Esistono varie opzioni che possono essere usate per configurare e presentare una riunione Lync e per parteciparvi. Queste procedure consigliate aiutano a trarre il meglio da alcune caratteristiche che semplificano il lavoro e rendono soddisfacenti le riunioni Lync.
Configurazione di una riunione Lync
Pianificazione della riunione
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Per una riunione informale e di piccole dimensioni con persone dell'azienda, è possibile utilizzare le opzioni predefinite anziché modificare le impostazioni. Le opzioni predefinite consentono a tutti di essere relatori e di accedere alla riunione direttamente.
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Se per la propria riunione si hanno requisiti specifici, ad esempio un ampio pubblico, dati sensibili o clienti esterni, modificare le opzioni della riunione a seconda dei requisiti stessi. Per maggiori informazioni, vedere Impostare le opzioni per le riunioni di Lync.
Nota: Il numero massimo di partecipanti a una riunione è 250.
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Se alcuni partecipanti sono presenti fisicamente mentre altri partecipano online, è possibile tenere una riunione Lync in una sala riunioni. Per trovare e aggiungere una sala riunioni presso la sede desiderata, fare clic su Ricerca sala in Outlook. In alternativa, è possibile prenotare la sala separatamente e aggiungere le relative informazioni nella casella Posizione della convocazione di riunione.
Scegliere un relatore di riserva
Scegliere un relatore di riserva, nel caso non si possa partecipare o si arrivi in ritardo. Il relatore di riserva potrà inoltre avviare la registrazione, aiutare a gestire il pubblico oppure monitorare le domande inviate nella riunione, in modo che il relatore principale possa concentrarsi sulla presentazione. Questo è particolarmente importante negli eventi o nelle riunioni di grandi dimensioni.
Conoscere il proprio PIN
Nella maggior parte dei casi non è necessario un numero identificativo personale (PIN) per partecipare a una riunione chiamando con il telefono. Si viene connessi direttamente e il numero viene visualizzato nell'elenco dei partecipanti. Se però si vuole accedere in veste di coordinatore o come chiamante autenticato, è necessario immettere il PIN e/o il numero o l'interno dell'ufficio.
Nota: L'accesso come chiamante autenticato significa semplicemente che la riunione è protetta ed è necessario essere identificati prima di partecipare.
È buona norma tenere il PIN a portata di mano, nel caso dovesse servire. Se si dimentica il PIN, fare clic su PIN di accesso dimenticato? nella convocazione di riunione e seguire le istruzioni nella pagina per reimpostarlo.
Includere nella convocazione riunione un documento di istruzioni o un collegamento alla formazione
Se si stanno invitando partecipanti che non conoscono Lync, includere nella convocazione di riunione un documento di istruzioni o un collegamento alla formazione su Lync, in modo da aiutarli ad acquisire familiarità con le caratteristiche della riunione prima di parteciparvi.
Partecipare a una riunione Lync
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Accedere alla riunione con almeno 10-15 minuti di anticipo, per eseguire tutti i preparativi necessari e risolvere eventuali problemi.
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Prima della riunione, decidere se per l'audio della riunione si utilizzerà la funzionalità VoIP (audio e video integrati di Lync) oppure un telefono.
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Se si usa l'audio del computer, configurare i dispositivi audio e video e verificarne la qualità. È possibile usare microfono e altoparlanti del computer oppure collegare un auricolare. Per altre informazioni, vedere Configurare, testare e risolvere i problemi relativi all'audio in Lync.
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Se si utilizza un telefono per l'audio della riunione, utilizzare la caratteristica Chiama di Lync. Nella finestra Partecipa all'audio della riunione selezionare Chiama e digitare il numero di telefono al quale si desidera essere chiamati. Quando si usa questa caratteristica, non è necessario immettere l'ID della conferenza o un PIN.
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Se possibile, per una migliore qualità dell'audio, utilizzare un auricolare anziché il microfono e gli altoparlanti del computer.
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La qualità audio dipende fortemente dalle condizioni di rete. Utilizzare una connessione di rete cablata e disattivare la trasmissione wireless sul computer.
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Dopo avere effettuato l'accesso alla riunione, disattivare il microfono quando non si parla.
Eseguire una presentazione in una riunione Lync
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Fare accedere un collega alla riunione, al fine di verificare la qualità dell'audio e del video della riunione.
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Verificare le opzioni della riunione, per assicurarsi di avere attivato o disattivato le caratteristiche appropriate, quali autorizzazioni dei partecipanti, visualizzazione del contenuto e autorizzazioni sulle annotazioni.
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Se si usa PowerPoint:
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Per evitare che il pubblico possa distrarsi, mantenere la presentazione entro le 15 diapositive, usando caratteri grandi (più di 30 punti) e uno sfondo semplice.
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Caricare la presentazione in anticipo ed esercitarsi con i comandi per passare da una diapositiva all'altra e per le annotazioni. È possibile ad esempio mettere in evidenza i punti chiave usando il puntatore laser.
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Servirsi delle note del relatore per avere sempre a disposizione i punti da sviluppare. Per ulteriori informazioni, vedere Condividere diapositive di PowerPoint in una riunione Lync.
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Se si condivide il desktop o un programma:
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Tenere presente che, quando si condivide un programma, i partecipanti sono in grado di visualizzare soltanto i programmi e i file condivisi. Se si passa ad altri programmi, non saranno visibili nella riunione.
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Se si ha bisogno di passare da un programma all'altro, usare la condivisione del desktop.
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Per visualizzare ciò che i partecipanti vedono quando si condivide il desktop o un programma, fare clic su Anteprima nella riunione Lync.
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Comunicare ai partecipanti che è possibile espandere l'area di visualizzazione accedendo alla modalità Schermo intero.
Per ulteriori informazioni, vedere Condividere il desktop o un programma in una riunione di Lync.
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Riservare abbastanza tempo per eventuali domande e comunicare ai partecipanti che è possibile digitare domande e commenti nell'area della messaggistica istantanea.
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Disattivare il proprio audio quando non si parla e assicurarsi di essere in grado di attivare o disattivare l'audio dei partecipanti, se necessario, sia mediante Lync che mediante il telefono (premere *1 sulla tastiera del telefono per ascoltare i comandi).
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All'inizio della riunione, ricordare ai partecipanti in che modo possono attivare o disattivare il proprio audio.
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Eseguire una riunione in una sala riunioni
È bene riservare del tempo alla preparazione della sala prima dell'inizio della riunione, per verificare che Lync sia configurato per il funzionamento con i dispositivi audio e video della sala.
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Se necessario, collegare il laptop al proiettore e al telefono della sala riunioni.
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Se si sente un'eco, disattivare il microfono e gli altoparlanti del computer e chiedere ai partecipanti nella sala di fare lo stesso, se hanno effettuato l'accesso a Lync.
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È possibile collegare il telefono della sala al proprio computer o usare il telefono per accedere all'audio della riunione.
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Se si usa il proiettore della sala, collegare il cavo al computer e selezionare la visualizzazione appropriata. Premere il tasto di Windows + P per attivare il monitor e fare clic su una delle opzioni seguenti:
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Duplica per mostrare il desktop sia sullo schermo del computer che sul proiettore.
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Estendi per passare il desktop dallo schermo del computer al proiettore.
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Solo proiettore per mostrare il desktop solo sul proiettore.
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È consigliabile selezionare Duplica, che consente di visualizzare la riunione sia sul proprio schermo che sul proiettore.
