Come Project Manager, comunichi con molti stakeholder del progetto, dai membri del team che eseguono attività di progetto a dirigenti dell'organizzazione e clienti del progetto. Poiché la comunicazione è così cruciale per il successo del progetto e perché si comunicano diversi tipi di informazioni a diversi tipi di stakeholder, è necessario un piano di comunicazione di progetto solido. Puoi usare Project Web App attraverso l'abbonamento a Project Online per implementare molti aspetti del piano di comunicazione e scambiare i tipi di informazioni giusti con le persone giuste.
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Perché la comunicazione del progetto è così importante?
Con così tante persone coinvolte in un singolo progetto, grande o piccola, la comunicazione ha un ruolo straordinario nel successo o nel fallimento del progetto. Quando manca la comunicazione, il progetto potrebbe avere un passo falso, ad esempio le ipotesi, la duplicazione dello sforzo o il contrario, le lacune nello sforzo. Inoltre, le parti interessate potrebbero ritenere che si trovino in silos isolati, inauditi e non consentiti, che possono portare a un morale povero e a una produttività in declino.
D'altra parte, quando la comunicazione è buona, il tuo progetto può sperimentare efficienze in fase di elaborazione, individuazione e prevenzione di problemi e rischi, soluzioni innovative per la risoluzione del problema e decisioni basate su fatti sonori. La promozione di una buona comunicazione in un progetto migliora la probabilità che il progetto resti in programmazione e nel budget.
Che cos'è una buona comunicazione? Si tratta di scambiare le informazioni giuste con le persone giuste. Verificare che le parti interessate a tutti i livelli vengano ascoltate. Avere canali sul posto per conversazioni formali e informali che spostano il progetto in avanti verso il suo obiettivo.
Procedure consigliate per la comunicazione in un progetto
Il momento giusto per pensare alla comunicazione del progetto è la fase di pianificazione del progetto. Infatti, l'aggiunta dello sviluppo di processi di comunicazione tra le prime attività del progetto può segnalare al team che comunicare efficacemente è il lavoro di ogni membro del team ed è la chiave per il successo del progetto.
Le sezioni seguenti illustrano in dettaglio quattro domande su come gestire la comunicazione attraverso la durata del progetto e su come compilare le risposte in un piano di comunicazione che funzioni per tutti.
Con chi è necessario comunicare?
È necessario comunicare con tutti coloro che hanno un interesse o che detiene una partecipazione al successo del progetto, ovvero le parti interessate del progetto. Pensare a chi sono gli stakeholder. È probabile che siano a vari livelli dell'organizzazione e alcuni potrebbero essere esterni all'organizzazione. Ecco alcuni possibili stakeholder del progetto:
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Membri del team di progetto. Queste persone stanno eseguendo il lavoro effettivo del progetto.
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Project Portfolio Manager. Se la tua è un'organizzazione più grande che esegue molti progetti contemporaneamente, potrebbe essere necessario comunicare con un gestore di portfolio.
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Gestione risorse. Come per un gestore di portfolio, se l'organizzazione è in gran parte basata su progetti, potrebbe essere necessario collaborare in stretta collaborazione con un responsabile delle risorse che assicuri che le persone con le giuste competenze per i vari progetti siano disponibili.
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Gestione esecutiva. La gestione superiore in genere deve sapere in che modo sta andando il progetto, in particolare in termini di pianificazione e costo.
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Sponsor o cliente. Potrebbe essere uno sponsor o un cliente diverso dalla gestione e chi paga per il progetto.
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Rappresentante dell'utente finale. Questa persona rappresenta le persone che il progetto può trarre vantaggio o in caso contrario quando è stato completato.
Quali tipi di informazioni sono necessarie?
Dato che la prima regola di comunicazione è quella di conoscere il proprio pubblico, è possibile ottenere il massimo rendimento per l'investimento di comunicazione quando si adatta la comunicazione a ciò che ogni set di stakeholder deve conoscere.
Ad esempio, i membri del team di progetto devono conoscere le attività a cui sono assegnate e a seconda delle proprie attività, a loro volta, per svolgere il proprio lavoro. È probabile che sia anche necessario vedere la programmazione completa del progetto per mantenere un buon senso di ambito e orientamento mirato.
A differenza dei membri del team che hanno bisogno di dettagli vitali, dirigenti o sponsor di progetti richiedono un riepilogo molto elevato del modo in cui il progetto sta per essere eseguito. Sono più interessati alle prestazioni rispetto alla pianificazione del progetto e al preventivo e vogliono sapere se il progetto è in linea per raggiungere i propri obiettivi.
Esaminare l'elenco degli stakeholder e riflettere sul progetto dal punto di vista. In questo modo potrai determinare quali informazioni scambiare con loro e quali forme devono essere necessarie per la comunicazione. Parla anche con le parti interessate e scopri cosa e come preferisce comunicare.
Quante volte devono accadere i diversi tipi di comunicazione?
Cercare di trovare il giusto equilibrio: troppo poca comunicazione e il progetto rischia più contrattempi di quanto dovrebbe; troppo le comunicazioni e gli stakeholder infastiditi sentono che gli sforzi sono impegnati, che interferiscono con il tempo necessario per implementare o sovrintendere il progetto.
