Creare e gestire l'elenco delle parti interessate del progetto

Di Jane Suchan, PMP

In che cosa consiste un progetto stakeholder?     Esistono molte definizioni e variano da origine a origine e società a società. Tutti indicano che gli stakeholder sono persone o gruppi che hanno un interesse acquisito per l'esito di un progetto. La gestione delle parti interessate è sinonimo di gestione delle relazioni: l'obiettivo è ottenere e sostenere l'impegno per il progetto.

In questo caso, i soggetti interessati sono singoli o gruppi dell'organizzazione che hanno un interesse o ne saranno colpiti, il risultato del progetto. Ma prima di iniziare l'esercizio della creazione e della gestione dell'elenco delle parti interessate, verificare che la definizione di un stakeholder sia allineata a quella dell'organizzazione.

Perché è importante gestire gli stakeholder?

Per quanto ci piacerebbe pensare che non sia il caso, dobbiamo affrontare il fatto che non tutti saranno entusiasti del 100 per cento per il progetto. Le parti interessate potrebbero dover imparare nuovi strumenti o processi, cedere il controllo o, in alcuni casi estremi, perdere il lavoro. L'onere ricade sul Project Manager e sui garanti per facilitare le preoccupazioni degli stakeholder ed è improbabile che si riesca a rendere sempre felici tutte le persone. Alcune dovranno essere gestite in modo che non possano sabotare gli sforzi.

Informazioni sulle motivazioni vi aiuteranno a risolvere i problemi e ad evitare comportamenti e tattiche negativi, ad esempio:

• Ritardando gli input o le approvazioni necessarie.

• Avvio di un progetto concorrente.

• Riassegnazione di risorse ad altri progetti.

• L'attivazione di politicking di back-room per insidiare il progetto.

I vantaggi della gestione efficace degli stakeholder sono i seguenti:

• Ridurre i tempi di ciclo del progetto impedendo che venga impantanato in politica.

• Semplificare il processo di approvazione.

• Aiutare a garantire che le risorse del progetto siano disponibili e rimangano concentrate.

• Mantenere il flusso delle informazioni.

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Sviluppare un elenco delle parti interessate

All'inizio del progetto, collaborare con lo sponsor del progetto per creare un elenco di tutti i possibili stakeholder. A seconda di come si definisce questo ruolo e dell'impatto che il progetto avrà sull'organizzazione, l'elenco potrebbe essere lungo.

L'elenco delle parti interessate è uno strumento per Project Manager e un input chiave per il piano di comunicazioni del progetto. In base alla valutazione dell'elenco, puoi pianificare una strategia di comunicazione forte. Non è quindi necessario condividere i dettagli dell'elenco oltre lo sponsor del progetto.

Con la maggior parte dei progetti vengono politica, quindi aspettarsi di inciampare in alcune acque torbide quando si sta valutando le parti interessate.

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Valutare l'elenco delle parti interessate

Determina il peso di ogni stakeholder e categorizzalo per livello di influenza. Alcuni avranno il potere di far progredire un progetto. Questo può includere lo sponsor del progetto o i Senior Manager. A causa delle posizioni e dei ruoli decisionali, è consigliabile monitorare attentamente questi stakeholder. Altri utenti possono essere persone che, anche se non riescono a staccare la spina da un progetto, potrebbero lavorare dietro le quinte per minare e possibilmente finirlo.

Un altro livello di stakeholder è quello che vivrà con il prodotto, a volte su base giornaliera. Questo gruppo fornisce l'input in forma di requisiti aziendali che devono essere soddisfatti. Hanno il massimo da guadagnare se il progetto è riuscito, perché li influirà direttamente. Anche se spesso non possono concludere direttamente o indirettamente un progetto, sono comunque fondamentali per il suo successo. Se non sono soddisfatte le proprie esigenze o preoccupazioni, si passerà rapidamente dall'essere il più grande sostenitore al problema più grande.

Un altro modo per organizzare le parti interessate consiste nel raggrupparle per livello di coinvolgimento e responsabilità. Un gruppo potrebbe partecipare attivamente al progetto e svolgere il lavoro, un altro potrebbe essere impegnato a un certo punto, ma un altro potrebbe essere il coinvolgimento dei soggetti che non sono attivamente impegnati, ma deve ricevere comunicazioni sul progetto.

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Usare RACI per categorizzare le parti interessate

Responsible, accountable, consulted and informed (RACI) è uno strumento usato nella progettazione organizzativa per assegnare e designare le parti interessate per livello di coinvolgimento e responsabilità del progetto. È un modo utile per suddividere in categorie le parti interessate in modo da pianificare la strategia di comunicazione più efficace per ogni persona o gruppo. Questi stakeholder sono definiti come segue:

• Responsabile    Questa persona è responsabile per il completamento di un'attività.

• Responsabile    Questa persona verrà chiamata per l'account se l'attività non viene completata e può gestire la persona responsabile del completamento dell'attività. I Project Manager hanno spesso questo ruolo.

• Consultato    Anche se non è responsabile per il completamento, questa persona viene consultata sugli aspetti dell'attività.

• Informato    Il titolare di questo ruolo passivo viene mantenuto informato ma non è responsabile per le attività.

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Un grammo di prevenzione...

La gestione dei progetti riguarda tutte le aspettative. Prima di tutto, è possibile usare il proprio sponsor per identificare e valutare le parti interessate. Assicurati di aggiornare l'elenco per tutta la durata del progetto. Devi sapere chi sono i tuoi stakeholder e i loro interessi per gestirli in modo efficace. Il problema si salva da difficoltà a lungo termine e assicura che il progetto abbia successo.

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