Questo articolo fornisce una panoramica di alcuni dei concetti chiave relativi all'uso delle nuove funzionalità dei metadati gestiti in SharePoint Server. Spiega come le nuove caratteristiche dei metadati gestiti forniscano il supporto per l'implementazione di tassonomie formali tramite termini gestiti. Illustra inoltre come funzionano i tag di social networking e come si relazionano con le caratteristiche dei metadati gestiti, ad esempio i termini gestiti e le parole chiave dell'organizzazione.
Contenuto dell'articolo
Caratteristiche dei metadati gestiti
Le nuove funzionalità dei metadati gestiti in SharePoint Server sono abilitate da una nuova applicazione del servizio metadati gestiti che fornisce il supporto per due elementi chiave:
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Pubblicazione di tipi di contenuto La condivisione di tipi di contenuto tra raccolte siti e applicazioni Web. Per altre informazioni sulla pubblicazione dei tipi di contenuto, vedere Introduzione ai tipi di contenuto e alla pubblicazione di questi.
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Tassonomie La creazione e la gestione di raccolte gerarchiche di termini gestiti centralmente, detti set di termini, che è possibile usare come attributi per gli elementi dei siti di SharePoint. Questi set di termini possono essere condivisi tra raccolte siti e applicazioni Web. Possono essere creati e gestiti tramite una caratteristica chiamata Strumento di gestione archivio termini.
Termini e concetti chiave
Esistono diversi termini e concetti chiave che sono utili per comprendere quando si lavora con le diverse caratteristiche dei metadati in SharePoint Server. Con una buona comprensione di questi concetti sarà possibile interpretare correttamente le informazioni concettuali descritte più avanti in questo e in altri articoli sulle caratteristiche dei metadati gestiti.
Tassonomia
Per tassonomia si intende una classificazione gerarchica di parole, etichette o termini organizzati in gruppi in base ad affinità. Una tassonomia può essere definita e gestita centralmente da uno o più individui. La specifica International Standard Industrial Classification (ISIC), sviluppata dalla Nazioni Unite, è un esempio famoso di tassonomia industriale usata per classificare dati economici. Le tassonomie sono utili perché forniscono una struttura logica gerarchica dei metadati che è possibile usare per classificare coerentemente le informazioni.
Folksonomia
Una folksonomy è la classificazione che risulta quando gli utenti del sito Web applicano in modo collaborativo parole, etichette o termini al contenuto di un sito. Se in un sito Web è stata mai vista una nuvola di tag, è stata mostrata una visualizzazione di una folksonomy. La figura seguente mostra una web part Tag Cloud in un SharePoint sito. Un approccio basato sulla folksonomy ai metadati può essere utile perché tocca le conoscenze e le competenze degli utenti del sito e dei creatori di contenuti e consente l'evoluzione della classificazione del contenuto in base alle mutevoli esigenze e interessi aziendali degli utenti.
Set di termini
Un set di termini è un gruppo di termini correlati.
A seconda di dove viene creato, l'ambito di un set di termini può essere locale o globale:
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I set di termini locali vengono creati nel contesto di una raccolta siti e sono disponibili per l'uso (e visibili) solo per gli utenti di quella raccolta siti. Se ad esempio si aggiunge una colonna di metadati gestiti a un elenco o a una raccolta e si crea un nuovo set di termini, quest'ultimo sarà locale per la raccolta siti che contiene l'elenco o la raccolta.
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I set di termini globali sono disponibili per l'uso in tutti i siti che sottoscrivono una specifica applicazione Servizio metadati gestiti.
I set di termini possono essere configurati per essere chiusi, il che significa che gli utenti non potranno aggiungervi nuovi termini quando immettono un valore per una colonna mappata al set di termini. Oppure possono essere configurati per essere aperti, consentendo agli utenti di aggiungervi nuovi termini quando aggiornano il valore di una colonna mappata al set di termini.
Termine
Un termine è un singolo elemento all'interno di un set di termini ed è una parola o una frase specifica che può essere associata a un elemento in un SharePoint Server sito. Un termine ha un ID univoco e può avere molte etichette di testo diverse (sinonimi). Se si lavora a un sito multilingue, può anche contenere etichette in lingue diverse.
Esistono due tipi di termini:
Termini gestiti
I termini gestiti vengono in genere predefiniti e organizzati in un set di termini gerarchico da un amministratore dell'archivio termini o da un'altra persona con le autorizzazioni per usare i metadati gestiti.
