Modificare o pubblicare un database Web in SharePoint 2010

Importante    Access Services 2010 e Access Services 2013 verranno rimossi dalla prossima versione di SharePoint. È consigliabile non creare nuove app Web ed eseguire la migrazione delle app esistenti su una piattaforma alternativa, come Microsoft Power Apps.

È possibile usare Access Services, un componente di SharePoint Server, per creare database Web. In questo modo è possibile eseguire le operazioni seguenti:

  • Proteggere e gestire l'accesso ai dati

  • Condividere i dati nell'ambito di un'organizzazione o su Internet

    Nota: Questo articolo illustra i database Web, un tipo di database introdotto in Access 2010. Non spiega le app Web di Access che usano SQL Server per archiviare i dati e offrono numerosi altri miglioramenti rispetto ai database Web. Per altre informazioni, vedere l'articolo Creare un'app Access.

    Nota:  Per usare un database Web è necessario un account utente. L'accesso anonimo non è supportato.

  • Creare applicazioni di database che possono essere usate senza Access

In questo articolo viene fornita una panoramica della progettazione di database Web di Access. Per un'introduzione alla progettazione di database desktop, vedere gli articoli Creare un nuovo database desktop e Nozioni fondamentali della progettazione di database.

Importante:  Anche se è possibile aprire un database Web, pubblicarlo, modificarlo e sincronizzare le modifiche, non è possibile creare nuovi database Web con questa versione di Access.

In questo articolo/ Cosa si vuole fare? / Voglio

Panoramica

Access Services (un componente facoltativo di SharePoint) offre una piattaforma per la creazione di database da usare sul Web. È possibile progettare e pubblicare un database Web usando Access e SharePoint e le persone che hanno account di SharePoint usano il database Web in un Web browser.

Funzionamento

Quando si pubblica un database Web, Access Services crea un sito di SharePoint che contiene il database. Tutti gli oggetti e i dati del database vengono spostati negli elenchi SharePoint nel sito. Dopo la pubblicazione, gli utenti potranno usare il database in base alle autorizzazioni di cui dispongono per il sito di SharePoint.

  • Controllo completo    Consente di apportare modifiche ai dati e alla struttura.

  • Collaborazione    Consente di apportare modifiche ai dati, ma non alla struttura.

  • Lettura    Consente di leggere i dati, ma non di apportare modifiche.

È possibile aprire il database Web in Access, apportare modifiche a livello di progettazione e quindi sincronizzare le modifiche, ossia salvarle nel sito di SharePoint. L'utente può inoltre scaricare il database Web sul proprio computer, usare la versione offline e quindi sincronizzare le modifiche a livello di dati e progettazione quando eseguirà di nuovo l'accesso a Internet.

Nota: Per creare un database Web sono necessarie le autorizzazioni Controllo completo sul sito di SharePoint in cui si vuole pubblicarlo.

Esecuzione di maschere e report nel browser

Le maschere, i report e la maggior parte delle macro vengono eseguiti nel browser. In questo modo è possibile per Access aggiornare i dati sullo schermo senza ricreare l'intera pagina.

È possibile creare una maschera per consentire agli utenti di spostarsi nell'applicazione. A tale scopo, il nuovo controllo di spostamento consente di aggiungere facilmente a una maschera pulsanti di spostamento di tipo Web standard.

Nota: Il riquadro di spostamento, ovvero la caratteristica usata in Access per spostarsi tra gli oggetti in un database, non è disponibile in un Web browser.

Archiviazione dei dati in elenchi SharePoint

Tutte le tabelle si trasformano in elenchi SharePoint e i record in voci di elenco. In questo modo è possibile usare le autorizzazioni di SharePoint per controllare l'accesso al database Web e per usufruire inoltre di altre funzionalità di SharePoint.

Nota sulla sicurezza:  La stringa di connessione per le tabelle collegate non è crittografata, inclusi il nome utente e la password se tali informazioni sono state salvate (e la destinazione del collegamento supporta gli account utente). Se un database include un collegamento a un elenco di SharePoint e tale collegamento include il nome utente e la password, un utente malintenzionato potrebbe modificare l'elenco di destinazione del collegamento usando le credenziali salvate. Anche se le credenziali non sono salvate con la stringa di connessione, un utente malintenzionato potrebbe modificare le autorizzazioni sul sito di SharePoint con l'aiuto di un collaboratore in possesso di autorizzazioni sufficienti. Prestare attenzione quando si condividono copie di un database contenente collegamenti a elenchi in un database Web pubblicato.

