Dopo aver sviluppato un piano di file e aver progettato la soluzione di gestione dei record in SharePoint, pianificare il modo in cui i documenti attivi dell'organizzazione, sia elettronici che hard copy, diventeranno record. Questo articolo esamina le tecniche che è possibile usare per dichiarare i documenti attivi come record e suggerisce un modo per pianificare il modo in cui gli elementi del piano di file diventeranno record.
Tecniche per convertire i documenti attivi in record in SharePoint
È possibile usare le tecniche seguenti per convertire i documenti attivi in record:
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Dichiarazione manuale di un documento come record.
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Definizione di un criterio che dichiara un documento come record o invia un documento a un sito Centro record in un momento specificato.
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Creazione di un flusso di lavoro che invia un documento a un sito Centro record.
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Uso di una soluzione personalizzata basata sul modello SharePoint a oggetti.
Creazione manuale di record
Se la gestione dei record sul posto è abilitata per una raccolta documenti, gli utenti possono dichiarare in modo esplicito un documento nella raccolta come record modificando i dettagli di conformità del documento. Quando l'amministratore della raccolta siti abilita la gestione dei record sul posto, l'amministratore della raccolta siti specifica chi deve essere in grado di dichiarare e annullare la dichiarazione di record e se gli utenti devono essere in grado di modificare o eliminare documenti dopo che diventano record.
Se è stata creata una connessione a un sito Centro record, gli utenti possono inviare manualmente documenti al sito Centro record usando il comando Invia a. Quando un amministratore della farm configura una connessione al sito Centro record, questo comando diventa disponibile in tutti i documenti attivi. A seconda della configurazione della connessione, i documenti possono essere copiati nel sito Centro record, spostati nel sito Centro record o spostati nel sito Centro record con un collegamento al documento mantenuto.
Anche se l'invio manuale di record al sito Centro record non è una soluzione pratica su larga scala, è possibile usarla per integrare altri metodi di creazione dei record.
Definizione di un criterio
I criteri di conservazione specificano le azioni da eseguire sui documenti in determinati punti nel tempo. Le azioni dei criteri vengono eseguite automaticamente. Gli utenti non devono avviare l'azione.
Due azioni dei criteri riguardano specificamente la gestione dei record: il trasferimento di un documento in un'altra posizione e la dichiarazione di un documento come record. Se esiste una connessione a un sito Centro record, è possibile creare un criterio che invia documenti a un sito Centro record. Il criterio specifica anche se copiare il documento nel sito Centro record, spostarlo o spostarlo e lasciare un collegamento nella raccolta documenti. Se per il sito è abilitata la gestione dei record sul posto, è possibile creare un criterio che dichiara un documento come record. È anche possibile usare il modello SharePoint a oggetti per creare un'azione personalizzata.
I criteri di conservazione possono avere più fasi. Ad esempio, è possibile creare criteri di conservazione che eliminano tutte le versioni precedenti di un documento un anno dopo l'ultima modifica e trasferisce il documento in un sito Centro record cinque anni dopo l'ultima modifica del documento.
Se la gestione dei record sul posto è abilitata per un sito, il sito può contenere sia documenti attivi che record. In questo caso, è possibile specificare criteri di conservazione diversi per i documenti e i record attivi. Ad esempio, è possibile creare un criterio che dichiara un documento attivo come record due anni dopo la creazione del documento e creare un secondo criterio che elimina un record sette anni dopo che è stato dichiarato come record.
Creazione di un flusso di lavoro
Quando si crea un flusso di lavoro, è possibile aggiungere un'azione per inviare un elemento a un repository. Con questa azione è possibile creare flussi di lavoro che inviano documenti a un sito Centro record. È anche possibile includere altre azioni nel flusso di lavoro. Ad esempio, è possibile creare un flusso di lavoro che invia un messaggio di posta elettronica all'autore di un documento che richiede l'approvazione e quindi invia il documento a un sito Centro record. È possibile combinare criteri e flussi di lavoro creando un criterio di conservazione che esegue il nuovo flusso di lavoro un anno dopo la creazione di un documento.
È anche possibile usare il modello SharePoint a oggetti per creare un flusso di lavoro personalizzato che copia i file nel sito Centro record. Un flusso di lavoro che invia file al sito Centro record può essere integrato nel sistema di gestione dei documenti come parte di un flusso di lavoro che guida un documento nel relativo ciclo di vita. Per i tipi di documento che hanno un ciclo di vita prevedibile, ad esempio le note spese, è possibile implementare un flusso di lavoro che guida il documento nelle varie fasi e, come passaggio finale, invia una copia del documento al sito Centro record. Il flusso di lavoro potrebbe essere attivato creando un nuovo documento.
Uso di una soluzione personalizzata
È possibile sviluppare soluzioni personalizzate che usano oggetti nello spazio Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy per inviare contenuto da altre origini dati al sito Centro record. Per altre informazioni su come implementare soluzioni personalizzate usando il modello SharePoint a oggetti, vedere SharePointSoftware Development Kit (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788).
Completamento del piano
Dopo aver sviluppato il piano di file e aver esaminato i metodi per spostare il contenuto nel sito Centro record, completare il piano di file determinando come inviare ogni tipo di record al sito Centro record. Gli aspetti da considerare includono quanto segue:
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La conformità è applicata o volontaria?
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È possibile dipendere dalla collaborazione degli utenti dell'organizzazione per rispettare i processi di gestione dei record? In generale, evitare i processi manuali. Tuttavia, laddove sono necessari, creare una formazione e un monitoraggio adeguati per garantire la conformità del team.
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Il contenuto verrà archiviato nei SharePoint di gestione dei documenti?
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Si mantiene il contenuto fisico? La gestione del contenuto fisico attivo, ad esempio una copia rigida o un CD-ROM, e l'invio a un vault di record per la conservazione (insieme alla registrazione del record in un sito Centro record) richiede una pianificazione univoca non descritta in questo argomento. Ad esempio, se non esiste una versione elettronica di un documento cartaceo, potrebbe essere necessario tenere traccia dell'elemento usando un elenco a cui sono associati criteri e flussi di lavoro.
La tabella seguente mostra come alcuni record di un piano di file di esempio verranno spostati in un sito Centro record:
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Documenti |
Descrizione |
Elementi multimediali |
Posizione di origine |
Diventa un record... |
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Piano di benefit |
Descrizione del piano di benefit per i dipendenti. |
Pagine Web |
SharePoint raccolta documenti |
Uso di un flusso di lavoro personalizzato associato ai criteri di scadenza |
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Piano di assicurazione |
Descrizione del piano di assicurazione dei dipendenti. |
Stampare |
Documento fisico associato a una voce di elenco in SharePoint |
Inviando il file a un vault fisico e creando una voce di elenco nel sito Centro record di cui tenere traccia (usando un codice a barre) |
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Schede attività retribuzioni |
Riepiloghi delle ore lavorate, del lavoro straordinario e degli stipendi pagati. |
Documenti elettronici |
Server dei record retribuzioni non basato su SharePoint |
Uso di un programma personalizzato |
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File di sviluppo del prodotto |
Specifiche dei prodotti e dei documenti associati. |
Documenti elettronici |
SharePoint raccolta documenti |
Uso del flusso di lavoro personalizzato associato ai criteri di scadenza e manualmente con il comando Invia a |
