Impostare le regole per una stampa unione

Usare le regole per personalizzare la stampa unione in base alle informazioni presenti nell'origine dati. Ad esempio, è possibile usare una regola per aggiungere un valore scaduto quando la data di scadenza di un destinatario è già trascorsa.

Configurare le regole dopo aver selezionato i destinatari per la stampa unione e aver inserito i campi unione nel documento.

Passare a Regole per la corrispondenza> e scegliere una regola in base alle descrizioni riportate di seguito.

Domanda

Usare la regola Chiedi quando si desidera immettere le informazioni una sola volta e visualizzarle in più punti del documento unito. Ad esempio, se una data della riunione non è inclusa nell'origine dati, è possibile immettere la data una sola volta e visualizzarla ovunque sia stato aggiunto il segnalibro corrispondente.

1. Nel documento di stampa unione premere CTRL+F9 e quindi digitare un nome per creare un segnalibro. Ripetere l'operazione, usando lo stesso nome, in ogni punto in cui si vuole che venga visualizzata la risposta al campo Chiedi nel documento.
2. Posizionare il cursore in un punto qualsiasi del documento prima del primo segnalibro appena creato.
3. Vai aRegole>per l'invio>Chiedi.
4. Seleziona il segnalibro appena creato o digitane il nome, e immetti una richiesta, ad esempio "Data evento?" nella casella Richiesta .
5. Selezionare OK e quindi di nuovo OK .
6. Al termine del processo, quando si seleziona Fine & unione, scegliere Modifica singoli documenti. Verrà richiesta una risposta per ogni destinatario. La risposta verrà inserita nei segnalibri specificati, nei documenti risultanti dall'unione.

Ulteriori informazioni: Codici di campo: campo Ask

Fill-in

Ad esempio, si sta inviando lo stesso invito per una riunione trimestrale. L'origine dati non archivia le date della riunione e la data della riunione compare una sola volta nell'invito.

Inserendo un campo di riempimento nel documento, è possibile eseguire la stessa unione per ogni riunione. L'unica cosa che dovrai digitare è la data della riunione.

1. Posizionare il cursore nel punto in cui si vuole inserire il testo di riempimento.

2. Nella scheda Lettere, passare aCompilazioneregole>.

3. Immetti un prompt, ad esempio Data evento? nella casella Richiesta .

4. Selezionare OK e quindi di nuovo OK .

5. Selezionare Fine & Unisci >Modifica singoli documenti.

6. Quando richiesto, immettere una risposta per ogni destinatario. La risposta verrà inserita nel campo Compila e apparirà ai segnalibri nel documento unito.

Se... Poi... Altrimenti

Usa un metodo Se... Poi... Altrimenti per visualizzare testo diverso in base alle informazioni presenti nell'origine dati. Ad esempio, è possibile visualizzare un messaggio di arrivo quando il campo Paese/area geografica è vuoto e un altro quando non lo è.

1. Posizionare il cursore nel punto in cui inserire il testo condizionale.

2. Vai alleregole>di> inviose... Poi... Altrimenti.

3. Scegliere il nome del campo e il confronto.

4. Nella casella Confronta con immettere il valore da confrontare. Saltare questo passaggio se l'opzione selezionata è vuota o non vuota.

5. In Inserisciquesto testo, immettere il testo da visualizzare quando la condizione viene soddisfatta.

6. In caso contrario, inserire il testo da visualizzare quando la condizione non viene soddisfatta.

7. Selezionare OK.

Ulteriori informazioni: Codici di campo: campo IF

MergeRec

Usa Unisci record # per mostrare a ogni destinatario la sua posizione in una lista di attesa. Ad esempio, è possibile ordinare l'elenco dei destinatari in ordine cronologico di iscrizione e quindi usare una regola Unisci record # per visualizzare la posizione numerata del destinatario nell'elenco.

Il numero di record riflette le impostazioni di ordinamento o i filtri applicati prima dell'unione.

1. Posizionare il cursore nel punto in cui si vuole visualizzare il numero di record.
2. Passare a Regole di>> stampaUnisci record #.

