Un record è un documento o un'altra entità elettronica o fisica in un'organizzazione che funge da prova di un'attività o di una transazione eseguita dall'organizzazione e che richiede la conservazione per un certo periodo di tempo. La gestione dei record è il processo in base al quale un'organizzazione:
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Determina quali tipi di informazioni devono essere considerati record.
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Determina il modo in cui i documenti attivi che diventeranno record devono essere gestiti durante l'uso e determina in che modo devono essere raccolti dopo che sono stati dichiarati come record.
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Determina in che modo e per quanto tempo ogni tipo di record deve essere mantenuto per soddisfare i requisiti legali, aziendali o normativi.
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Esegue ricerche e implementa soluzioni tecnologiche e processi aziendali per garantire che l'organizzazione ritieni conforme agli obblighi di gestione dei record in modo conveniente e non invadente.
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Esegue attività correlate ai record, ad esempio l'eliminazione di record scaduti o l'individuazione e la protezione di record correlati a eventi esterni, ad esempio azioni legali.
Determinare quali documenti e altri elementi fisici o elettronici dell'organizzazione sono record è responsabilità dei responsabili della conformità aziendale, dei responsabili dei record e degli avvocati. Categorizzando con attenzione tutto il contenuto aziendale dell'organizzazione, queste persone consentono di assicurarsi che i documenti siano conservati per il periodo di tempo appropriato. Un sistema di gestione dei record ben progettato consente di proteggere legalmente un'organizzazione, aiuta l'organizzazione a dimostrare la conformità agli obblighi normativi e aumenta l'efficienza dell'organizzazione promuovendo l'eliminazione di elementi non aggiornati che non sono record.
Un sistema di gestione dei record include gli elementi seguenti:
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Analisi del contenuto che descrive e categorizza il contenuto dell'organizzazione che può diventare record, che fornisce le posizioni di origine e che descrive come il contenuto verrà spostato nell'applicazione di gestione dei record.
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Un piano di file che indica, per ogni tipo di record dell'organizzazione, dove devono essere conservati come record, i criteri che si applicano a tali record, il periodo di conservazione, il modo in cui devono essere eliminati e chi è responsabile della gestione.
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Documento dei requisiti di conformità che definisce le regole che i sistemi IT dell'organizzazione devono seguire per garantire la conformità e i metodi usati per garantire la partecipazione dei membri del team aziendale.
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Metodo per la raccolta di record non più attivi da tutte le origini record, ad esempio server di collaborazione, file server e sistemi di posta elettronica.
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Metodo per il controllo dei record mentre sono attivi.
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Metodo per acquisire i metadati e le cronologie di controllo dei record e per mantenerli.
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Processo per la conservazione dei record (sospensione dell'eliminazione) quando si verificano eventi come controversie legali.
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Sistema per il monitoraggio e la creazione di report sulla gestione dei record per garantire che i dipendenti li archivino, accertino e gestirli in base a criteri e processi definiti.
SharePoint include funzionalità che consentono alle organizzazioni di implementare sistemi e processi di gestione dei record integrati.
Panoramica della pianificazione della gestione dei record
Questo argomento descrive i passaggi di pianificazione da eseguire per assicurarsi che il sistema di gestione dei record implementato in base a SharePoint raggiunga gli obiettivi di gestione dei record dell'organizzazione. Di seguito è riportata un'anteprima del processo di pianificazione della gestione dei record:
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Identificare i ruoli di gestione dei record La gestione dei record completata richiede ruoli specializzati, ad esempio i seguenti:
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Responsabili dei record e responsabili della conformità per categorizzare i record nell'organizzazione ed eseguire il processo di gestione dei record.
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Personale IT per implementare i sistemi che supportano in modo efficiente la gestione dei record.
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I responsabili dei contenuti possono trovare la posizione in cui vengono conservate le informazioni dell'organizzazione e assicurarsi che i team seguano le procedure di gestione dei record.
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Analizzare il contenuto dell'organizzazione Prima di creare un piano di file, i responsabili dei record e i responsabili del contenuto rilevano l'utilizzo dei documenti nell'organizzazione per determinare quali documenti e altri elementi possono diventare record.
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Sviluppare un piano di file Dopo aver analizzato il contenuto dell'organizzazione e determinato le pianificazioni di conservazione, compilare il resto del piano di file. I piani file variano da un'organizzazione all'altra, ma in genere descrivono i tipi di elementi che l'organizzazione riconosce come record, indicano dove sono archiviati, descrivono i periodi di conservazione e forniscono altre informazioni, ad esempio chi è responsabile della gestione e a quale categoria più ampia di record appartiene.
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Sviluppare pianificazioni di conservazione Per ogni tipo di record, determinare quando non è più attivo (in uso), per quanto tempo deve essere mantenuto dopo tale periodo e come deve essere eliminato.
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Valutare e migliorare le procedure di gestione dei documenti Assicurarsi che i criteri necessari vengano applicati negli archivi di documenti. Ad esempio, assicurarsi che il contenuto venga verificato in modo appropriato in modo che i controlli appropriati vengano mantenuti insieme ai record.
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Progettare la soluzione di gestione dei record Determinare se creare un archivio di record, gestire i record sul posto o usare una combinazione dei due approcci. In base al piano di file, progettare l'archivio record o determinare come usare i siti esistenti per contenere i record. Definire tipi di contenuto, raccolte, criteri e, quando necessario, metadati che determinano la posizione in cui instradare un documento.
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Pianificare il modo in cui il contenuto diventa record Se si usa la SharePoint per la gestione dei documenti attiva e la gestione dei record, è possibile creare flussi di lavoro personalizzati per spostare i documenti in un archivio di record. Se si usa un SharePoint o un sistema di gestione dei documenti esterno, è possibile pianificare e sviluppare interfacce che spostano il contenuto da tali sistemi all'archivio dei record o che dichiarano un documento come record ma non spostano il documento. È anche possibile creare un piano di formazione per insegnare agli utenti come creare e usare i record.
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Pianificare l'integrazione della posta elettronica Determinare se si gestiranno i record di posta elettronica all'interno SharePoint, o se si gestiranno i record di posta elettronica all'interno dell'applicazione di posta elettronica stessa.
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Pianificare la conformità per i contenuti social Se l'organizzazione usa social media come blog o wiki, determinare in che modo questo contenuto diventerà record.
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Pianificare la documentazione e i report di conformità Per verificare che l'organizzazione eserviti le procedure necessarie per la gestione dei record e per comunicare queste procedure, è consigliabile documentare i piani e i processi di gestione dei record. Se l'organizzazione si impegna in controversie legali correlate ai record, potrebbe essere necessario produrre queste linee guida per la gestione dei record, piani di implementazione e metriche sull'efficacia.
