Microsoft Access offre diverse opzioni per creare etichette contenenti dati archiviati nelle tabelle di Access. Il più semplice è usare la Creazione guidata Etichetta di Access per creare e stampare un report formattato in base alle etichette. Le etichette possono contenere dati archiviati in tabelle di Access oppure dati importati o collegati da altre origini, ad esempio cartelle di lavoro di Microsoft Excel o elenchi di contatti di Microsoft Outlook. È possibile creare le etichette come report all'interno di Access oppure unire i dati con un documento di Microsoft Word e quindi stampare le etichette da Word. Questo articolo illustra i passaggi necessari.

Per saperne di più

Usare Access per creare e stampare etichette

In Access le etichette vengono create come report formattato con dimensioni di pagina ridotte in modo da adattarle all'etichetta desiderata. Le etichette vengono usate soprattutto per la spedizione, ma qualsiasi dato di Access può essere stampato in un formato di etichetta per vari scopi. Nel caso delle etichette postali, il report recupera i dati dell'indirizzo dalle tabelle o dalle query che contengono gli indirizzi. La stampa del report fornisce una singola etichetta per ogni indirizzo dell'origine record sottostante.

Per altre informazioni sul collegamento o l'importazione di dati da altre origini, ad esempio Microsoft Excel o Microsoft Outlook, da usare nelle etichette, vedere l'articolo Introduzione all'importazione e all'esportazione di dati.

La Creazione guidata Etichetta visualizza una serie di domande sulle etichette e sui dati da visualizzare. Il report verrà creato automaticamente e sarà possibile personalizzarlo, se necessario.

Creare etichette con la Creazione guidata Etichetta in Access

  1. Nel riquadro di spostamento selezionare l'oggetto contenente i dati da visualizzare nelle etichette. Si tratta in genere di una tabella, una tabella collegata o una query, ma è anche possibile selezionare una maschera o un report.

  2. Nel gruppo Report della scheda Crea fare clic su Etichette.

    Verrà avviata la Creazione guidata Etichetta.

    Prima pagina della Creazione guidata Etichetta

    1. Se si conosce il produttore e il numero prodotto delle etichette:

      • Scegliere il produttore nella casella Filtra per produttore.

      • Selezionare l'etichetta nella casella Che dimensione etichetta si vuole scegliere?

        In caso contrario, provare a trovare un prodotto i cui valori nelle colonne Dimensioni e Numero corrispondono alle etichette.

        Se non si trova un'etichetta simile:    

      • Fare clic su Personalizza e quindi su Nuovo.

        Viene visualizzata la finestra di dialogo Nuova etichetta.

        Pagina Nuova etichetta della Creazione guidata Etichetta

      • Misurare le etichette e immettere le misure nelle caselle appropriate della finestra di dialogo Nuova etichetta.

      • Immettere un nome per le etichette personalizzate nella casella di testo Nome etichetta, scegliere il tipo e l'orientamento di etichetta desiderati e quindi fare clic su OK.

        Se è già stata creata un'etichetta personalizzata e si vuole selezionarla:    

      • Fare clic su Mostra dimensioni dietichetta personalizzate e quindi sull'etichetta personalizzata desiderata.

    2. Selezionare Alimentazione foglio oContinua in Tipo di etichetta e quindi fare clic su Avanti.

    3. Selezionare il nome, la dimensione, lo spessore e il colore del testo del carattere da aggiungere all'etichetta e fare clic su Avanti.

    4. Nella pagina Etichetta indirizzo della procedura guidata scegliere i campi da inserire nelle etichette nell'elenco Campi disponibili e fare doppio clic su di essi per aggiungerli alla casella dell'etichetta prototipo.

      Aggiunta di campi a un'etichetta nella Creazione guidata Etichetta

      • Per aggiungere spazio tra i campi nella casella dell'etichetta prototipo, premere BARRA SPAZIATRICE.

      • Per creare una nuova riga, premere INVIO.

      • Per spostarsi tra campi e linee, usare i tasti di direzione.

      • Per rimuovere un campo dalla casella, premere BACKSPACE.

      • Per aggiungere altro testo o punteggiatura, ad esempio una virgola dopo il nome della città, fare clic per posizionare il cursore nel punto in cui si vuole inserire il testo e iniziare a digitare. Questo testo sarà lo stesso in ogni etichetta.

