Microsoft 365 offre vari tipi di gruppi che consentono ai team di collaborare in modo più efficiente. Ogni tipo di gruppo ha uno scopo univoco, ad esempio la gestione delle conversazioni di posta elettronica, la condivisione di file o l'organizzazione di eventi. In questo articolo verranno esplorati i diversi tipi di gruppi in Microsoft 365 e le relative funzionalità, in modo da poter selezionare quello più adatto alle esigenze di collaborazione del team.
Tipi di gruppo in Microsoft 365
-
Gruppi di Microsoft 365 sono progettati per la collaborazione all'interno dell'organizzazione. Includono un indirizzo di posta elettronica di gruppo e un sito di SharePoint in cui è possibile condividere documenti, note e agende delle riunioni. È possibile usare Gruppi di Microsoft 365 per la gestione dei progetti, la comunicazione del team e la condivisione di documenti.
-
I gruppi di distribuzione vengono usati per trasmettere informazioni e aggiornamenti alle persone interne ed esterne all'organizzazione. Possono essere usati per condividere aggiornamenti di processi, modifiche dell'organizzazione o eventi con un set specifico di clienti o dipendenti.
-
I gruppi di sicurezza sono progettati per concedere l'accesso alle risorse di Microsoft 365 e semplificare l'amministrazione. Possono essere usati per concedere l'accesso a risorse aziendali importanti come strumenti, portali, report e dispositivi come le stampanti.
-
I gruppi di sicurezza abilitati alla posta elettronica sono simili a gruppi di sicurezza, ma con la funzionalità aggiunta di inviare messaggi di posta elettronica a tutti i membri. Possono essere usati per inviare notizie, promozioni e aggiornamenti aziendali al team di vendita.
I gruppi possono essere creati nelle app interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 o Microsoft 365 come Outlook, Teams e altro ancora. È possibile creare gruppi online o in locale a seconda della configurazione dell'organizzazione. Dopo la creazione, è possibile aggiungere membri, impostare le autorizzazioni e iniziare a usarlo per le risorse di collaborazione, comunicazione e condivisione.
Ruoli di proprietari, membri e guest nei gruppi
-
Proprietario: il proprietario di un gruppo è la persona che crea il gruppo e ne ha il controllo completo. I proprietari possono aggiungere o rimuovere membri, modificare le impostazioni del gruppo e gestire le risorse del gruppo come file e calendari.
-
Membro : i membri sono le persone aggiunte al gruppo dal proprietario. I membri possono accedere alle risorse del gruppo e partecipare alle conversazioni di gruppo.
-
Guest: i guest sono persone che non sono membri dell'organizzazione, ma a cui è concesso l'accesso alle risorse del gruppo dal proprietario. I guest possono essere invitati a partecipare a un gruppo per collaborare a progetti specifici o per fornire feedback. Altre informazioni su come aggiungere utenti guest ai gruppi di Microsoft 365.
Gestione dei gruppi in Microsoft 365
È possibile creare, gestire e infine ritirare un gruppo in Microsoft 365. Quando si crea un gruppo, il proprietario può scegliere il tipo di gruppo, aggiungere membri e impostare le autorizzazioni. Dopo aver creato un gruppo, il proprietario può gestirlo aggiungendo o rimuovendo membri, modificando le impostazioni del gruppo e gestendo risorse come file e calendari. A un certo punto, un gruppo potrebbe non essere più necessario e il proprietario può ritirare il gruppo, rimuovendolo dal sistema e impedendo a chiunque di accedere alle risorse.
È essenziale notare che i gruppi richiedono il corretto funzionamento di un proprietario. Se un gruppo non ha alcun proprietario o il proprietario viene eliminato, un sistema automatico assegna un nuovo proprietario al gruppo. Questo processo consente di mantenere i gruppi funzionali e garantisce che vi sia sempre un proprietario responsabile della gestione del gruppo. Altre informazioni su come gestire i gruppi di Microsoft 365 senza proprietario.
