Invio automatico di una copia dei messaggi inviati

In Microsoft Outlook è possibile specificare che per tutti i messaggi inviati viene inviata una copia di carbone automatica (CC) ad altri utenti o liste di distribuzione.

Uno scenario in cui questa regola è utile è quando tutti i membri di un team sono responsabili della risposta ai messaggi di posta elettronica in arrivo, ad esempio un centro di supporto. Quando un membro del team risponde a un messaggio, il resto del team riceve automaticamente una copia della risposta, in modo che tutti siano sempre informati sulle comunicazioni in uscita.

Dovrai prima di tutto creare un regola per inviare automaticamente una copia carbone (CC) di tutti i messaggi di posta elettronica inviati.

Questa regola specifica è denominata regola lato client. Una regola lato client viene eseguita solo nel computer in cui è stata creata e viene eseguita solo se Outlook è in esecuzione. Se si dovesse inviare un messaggio di posta elettronica usando l'account di posta elettronica in un altro computer, la regola non verrà eseguita da tale computer finché non viene creato nel computer in uso. È necessario creare la stessa regola in ogni computer in cui si prevede di usarla.

Creare la regola

  1. In posta elettronica, nel gruppo movimento della scheda Home fare clic su regole > Gestisci regole & avvisi.

    Finestra di dialogo Regole e avvisi

    Verrà visualizzata la finestra di dialogo Regole e avvisi.

  2. Nella scheda Regole posta elettronica fare clic su Nuova regola.

    Selezionare nuova regola

  3. Nella creazione guidata regole, in inizio da una regola vuota, fare clic su Applica regola ai messaggi inviati.

    Selezionare Applica regola ai messaggi inviati

  4. Fare clic su Avantie quindi di nuovo su Avanti .

  5. Verrà visualizzato un messaggio di conferma che informa che la regola verrà applicata a tutti i messaggi inviati. Fare clic su .

    Messaggio di conferma

  6. In passaggio 1: selezionare le azioniselezionare la casella di controllo CC il messaggio per gli utenti o per il gruppo pubblico .

    Selezionare le azioni

  7. In passaggio 2: modificare la descrizione della regola (fare clic su un valore sottolineato), fare clic su persone o gruppo pubblico.

  8. Nella finestra di dialogo indirizzo di regola fare clic su un nome o un gruppo e quindi fare clic su a. Ripetere questo passaggio finché tutti i nomi o i gruppi che si desidera aggiungere non verranno inclusi nella casella a .

  9. Fare clic su OK.

  10. Nella creazione guidata regolefare clic su Avanti e quindi di nuovo su Avanti .

  11. In Passaggio 1: specificare un nome per la regola immettere un nome significativo per la regola.

    Assegnare un nome alla nuova regola

  12. In passaggio 2: impostare le opzioni della regolaselezionare la casella di controllo Attiva regola .

  13. Fare clic su Fine.

  14. Verrà visualizzato un messaggio che indica che la regola verrà eseguita solo quando si controlla la posta elettronica in Outlook. Fare clic su OK.

Ora ogni volta che si invia un messaggio, se si tratta di un nuovo messaggio, una risposta o un messaggio che si sta inoltrando, le persone o i gruppi specificati nella regola verranno aggiunti automaticamente come destinatari di CC. I nomi degli utenti o dei gruppi non verranno visualizzati nella riga CC durante la composizione del messaggio, ma i nomi verranno visualizzati da qualsiasi destinatario del messaggio.

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Disattivare la regola

Per non inviare automaticamente una copia per conoscenza, è necessario disattivare prima la regola.

  1. In posta elettronica, nella scheda Home fare clic su regole > Gestisci regole & avvisi.

  2. Nella scheda Regole posta elettronica in Regola deselezionare la casella di controllo per la regola creata in precedenza.

  3. Fare clic su OK.

Ora è possibile inviare un messaggio senza che la regola di invio automatico in Cc invii una copia ad altri utenti o liste di distribuzione. La regola resta disattivata finché non si torna alla finestra di dialogo Regole e avvisi e la si abilita di nuovo.

Suggerimento: Per disattivare rapidamente la regola per i singoli messaggi, vedere la sezione successiva "Usare una categoria per disattivare la copia per conoscenza automatica per i singoli messaggi".

