali consentono di filtrare rapidamente le tabelle e i grafici pivot, in modo da visualizzare solo le informazioni rilevanti.

1. Selezionare una tabella pivot e passare a Strumenti tabella pivot > Analizza > Filtro > Inserisci filtro dati, quindi selezionare tutti gli elementi da usare per un filtro dei dati. Per questo dashboard sono stati selezionati Categoria, Nome prodotto, Dipendente e Nome cliente. Quando si fa clic su OK, i filtri dei dati verranno aggiunti al centro dello schermo, disposti in pila l'uno sull'altro, quindi sarà necessario disporli e ridimensionarli in base alle esigenze.

   

2. Opzioni del filtro dei dati: se si fa clic su un filtro dei dati, è possibile accedere a Strumenti filtro dati > Opzioni e selezionare varie opzioni, ad esempio lo Stile e il numero di colonne visualizzato. È possibile allineare più filtri dei dati selezionandoli con CTRL+clic, quindi usare gli strumenti di Allinea nella scheda Strumenti filtro dati.

3. Connessioni filtro dati: i filtri dei dati vengono connessi solo alla tabella pivot usata per crearli, quindi è necessario selezionare i singoli filtri dei dati, passare a Strumenti filtro dati > Opzioni > Connessioni rapporto e quindi selezionare le tabelle pivot da connettere a ciascun filtro. I filtri dei dati e le sequenze temporali possono controllare le tabelle pivot in qualsiasi foglio di lavoro, anche se è nascosto.

   

4. Aggiungere una sequenza temporale: selezionare una tabella pivot e passare a Strumenti tabella pivot > Analizza > Filtro > Inserisci sequenza temporale, quindi selezionare tutti gli elementi da usare. Per questo dashboard è selezionato Data ordine.

5. Opzioni della sequenza temporale: fare clic su Sequenza temporale e passare a Strumenti sequenza temporale > Opzioni, selezionare opzioni come Stile, Intestazione e Didascalia. Selezionare l'opzione Connessioni rapporto per collegare la sequenza temporale alle tabelle pivot di propria scelta.

Altre informazioni su Filtri dei dati e i controlli di Sequenza temporale.

Passaggi successivi

Il dashboard ora ha tutte le funzionalità, ma è comunque necessario disporle secondo le proprie preferenze e apportare le modifiche finali. Ad esempio, è consigliabile aggiungere un titolo del rapporto o uno sfondo. Nel dashboard sono state aggiunte forme intorno alle tabelle pivot e disattivate intestazioni e linee della griglia dalla scheda Visualizza.

Verificare ognuno dei filtri dei dati e delle sequenze temporali per assicurarsi che le tabelle pivot e i grafici pivot si comportino correttamente. È possibile che si verifichino situazioni in cui determinate selezioni causano problemi se una tabella pivot vuole modificare e sovrapporsi a un'altra, cosa che non può essere eseguita e visualizza un messaggio di errore. Questi problemi devono essere corretti prima di distribuire il dashboard.

Dopo aver configurato il dashboard, è possibile fare clic sulla scheda "Condividere il dashboard" nella parte superiore di questo argomento per informazioni su come distribuirlo.