Personalizzare i messaggi di posta elettronica

La creazione di un messaggio di posta elettronica in Outlook offre il maggior numero di opzioni e configurazioni di qualsiasi caratteristica di Outlook. Indipendentemente dal tipo di messaggio che si sta scrivendo, aziendale o personale, è sempre possibile aggiungere uno stile personalizzato.

Impostare le opzioni di recapito

Le opzioni di recapito includono l'impostazione del livello di priorità del messaggio, l'indicazione di una data di scadenza e la specifica del ritardo di data e ora per l'invio del messaggio.

Assegnare il livello di priorità

È possibile impostare il livello di priorità di un messaggio in modo che i destinatari visualizzino l'indicatore nella propria Posta in arrivo prima di aprirlo. Quando si imposta questo livello, i destinatari possono anche ordinare i messaggi in base alla priorità.

1. Nel gruppo Contrassegni della scheda Messaggio scegliere Priorità alta o Priorità bassa.
2. L'opzione selezionata viene evidenziata per indicare che è attiva.

Impostare la data di scadenza

Quando un messaggio scade, l'intestazione del messaggio rimane visibile nelle cartelle di Outlook. Anche se il messaggio è barrato, sarà comunque possibile aprirlo.

1. Nel gruppo Altre opzioni della scheda Opzioni scegliere il pulsante di visualizzazione della finestra Opzioni messaggio.
2. In Opzioni di recapito della finestra di dialogo Proprietà selezionare la casella di controllo Scadenza, quindi scegliere una data e un'ora.

Ritardare l'invio del messaggio

Se si usa un account di posta elettronica di Microsoft Exchange, è possibile posticiparne il recapito. Indipendentemente dal tipo di account di posta elettronica, tutti gli utenti possono usare le regole per posticipare il recapito di tutti i messaggi impostandole in modo che i messaggi vengano mantenuti nella Posta in uscita per un periodo di tempo specificato dopo la selezione di Invia.

Per posticipare il recapito di un messaggio di posta elettronica solo per gli account di Exchange

1. Nel gruppo Altre opzioni della scheda Opzioni scegliere Ritarda recapito. Viene visualizzata la finestra di dialogo Proprietà con la casella di controllo Non recapitare prima selezionata.

2. Scegliere la data e l'ora di recapito desiderate.

   Nota

   È necessario scegliere Ritarda recapito in ogni messaggio da posticipare. Per ritardare l'invio di tutti i messaggi, vedere la procedura seguente per posticipare il recapito di un messaggio di posta elettronica per tutti gli account di posta elettronica.

Per posticipare il recapito di un messaggio di posta elettronica per tutti gli account di posta elettronica

È possibile personalizzare le impostazioni nella Creazione guidata Regole per limitare i criteri quando viene imposto il ritardo.

1. In qualsiasi visualizzazione di Outlook scegliere la scheda File .

2. Scegliere Gestisci regole & Avvisi>nuova regola.

3. In Passaggio 1: selezionare un modello in Crea nuova regola scegliere Applica regola ai messaggi inviati e quindi Avanti.

4. Fare di nuovo clic su Avanti e, quando viene visualizzato il messaggio La regola verrà applicata ad ogni messaggio inviato, scegliere Sì.

5. In Passaggio 1: selezionare le azioni selezionare la casella di controllo ritarda recapito di alcuni minuti.

6. In Passaggio 2: modificare la descrizione della regola, facendo clic sul testo sottolineato fare clic sulla frase sottolineata, alcuni.

7. Immettere un numero compreso tra 1 e 120 e quindi scegliere OK.

8. Scegliere Fine e, quando viene visualizzato il messaggio Questa regola è una regola lato client e verrà elaborata solo se Outlook è in esecuzione, fare clic su OK.

   Nota

   Questa nuova regola posticipa tutti i messaggi inviati del numero di minuti immessi nel passaggio 7. Outlook deve rimanere in esecuzione per il numero di minuti specificato dopo aver scelto Invia per accettare il ritardo specificato.

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Modificare l'aspetto del messaggio

Ci sono almeno otto modi per modificare l'aspetto di un messaggio.

Aggiungere un colore di sfondo, una sfumatura, una trama, un motivo o un'immagine

1. Nel nuovo messaggio di posta elettronica scegliere Colore pagina nel gruppo Temi della scheda Opzioni.

   Nota

   Posizionare il cursore nel corpo del messaggio per rendere disponibile l'opzione Colore pagina .

2. Eseguire una di queste operazioni:

   • Nella tavolozza dei colori Colori tema o Colori standard selezionare un colore.
   • Scegliere Altri colori per visualizzare una tavolozza più dettagliata.
   • Scegliere Nessun colore per rimuovere i colori.