Usare una categoria per disattivare la copia per conoscenza automatica per i singoli messaggi

Se si vuole che la flessibilità di disattivare la nuova regola di CC automatica in base a un singolo messaggio senza passare alla finestra di dialogo regole e avvisi , è possibile usare la caratteristica categoria in Outlook, insieme alla regola.

Modificare la regola creata in precedenza in modo che, se si aggiunge una categoria specificata al messaggio, la regola Cc non invii automaticamente una copia ad altri utenti.

  1. In posta elettronica, nella scheda Home fare clic su regole > Gestisci regole & avvisi.

  2. Nella scheda regole posta elettronica fare clic sulla regola creata in precedenza e quindi su Cambia regola.

    Modificare la regola

  3. Fare clic su Modifica impostazioni regola.

    Modificare le impostazioni delle regole

  4. Fare clic su Avanti nei primi due passaggi della Creazione guidata Regole fino a quando non viene visualizzato Eccezioni.

  5. In Passaggio 1: selezionare le eventuali eccezioni selezionare la casella di controllo tranne i messaggi appartenenti alla categoria Categoria.

    Selezionare eccezioni

  6. In Passaggio 2: modificare la descrizione della regola, facendo clic sul testo sottolineato fare clic su Categoria.

  7. Nella finestra di dialogo Categorie a colori fare clic su Nuova.

    Finestra di dialogo Categorie a colori

  8. Nella casella nome della finestra di dialogo Aggiungi nuova categoria digitare No auto CC.

    Aggiungi nuova categoria

    È anche possibile assegnare una scelta rapida da tastiera per applicare rapidamente questa categoria a un messaggio. Per farlo, fare clic su un'opzione nell'elenco Tasto di scelta rapida.

  9. Fare clic su OK per chiudere le finestre di dialogo Aggiungi nuova categoria e Categorie a colori.

  10. Fare clic su Fine.

  11. Verrà visualizzato un messaggio che indica che la regola è una regola solo client. Fare clic su OK.

Per inviare un messaggio e disattivare la regola di invio automatico in Cc per questo messaggio specifico, applicare la categoria al messaggio.

  1. Quando si compone un nuovo messaggio o si risponde o si inoltra un messaggio, nella scheda Opzioni fare clic su altre opzioni.

    Altre opzioni

  2. Nella finestra di dialogo Proprietà fare clic su categoriee quindi su Nessun CC automatica.

Suggerimento: Usare scelta rapida da tastiera della categoria se ne è stata specificata una durante la creazione della categoria speciale.

Quando si invia il messaggio, la regola di invio automatico in Cc non invierà automaticamente una copia ad altri utenti.

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Dovrai prima di tutto creare un regola per inviare automaticamente una copia carbone (CC) di tutti i messaggi di posta elettronica inviati.

Questa regola specifica è denominata regola lato client. Una regola lato client viene eseguita solo nel computer in cui è stata creata e viene eseguita solo se Outlook è in esecuzione. Se si dovesse inviare un messaggio di posta elettronica usando l'account di posta elettronica in un altro computer, la regola non verrà eseguita da tale computer finché non viene creato nel computer in uso. È necessario creare la stessa regola in ogni computer in cui si prevede di usarla.

Creare la regola

  1. Scegliere Regole e avvisi dal menu Strumenti in Posta.

    Menu Strumenti

  2. Nella scheda Regole posta elettronica fare clic su Nuova regola.

    Finestra di dialogo Regole e avvisi

  3. Nella finestra di dialogo Creazione guidata Regole in Crea nuova regola fare clic su Controlla i messaggi dopo l'invio, quindi fare clic su Avanti.

  4. Fare clic su Avanti.

    Viene visualizzata una conferma che indica che la regola verrà applicata a ogni messaggio inviato. Fare clic su .

  5. In Passaggio 1: selezionare le azioni, selezionare la casella di controllo includi utenti o liste di distribuzione nella casella Cc.

    Finestra di dialogo Creazione guidata Regole

  6. In Passaggio 2: modificare la descrizione della regola, facendo clic sul testo sottolineato fare clic su un utente o una lista di distribuzione.

  7. Nella finestra di dialogo Indirizzo regola fare clic su un nome o una lista di distribuzione, quindi scegliere A. Ripetere questo passaggio per aggiungere tutti i nomi o le liste di distribuzione nella casella A.

