Impostare le regole per una stampa unione

Supponiamo che tu invii lo stesso invito per una riunione trimestrale. L'origine dati non archivia le date della riunione e la data della riunione viene visualizzata più volte nell'invito.

Inserendo i segnalibri nel documento e includendo un campo Ask, è possibile eseguire la stessa Unione per ogni riunione. L'unica cosa che dovrai digitare è la data della riunione e la digiti solo una volta.

1. Nel documento di Unione premere CTRL + F9 e quindi digitare un nome per creare un segnalibro. Ripetere questa operazione usando lo stesso nome in tutte le posizioni in cui si vuole che venga visualizzata nel documento la risposta al campo Ask.

2. Posizionare il cursore in un punto qualsiasi del documento, prima del primo segnalibro appena creato.

3. Nella scheda lettere fare clic su regole> Chiedi.

4. Selezionare il segnalibro appena creato (o digitarne il nome) e immettere un prompt, ad esempio "Data evento?" nella casella richiesta .

5. Selezionare OKe quindi di nuovo OK .

6. Alla fine del processo, quando si preme fine & Unione, selezionare modifica singoli documenti. Verrà richiesto di ricevere una risposta per ogni destinatario. Questa risposta verrà inserita nei segnalibri specificati nei documenti che risultano dall'Unione.

Altre info: codici di campo: campo ASK

Supponiamo che tu invii lo stesso invito per una riunione trimestrale. L'origine dati non archivia le date della riunione e la data della riunione viene visualizzata una sola volta nell'invito.

Inserendo un campo Fill-in nel documento, è possibile eseguire la stessa Unione per ogni riunione. L'unica cosa che dovrai digitare è la data della riunione.

1. Posizionare il cursore nel punto in cui si vuole inserire il testo di riempimento.

2. Nella scheda lettere fare clic su regole> Fill-in.

3. Immettere un prompt, ad esempio "Data evento?" nella casella richiesta .

4. Selezionare OKe quindi di nuovo OK .

5. Alla fine del processo, quando si preme fine & Unione, selezionare modifica singoli documenti. Verrà richiesto di ricevere una risposta per ogni destinatario. Tale risposta verrà inserita nel campo Fill-in, nei documenti che risultano dall'Unione.

Altre info: codici di campo: campo Fill-in

Supponiamo che tu stia inviando la corrispondenza a un elenco di partecipanti alla conferenza che viaggiano sia a livello nazionale che internazionale. Il campo paese/area geografica nell'origine dati potrebbe essere vuoto per i partecipanti nazionali. Puoi usare un se... Quindi... Else... regola per personalizzare il messaggio per tutti i destinatari. Ad esempio, i destinatari il cui campo paese/area geografica è vuoto potrebbero vedere, "sarai accolto al Gate all'arrivo", mentre tutti gli altri destinatari potrebbero vedere, "sarai accolto alla scrivania vicino alle dogane".

1. Posizionare il cursore nel punto in cui si vuole che il testo condizionale vada.

2. Nella scheda lettere fare clic su regole> se... Quindi... Else.

3. Nell'elenco nome campo scegliere il campo dell'origine dati che determinerà il testo condizionale.

4. Nell'elenco di confronto scegliere un modo per confrontare il valore dei dati.

5. Nella casella Confronta a immettere il valore di confronto (ignorare questo se si è scelto è vuoto o non è vuoto come confronto).

6. Nella casella Inserisci questo testo immettere il testo che si trova nel documento quando si soddisfano i criteri di confronto.

7. Nella casella di testo altrimenti inserire il testo che passa nel documento quando i criteri di confronto non vengono soddisfatti.

8. Scegliere OK.

Altre info: codici di campo: campo IF

Supponiamo che tu voglia che la corrispondenza visualizzi ogni destinatario la posizione in una lista d'attesa. È possibile ordinare l'elenco dei destinatari in ordine cronologico delle registrazioni e quindi usare un record merge # Rule per visualizzare la posizione numerata del destinatario nell'elenco.

Il numero di record rispecchia qualsiasi ordinamento o filtro applicato all'origine dati prima dell'Unione.

1. Posizionare il cursore nel punto in cui si vuole visualizzare il numero di record.

2. Nella scheda lettere fare clic su regole> Unisci record #.

Altre info: codici di campo: campo MERGEREC

Supponiamo che tu voglia che la corrispondenza visualizzi ogni destinatario il numero totale di persone che hanno effettuato l'iscrizione a un evento. La regola merge Sequence # contiene un conteggio dei record nel documento Unito.