3. Scegliere Effetti di riempimento per aggiungere una sfumatura, una trama, un motivo o un'immagine, quindi scegliere le opzioni di riempimento desiderate.

   Nota

   Se si è scelto un colore nel passaggio 2, la sfumatura, la trama o il motivo si basa su quel colore.

Modificare il tipo di carattere

È possibile modificare il tipo di carattere nel messaggio in diversi modi.

• Nel gruppo Testo base della scheda Messaggio è possibile selezionare il tipo di carattere, le dimensioni del carattere, lo stile del carattere (grassetto, corsivo e sottolineato), il colore del carattere e l'evidenziazione del testo.
• Nel gruppo Carattere della scheda Formato testo è possibile scegliere il tipo e le dimensioni del carattere e aumentare o ridurre le dimensioni di un incremento. È anche possibile modificare lo stile del carattere (grassetto, corsivo, sottolineato, barrato, pedice, apice); cambiare la combinazione di maiuscole e minuscole, il colore del carattere e l'evidenziazione del testo; e rimuovi tutta la formattazione del carattere.
• Nella barra di formattazione rapida visualizzata quando si seleziona il testo è possibile selezionare il tipo di carattere, aumentare o diminuire le dimensioni di un incremento, scegliere un tema, usare Copia formato, selezionare lo stile del carattere (grassetto, corsivo e sottolineato) ed evidenziare il testo.
• Nel gruppo Stili della scheda Formato testo è possibile scegliere gli stili.

Aggiungere elementi grafici

Gli elementi grafici possono richiamare l'attenzione dei destinatari del messaggio, ma possono anche aumentare le dimensioni del file del messaggio. È uno dei motivi per cui gli elementi grafici devono essere usati con moderazione. Per modificare l'aspetto dello sfondo del messaggio, vedere Aggiungere un colore di sfondo, una sfumatura, una trama, un motivo o un'immagine.

Per aggiungere un elemento grafico

• Nel gruppo Illustrazioni della scheda Inserisci scegliere uno dei tipi di illustrazioni seguenti:

  Immagine	Scegliere Immagine, quindi passare alla cartella in cui è stata salvata l'immagine desiderata. Scegliere l'immagine e quindi Inserisci. È possibile ridimensionare o ruotare l'immagine usando i punti di controllo dell'immagine. Per altre opzioni relative all'immagine, fare clic con il pulsante destro del mouse sull'immagine e quindi scegliere un comando.
  Forme	Scegliere Forme, quindi scegliere la forma desiderata. Per altre opzioni relative alle forme, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla forma, quindi scegliere un comando.
  SmartArt	Scegliere SmartArt. Scegliere un layout per un elemento grafico SmartArt e quindi scegliere OK. Scegliere l'elemento grafico SmartArt per aggiungere il testo. Per altre opzioni, fare clic con il pulsante destro del mouse sull'elemento grafico SmartArt, quindi scegliere un comando.
  Grafico	Scegliere Grafico. Scegliere un tipo di grafico, quindi fare clic su OK. Per altre opzioni relative al grafico, fare clic con il pulsante destro del mouse sul grafico, quindi scegliere un comando.
  Screenshot	Scegliere Screenshot. Scegliere una delle immagini di anteprima oppure Ritaglio schermata. Selezionare l'area della schermata da catturare.

Per inserire WordArt

• Nel gruppo Testo della scheda Inserisci scegliere WordArt.

Aggiungere un elenco puntato o numerato

1. Nel gruppo Testo base della scheda Messaggio scegliere il pulsante Elenchi puntati o Elenchi numerati.

2. Premere INVIO per aggiungere la voce di elenco successiva. Outlook inserisce automaticamente il punto elenco o il numero successivo.

3. Eseguire una delle operazioni seguenti:

   • Per terminare l'elenco, premere INVIO due volte.
     oppure
   • Per eliminare l'ultimo punto elenco o numero nell'elenco, premere BACKSPACE.

Aggiungere una tabella

Una tabella è costituita da righe e colonne di celle che possono essere riempite con testo ed elementi grafici. Le tabelle sono usate spesso per organizzare e presentare le informazioni.

È anche possibile usare le tabelle per creare layout di pagina interessanti o testo, grafica e layout di tabella avanzati.

Per aggiungere una tabella

1. Scegliere dove inserire la tabella.

2. Nel gruppo Tabelle della scheda Inserisci scegliere Tabella.

3. Eseguire una di queste operazioni:

   • Fare clic su Tabelle veloci, scegliere la tabella desiderata e sostituire i dati delle tabella con i propri dati.

   • Scegliere la griglia della tabella e selezionare il numero di righe e colonne da creare in una nuova tabella vuota.
     

   • Scegliere Disegna tabella per visualizzare un puntatore che consente di variare le dimensioni delle celle di tabella aggiunte.

