Introduzione alla Calendario di Outlook

Outlook calendari consentono di creare appuntamenti, eventi e riunioni con altri utenti. È possibile avere più calendari per scopi diversi, importare calendari da altri provider di posta elettronica e servizi come team sportivi o organizzazioni professionali.

Creare appuntamenti, riunioni ed eventi

Appuntamenti, riunioni ed eventi condividono diverse analogie. Tutti hanno una data e un'ora di inizio e di fine, un oggetto e una posizione. È possibile creare appuntamenti, riunioni ed eventi ricorrenti.

Gli appuntamenti sono blocchi di tempo che è possibile contrassegnare come disponibili, occupati, provvisori, fuori sede o che lavorano altrove.

Gli eventi sono esattamente come gli appuntamenti, tranne che per impostazione predefinita, durano almeno un giorno completo.

Le riunioni sono appuntamenti o eventi con altri partecipanti.

Nella cartella Calendario selezionare Nuovo appuntamento, Nuova riunione oppure fare clic su Nuovi elementi e scegliere Evento giornata intera per iniziare. Per altre informazioni, vedere Creare o pianificare un appuntamento, una riunione o un evento.

Creare ulteriori calendari

È possibile creare altri calendari in Outlook per mantenere determinate categorie di appuntamenti, riunioni ed eventi separati da altri. Ad esempio, se si usa Outlook per scopi aziendali, creare un secondo calendario per gli appuntamenti personali. È possibile aggiungere calendari per squadre sportive e altre organizzazioni professionali o importare tali eventi nel calendario principale.

Per creare un altro calendario, passare a una cartella del calendario. Sul lato sinistro dello schermo fare clic con il pulsante destro del mouse su Calendari. Quindi selezionare Aggiungi calendario. È possibile specificare un nome e una posizione per il nuovo calendario. Dopo aver fatto clic su OK, la nuova cartella del calendario verrà visualizzata accanto alla cartella del calendario esistente. Per altre informazioni, vedere Creare altri calendari.

Aggiungere un calendario Internet o importare eventi da un file ICS

Molte organizzazioni professionali, tra cui squadre sportive e club, consentono di scaricare un file che è possibile usare per aggiungere una serie di appuntamenti o eventi a un calendario esistente. Ad esempio, è possibile importare tutti i giochi per una determinata squadra di baseball o di calcio.

Per sottoscrivere un calendario Internet, scaricare un file di calendario con estensione ics. Fare doppio clic sul file scaricato e pronunciare Sì se Outlook chiede se si desidera importare o sottoscrivere il calendario. Per altre informazioni, vedere Introduzione alla pubblicazione di calendari Internet.

Aggiungere persone alle riunioni

Se si crea una riunione e in seguito si vuole aggiungere un altro partecipante, è sufficiente aprire la riunione dal calendario e aggiungere il partecipante alla riga A o dal Assistente Pianificazione. Selezionare quindi Invia aggiornamento per inviare la convocazione riunione al nuovo partecipante.

Se si vuole aggiungere un partecipante a una riunione creata da un altro utente, è possibile inoltrare la riunione. Quando la persona che riceve la riunione inoltrata riceve la richiesta nella posta in arrivo, verrà visualizzata dall'organizzatore della riunione. Inoltre, l'organizzatore della riunione riceverà un avviso che indica che la riunione è stata inoltrata al partecipante. Non è possibile aggiungere una persona a una riunione tramite il campo Ccn.

Nota: Se si vuole far sapere a qualcuno una riunione, ma non invitarla, è sufficiente trascinare la convocazione di riunione dal calendario all'icona Posta nell'angolo in basso a sinistra del Outlook. Verrà aperto un messaggio di posta elettronica con informazioni sulla riunione che è possibile inviare. Si noti che questo messaggio di posta elettronica non aggiunge i destinatari alla riunione e contiene solo informazioni sulla riunione, ad esempio data, ora, oggetto e agenda.

Creare un appuntamento, una riunione o un evento ricorrente

Per impostare un appuntamento, una riunione o un evento ricorrente, quando si crea l'elemento del calendario selezionare il pulsante Ricorrenza sulla barra multifunzione. Outlook offre un'ampia varietà di opzioni di ricorrenza.

  • Giornaliero:usare questa opzione per creare una riunione ogni giorno o ogni X giorni (dove X è un numero compreso tra 1 e 999). È anche possibile selezionare ogni giorno feriale.

  • Settimanale:usare questa opzione per creare una riunione che si verifica in un giorno o in un giorno specifico ogni X settimane (dove X è un numero compreso tra 1 e 99). Ad esempio, se si vuole creare una riunione che si verifica ogni lunedì, selezionare la casella lunedì e immettere 2 nella casella Ricorrenza ogni [ ] settimana/i.

  • Mensile:usare questa opzione per creare una riunione che si verifica in un giorno specifico di ogni mese o ogni pochi mesi. È anche possibile selezionare opzioni come il primo mercoledì di ogni mese, il secondo giovedì di ogni altro mese o l'ultimo lunedì di ogni tre mesi.

  • Annuale:usare questa opzione per creare appuntamenti ricorrenti in un giorno specifico ogni anno, ad esempio un compleanno o un anniversario, o in un giorno specifico di un mese, ad esempio il terzo giovedì di novembre.

Per altre informazioni su appuntamenti, riunioni ed eventi ricorrenti, vedere Impostare una riunione come ricorrente.

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