Introduzione a InfoPath Forms Services

Panoramica delle InfoPath Forms Services

Gli utenti non sono necessario avere installato sul proprio computer compilare un modello di modulo abilitati per i browser di InfoPath, né devono scaricare componenti aggiuntivi dal Web. Quando si utilizza l'accesso a un browser, ad esempio Windows Internet Explorer, Apple Safari o Mozilla Firefox. InfoPath Forms Services consente di archiviare e gestire moduli e modelli di modulo in una posizione centralizzata. InfoPath Forms Services si basa su e richiede Windows SharePoint Services 3.0, che consente di pubblicare modelli di modulo progettati personalmente in un percorso comune all'interno dell'organizzazione. Inoltre, utenti possono inviare moduli per le raccolte di SharePoint, ovvero cartelle in cui è archiviato un insieme di file e i file in cui usare spesso lo stesso modello. È anche possibile integrare i moduli di gestione dei documenti e le attività di ciclo di vita, ad esempio la gestione del flusso di lavoro e diritti.

La tecnologia InfoPath Forms Services è disponibile in Microsoft Office SharePoint Server 2007 Enterprise CAL separatamente, e anche in Microsoft Office Forms Server 2007.

Raggiungere clienti, partner e fornitori con moduli semplici

Quando si pubblica un modello di modulo in un server che esegue InfoPath Forms Services, è possibile distribuirlo non solo sulla intranet aziendale, ma anche in siti Web esterni, ad esempio siti extranet o siti Web aziendali. In questo modo è possibile raccogliere dati da clienti, partner, fornitori e gli altri utenti che hanno essenziali per il successo dell'azienda. Ad esempio, una grande azienda di assicurazione possa utilizzare un modello di modulo abilitati per i browser singola per raccogliere ed elaborare le richieste di indennizzo. I clienti di assicurazione è possono utilizzare un browser per compilare il modulo di richiesta di rimborso sul sito Web dell'azienda. In alternativa, se il cliente chiama compagnia per segnalare la richiesta, un agente di assicurazione possa utilizzare InfoPath per compilare il modulo di richiesta di rimborso stesso in un sito intranet. Analogamente, un'agenzia government possibile raccogliere dati da cittadini mediante la registrazione di modelli di modulo abilitati per i browser sul proprio sito Web.

Quando gli utenti accedono la maschera, passare a una raccolta o immettendo un URL per il modulo nel browser, può verificarsi una delle seguenti operazioni:

• Verrà aperto il modulo in un browser    Se gli utenti non hanno installato sul proprio computer InfoPath, verrà aperto il modulo in un browser, in cui sarà possibile compilarlo come qualsiasi altro tipo basato sul Web.

• Verrà aperto il modulo in InfoPath    Se gli utenti hanno InfoPath nel proprio computer, viene aperto il modulo in InfoPath, in cui sarà possibile compilarlo come qualsiasi altro modulo di InfoPath. In questo caso il modulo di InfoPath, questi utenti avrà il vantaggio di poter usare le caratteristiche di gamma completa di InfoPath per la compilazione dei moduli, alcune delle quali non sono disponibili nei moduli browser.

  Nota: Se che si preferisce, è possibile personalizzare le impostazioni per il modello di modulo in modo che venga aperto sempre in un browser, anche se gli utenti hanno InfoPath nel suo computer. Può essere utile quando si desidera che l'esperienza di compilazione di un modulo in modo identico per tutti gli utenti o quando non si desidera il modulo da aprire in InfoPath, dal momento che impedire agli utenti di aprire o modificare il modello di modulo in modalità progettazione.

Se gli utenti di compilazione dei moduli in un dispositivo mobile, ad esempio un Assistente digitale personale (agenda elettronica) o uno smartphone, è possibile progettare il modello di modulo abilitati per i browser in modo che possa essere aperto e compilato mediante un browser di dispositivo mobile. Quando gli utenti di utilizzare un dispositivo mobile per accedere al modulo, viene aperta sul proprio schermo in un formato semplificato.

Semplificare i processi aziendali basati su moduli

I moduli sono al centro della numerosi processi aziendali. Che ospita i modelli di modulo abilitati per i browser su un server che esegue InfoPath Forms Services, è possibile integrare dati dei moduli con applicazioni o processi aziendali esistenti. Ad esempio, è possibile:

• Invia dati a sistemi aziendali esistenti    Quando si progetta un modello di modulo compatibile con browser, è possibile creare connessioni dati ai servizi Web o altre origini dati esterne. In questo modo è possibile inviare dati a sistemi aziendali esistenti, applicazioni aziendali o database aziendali. Ad esempio un reparto vendite possibile progettare un modulo che può inviare le informazioni sui clienti sulle vendite per un sistema di Customer Relationship Management (CRM) esistente.

• Dati di query da sistemi aziendali esistenti    È anche possibile eseguire query sui dati in sistemi aziendali esistenti, applicazioni aziendali o database aziendali. Ad esempio, quando si apre una maschera basata sul modello di modulo, è consigliabile dati da un'origine dati esterna per visualizzati nei campi nome e l'indirizzo del modulo. Ciò consente di sfruttare i dati esistenti dell'organizzazione e semplifica il processo di compilazione di un modulo.