Esecuzione di query e macro di dati nel server

Tutte SQL l'elaborazione degli oggetti Web avviene nel server. In questo modo le prestazioni della rete risultano più efficienti, perché il traffico viene limitato ai set di risultati.

Nota:  Se il database Web contiene oggetti "client", come query, maschere, report e così via, che non possono essere usati in un browser, qualsiasi SQL usato da tali oggetti viene elaborato da Access sul desktop.

Intranet o Internet

La pubblicazione può essere eseguita su un server di SharePoint della Intranet oppure su Internet. Microsoft offre una soluzione SharePoint ospitata e rivolta a Internet e anche terze parti offrono servizi di hosting.

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Modificare un database Web

Questa sezione illustra i passaggi per le attività di progettazione di base che è possibile eseguire in un database Web.

Contenuto della sezione

Prima di iniziare

Prima di iniziare a progettare un database Web, è necessario eseguire alcune attività. Esistono inoltre differenze strutturali tra database Web e database desktop di cui è opportuno tenere conto, soprattutto se si è uno sviluppatore di Access esperto.

  • Determinare lo scopo del database    Preparare un piano chiaro, in modo da poter prendere decisioni appropriate nel corso della definizione dei dettagli della struttura.

  • Individuare e organizzare le informazioni necessarie    Non è possibile usare tabelle collegate in un database Web. Tutti i dati da usare non provenienti dal database devono essere importati prima della pubblicazione. Se si razionalizzano i dati prima di iniziare la progettazione, non sarà necessario modificare la struttura per adattarla a cambiamenti imprevisti relativi ai dati.

  • Identificare il sito di SharePoint che verrà usato per la pubblicazione    Non è possibile eseguire la pubblicazione senza SharePoint. Se si vuole testare la struttura in un browser durante la progettazione (procedura consigliata), è necessario innanzitutto pubblicarla.

  • Pianificare la sicurezza    È possibile usufruire della sicurezza di SharePoint per controllare l'accesso al database Web. Pianificare tempestivamente la sicurezza in modo da poterla includere nella struttura.

Differenze strutturali tra database desktop e database Web

Alcune caratteristiche di database che è possibile usare in un database desktop non sono disponibili in un database Web. Esistono tuttavia nuove caratteristiche che supportano molti degli scenari contemplati dalle caratteristiche desktop.

Nella tabella seguente vengono elencate le caratteristiche esclusive dei database desktop e la nuova caratteristica che supporta lo stesso scenario.

Scenario

Caratteristica esclusiva di database desktop

Caratteristica di database Web

Progettazione di oggetti di database

Visualizzazione Struttura

Visualizzazione Foglio dati avanzata, visualizzazione Layout

Revisione di dati riepilogati, ad esempio somme, medie e gruppi

Funzioni di gruppo

Macro di dati, funzioni di gruppo in report

Programmazione di eventi

VBA

Macro e macro di dati, nuova esperienza di progettazione di macro con IntelliSense

Spostamento su un oggetto di database

Riquadro di spostamento, pannelli comandi

Controllo di spostamento o altro elemento della maschera

Nota: È possibile creare oggetti client in un database Web, ma non è possibile usarli in un browser. Tuttavia, fanno parte del database Web e possono essere usate in Access sul desktop. Gli utenti possono aprire il database Web in Access e usare lì gli oggetti client. È un modo efficace per condividere un database, che apre anche a nuove opportunità di collaborazione sul Web. Gli eventuali problemi di concorrenza vengono gestiti da SharePoint.

Caratteristiche disponibili solo per il desktop senza una versione di database Web

L'elenco seguente non è completo.

  • Query di unione

  • Query a campi incrociati

  • Controlli sovrapposti nelle maschere

  • Relazioni tra tabelle

  • Formattazione condizionale

  • Diverse azioni ed espressioni di macro

Aprire un database Web in Access

È possibile aprire un database Web in due modi: da un browser o da Access.

Per aprire da un browser    Passare al sito del database Web e fare clic su Opzioni nell'angolo in alto a sinistra della maschera di spostamento principale, sotto l'area della barra degli strumenti del browser,e quindi fare clic su Apri in Access.
Il menu Opzioni di un sito per database Web in SharePoint

Per aprire da Access    Aprire il file come si aprirebbe con qualsiasi file di database. Premere CTRL+O e usare la finestra di dialogo Apri.

Creare una tabella Web

Con il database Web aperto in Access, sulla barra multifunzione fare clic su Crea,quindi nel gruppo Tabelle fare clic su Tabella.