Parole chiave dell'organizzazione
Una parola chiave aziendale è una parola o una frase che viene aggiunta agli elementi in un SharePoint sito. Enterprise parole chiave sono organizzate in un unico set di termini non gerarchico all'interno dello strumento di gestione archivio termini denominato set di parole chiave. Poiché gli utenti possono in genere aggiungere qualsiasi parola o frase a un elemento come parola chiave, le parole chiave aziendali possono essere usate per il tagging in stile folksonomy. Gli amministratori dell'archivio termini o altri utenti autorizzati a gestire i metadati possono scegliere di spostare le parole chiave dal set di termini Parole chiave e in un set di termini gestito specifico, a questo punto le parole chiave diventeranno disponibili nel contesto di un set di termini specifico. Gli amministratori dell'archivio termini possono anche scegliere di chiudere il set di parole chiave, in modo che gli utenti non possano inviare nuove parole chiave e siano limitati all'uso di parole chiave esistenti.
Raggruppare
I gruppi definiscono i limiti di sicurezza. Un gruppo è un insieme di set di termini che condividono gli stessi requisiti di sicurezza. Solo gli utenti designati come collaboratori per un gruppo specifico possono gestire i set di termini appartenenti al gruppo o crearne di nuovi al suo interno. È consigliabile che le organizzazioni creino gruppi univoci per i set di termini con esigenze specifiche per l'accesso o la sicurezza.
Strumento di gestione archivio termini
Lo Strumento di gestione archivio termini è lo strumento utilizzabile da tassonomisti, amministratori o altri utenti responsabili della gestione di tassonomie per creare, importare e gestire set di termini e i termini in essi inclusi. Lo Strumento di gestione archivio termini visualizza tutti i set di termini globali e quelli locali eventualmente disponibili per la raccolta siti da cui si accede allo strumento stesso.
Colonna Metadati gestiti
La colonna Metadati gestiti è un nuovo tipo di colonna che è possibile aggiungere a elenchi o raccolte in modo che gli utenti del sito o i proprietari di contenuto possano selezionare valori da uno specifico set di termini gestiti e applicarli al contenuto. Una colonna Metadati gestiti può essere configurata per essere mappata a un set di termini esistente oppure è possibile crearne uno apposito. In quest'ultimo caso, il set di termini sarà locale e sarà disponibile per l'uso solo all'interno della raccolta siti in cui viene creato.
Colonna Parole chiave dell'organizzazione
La colonna Parole chiave dell'organizzazione è una colonna che è possibile aggiungere a tipi di contenuto, elenchi o raccolte per consentire agli utenti di aggiungere tag agli elementi con parole o frasi a loro scelta. Per impostazione predefinita, si tratta di una colonna multivalore. Quando gli utenti immettono una parola o una frase nella colonna, SharePoint presenta suggerimenti con completamente automatico, che possono includere elementi dei set di termini gestiti e il set di termini Parole chiave. Gli utenti possono selezionare un valore esistente o immetterne uno nuovo, se il set di termini Parole chiave è stato configurato per essere aperto alle aggiunte degli utenti.
Tag di social networking
I tag di social network sono parole o frasi che gli utenti del sito possono applicare al contenuto di un sito di SharePoint per consentire loro di categorizzare le informazioni in modi significativi per loro. I tag di social network possono essere applicati anche agli URL all'esterno di un SharePoint sito. I tag di social network supportano l'aggiunta di tag basati sulla folksonomy. Un tag di social network è costituito da puntatori a tre tipi di informazioni:
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Un'identità dell'utente
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Un URL dell'elemento
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Un termine
Questi puntatori sono archiviati nell'archivio di social tagging che fa parte dell'applicazione Servizio profili utente. Tecnicamente, i tag di social network non fanno parte delle caratteristiche dei metadati gestiti in SharePoint Server, ma si connettono alle caratteristiche dei metadati gestiti in un paio di modi importanti che consentono di supportare l'uso coerente dei metadati in un'organizzazione. La parte di termine di un tag di social networking punta a un termine nel set di parole chiave dell'archivio termini per una delle applicazioni Servizio metadati gestiti a cui è connesso un sito.
Ad esempio, quando si crea un nuovo tag di social networking, è possibile selezionare i termini esistenti, che possono includere termini gestiti, oltre a parole chiave dell'organizzazione. Se si seleziona uno di questi termini esistenti, il tag di social networking contiene un puntatore a tale termine. Se si sceglie di non selezionare un termine esistente e se ne crea uno che non è mai stato usato prima, viene creata una nuova parola chiave apposita nel set di termini Parole chiave disponibile nell'archivio termini e il nuovo tag di social networking punta a tale termine.
