Rimuovere dati nascosti e informazioni personali tramite il controllo di documenti, presentazioni o cartelle di lavoro

Informazioni individuate e rimosse da Controllo documento nei documenti di Excel

Questa tabella elenca i tipi di dati nascosti e informazioni personali che i Controllo documento possono trovare e rimuovere dalle cartelle di lavoro.

Per trovare e rimuovere rapidamente dati e informazioni:

1. In Controllo documento selezionare o deselezionare le opzioni (come descritto di seguito) da rimuovere o salvare.

2. Seleziona Controlla.

3. Esaminare i risultati del controllo e selezionare Rimuovi tutto per gli elementi da eliminare.
   Per informazioni e avvertenze sulla rimozione di informazioni, vedere Usare Controllo documento.

4. Selezionare Ripeti controllo o Chiudi.

Non tutte le informazioni possono essere rimosse. Per altre informazioni, vedere Informazioni rilevate ma non rimosse da Controllo documento.

Trovare e rimuovere dati nascosti e informazioni personali

Controllo documento consente di trovare e rimuovere dati nascosti e informazioni personali nelle cartelle di lavoro di Excel.

1. Aprire la cartella di lavoro in cui verificare la presenza di informazioni personali o dati nascosti.

2. Nella scheda File selezionare Salva con nome e digitare un nome diverso nella casella Nome file per salvare una copia della cartella di lavoro originale.

3. Nella copia della cartella di lavoro originale selezionare Informazioni nella scheda File.

4. Selezionare Verifica documento e quindi scegliere Controlla documento.

5. Nella finestra di dialogo Controllo documento selezionare le caselle di controllo relative ai tipi di contenuto nascosto che si vuole controllare. Per altre informazioni sui singoli controlli, vedere Elementi trovati e rimossi da Controllo documento nei documenti di Excel.

6. Selezionare Controlla.

7. Esaminare i risultati del controllo nella finestra di dialogo Controllo documento.

8. Selezionare Rimuovi tutto accanto ai risultati del controllo per i tipi di contenuto nascosto da rimuovere dal documento.

   Importante: 

   • Se si rimuove contenuto nascosto dalla cartella di lavoro, potrebbe non essere possibile ripristinarlo selezionando Annulla.

   • Se si rimuovono righe, colonne o fogli di lavoro nascosti che contengono dati, i risultati dei calcoli o delle formule presenti nella cartella di lavoro potrebbero cambiare. Se non si conosce il tipo di informazioni contenute nelle righe, nelle colonne o nei fogli di lavoro nascosti, chiudere Controllo documento, scoprire le righe, le colonne o i fogli di lavoro nascosti e quindi esaminarne il contenuto.

   • Non è possibile usare i controlli Commenti e annotazioni, Proprietà del documento e informazioni personali e Intestazioni e piè di pagina in una cartella di lavoro salvata come cartella di lavoro condivisa (Review > Condividi cartella di lavoro). Nelle cartelle di lavoro condivise, infatti, le informazioni personali vengono usate per consentire a persone diverse di collaborare alla stessa cartella di lavoro. Per rimuovere queste informazioni da una cartella di lavoro condivisa, è possibile copiare la cartella di lavoro e quindi rimuovere la condivisione. Per annullare la condivisione di una cartella di lavoro, nella scheda Revisione selezionare Condividi cartella di lavoro e deselezionare Consenti modifiche contemporaneamente da più utenti.

   • Per rimuovere dati nascosti e informazioni personali da fogli di calcolo salvati nel formato ODS (OpenDocument Spreadsheet), è necessario eseguire Controllo documento ogni volta che si salva il foglio di calcolo in questo formato.

Tipi di dati nascosti e informazioni personali in Excel

Ecco alcuni esempi di elementi che possono essere l'origine di dati nascosti e informazioni personali nelle cartelle di lavoro di Excel:

• Commenti e annotazioni a penna     Se si collabora con altre persone per la creazione della cartella di lavoro, quest'ultima potrebbe contenere elementi quali commenti o annotazioni a penna. Queste informazioni possono consentire ad altri utenti di visualizzare i nomi delle persone che hanno lavorato alla cartella di lavoro, i commenti dei revisori e le modifiche apportate alla cartella di lavoro.

• Proprietà del documento e informazioni personali     I metadati o le proprietà del documento in Excel, esattamente come in altre app di Microsoft 365, includono dettagli come nome dell'autore, argomento e titolo. Microsoft 365 mantiene automaticamente il nome della persona che ha salvato più di recente una cartella di lavoro, la data di creazione di un documento e la posizione del documento. Il documento potrebbe anche contenere altri tipi di informazioni personali, come intestazioni di messaggi di posta elettronica, informazioni sugli invii per revisione, liste di distribuzione, proprietà di stampanti (ad esempio percorsi di stampanti e passcode di stampa sicuri) e informazioni sui percorsi di file per la pubblicazione di pagine Web.

• Intestazioni e piè di pagina     Le intestazioni e i piè di pagina delle cartelle di lavoro possono contenere informazioni.

• Righe, colonne e fogli di lavoro nascosti    Una cartella di lavoro può includere righe, colonne e interi fogli di lavoro nascosti. Se si distribuisce una copia di una cartella di lavoro contenente righe, colonne o fogli di lavoro nascosti, altre persone potrebbero scoprire tali elementi e visualizzare i dati in essi contenuti.