Ulteriori informazioni: Codici di campo: campo MergeRec

MergeSeq

Usare Unisci sequenza # per visualizzare il numero di ogni record nel documento unito. Ad esempio, è possibile numerare ogni destinatario nell'ordine in cui vengono uniti.

1. Posizionare il cursore nel punto in cui si vuole visualizzare il numero di record.
2. Passare a Lettere>Regole>Unisci sequenza #.

Ulteriori informazioni: Codici di campo: campo MergeSeq

Next

Usare la regola del record successivo per indicare a Word di passare al record successivo senza iniziare una nuova pagina. Ad esempio, si usa la stampa unione per stampare l'elenco di contatti su un unico foglio.

1. Posizionare il cursore nel punto in cui si vogliono visualizzare i dati del record successivo.
2. Passare alprossimo record delleregole>di mailing>.
3. Inserire un campo unione per i dati desiderati successivamente
   Un elenco di nomi di società potrebbe essere simile al seguente:
   «Company_Name»
   «Prossimo record»«Company_Name»
   «Prossimo record»«Company_Name»

Ulteriori informazioni: Codici di campo: campo successivo

NextIf

Usa record successivo se per controllare quando Word passa al record successivo in base a una condizione. Ad esempio, è possibile usare il campo Paese/area geografica per separare le persone partecipanti nazionali da quelle internazionali.

1. Posizionare il cursore nel punto in cui si vogliono visualizzare i dati del record successivo.
2. Passa aRegole>di> invioProssimo record se.
3. Nell'elenco Nome campo scegliere il nome del campo unione, ad esempio Città.
4. Nell'elenco Confronto scegliere un modo per confrontare il valore dei dati. Ad esempio, per individuare i destinatari in una determinata città, fare clic su Uguale a.
5. Nella casella Confronta con immettere il valore che si desidera utilizzare. Ad esempio, per individuare i destinatari a Tokyo, digitare Tokyo (saltare questa opzione se si è scelto che sia vuota o non vuota come nel confronto).

Ulteriori informazioni: Codici di campo: campo NextIf

Set

Usare Imposta segnalibro per immettere le informazioni una sola volta e usarle in più punti del documento. Ad esempio, è possibile immettere il nome di un relatore una sola volta e usarlo ovunque sia stato aggiunto un campo Ref corrispondente.

1. Posizionare il cursore in qualsiasi punto del documento.
2. Passare aRegole>lettere>,Imposta segnalibro, digitare un nome e quindi selezionare OK.
3. Posizionare il cursore nel punto in cui si vuole visualizzare il testo del segnalibro.
4. Selezionate Inserisci campoparti> rapide (Enter> QuickParts Field) e selezionate Rifm.
5. Scegliere il nome del segnalibro appena creato e selezionare OK.
6. Inserire il campo Ref in tutti i punti in cui si vuole visualizzare il testo del segnalibro.
7. Prima di eseguire l'unione, fare clic con il pulsante destro del mouse sul campo impostato, selezionare Modifica campo e immettere il testo desiderato nella casella di testo .
8. Selezionare OK.

Ulteriori informazioni: Codici di campo: campo impostato 

SkipIf

Usa Ignora record se per escludere i destinatari dalla stampa unione in base alle informazioni presenti nell'origine dati. Ad esempio, è possibile escludere i clienti il cui campo Dimensioni corrisponde a una dimensione specifica.

1. Passare alleregole>di Mailings>Ignora Registra se.
2. Nell'elenco Nome campo scegliere il nome del campo unione, ad esempio Dimensioni.
3. Nell'elenco Confronto scegliere un modo per confrontare il valore dei dati. Ad esempio, per individuare i clienti che indossano una taglia specifica, scegliere Uguale a.
4. Nella casella Confronta con immettere il valore che si desidera utilizzare. Ad esempio, per individuare i clienti che indossano la taglia extra-small, scegli XS (salta questa opzione se hai scelto che è vuota o non è vuota come il confronto).

Ulteriori informazioni: Codici di campo: campo SkipIf