In questo modo, le parole chiave usate nei tag di social networking vengono aggiunte al set di termini Parole chiave visibile nello Strumento di gestione archivio termini (se non esistono già) e possono essere gestite dagli amministratori dell'archivio termini. Inoltre, quando gli utenti applicano al contenuto parole chiave dell'organizzazione o termini gestiti aggiornando una colonna Parole chiave dell'organizzazione o Metadati gestiti, i tag di social networking possono essere creati automaticamente in modo che questi termini siano visibili come tag in newsfeed, tag cloud o profili del sito personale. I proprietari di elenchi o raccolte hanno la possibilità di abilitare o disabilitare la pubblicazione dei metadati tramite l'aggiornamento delle opzioni nella pagina Impostazione metadati e parole chiave dell'organizzazione per un elenco o una raccolta.
Quando si aggiunge un tag di social networking a un elemento, è possibile specificare se si vuole mantenere privato l'URL dell'elemento, ma il termine, che è archiviato nell'archivio termini, è sempre pubblico.
Il social tagging è utile perché consente agli utenti di rendere più facilmente individuabili i contenuti e le informazioni di un sito.
Per altre informazioni sulle implicazioni relative alla privacy e alla sicurezza del social tagging, vedere Implicazioni relative alla privacy e alla sicurezza del social tagging.
Aggiunta di tag
Nel suo significato più generico, l'aggiunta di tag può indicare semplicemente l'applicazione di metadati a un elemento, indipendentemente dal fatto che si tratti di metadati gestiti o di tag di social networking. In questo articolo l'espressione "aggiungere tag" viene usata in questo senso e non si limita ai tag di social networking.
Scenari di uso dei metadati: da tassonomie a folksonomie
Le funzionalità di gestione dei metadati in SharePoint Server supportano una serie di approcci alla gestione e all'uso dei metadati. Si tratta in sostanza di una sorta di continuum. A un'estremità ci sono le tassonomie, ossia gruppi di termini gerarchici, formali e gestiti centralmente. All'altra estremità ci sono le folksonomie, ossia le classificazioni collaborative generate quando gli utenti applicano liberamente tag al contenuto.
SharePoint Server supporta sia gli estremi di questo continuum che i punti lungo il percorso. A un'estremità del continuum è possibile implementare tassonomie formali tramite termini gestiti e set di termini. All'altra estremità si trova il supporto per le parole chiave dell'organizzazione e per il social tagging, che in entrambi i casi consentono agli utenti del sito di applicare tag al contenuto con parole chiave a loro scelta.
Tra queste due estremità, è possibile applicare livelli flessibili di struttura e controllo ai metadati, oltre a modificare l'ambito di applicazione di tale controllo scegliendo di renderlo globale tra siti o locale per siti specifici. È ad esempio possibile configurare i set di termini come chiusi o aperti ai contributi degli utenti. È possibile scegliere di usare le parole chiave dell'organizzazione e il social tagging in combinazione con i termini gestiti oppure no. SharePoint Server consente alle organizzazioni di combinare i vantaggi delle tassonomie formali gestite con i vantaggi dinamici del social tagging in modi personalizzati.
Il diagramma seguente illustra i diversi approcci ai metadati che possono essere necessari per diversi tipi di soluzioni basate su SharePoint a seconda delle esigenze aziendali.
Vantaggi dei metadati gestiti
L'uso di metadati gestiti in tutti i siti di un'organizzazione offre diversi vantaggi:
Uso coerente dei metadati Le caratteristiche dei metadati gestiti in SharePoint Server consentono di applicare livelli di controllo regolabili ai metadati aggiunti al contenuto. Con i set di termini e i termini gestiti è possibile stabilire il controllo sui tipi di termini disponibili per l'aggiunta, oltre a controllare chi ha la possibilità di aggiungerne di nuovi. È anche possibile limitare l'uso delle parole chiave dell'organizzazione a un elenco specifico, configurando il set di termini Parole chiave come chiuso.
Quando gli stessi termini vengono usati coerentemente tra più siti, risulta più facile sviluppare processi affidabili o soluzioni che si basano sui metadati. Inoltre, l'esperienza utente per l'uso dei metadati in siti, elenchi e raccolte, oltre che nelle applicazioni client di Office, consente agli utenti del sito di applicare facilmente metadati coerenti ai contenuti personali.