I report di stato settimanali e le schede attività sono uno standard per gli aggiornamenti del team di progetto alla programmazione, anche se sono preferibili le riunioni "stand-up" quotidiane di 20 minuti. Allo stesso modo, gli sponsor e i clienti possono anche volere un riepilogo settimanale della programmazione dei progetti e delle prestazioni di costo. Se si sta controllando un gestore di portfolio o un rappresentante dell'utente finale, la comunicazione può essere mensile o anche trimestrale.
Ogni progetto e le sue esigenze di comunicazione sono diversi. Valutare con attenzione la frequenza delle comunicazioni con i diversi stakeholder del progetto. Anche in questo caso, rivolgersi alle parti interessate in merito alle proprie esigenze ed essere disposti a apportare modifiche per adattarsi al progetto e alle persone.
Quale tecnologia verrà usata per scambiare informazioni?
Informazioni sulle risorse tecnologiche dell'organizzazione disponibili per l'utente e le parti interessate. I periodici incontri faccia a faccia e lo scambio di informazioni tramite posta elettronica sono spesso la norma. Ma la riunione con uno strumento come Skype for Business potrebbe essere essenziale per gli stakeholder dislocati geograficamente e può includere audio, video, condivisione dello schermo e una lavagna virtuale. La messaggistica istantanea può essere più immediata e al punto di posta elettronica e può aiutare le parti interessate a ottenere più rapidamente le informazioni necessarie. Con uno strumento come Yammer, il team può connettersi tra loro in un social network privato. È possibile condividere informazioni, chattare su processi, risolvere i problemi e prendere decisioni.
Indipendentemente da ciò che si decide, provare a usare gli strumenti di tecnologia con cui tutti sono a proprio agio. Ma non esitare a provare una nuova tecnologia se adatta alle esigenze del progetto e del team o di tornare a un metodo di comunicazione "antiquato", se è la soluzione migliore. Il punto consiste nel facilitare una migliore collaborazione nel team di progetto.
Creare un piano di comunicazione del progetto
Dopo aver identificato le parti interessate e aver determinato il tipo di scambio di informazioni necessario e la frequenza con cui si è pronti per creare il piano di comunicazione del progetto. Non è necessario che sia elaborata. Può essere solo un riepilogo di una pagina o una semplice tabella che distilla le informazioni acquisite e imposta la fase per una comunicazione ottimale in tutto il ciclo di vita del progetto.
Pubblicare il piano di comunicazione con il progetto in modo che tutte le parti interessate abbiano accesso in qualsiasi momento. Rivisitarla periodicamente. La modifica delle condizioni nel progetto può giustificare una modifica delle strategie di comunicazione standard. Lo spostamento tra le fasi del progetto, ad esempio dalla pianificazione all'esecuzione o dall'esecuzione alla chiusura, può anche richiedere esigenze di comunicazione diverse.
Pubblicare il piano di comunicazione in Project online
Sono disponibili numerose opzioni per facilitare una buona comunicazione quando si lavora con Project Web App in Project Online. Per iniziare, è possibile aggiungere il piano di comunicazione, nonché tutti gli altri documenti associati al progetto, alla raccolta documenti per il progetto.
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Nella barra di avvio veloce scegliere progetti.
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Nel Centro progettiscegliere il nome del progetto a cui si vuole aggiungere il piano di comunicazione.
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Nella barra di avvio veloce scegliere documenti. Verrà visualizzata la pagina documenti per il progetto.
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Sulla barra dei menu scegliere carica.
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Spostarsi nel file System per trovare e scegliere il piano di comunicazione e quindi scegliere Apri. Il file viene aggiunto alla raccolta documenti per il progetto.
Visualizzare i membri del team come accedere alla programmazione del progetto
I membri del team usano principalmente Project Online per inviare le proprie schede attività o immettere lo stato di avanzamento verso le attività. Ma possono anche accedere alla programmazione completa, essenziale per vedere l'immagine più grande del progetto e capire chi aspetta che le attività vengano completate.
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Nella barra di avvio veloce scegliere progetti.
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Nel Centro progettiscegliere il nome del progetto. Il progetto si apre e Mostra tutte le attività, che sono assegnate alle attività, quando sono programmate per iniziare e terminare, quali attività dipendono l'una dall'altra e altro ancora.
Identificare e configurare i report giusti
Viene segnalato un aspetto importante della comunicazione del progetto. È possibile identificare, configurare e eseguire periodicamente i report necessari per i membri del team, il gestore di portfolio, il gestore delle risorse, la gestione superiore, i clienti e altre parti interessate.
Project Web App include un set di report di esempio per iniziare con alcune nozioni di base sulla creazione di report. Questi report di esempio sono:
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Dashboard informazioni generali progetto
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Informazioni generali progetto
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Informazioni generali risorsa
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Per visualizzare i report di esempio, sulla barra di avvio veloce scegliere report.
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Nella pagina report PWA che viene visualizzata scegliere la propria lingua. I tre report di esempio sono elencati.
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Per aprire il report in Excel per il Web, fare clic su un nome di report.
Vedere anche
Operazioni disponibili in Project Online per i membri di un team
Report di esempio in Project Online
Quali strumenti per la creazione di report è possibile usare con i dati del progetto?
