Quando si mostra una presentazione a un gruppo, è ovvio che si desideri controllarne il contenuto, il ritmo e gli elementi visualizzati in ogni momento. Una presentazione di PowerPoint è lo strumento ideale per fornire una presentazione online in modo professionale. Nessuno può modificare il contenuto presentato, ma è possibile consentire ad altri utenti di contrassegnare la presentazione per mettere in evidenza un punto.
Selezionare l'operazione da eseguire
Caricare un file PowerPoint prima di una riunione pianificata
Se è stata pianificata una riunione, potrebbe essere utile caricare la presentazione nella riunione prima che questa cominci.
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Aprire la riunione da Microsoft Outlook facendo clic sul collegamento relativo alla riunione online o su Partecipa a riunione online presente nell'invito.
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Nella finestra della riunione fare clic su Condividi, quindi su Presentazione PowerPoint.
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Fare doppio clic sul file PowerPoint che si desidera aggiungere, quindi scegliere Apri. Una volta che il file è stato caricato e convertito per la presentazione, le diapositive vengono visualizzate nell'area della finestra di condivisione della riunione a destra della finestra della riunione.
Controllare quali utenti possono scaricare la presentazione
Per mantenere l'attenzione concentrata sulla presentazione ed evitare distrazioni, è possibile limitare il numero di persone che possono scaricare la presentazione o gli stampati.
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Dopo avere caricato la presentazione, nella finestra di condivisione della riunione fare clic su Elenco contenuto, fare clic sulla freccia accanto al file, posizionare il puntatore del mouse su Disponibile per e selezionare uno dei seguenti elementi:
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Organizzatore Consente solo alla persona che pianifica la riunione di scaricare il file. Questa opzione può essere utile se si intende offrire una presentazione ma non si desidera che i partecipanti alla riunione ne conoscano il contenuto prima che venga presentato.
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Relatori Consente solo ai relatori di scaricare il file sui propri computer.
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Tutti Consente all'organizzatore, ai relatori e ai partecipanti di scaricare il file sui propri computer.
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Fornire una presentazione di PowerPoint
È possibile fornire una presentazione di PowerPoint già caricata in una riunione oppure individuare un file PowerPoint e iniziare la presentazione.
Presentare un file PowerPoint già caricato in una riunione
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Nella finestra della riunione fare clic su Condividi, su Contenuto recente, quindi selezionare il nome file.
Presentare un file PowerPoint non ancora caricato
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Nella finestra della riunione fare clic su Condividi, quindi su Presentazione PowerPoint.
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Nella finestra di dialogo Condividi PowerPoint individuare e fare doppio clic sul file PowerPoint da presentare. Potrebbe essere necessario attendere qualche minuto per consentire il caricamento e la conversione del file per la presentazione.
Nota: Ogni volta che viene eseguita una presentazione, l'icona relativa all'audio a destra del nome viene evidenziata e il testo visualizzato nel punto in cui si posiziona il puntatore del mouse indica che “(nome utente) è impegnato in una conversazione”.
Arrestare la visualizzazione della presentazione
Per arrestare la visualizzazione di una presentazione, attenersi alla seguente procedura:
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Nell'angolo superiore della finestra di condivisione della riunione fare clic su Arresta condivisione.
Controllare il contenuto visualizzato durante la presentazione
Se non si desidera che i partecipanti conoscano il contenuto della presentazione non ancora mostrato, è possibile bloccarne la visualizzazione. Gli altri relatori potranno comunque guardare l'intero contenuto della presentazione.
1. Nella finestra della riunione, in corrispondenza del nome della riunione nella parte superiore, fare clic sul collegamento Informazioni partecipazione e opzioni riunione, quindi su Opzioni riunione.
2. Nella finestra di dialogo Opzioni riunione online, in corrispondenza di Privilegi, nell'elenco a discesa Visualizza in privato, fare clic su Solo relatori.
Assegnare a tutti il ruolo di relatore
Per assegnare a tutti il ruolo di relatore, attenersi alla seguente procedura:
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Nella finestra della riunione, in corrispondenza del nome della riunione nella parte superiore, fare clic sul collegamento Informazioni partecipazione e opzioni riunione, quindi su Opzioni riunione.
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Nella finestra di dialogo Opzioni riunione online, in corrispondenza di Relatori, fare clic su Tutti, incluse le persone esterne alla società (nessuna restrizione).
Modificare i relatori durante una presentazione
I relatori possono mostrare a turno le diapositive di PowerPoint in una riunione. Mentre una persona svolge il ruolo di relatore, un'altra può passare a uno specifico punto della presentazione o perfino aprire un file separato e iniziare quindi la presentazione.
Predisporre più relatori
1. Nella finestra della riunione, in corrispondenza del nome della riunione nella parte superiore, fare clic sul collegamento Informazioni partecipazione e opzioni riunione, quindi su Opzioni riunione.
2. Nella finestra di dialogo Opzioni riunioni online, in corrispondenza di Privilegi, nell'elenco a discesa Visualizza in privato, assicurarsi che sia selezionato Solo relatori o Tutti.
Cambiare relatori
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Nella finestra della riunione, fare clic su Condividi, scegliere Presentazione PowerPoint, quindi nella finestra di dialogo Condividi PowerPoint, individuare e fare doppio clic sul file PowerPoint che si desidera presentare.
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Un relatore diverso pronto a iniziare la presentazione può fare clic su Subentra come relatore nella finestra di condivisione della riunione al momento appropriato della presentazione. Questa opzione è disponibile per tutti i relatori che non stanno eseguendo la presentazione. Tuttavia, solo il relatore corrente ha la possibilità di utilizzare l'opzione Arresta condivisione per terminare la presentazione.
Aggiungere note a una presentazione
Inserendo note in una presentazione si contrassegna solo il livello superiore o la versione condivisa di una presentazione senza modificare il file effettivo.
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Per iniziare a scrivere o a disegnare nella presentazione di PowerPoint, utilizzare gli strumenti disponibili nella parte inferiore della finestra di condivisione della riunione.
Consentire ad altri utenti di inserire note
Per consentire ad altri partecipanti di scrivere o disegnare nelle diapositive PowerPoint, attenersi alla seguente procedura:
1. Nella finestra della riunione, in corrispondenza del nome della riunione nella parte superiore, fare clic sul collegamento Informazioni partecipazione e opzioni riunione, quindi su Opzioni riunione.
2. Nella finestra di dialogo Opzioni riunione online, in corrispondenza di Privilegi, nell'elenco Privilegi di annotazione, fare clic su Tutti o Solo relatori.
Inserire un'immagine in una presentazione di PowerPoint
Nel corso della presentazione è possibile inserire un'immagine nel file PowerPoint. Attenersi alla seguente procedura:
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Nella finestra della riunione, in corrispondenza degli strumenti di annotazione nella parte inferiore della finestra di condivisione della riunione, fare clic sull'icona Inserisci immagine, quindi individuare e fare doppio clic sull'immagine che si desidera inserire.
Salvare una copia del file con le note
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Nella finestra della riunione, in corrispondenza degli strumenti di annotazione nella parte inferiore della finestra di condivisione della riunione, fare clic sull'icona Salva con annotazioni, quindi individuare la posizione prescelta e fare clic su Salva.