Quando si crea una tabella per la prima volta, questa include un campo: un campo ID Numerazione automatica. È possibile aggiungere nuovi campi per archiviare gli elementi di informazioni necessari per l'argomento della tabella. È ad esempio possibile aggiungere un campo in cui è memorizzata la data in cui si inizia a tenere traccia di un elemento.

Aggiungere un campo

È possibile scegliere tra un'ampia gamma di campi predefiniti da aggiungere alla tabella. Esistono due modi altrettanto semplici:

  • Sulla barra multifunzione fare clic su Campi,quindi nel gruppo & Elimina fare clic sul tipo di campo desiderato;

  • Oppure nel foglio dati della tabella fare clic su Fare clic per aggiungeree quindi selezionare un tipo di campo.

Modificare le proprietà di un campo

La formattazione e le proprietà determinano il comportamento di un campo, ad esempio il tipo di dati consentiti per l'archiviazione. È possibile modificare queste impostazioni in modo da adattare il comportamento del campo alle proprie esigenze.

  1. Selezionare il campo di cui si vogliono modificare la formattazione e le proprietà.

  2. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Campi.

  3. Usare i comandi inclusi nei gruppi Formattazione e Proprietà per modificare le impostazioni.

Aggiungere un campo calcolato

È possibile aggiungere un campo in cui visualizzare un valore calcolato a partire da altri dati contenuti nella stessa tabella. Non è possibile usare dati di altre tabelle come origine dei dati calcolati. Alcune espressioni non sono supportate dai campi calcolati.

  1. Con la tabella aperta fare clic su Fare clic per aggiungere.

  2. Posizionare il puntatore del mouse su Campo calcolato e quindi fare clic sul tipo di dati desiderato per il campo.

    Verrà visualizzato il Generatore di espressioni.

  3. Usare il Generatore di espressioni per creare il calcolo per il campo. Tenere presente che è possibile usare solo campi della stessa tabella come origini dati per il calcolo. Per informazioni sull'uso del Generatore di espressioni, vedere l'articolo Creare un'espressione.

Configurare regole di convalida dei dati

È possibile usare un'espressione per convalidare i dati immessi nella maggior parte dei campi, nonché i dati immessi in una tabella. Questo metodo può rivelarsi utile nel caso di campi che non supportano la convalida o se si vuole convalidare i dati immessi in un campo sulla base del valore di altri campi della tabella. Per una spiegazione più completa della convalida, vedere l'articolo Limitare gli input di dati usando una regola di convalida.

È inoltre possibile specificare il messaggio visualizzato quando una regola di convalida impedisce l'immissione di dati. Questo messaggio è noto come messaggio di convalida.

Configurare una regola e un messaggio di convalida dei campi

  1. Selezionare il campo a cui si vuole aggiungere una regola di convalida.

  2. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Campi.

  3. Nel gruppo Convalida campo fare clic su Convalida e quindi su Regola di convalida campo.

    Verrà visualizzato il Generatore di espressioni.

  4. Usare il Generatore di espressioni per creare la regola di convalida. Per informazioni sull'uso del Generatore di espressioni, vedere l'articolo Creare un'espressione.

  5. Nel gruppo Convalida campo fare clic su Convalida e quindi su Messaggio di convalida campo.

  6. Digitare il messaggio che si vuole visualizzare in caso di dati di input non validi e quindi fare clic su OK.

Configurare una regola e un messaggio di convalida dei record

È possibile usare una regola di convalida dei record per impedire record duplicati o per richiedere che una determinata combinazione di fatti per il record sia vera, ad esempio [Data inizio] è maggiore di 1 gennaio 2013 e minore di [Data fine]

  1. Aprire la tabella a cui si vuole aggiungere una regola di convalida.

  2. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Campi.

  3. Nel gruppo Convalida campo fare clic su Convalida e quindi su Regola di convalida record.

    Verrà visualizzato il Generatore di espressioni.

  4. Usare il Generatore di espressioni per creare la regola di convalida. Per informazioni sull'uso del Generatore di espressioni, vedere l'articolo Creare un'espressione.

  5. Nel gruppo Convalida campo fare clic su Convalida e quindi su Messaggio di convalida record.

  6. Digitare il messaggio che si vuole visualizzare in caso di dati di input non validi e quindi fare clic su OK.

Creare una relazione tra due tabelle Web

Le relazioni tra tabelle sono il modo in cui si indica che due tabelle hanno dati in comune, una usa i dati dell'altra e magari anche viceversa. Si supponga, ad esempio, che ogni attività abbia un dipendente responsabile e questo fatto sia rappresentato nella tabella Attività dal campo ID Dipendente, la chiave primaria della tabella Dipendenti. Quando si esaminano i dati relativi a un'attività, è possibile includere i dati sul dipendente responsabile cercandolo nella tabella Dipendenti usando l'ID dipendente.