• Aggiungi flusso di lavoro ai moduli    È possibile aggiungere un flusso di lavoro al modello di modulo archiviata in una raccolta. In questo modo è possibile gestire in modo coerente processi aziendali comuni. Come responsabile, ad esempio, è possibile utilizzare un flusso di lavoro di approvazione per instradare un modulo nota spese in un elenco dei responsabili dell'approvazione. I responsabili approvazione possono approvare o rifiutare il modulo di nota spese, riassegnare l'attività di approvazione o richiedere modifiche al modulo. In InfoPath, gli utenti, fare clic su comandi del menu File di partecipare al flusso di lavoro. Sul server, è possibile scegliere il nome del modulo nella raccolta, fare clic sulla freccia che viene visualizzato e quindi scegliere flussi di lavoro per partecipare al flusso di lavoro.

  

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Gestire i moduli e modelli di modulo in una posizione centralizzata

È possibile archiviare i modelli di modulo e le forme associate in un repository centralizzato su un server che esegue InfoPath Forms Services. In questo modo facile da trovare, condividere e gestire moduli e modelli di modulo.

La possibilità di vantaggi chiavi:

• Archivio e modelli di moduli in una posizione centralizzata    È possibile associare un modello di modulo a una raccolta, una posizione in un sito di SharePoint in cui è possibile creare, raccogliere, aggiornare e gestire i file con altri utenti dell'organizzazione. Quando gli utenti di compilare i moduli basati sul modello di modulo in tale raccolta moduli completati verranno visualizzati nella raccolta insieme alle informazioni principali dai moduli stessi. A seconda di come è progettata la raccolta di SharePoint, gli utenti possono compilare i moduli basati sul modello di modulo, esportare i dati dei moduli completati in Microsoft Office Excel o unire i dati di più moduli in un modulo. Nell'esempio seguente mostra note spese memorizzate in una raccolta.

  

• Usare i tipi di contenuto per gestire i modelli di modulo    È possibile usare la pubblicazione guidata di InfoPath per pubblicare un modello di modulo come un sito tipo di contenuto. Un tipo di contenuto definisce un modello di modulo, un set di colonne e impostazioni di gestione dei documenti sul server, ad esempio le impostazioni del flusso di lavoro o dei criteri.

  Tramite la creazione di tipi di contenuto, è possibile riutilizzare i modelli di modulo e le impostazioni in un raccolta siti. In passato, se si desidera utilizzare un modello di modulo in più raccolte di SharePoint, era necessario pubblicare due copie distinte del modello di modulo, uno per ogni raccolta. Se si desidera aggiornare il modello di modulo, era necessario modificare il modello di modulo in entrambe le posizioni. Tuttavia, a questo punto è possibile pubblicare un modello di modulo come tipo di contenuto del sito. Quando si aggiorna il tipo di contenuto, le modifiche vengono applicate automaticamente nel punto in cui viene utilizzato quel tipo di contenuto.

  È possibile assegnare un unico tipo di contenuto di più raccolte in una raccolta siti o più tipi di contenuto in una singola raccolta. Ad esempio, è possibile aggiungere un tipo di contenuto per i moduli di report di stato per tutte le raccolte vengono utilizzate per il reparto vendite della società, in modo che ogni team di vendita è la raccolta e lo stesso tipo di informazioni alla gestione dei report. In alternativa, si supponga che il reparto utilizzi diversi modelli di moduli per la richiesta di viaggio, rapporto di viaggio e moduli delle note spese. È possibile pubblicare i modelli di tre modulo come tipi di contenuto del sito e aggiungerli a un'unica libreria utilizzata per memorizzare le informazioni relative al viaggio del team. Quando si crea un nuovo modulo dalla raccolta, sarà possibile selezionare quale di questi modelli di modulo che si desidera utilizzare.

• Gestione e modelli di moduli    Gli amministratori di server farm è possono controllare come modelli di modulo sono accessibili agli utenti e distribuiti in tutta l'organizzazione. Ad esempio, è possibile controllare chi può pubblicare modelli di modulo in tutto il sito o decidere come eseguire l'aggiornamento di modelli di modulo nel server con un impatto minimo per gli utenti dei moduli.

• Gestire le connessioni dati in una posizione centrale    Se più modelli di modulo utilizza le stesse connessioni dati, è possibile archiviare le impostazioni per la connessione dati in un file di connessione dati in un Raccolta connessioni dati. Quando si apre una maschera che si connette a un file di connessione dati, InfoPath utilizza le impostazioni del file di connettersi all'origine dati esterna. In questo modo, più modelli di modulo possono utilizzare lo stesso file di connessione dati, in modo che non è necessario creare manualmente la stessa connessione dati per ogni modello di modulo. Inoltre, se modificare le impostazioni di connessione o posizione per un'origine dati esterna, non è necessario aggiornare ogni modello di modulo che utilizza la connessione dati. Se, tuttavia, sufficiente aggiornare il file di connessione dati una sola volta e tutti i modelli di modulo continuano a funzionare come previsto.

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