   • Scegliere Foglio di calcolo di Excel per aprire un nuovo foglio di calcolo nel messaggio. È possibile usare i punti di controllo per ridimensionare il foglio di calcolo.

     Nota

     Quando si sceglie Foglio di calcolo di Excel, potrebbe essere visualizzata una finestra di dialogo che chiede se si considera attendibile l'origine della cartella di lavoro di Excel. Nella maggior parte dei casi, soprattutto se l'origine del documento è Excel installata nel computer, è possibile scegliere Sì. In caso di dubbi sulla scelta di Sì perché Excel è in esecuzione da un'altra origine o rete, contattare l'amministratore di rete.

Aggiungere una firma

È possibile creare una firma predefinita da aggiungere a tutti i messaggi in uscita oppure inserire manualmente una firma nei singoli messaggi in uscita.

Per inserire una firma automaticamente

1. Nel gruppo Includi della scheda Messaggio scegliere Firme firma>.

   Nota

   È anche possibile accedere alle opzioni di firma disponibili nella scheda Messaggio dopo aver scelto Rispondi, Rispondi a tutti o Inoltra in un messaggio aperto.

2. Nell'elenco Selezionare la firma da modificare della scheda Firma di posta elettronica nella finestra di dialogo Firme ed elementi decorativi selezionare la firma desiderata. In alternativa, scegliere Nuova per creare una firma.

3. Nell'elenco Nuovi messaggi di Scegliere la firma predefinita nell'angolo in alto a destra della finestra di dialogo scegliere la firma desiderata.

4. Per includere una firma nei messaggi a cui si risponde e nei messaggi inoltrati, selezionare la firma nell'elenco Risposte/inoltri. Se non si vogliono inserire firme in questi messaggi, selezionare Nessuna.

5. Scegliere OK.

6. Per aggiungere la firma predefinita a un messaggio corrente, nel gruppo Includi della scheda Messaggio scegliere Firma e quindi selezionare la firma.

Per inserire una firma manualmente

1. In un nuovo messaggio di posta elettronica, nel gruppo Includi della scheda Messaggio scegliere Firma.

2. Scegliere la firma desiderata.

   Nota

   È anche possibile accedere alle opzioni per la firma disponibili nella scheda Messaggio dopo aver scelto Rispondi, Rispondi a tutti o Inoltra in un messaggio aperto.

Aggiungere equazioni, simboli e linee orizzontali

Il gruppo Simboli nella scheda Inserisci contiene i pulsanti che consentono di inserire un'equazione, un simbolo e una linea orizzontale nel messaggio di posta elettronica.

Equazione

È possibile aggiungere rapidamente equazioni complesse a un messaggio. Quando si sceglie il pulsante Equazione, si accede alla scheda Progettazione e a una raccolta di strumenti, simboli matematici e strutture.

Simbolo

È possibile usare il pulsante Simbolo per aggiungere:

• Simboli non presenti sulla tastiera, ad esempio 1/4 ©.
• Caratteri speciali, come il trattino lungo (—) o i puntini di sospensione (...), non presenti sulla tastiera.
• Caratteri Unicode.

Se si usa un tipo di carattere espanso, ad esempio Arial o Times New Roman, viene visualizzato l'elenco Sottoinsieme. Da questo elenco è possibile scegliere da un elenco esteso di caratteri di lingua. L'elenco Sottoinsieme include greco e russo (alfabeto cirillico), se disponibile.

Linea orizzontale

Il pulsante Linea orizzontale consente di separare le sezioni del messaggio. Una linea ha uno spessore di ½ pt e usa il colore automatico per impostazione predefinita.

Cambiare il tema

Un tema, ovvero un set uniforme di elementi di progettazione e combinazioni di colori, consente di creare facilmente messaggi accattivanti e dall'aspetto professionale. Quando si applica un tema a un documento, Outlook consente di personalizzare i colori di sfondo e la grafica, gli stili di corpo e titoli, gli elenchi, le linee orizzontali, i colori dei collegamenti ipertestuali e i colori del bordo della tabella. Vengono personalizzati anche gli elenchi a uno o più livelli.

Per cambiare il tema

1. Nel gruppo Temi della scheda Opzioni scegliere Temi.

2. Eseguire una di queste operazioni:

   • Scegliere Temi e ripristinare il tema corrente da un modello, cercare un altro tema o impostare come predefinito il tema che si sta usando.
   • Scegliere Colori, quindi scegliere una tavolozza dei colori predefinita per un tema o crearne una personalizzata.
   • Scegliere Tipi di carattere, quindi scegliere un tipo di carattere dall'elenco predefinito oppure selezionarne uno personalizzato.
   • Scegliere Effetti, quindi scegliere uno degli effetti preimpostati.
   • Scegliere Colore pagina e quindi scegliere dalla tavolozza Colore tema preimpostata oppure scegliere Nessun colore o un colore personalizzato oppure aggiungere effetti di riempimento.