        Nota:  È possibile aggiungere campi dei tipi di dati seguenti solo usando la Creazione guidata Etichetta: Testo breve (Testo), Testo lungo (Memo), Numero, Data/ora, Valuta, Sì/No o Allegato. Per aggiungere campi di altri tipi di dati, aprire il report etichette in visualizzazione Struttura dopo aver completato la Creazione guidata Etichetta e quindi usare il riquadro Elenco campi per aggiungere i campi. Per aprire il riquadro Elenco campi mentre il report è aperto in visualizzazione Struttura, premere ALT+F8.

        Dopo aver disposto i campi sull'etichetta nel modo desiderato, fare clic su Avanti.

    5. Nella pagina successiva è possibile scegliere i campi in base a cui ordinare le etichette. Ad esempio, è possibile ordinare per codice postale per indirizzi di grandi dimensioni. Scegliere i campi in base a cui ordinare nell'elenco Campi disponibili e fare doppio clic su di essi per aggiungerli alla casella Ordina per. Al termine, fare clic su Avanti.

      Impostazione dell'ordinamento nella Creazione guidata etichetta

    6. Nell'ultima pagina immettere un nome per le etichette e fare clic su Fine.

      Ultima pagina della Creazione guidata Etichetta

      Se si sceglie Visualizza le etichette come verranno stampate nell'ultima pagina della Creazione guidata Etichetta, Access visualizza le etichette in Anteprima di stampa. È possibile fare clic sull'etichetta per fare zoom avanti e indietro oppure usare il controllo Zoom sulla barra di stato.

      Controllo Zoom

      Se si è scelto Modifica struttura etichetta nell'ultima pagina della Creazione guidata Etichetta, Access visualizza il report di etichette in visualizzazione Struttura.

      Nota:  L'anteprima di stampa è l'unica visualizzazione in cui è possibile visualizzare le colonne così come sono state disposte. Se il report viene visualizzato in visualizzazione Report o Visualizzazione Layout, Access visualizza tutti i dati in un'unica colonna.

Personalizzare l'aspetto dell'etichetta

Se le etichette risultanti non hanno l'aspetto desiderato, è possibile personalizzare il layout aprendo il report in visualizzazione Struttura e apportando le modifiche desiderate. Quando si usano le etichette, in genere è più semplice usare la visualizzazione Struttura, in cui si ha un controllo più preciso sul layout. Per visualizzare i risultati delle modifiche apportate in visualizzazione Struttura, passare a Anteprima di stampa.

Se Access visualizza un messaggio che indica che lo spazio orizzontale non è sufficiente per visualizzare i dati

Questo messaggio, quando viene visualizzato, è un effetto collaterale delle misure di alcune etichette. In genere si verifica quando le etichette si trovano molto vicine ai bordi sinistro e destro del foglio etichette. In questo modo la procedura guidata può specificare alcune misure esterne al normale intervallo di stampa e che a sua volta il messaggio verrà visualizzato quando si visualizza l'anteprima o si stampano le etichette.

Se si è soddisfatti dell'allineamento del testo nelle etichette e non si sta visualizzando una pagina vuota a pagine diverse, è possibile modificare la struttura del report e fare clic su OK nel messaggio ogni volta che viene visualizzato. In caso contrario, provare a modificare alcune delle opzioni di impostazione della pagina come descritto nella sezione seguente.

Se i dati non sono correttamente in riga con le etichette

In molti casi, è possibile risolvere problemi minori con il layout delle etichette apportando modifiche in visualizzazione Struttura. È possibile spostare i controlli e modificare le dimensioni dell'etichetta modificando la larghezza o l'altezza della sezione Dettaglio.

Per passare alla visualizzazione Struttura, fare clic con il pulsante destro del mouse sul report nel riquadro di spostamento e quindi scegliere Visualizzazione Struttura dal menu di scelta rapida.

Se è necessario modificare i margini o la spaziatura tra le etichette, è possibile usare la finestra di dialogo Imposta pagina in visualizzazione Struttura:

  • Nel gruppo Layout di pagina della scheda Imposta pagina fare clic su Colonne.