  8. Fare clic su OK.

  9. Nella finestra di dialogo Creazione guidata Regole fare clic su Avanti.

  10. Fare clic su Avanti.

  11. In Passaggio 1: specificare un nome per la regola immettere un nome significativo per la regola.

    Finestra di dialogo Creazione guidata Regole

  12. Fare clic su Fine.

Ora ogni volta che si invia un messaggio, se si tratta di un nuovo messaggio, una risposta o un messaggio che si sta inoltrando, gli utenti o le liste di distribuzione specificati nella regola verranno aggiunti automaticamente come destinatari di CC. Quando si compone il messaggio i nomi degli utenti o delle liste di distribuzione non vengono visualizzati nella riga Cc, ma saranno visibili a tutti i destinatari del messaggio.

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Disattivare la regola

Per non inviare automaticamente una copia per conoscenza, è necessario disattivare prima la regola.

  1. Scegliere Regole e avvisi dal menu Strumenti in Posta.

  2. Nella scheda Regole posta elettronica in Regola deselezionare la casella di controllo per la regola creata in precedenza.

  3. Fare clic su OK.

    Ora è possibile inviare un messaggio senza che la regola di invio automatico in Cc invii una copia ad altri utenti o liste di distribuzione. La regola resta disattivata finché non si torna alla finestra di dialogo Regole e avvisi e la si abilita di nuovo.

Suggerimento: Per disattivare rapidamente la regola per i singoli messaggi, vedere la sezione successiva "Usare una categoria per disattivare la copia per conoscenza automatica per i singoli messaggi".

Usare una categoria per disattivare la copia per conoscenza automatica per i singoli messaggi

Per avere la possibilità di disattivare la nuova regola di invio automatico in Cc per i singoli messaggi senza usare la finestra di dialogo Regole e avvisi, è possibile usare la caratteristica Categoria di Office Outlook 2007 insieme alla regola.

Modificare la regola creata in precedenza in modo che, se si aggiunge una categoria specificata al messaggio, la regola Cc non invii automaticamente una copia ad altri utenti.

  1. Scegliere Regole e avvisi dal menu Strumenti in Posta.

  2. Nella scheda Regole posta elettronica fare clic sulla regola creata in precedenza, fare clic su Modifica regola, quindi scegliere Modifica impostazioni regola.

    Finestra di dialogo Regole e avvisi

  3. Fare clic su Avanti nei primi due passaggi della Creazione guidata Regole fino a quando non viene visualizzato Eccezioni.

  4. In Passaggio 1: selezionare le eventuali eccezioni selezionare la casella di controllo tranne i messaggi appartenenti alla categoria Categoria.

  5. In Passaggio 2: modificare la descrizione della regola, facendo clic sul testo sottolineato fare clic su Categoria.

  6. Nella finestra di dialogo Categorie a colori fare clic su Nuova.

    Finestra di dialogo Aggiungi nuova categoria

  7. Nella casella Nome della finestra di dialogo Aggiungi nuova categoria digitare Non inviare automaticamente in Cc.

    È anche possibile assegnare una scelta rapida da tastiera per applicare rapidamente questa categoria a un messaggio. Per farlo, fare clic su un'opzione nell'elenco Tasto di scelta rapida.

  8. Fare clic su OK per chiudere le finestre di dialogo Aggiungi nuova categoria e Categorie a colori.

  9. Fare clic su Fine.

Per inviare un messaggio e disattivare la regola di invio automatico in Cc per questo messaggio specifico, applicare la categoria al messaggio.

  1. Quando si compone un nuovo messaggio o si risponde o si inoltra un messaggio, nel gruppo Opzioni della scheda messaggio fare clic sul pulsante di visualizzazione della finestra di dialogo Opzioni messaggio Icona del pulsante .

  2. Nella finestra di dialogo Opzioni messaggio fare clic su Categorie, quindi fare clic su Non inviare automaticamente in Cc.

Suggerimento: Usare scelta rapida da tastiera della categoria se ne è stata specificata una durante la creazione della categoria speciale.

Quando si invia il messaggio, la regola di invio automatico in Cc non invierà automaticamente una copia ad altri utenti.

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