Per creare una relazione in un database Web, usare la Ricerca guidata per creare un campo di ricerca. Il campo di ricerca viene inserito nella tabella sul lato "molti" della relazione e fa riferimento alla tabella sul lato "uno" della relazione.

Creare un campo di ricerca nella visualizzazione Foglio dati

  1. Aprire la tabella che deve essere sul lato molti della relazione, quella con più record per valore di chiave.

  2. Fare clic sulla freccia accanto a Fare clic per aggiungere e quindi su Ricerca e relazione.

  3. Seguire i passaggi della Ricerca guidata per creare il campo di ricerca.

Modificare un campo di ricerca nella visualizzazione Foglio dati

  1. Aprire la tabella contenente il campo di ricerca da modificare.

  2. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Nel gruppo Proprietà della scheda Campi fare clic su Modifica ricerche.

    • Fare clic con il pulsante destro del mouse sul campo di ricerca e quindi scegliere Modifica ricerche.

  3. Seguire i passaggi della Ricerca guidata.

Mantenere l'integrità dei dati usando macro di dati

È possibile implementare aggiornamenti ed eliminazioni a catena usando macro di dati. I comandi della scheda Tabella consentono di creare macro incorporate per la modifica dei dati.

Creare una query Web

È possibile usare una query come origine dati per maschere e report. Le query vengono eseguite nel server, in modo da ridurre il traffico di rete.

Si supponga ad esempio di usare un database Web per tenere traccia della beneficenza. Si vuole visualizzare chi ha effettuato donazioni durante un evento di beneficenza. È possibile usare una query per selezionare i dati e prepararli per l'uso in maschere e report.

In questa procedura viene usato come esempio il modello Beneficenza. È possibile seguire questa procedura se si crea un nuovo database usando il modello di database Beneficenza.

  1. Nel gruppo Query della scheda Crea fare clic su Query.

  2. Nella finestra di dialogo Mostra tabella fare doppio clic su ogni tabella da includere e quindi fare clic su Chiudi.

    In questo esempio fare doppio clic su Costituenti, Donazioni, Eventi e PartecipantiEventi.

  3. Creare i join necessari trascinando i campi da un oggetto a un altro nella finestra di struttura della query.

    In questo esempio trascinare il campo ID da Costituenti sul campo IDCostituenteBenefattore in Donazioni e quindi trascinare il campo IDCostituenteBenefattore da Donazioni sul campo IDCostituente in PartecipantiEventi.

  4. Aggiungere i campi che si vogliono usare. È possibile trascinare i campi sulla griglia oppure fare doppio clic su un campo per aggiungerlo.

    In questo esempio aggiungere Evento dalla tabella Eventi, DataDonazione dalla tabella Donazioni e Saluto, Nome e Cognome dalla tabella Costituenti.

  5. Aggiungere i criteri da applicare.

    In questo esempio si vuole limitare DataDonazione in modo che sia compresa tra i valori DataInizio e DataFine dell'evento. In DataDonazione nella riga Criteri nella griglia della struttura della query digitare >=[DataInizio] And <=[DataFine].

Creare una maschera Web

Le maschere rappresentano il modo principale per immettere e modificare dati in un database Web e si rivelano utili inoltre per la revisione dei dati. Vengono eseguite nel browser, consentendo così di ottimizzare le prestazioni. Quando si apre una maschera, il browser recupera i dati necessari dal server di SharePoint. È possibile filtrare e ordinare i dati nella maschera senza doverli recuperare di nuovo dal server.

Suggerimento: Per garantire prestazioni ottimali, limitare i record recuperati dalle maschere e dai report principali.

  1. Selezionare una tabella o una query da usare come origine dati.

    Nota: Se si vuole creare una maschera non associata, ignorare questo passaggio.

  2. Nel gruppo Maschere della scheda Crea fare clic su uno dei pulsanti seguenti:

    • Forma    Creare una maschera semplice in cui viene mostrato un record per volta usando l'oggetto selezionato come origine dati.

      Nota: Se si crea una maschera non associata, questo pulsante non è disponibile.

    • Più elementi    Creare una maschera in cui vengono mostrati più record per volta usando l'oggetto selezionato come origine dati.

      Nota: Se si crea una maschera non associata, questo pulsante non è disponibile.

    • Maschera vuota    Creare una maschera in cui non sono contenuti elementi.

