Lavorare offline in Outlook

Usare le cartelle offline con l'account Exchange personale

Le cartelle offline rendono possibile l'uso del contenuto di una cartella Exchange mentre si è offline, cio' non è connesso alla rete. La volta successiva che si stabilisce una connessione al server che esegue Exchange, le cartelle offline vengono sincronizzate.

Le cartelle offline vengono archiviate nel file delle cartelle offline (ost), che è diverso da un file File delle cartelle personali (.pst). Il file OST viene avviato come immagine speculare delle cartelle nel server che esegue Exchange. Le modifiche apportate nel server che esegue Exchange o nel computer mentre si è offline vengono sincronizzate quando una connessione diventa disponibile. Un file PST, al contrario, è solo una posizione di archiviazione nell'unità disco rigido. Le modifiche apportate a un file PST non vengono sincronizzate di nuovo con il server che esegue Exchange.

Quando si lavora offline, si lavora con il contenuto di una cartella offline esattamente come si fa con una cartella nel server che esegue Exchange. Ad esempio, è possibile modificare e spostare elementi nella posta in arrivo offline e inviare messaggi inseriti nella Posta in uscita offline. Si continuano a ricevere nuovi messaggi nella cassetta postale nel server che esegue Exchange. Tuttavia, non si sarà a conoscenza di queste modifiche nel server fino a quando non ci si connette alla rete.

Quando è necessario aggiornare il contenuto della cartella offline, sincronizzare la cartella con il server e quindi continuare a lavorare offline. Il comando Invia/Ricevi si connette al server, copia le modifiche apportate e quindi si disconnette. Qualsiasi elemento eliminato dalla cartella offline o dalla cartella del server corrispondente viene eliminato da entrambe le cartelle al momento della sincronizzazione.

1. Scegliere Offline dal menu File.

2. Selezionare o deselezionare la casella di controllo Richiedi conferma all'avvio per scegliere di lavorare offline o online e quindi fare clic su OK.

   Se si deseleziona la casella di controllo, Microsoft Outlook verrà avviato automaticamente offline se non è disponibile una connessione al server.

3. Fare clic su Sì per copiare i dati dal server nel nuovo file delle cartelle offline (ost).

   Nota: A partire da Microsoft Office Outlook 2003, è stato introdotto un nuovo formato di file delle cartelle offline che offre una maggiore capacità di archiviazione per elementi e cartelle e supporta i dati Unicode multilingue. Un file creato in questo formato non è compatibile con le versioni precedenti di Outlook e non può essere aperto in una versione precedente di Outlook. Outlook determina automaticamente il formato in cui viene creato il file delle cartelle offline, in base alla versione di Microsoft Exchange, alle impostazioni dell'amministratore e ai formati dei file di dati configurati per il profilo. Se le impostazioni non consentono la creazione del file nel nuovo formato, Outlook crea il file nel formato compatibile con le versioni precedenti di Outlook che non supportano Unicode e che offrono la stessa capacità di archiviazione disponibile nelle versioni precedenti di Outlook.

4. Scegliere le cartelle che si desidera siano disponibili per l'uso offline.

   Le cartelle Postain arrivo,Posta in uscita,Posta eliminata,Posta inviata,Calendario,Contatti e Attività vengono rese automaticamente disponibili offline quando si configurano le cartelle offline. Per usare qualsiasi altra cartella offline, è necessario selezionarla per l'uso offline eseguendo le operazioni seguenti:

   1. Scegliere Invia/Ricevi dal menu Strumenti, scegliere Invia/RiceviImpostazioni e quindi fare clic su Definisci gruppi di invio/ricezione.

   2. Nell'elenco fare clic su un gruppo di invio/ricezione che contiene un account Exchange e quindi fare clic su Modifica.

   3. In Accountselezionare l'account Exchange account.

   4. In Opzioni cartellaselezionare le cartelle da usare offline.

   5. Eseguire una delle operazioni seguenti:

      • Selezionare Scarica solo intestazioni.

      • Selezionare Scarica l'elemento completo, inclusi gli allegati.

        È possibile limitare il download di elementi che superano le dimensioni specificate solo per le intestazioni. Selezionare la casella di controllo Scarica solo le intestazioni per gli elementi più grandi di e quindi immettere il limite di dimensioni desiderato in kilobyte (KB).