1. Posizionare il cursore nel punto in cui si vuole visualizzare il numero di record.

2. Nella scheda lettere scegliere regole> Unisci sequenza #.

Altre info: codici di campo: campo MERGESEQ

Supponiamo di usare la stampa unione per stampare l'elenco contatti su un singolo foglio di carta. Usare la regola successiva del record per comunicare a Word di passare al record successivo senza iniziare una nuova pagina.

1. Posizionare il cursore nel punto in cui si desidera visualizzare i dati del record successivo.

2. Nella scheda lettere fare clic su regole> record successivo.

3. Inserire un campo unione per i dati desiderati
   Ad esempio, un elenco di nomi di società può avere un aspetto simile al seguente:

   «Company_Name»
   «Prossimo record» «Company_Name»
   «Prossimo record» «Company_Name»

Altre info: codici di campo: campo Next

Supponiamo che tu voglia un elenco di partecipanti alla conferenza di viaggi nazionali su un foglio di carta e i partecipanti di viaggi internazionali elencati in un altro foglio di carta. Il campo paese/area geografica nell'origine dati potrebbe essere vuoto per i viaggiatori nazionali. Puoi usare un record successivo se regola per impedire che Word inizi una nuova pagina fino a quando non raggiunge i destinatari il cui campo paese/area geografica non è vuoto. Per ottenere questo risultato, devi prima ordinare l'origine dati per paese/area geografica.

1. Posizionare il cursore nel punto in cui si desidera visualizzare i dati del record successivo.

2. Nella scheda lettere passa a regole> record successivo se.

3. Nell'elenco nome campo scegliere il nome del campo unione, ad esempio città.

4. Nell'elenco di confronto scegliere un modo per confrontare il valore dei dati. Ad esempio, per individuare i destinatari in una determinata città, fare clic su Uguale a.

5. Nella casella Confronta a immettere il valore che si vuole usare. Ad esempio, per selezionare i destinatari in Tokyo, digitare Tokyo (skip this se si sceglie è vuoto o non è vuoto come confronto).

Altre info: codici di campo: campo NEXTIF

Supponiamo che tu stia preparando gli inviti a una conferenza in cui il relatore principale non è ancora stato finalizzato. È possibile abbandonare i segnaposto per il nome del relatore in tutto il documento e includere una regola di segnalibro imposta, in cui immettere il nome del relatore una volta e viene visualizzato in tutti i segnaposto.

I segnaposto sono campi REF; la regola del segnalibro imposta inserisce un campo che non viene visualizzato nel documento, a meno che non si premi ALT + F9 per visualizzare i codici di campo.

1. Posizionare il cursore in un punto qualsiasi del documento.

2. Nella scheda lettere fare clic su regole> impostare un segnalibroe digitare un nome e quindi scegliere OK.

3. Posizionare il cursore nel punto in cui si vuole che venga visualizzato il testo del segnalibro.

4. Nella scheda Inserisci fare clic su parti rapide > campoe scegliere ref.

5. Scegliere il nome del segnalibro appena creato e quindi scegliere OK.

6. Inserire il campo Ref ovunque si voglia visualizzare il testo del segnalibro.

7. Prima di eseguire l'Unione, fare clic con il pulsante destro del mouse sul campo set, scegliere modifica campoe immettere il testo desiderato nella casella di testo .

8. Scegliere OK.

Altre info: codici di campo: set Field 

Supponiamo che tu sia il proprietario di un negozio di abbigliamento e trovi di avere un overstock di una particolare maglietta, ma non le dimensioni più comuni. Quando si è pronti a inviare un volantino di vendita, si escludono i clienti che indossano una determinata dimensione. Usare la regola ignora record se per confrontare i contenuti dei dati delle dimensioni del cliente con le dimensioni da escludere.

1. Nella scheda lettere passare a regole> Ignora record se.

2. Nell'elenco nome campo scegliere il nome del campo unione, ad esempio dimensione.

3. Nell'elenco di confronto scegliere un modo per confrontare il valore dei dati. Ad esempio, per selezionare i clienti che indossano una dimensione specifica, scegliere uguale a.

4. Nella casella Confronta a immettere il valore che si vuole usare. Ad esempio, per fare in modo che i clienti che indossano una dimensione extra-sorte scelgano XS (skip this se si sceglie è vuoto o non è vuoto come confronto).

Altre info: codici di campo: campo SKIPIF