    • Foglio dati    Creare una maschera con aspetto e comportamento simili a un foglio dati usando l'oggetto selezionato come origine dati.

      Nota: Se si crea una maschera non associata, questo pulsante non è disponibile.

Creare un report Web

I report rappresentano il modo principale per esaminare o stampare i dati di un database Web. Vengono eseguiti nel browser, consentendo così di ottimizzare le prestazioni. Quando si apre un report, il browser recupera i dati necessari dal server di SharePoint. È possibile filtrare e ordinare i dati nel report senza doverli recuperare di nuovo dal server.

Suggerimento: Per garantire prestazioni ottimali, limitare i record recuperati dalle maschere e dai report principali.

  1. Selezionare una tabella o una query da usare come origine dati.

  2. Nel gruppo Report della scheda Crea fare clic su uno dei pulsanti seguenti:

    • Report    Creare un report di base usando l'oggetto selezionato come origine dati.

    • Report vuoto    Creare un report in cui non sono contenuti elementi.

Creare una maschera di spostamento e impostarla come maschera predefinita da visualizzare all'avvio

Gli utenti devono potersi spostare nell'ambito dell'applicazione. Tenere presente che il riquadro di spostamento non è disponibile in un Web browser. Per consentire agli utenti di usare gli oggetti di database, è necessario offrire loro una soluzione. È possibile creare una maschera di spostamento e specificare che deve essere visualizzata ogni volta che l'applicazione viene aperta in un Web browser. Se inoltre non si specifica una maschera da visualizzare all'avvio dell'applicazione, non verrà aperta alcuna maschera, rendendo difficile a chiunque l'uso dell'applicazione.

È possibile attendere fino all'ultimo momento prima di creare una maschera di spostamento, in modo da essere in grado di aggiungere tutti gli oggetti al momento della creazione della maschera.

  1. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Crea.

  2. Nel gruppo Maschere fare clic su Spostamento e quindi selezionare un layout di spostamento nell'elenco.

  3. Per aggiungere un elemento, trascinarlo dal riquadro di spostamento sul controllo di spostamento.

    Nota: È possibile aggiungere solo maschere e report a un controllo di spostamento.

  4. Aggiungere al corpo della maschera di spostamento gli altri controlli desiderati. È ad esempio possibile fornire la funzionalità di ricerca in tutte le maschere aggiungendo alcuni controlli alla maschera di spostamento.

Impostare la maschera di spostamento come maschera di visualizzazione Web predefinita

  1. In Guida nella scheda File fare clic su Opzioni.

  2. Nella finestra di dialogo Opzioni di Access fare clic su Database corrente.

  3. In Opzioni applicazione fare clic su Maschera di visualizzazione Web e quindi selezionare nell'elenco la maschera desiderata.

    Non è necessario selezionare la maschera di spostamento come maschera di visualizzazione Web. È possibile specificare qualsiasi maschera Web.

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Pubblicare e sincronizzare le modifiche apportate a un'applicazione

Pubblicare un database Web

  1. Nella scheda File fare clic su Salva e pubblica e quindi su Pubblica in Access Services.

  2. Fare clic su Esegui verifica compatibilità.
    Pulsante Esegui verifica compatibilità nella visualizzazione Backstage di Access Verifica compatibilità assicura la corretta pubblicazione
    del database. Se vengono rilevati problemi, è consigliabile risolverli prima della pubblicazione.

    I problemi rilevati vengono memorizzati in una tabella denominata Problemi di compatibilità Web. Ogni riga della tabella contiene un collegamento a informazioni per la risoluzione dei problemi.

  3. In Pubblica in Access Services specificare le informazioni seguenti:

    • Nella casella URL server digitare l'indirizzo Web del server di SharePoint in cui si vuole pubblicare il database. Ad esempio, http://Contoso/.

    • Nella casella Nome sito digitare un nome per il database Web. Questo nome verrà aggiunto all'URL del server in modo da ottenere l'URL dell'applicazione. Ad esempio, se l'URL del server è http://Contoso/ e il nome del sito è ServizioClienti, l'URL sarà http://Contoso/ServizioClienti.

  4. Fare clic su Pubblica in Access Services.

Sincronizzare un database Web

Dopo aver apportato modifiche alla struttura o aver disconnesso un database, è necessario sincronizzarlo. La sincronizzazione consente di risolvere le differenze tra il file di database nel computer e nel sito di SharePoint.

  1. Aprire il database Web in Access e apportare le modifiche alla struttura.

  2. Al termine fare clic sulla scheda File e quindi su Sincronizza tutto.
    Pulsante Sincronizza tutto nella visualizzazione Backstage di Access

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