Migliore reperibilità del contenuto Se i metadati del contenuto in tutti i siti di un'organizzazione sono coerenti, risulta più facile trovare e accedere alle informazioni e ai dati aziendali tramite la ricerca. Le nuove caratteristiche di ricerca, come il riquadro di perfezionamento visualizzato sul lato sinistro della pagina dei risultati di ricerca, consentono di filtrare i risultati in base ai metadati.
È inoltre possibile configurare lo spostamento basato su metadati per elenchi e raccolte, per consentire agli utenti di creare visualizzazioni dinamiche delle informazioni in base a specifici campi dei metadati. Gli utenti possono spostarsi nelle raccolte per cartella o per pivot di metadati e possono affinare i risultati con l'aggiunta di altri filtri chiave.
Maggiore flessibilità Le caratteristiche dei metadati gestiti consentono agli amministratori dell'archivio termini (o ad altri utenti con l'autorizzazione di aggiornare i metadati gestiti) di mantenere e adattare i metadati in base alle esigenze aziendali. È possibile aggiornare facilmente un set di termini nello strumento di gestione archivio termini e i termini nuovi o aggiornati diventano automaticamente disponibili per l'uso ovunque sia disponibile una colonna Metadati gestiti associata a tale set di termini. Se si uniscono più termini in un unico termine, il contenuto contrassegnato con questi termini viene aggiornato automaticamente in base a questa modifica. È possibile specificare più sinonimi (o etichette) per singoli termini. Se il sito è multilingue, è anche possibile specificare etichette multilingue per singoli termini.
gestione dei metadati
Pianificazione e configurazione dei metadati gestiti
L'organizzazione può scegliere di definire un certo livello di pianificazione prima di iniziare a usare le caratteristiche dei metadati gestiti. Il livello di pianificazione richiesto è più o meno proporzionale al livello di formalità e controllo che si vuole imporre ai metadati.
Se si vuole consentire agli utenti di sviluppare la propria tassonomia, è possibile semplicemente indicare di aggiungere parole chiave agli elementi e quindi organizzarle in set di termini se necessario.
Se l'organizzazione vuole usare set di termini gestiti per implementare tassonomie predefinite formali, i principali stakeholder con interessi acquisiti nella struttura della tassonomia devono collaborare a pianificare e sviluppare i set di termini e i termini da usare. Per altre informazioni su questo processo di pianificazione, vedere Pianificare termini e set di termini. Per altre informazioni sulla configurazione di un'applicazione del servizio metadati gestiti, vedere Amministrazione dei metadati gestiti.
Dopo che i principali stakeholder dell'organizzazione avranno approvato i set di termini necessari, sarà possibile usare lo Strumento di gestione archivio termini per importare o creare set di termini personalizzati e per gestirli e mantenerli mentre gli utenti iniziano a lavorare con i metadati. Se per l'applicazione Web è stata configurata un'applicazione Servizio metadati gestiti, l'amministratore della raccolta siti o un amministratore dell'archivio termini designato può accedere allo Strumento di gestione archivio termini facendo clic su Impostazioni sito nel menu Azioni sito e quindi su Gestione archivio termini in Amministrazione sito.
Creazione e gestione di set di termini
Lo Strumento di gestione archivio termini include un controllo albero utilizzabile per eseguire la maggior parte delle attività. Il ruolo dell'utente determina quali attività può eseguire. Per usare lo Strumento di gestione archivio termini, è necessario essere un amministratore della farm, un amministratore dell'archivio termini oppure qualcuno designato come responsabile di gruppo o collaboratore per i set di termini. Per informazioni dettagliate su questi ruoli, vedere Ruoli dei metadati gestiti.
Per eseguire azioni su un elemento nella gerarchia, selezionare il nome dell'applicazione Servizio metadati gestiti, il gruppo, il set di termini o il termine da modificare, fare clic sulla freccia visualizzata e quindi usare il menu per selezionare le azioni.
Ad esempio:
L'amministratore dell'archivio termini può creare o eliminare gruppi all'interno di un'applicazione Servizio metadati gestiti.
L'amministratore dell'archivio termini o un responsabile di gruppo può creare, importare o eliminare set di termini in un gruppo. I collaboratori possono creare nuovi set di termini.
L'amministratore dell'archivio termini, un responsabile di gruppo o un collaboratore del set di termini può creare o riutilizzare i termini all'interno di un set, oltre a copiare, spostare o eliminare un set di termini selezionato.
L'amministratore dell'archivio termini, un responsabile di gruppo o un collaboratore può creare, riutilizzare, unire, deprecare o eliminare singoli termini all'interno di un set.