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Aggiungere elementi di verifica al messaggio

È possibile usare le opzioni disponibili nel gruppo Contrassegni della scheda Messaggio per tenere traccia dei messaggi, con un contrassegno o con una conferma di recapito o di lettura. È anche possibile usare le opzioni di voto.

Contrassegnare un messaggio

L'aggiunta di un contrassegno ai messaggi di posta elettronica consente di gestire meglio la posta elettronica e di creare elementi promemoria solo per se stessi oppure per se stessi e i destinatari del messaggio. Ad esempio, è possibile contrassegnare un messaggio di posta elettronica che richiede di fornire informazioni entro una determinata data. È possibile contrassegnre un messaggio di posta elettronica, ad esempio, che richiede informazioni entro una determinata data. All'apertura del messaggio in Outlook, sulla barra informazioni del riquadro di lettura e nella parte superiore del messaggio verrà visualizzato un avviso.

Un messaggio contrassegnato per se stessi consente di tenere traccia di chi ha risposto al messaggio. Nello scenario precedente è stato inviato un messaggio di posta elettronica contrassegnato che richiede informazioni entro una determinata data. Contrassegnando il messaggio anche per se stessi, viene visualizzato un promemoria che indica di controllare la presenza di risposte. Outlook consente anche di trovare automaticamente le risposte al messaggio contrassegnato originale.

1. Nel gruppo Contrassegni della scheda Messaggio scegliere Completa, quindi scegliere la data di scadenza per il completamento oppure Personalizzare.
2. Se si vuole un promemoria relativo a questo messaggio contrassegnato, nel gruppo Contrassegni nella scheda Messaggio scegliere Completa e quindi Aggiungi promemoria. Se si vuole, è possibile modificare la data e l'ora del promemoria.
3. Si può anche includere un contrassegno per i destinatari in modo che questi ricevano un avviso relativo a una scadenza. Nel gruppo Contrassegni della scheda Messaggio scegliere Completa e quindi Contrassegna per i destinatari. Per includere un promemoria per il destinatario relativo a questo messaggio contrassegnato, selezionare la casella di controllo Promemoria e, se necessario, modificare la data e l'ora.

Aggiungere pulsanti di voto

È facile creare un sondaggio in Outlook includendo pulsanti di voto in un messaggio di posta elettronica.

1. Nel gruppo Verifica della scheda Opzioni scegliere Usa pulsanti di voto.

2. Scegliere una delle opzioni seguenti:

   • Approva;Rifiuta
     Ad esempio, quando si verifica un problema o un evento che deve essere approvato o rifiutato.

   • Sì; No
     Quando tutto ciò che si vuole è un sì o un no, questo è un buon modo per eseguire un sondaggio rapido.

   • Yes;No;Forse
     Se non si vogliono limitare le scelte a Sì e No, usare questa opzione di voto, che offre una risposta alternativa.

   • Personalizzata
     Scegliere questa opzione per creare nomi di pulsanti di voto personalizzati. È ad esempio possibile chiedere ai colleghi quando vogliono fissare la riunione settimanale del personale scegliendo tra tre giorni della settimana diversi.

     1. Quando viene visualizzata la finestra di dialogo Proprietà, in Opzioni di voto e verifica selezionare la casella di controllo Usa pulsanti di voto.
     2. Selezionare ed eliminare i nomi di pulsante predefiniti e digitare il testo desiderato. Separare i nomi di pulsante con un punto e virgola (;).

Ricevere una conferma di recapito o di lettura

Una conferma di recapito indica che il messaggio di posta elettronica è stato recapitato alla cassetta postale del destinatario, ma non specifica se il destinatario l'ha visto o letto. Una conferma di lettura indica che il messaggio è stato aperto. In entrambi i casi, si riceverà una notifica quando il messaggio viene recapitato o letto. Il contenuto delle notifiche viene quindi registrato automaticamente nel messaggio originale nella cartella Posta inviata.

Tuttavia, non affidarsi solo a queste ricevute. Il destinatario del messaggio potrebbe accorgersi che è stata richiesta una conferma di lettura, ma rifiutare di inviarla. Se il messaggio è di sola lettura nel riquadro di lettura, potrebbe non essere inviata una conferma di lettura. Inoltre, il programma di posta elettronica del destinatario potrebbe non supportare le conferme di lettura.

Per aggiungere una conferma di recapito o di lettura

• Nel messaggio selezionare la casella di controllo Richiedi conferma di recapito o Richiedi conferma di lettura nel gruppo Verifica della scheda Opzioni.

Per attivare le opzioni di verifica per tutti i messaggi di posta elettronica inviati

1. Scegliere Posta delle opzioni> della scheda >File.
2. In Verifica selezionare le opzioni desiderate.

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