Usare la modalità Exchange cache

Per impostazione predefinita, Microsoft Office Outlook 2007 usa la modalità Exchange cache. La modalità Exchange cache offre un'esperienza migliore quando si usa un account Microsoft Exchange usando una copia della cassetta postale archiviata nel computer. Questa copia consente di accedere rapidamente ai dati e viene spesso sincronizzata con il server della posta.

Quando si usa la modalità Exchange cache, tutte le cartelle Exchange sono disponibili automaticamente.

1. Scegliere Impostazioni account dal menu Strumenti.

   Il comando Impostazioni account non è presente

   Il comando Impostazioni account si trova nel menu Strumenti in Microsoft Office Outlook 2007. Se si usa una versione precedente di Outlook, queste istruzioni non sono valide. Usare la Guida inclusa con il prodotto. Se nella barra del titolo dell'applicazione usata è visualizzato Microsoft Outlook Express, si sta usando un'applicazione diversa da Outlook. Per assistenza, vedere la Guida in Outlook Express.

2. Selezionare l Exchange account e quindi fare clic su Cambia.

3. In Microsoft Exchangeselezionare la casella di controllo Usa modalità Exchange cache.

4. Uscire e riavviare Outlook.

Tutte le cartelle vengono mantenute sincronizzate; Tuttavia, è possibile specificare le cartelle da includere in una sincronizzazione immediata quando si avvia un comando di invio/ricezione manuale da eseguire premendo F9.

1. Scegliere Invia/Ricevi dal menu Strumenti, scegliere Invia/RiceviImpostazioni e quindi fare clic su Definisci gruppi di invio/ricezione.

   Scelta rapida da tastiera Per aprire la finestra di dialogo Gruppi di invio/ricezione, premere CTRL+ALT+S.

2. Nell'elenco fare clic sul gruppo Invia/Ricevi che contiene l'account Exchange e quindi fare clic su Modifica.

3. In Accountselezionare l'account Exchange account.

4. In Opzioni cartellaselezionare la casella di controllo per ogni cartella da includere quando si avvia un'operazione di invio/ricezione manuale.

5. Eseguire una delle operazioni seguenti:

   • Selezionare Scarica solo intestazioni.

   • Selezionare Scarica l'elemento completo, inclusi gli allegati.

     È possibile limitare il download di elementi che superano le dimensioni specificate solo per le intestazioni. Selezionare la casella di controllo Scarica solo le intestazioni per gli elementi più grandi di e quindi immettere il limite di dimensioni desiderato in kilobyte (KB).

     Nota: È possibile scaricare le intestazioni solo quando l'account Exchange si connette a Microsoft Exchange 2003 o versione successiva. Le intestazioni non sono disponibili nelle cartelle che non contengono elementi di posta elettronica, ad esempio nelle cartelle Calendario.

Modificare le cartelle e il contenuto disponibili offline

Ogni volta che si usano le cartelle offline, indipendentemente dal fatto che si usi la modalità Exchange cache, è possibile modificare le cartelle copiate e sincronizzate nel computer.

1. Scegliere Invia/Ricevi dal menu Strumenti, scegliere Invia/RiceviImpostazioni e quindi fare clic su Definisci gruppi di invio/ricezione.

   Scelta rapida da tastiera Per aprire la finestra di dialogo Gruppi di invio/ricezione, premere CTRL+ALT+S.

2. Nell'elenco fare clic sul gruppo Invia/Ricevi che contiene l'account Exchange e quindi fare clic su Modifica.

3. In Accountselezionare l'account Exchange account.

4. In Opzioni cartellaselezionare la casella di controllo per ogni cartella che si vuole usare offline.

5. Eseguire una delle operazioni seguenti:

   • Selezionare Scarica solo intestazioni.

   • Selezionare Scarica l'elemento completo, inclusi gli allegati.

     È possibile limitare il download di elementi che superano le dimensioni specificate solo per le intestazioni. Selezionare la casella di controllo Scarica solo le intestazioni per gli elementi più grandi di e quindi immettere il limite di dimensioni desiderato in kilobyte (KB).