A ogni livello della gerarchia è possibile configurare specifiche proprietà per un gruppo, un set di termini o un termine usando il riquadro Proprietà visualizzato a destra del controllo albero Archivio termini.
Se ad esempio si configura un set di termini, è possibile usare il riquadro Proprietà per specificare dettagli come il nome, la descrizione, il proprietario, il contatto e gli stakeholder. È possibile specificare se si vuole che un set di termini sia aperto o chiuso a nuove aggiunte degli utenti. È inoltre possibile specificare se si vuole che il set di termini sia disponibile per l'aggiunta di tag. Se si scegliere di non renderlo disponibile per l'aggiunta di tag, il set di termini non sarà visibile alla maggior parte degli utenti. Se un set di termini è ancora in fase di sviluppo, ad esempio, si può scegliere di non renderlo disponibile per l'aggiunta di tag.
Applicazione dei metadati
Aggiunta di tag al contenuto con i termini gestiti
Se a un tipo di contenuto, un elenco o una raccolta è stata aggiunta una colonna Metadati gestiti, i proprietari del contenuto possono aggiungere tag con termini gestiti da uno specifico set di termini modificando le proprietà per un elemento di elenco o di raccolta e quindi aggiornando i campi appropriati nel modulo Modifica proprietà corrispondente all'elemento o al documento. Le colonne Metadati gestiti sono facili da identificare perché visualizzano un'icona di tag che può essere usata per avviare la finestra di dialogo di selezione termini.
È possibile usare il controllo di selezione termini per scegliere un termine all'interno della gerarchia di un set di termini. Questa funzione è utile se non si ha familiarità con i termini che potrebbero essere disponibili. Se un set di termini è stato configurato per essere aperto e la colonna Metadati gestiti corrispondente consente di inserire valori, si può avere la possibilità di aggiungere un nuovo termine a un set di termini. Oppure si può avere semplicemente l'opzione per inviare feedback al contatto designato per il set di termini.
Quando si inizia a digitare un termine, vengono automaticamente suggeriti quelli disponibili corrispondenti ed è possibile selezionare quello desiderato. Dopo il termine possono essere visualizzate informazioni tra parentesi, che indicano il nome del set di termini e la gerarchia del termine. Queste informazioni possono essere utili per effettuare una scelta tra termini simili.
Se vengono suggeriti termini duplicati o simili, potrebbe anche essere visualizzato un testo descrittivo configurato dall'amministratore dell'archivio termini per aiutare gli utenti a eseguire le selezioni appropriate.
Aggiunta di tag al contenuto con le parole chiave dell'organizzazione
Se a un tipo di contenuto, un elenco o una raccolta è stata aggiunta una colonna Parole chiave dell'organizzazione, i proprietari del contenuto (o chiunque abbia le autorizzazioni di collaborazione per l'elenco o la raccolta) possono aggiungere tag con i termini gestiti o le parole chiave disponibili modificando le proprietà per un elemento di elenco o di raccolta e digitando le parole chiave desiderate nel campo Parole chiave dell'organizzazione. Se esiste un termine corrispondente o simile, verrà suggerito ed è possibile selezionarlo. Oppure è possibile aggiungere una nuova parola chiave, se il set di termini Parole chiave è stato configurato per essere aperto a nuovi termini. Il campo Parole chiave dell'organizzazione è multivalore, quindi è possibile aggiungere più parole chiave a un elemento.
Aggiunta di tag al contenuto con i tag di social networking
Se la caratteristica di social tagging è stata abilitata, è possibile aggiungere tag al contenuto di un sito di SharePoint che si reputa significativo o interessante. Per aggiungere tag a una pagina, è possibile usare l'apposita icona visualizzata nella parte superiore della pagina.
Per aggiungere tag a documenti o a elementi di un elenco, è possibile usare l'apposito comando visualizzato nella scheda Raccolta o Elenco della barra multifunzione.
Quando si iniziano a digitare uno o più tag da applicare, è possibile effettuare una selezione tra le parole chiave o i termini gestiti esistenti oppure aggiungere nuove parole chiave, se il set di termini Parole chiave è aperto.
È anche possibile aggiungere tag a contenuto di siti esterni, ad esempio altri siti Intranet o Internet, aggiungendo lo strumento tag e note di SharePoint al browser. Per altre informazioni sull'aggiunta di tag in siti esterni, vedere Guida introduttiva al sito personale.
Per altre informazioni sulle caratteristiche di social tagging, vedere gli argomenti Usare tag e note per condividere informazioni con i colleghi.