    Viene visualizzata la finestra di dialogo Imposta pagina con la scheda Colonne selezionata.

Scheda Colonne della finestra di dialogo Imposta pagina

È possibile modificare le impostazioni seguenti nelle tre sezioni della finestra di dialogo Imposta pagina:

Sezione

Opzione

Descrizione

Impostazioni griglia

Numero di colonne

Dovrebbe essere uguale al numero di etichette nella pagina.

Spaziatura delle righe

Immettere un nuovo valore per aumentare o ridurre lo spazio verticale tra le righe delle etichette.

Spaziatura colonne

Immettere un nuovo valore per aumentare o ridurre lo spazio orizzontale tra le colonne delle etichette.

Dimensioni colonne

Larghezza

Quando si imposta questo valore, è necessario tenere presenti le impostazioni dei margini e la spaziatura delle colonne.

È possibile controllare e regolare i margini facendo clic su Opzioni di stampa nella finestra di dialogo Imposta pagina.

Altezza

Regolare l'altezza di ogni etichetta, se necessario.

Come dettaglio

Se l'opzione è selezionata, la larghezza e l'altezza delle colonne vengono impostate sulla larghezza e sull'altezza della sezione Dettagli in visualizzazione Struttura.

Layout colonne

Verso il basso e poi in alto

Se l'opzione è selezionata, i dati dell'etichetta vengono stampati nella prima colonna, nella seconda e così via.

In alto, poi in basso

Se l'opzione è selezionata, i dati dell'etichetta vengono stampati sulla prima riga, poi sulla seconda riga e così via.

Nota:  È anche possibile aprire la finestra di dialogo Imposta pagina in Anteprima di stampa facendo clic su Colonne nella scheda Anteprima di stampa. Quando si fa clic su OK per chiudere la finestra di dialogo, le modifiche vengono applicate immediatamente in Anteprima di stampa.

Stampare le etichette

  1. Aprire il report in qualsiasi visualizzazione (o selezionarlo nel riquadro di spostamento).

  2. Nella scheda File fare clic su Stampae quindi su Stampa.

    Access visualizza la finestra di dialogo Stampa.

  3. Immettere le opzioni preferite riguardo la stampante, l'intervallo di stampa e il numero di copie.

  4. Fare clic su OK.

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Stampare i dati di Access usando la Creazione guidata Stampa unione in Microsoft Word

Se gli indirizzi sono archiviati in Access, ma si vogliono esportare in Word in modo da poter usare la funzionalità di stampa unione per formattare e stampare le etichette, è possibile usare la Creazione guidata Stampa unione in Word.

  1. Nel riquadro di spostamento selezionare la tabella o la query contenente i dati da stampare.

  2. Nel gruppo Esporta della scheda Dati esterni fare clic su Stampa unione di Word.

  3. Nella finestra di dialogo Creazione guidata Stampa unione di Microsoft Word, se è già stato creato un documento e si vogliono collegare i dati, fare clic su Collega dati a un documento di Microsoft Word esistente. In caso contrario, fare clic su Crea un nuovo documento e quindi collegare i dati al documento.

  4. Fare clic su OK.

    Se si sceglie Collega i dati a un documento di Microsoft Word esistente,viene visualizzata la finestra di dialogo Seleziona documento di Microsoft Word. Selezionare il documento desiderato e fare clic su Apri. Il documento verrà aperto in Word.

    Se si sceglie di creare un nuovo documento, Word viene aperto con un documento vuoto.

  5. In Word seguire le istruzioni del riquadro attività Stampa unione. Quando si arriva al passaggio 3 del processo di stampa unione di Word(Selezionedestinatari), l'origine dati scelta nel passaggio 1 di questa procedura sarà già selezionata.

    Per altre informazioni sulla Creazione guidata Stampa unione di Word, vedere la Guida di Word.

Nota:  È possibile usare Word per stampare gli indirizzi, indipendentemente da dove sono archiviati. In Word è possibile connettersi a elenchi di indirizzi archiviati in diverse applicazioni, ad esempio Excel, Outlook e Access. In caso contrario, se non si ha un elenco di indirizzi, è possibile crearne uno in Word e quindi stampare le etichette. Per altre informazioni, vedere la Guida di Word.

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