• Proprietà del server dei documenti     Le cartelle di lavoro salvate in un percorso su un server di gestione documenti, ad esempio un sito area di lavoro documenti o una raccolta basata su Windows SharePoint Services, potrebbero contenere altre proprietà del documento o informazioni relative alla posizione del server.

• Dati XML personalizzati     Le cartelle di lavoro possono includere dati XML personalizzati che non sono visibili nel documento stesso. I Controllo documento possono trovare e rimuovere questi dati XML.

• Contenuto invisibile     Le cartelle di lavoro possono contenere oggetti che non sono visibili in quanto formattati come invisibili.

• Collegamenti esterni    Le cartelle di lavoro possono includere collegamenti a dati presenti in altre cartelle di lavoro (collegamenti esterni). I nomi dei fogli di lavoro contenente tali dati vengono salvati con le cartelle di lavoro, ma potrebbero non essere visibili.

• File o oggetti incorporati    Le cartelle di lavoro possono avere file incorporati (ad esempio un documento di Microsoft 365 o di testo) o oggetti incorporati (ad esempio un grafico o un'equazione) che possono presentare dati non visibili.

• Macro di codice VBA    Le cartelle di lavoro possono includere macro, moduli VBA, controlli ActiveX o COM, moduli utente o funzioni definite dall'utente che possono contenere dati nascosti.

• Elementi che possono contenere dati memorizzati nella cache    Le cartelle di lavoro possono includere memorizzati dati per tabelle pivot, grafici pivot, filtri dei dati, sequenze temporali e formule cubo che potrebbero non essere visibili.

• Sondaggi di Excel    Le cartelle di lavoro possono contenere domande nascoste di sondaggi di Excel che sono state immesse in Excel per il Web e salvate con la cartella di lavoro, ma non sono visibili.

• Scenari di Gestione scenari    Le cartelle di lavoro possono contenere scenari definiti tramite Gestione scenari. Questi scenari possono contenere dati nascosti o memorizzati nella cache.

• Filtri    Le cartelle di lavoro possono contenere filtri automatici o filtri di tabella attivi che potrebbero causare il salvataggio di dati nascosti o memorizzati nella cache nella cartella di lavoro.

• Nomi nascosti    Le cartelle di lavoro possono contenere nomi nascosti che potrebbero essere l'origine di dati nascosti.

Informazioni individuate ma non rimosse da Controllo documento

Controllo documento rileva gli elementi seguenti che potrebbero contenere dati non visibili nella cartella di lavoro. Non rimuove automaticamente questi elementi perché ciò potrebbe compromettere il funzionamento della cartella di lavoro. È possibile esaminare ogni elemento trovato e decidere se rimuoverlo manualmente o sostituirlo con un elemento privo di dati nascosti, ad esempio un'immagine statica.

Informazioni individuate e rimosse da Controllo documento

Questa tabella elenca i tipi di dati nascosti e informazioni personali che i Controllo documento possono trovare e rimuovere dalle presentazioni di PowerPoint.

Per trovare e rimuovere rapidamente dati e informazioni:

1. In Controllo documento selezionare o deselezionare le opzioni (come descritto di seguito) da rimuovere o salvare.

2. Seleziona Controlla.

3. Esaminare i risultati del controllo e selezionare Rimuovi tutto per gli elementi da eliminare.
   Per informazioni e avvertenze sulla rimozione di informazioni, vedere Usare Controllo documento.

4. Selezionare Ripeti controllo o Chiudi.

Non tutti i dati e le informazioni nascosti possono essere rimossi con Controllo documento. Per altre informazioni, vedere Informazioni rilevate ma non rimosse da Controllo documento.

Se la propria organizzazione ha personalizzato Controllo documento mediante l'aggiunta di moduli di controllo, potrebbe essere possibile verificare la presenza di ulteriori tipi di informazioni nelle presentazioni.

Trovare e rimuovere dati nascosti e informazioni personali

1. Aprire la presentazione di PowerPoint in cui si vuole verificare la presenza di dati nascosti e informazioni personali.

2. Nella scheda File selezionare Salva con nome e quindi digitare un nome nella casella Nome file per salvare una copia della presentazione originale.

3. Nella copia della presentazione originale, nella scheda File , selezionare Informazioni.

4. Selezionare Verifica documento e scegliere Controlla documento.

5. Nella finestra di dialogo Controllo documento selezionare le caselle di controllo corrispondenti ai tipi di contenuto nascosto che si desidera controllare. Per altre informazioni sui singoli controlli, vedere Rimuovere dati nascosti e informazioni personali tramite il controllo di documenti, presentazioni o cartelle di lavoro.

6. Seleziona Controlla.

7. Esaminare i risultati del controllo nella finestra di dialogo Controllo documento.

8. Selezionare Rimuovi tutto accanto ai risultati del controllo per i tipi di contenuto nascosto da rimuovere dal documento.

   • Se si rimuove contenuto nascosto dalla presentazione, potrebbe non essere possibile ripristinarlo selezionando Annulla.

   • Per rimuovere dati nascosti e informazioni personali da presentazioni salvate nel formato ODP (OpenDocument Presentation), è necessario eseguire Controllo documento ogni volta che si salva la presentazione in questo formato.

Tipi di dati nascosti e informazioni personali

In una presentazione di PowerPoint possono essere salvati diversi tipi di dati nascosti e informazioni personali. Queste informazioni potrebbero non essere immediatamente visibili, ma possono comunque essere recuperate dalla presentazione.

Le informazioni nascoste possono includere i dati che PowerPoint aggiunge per consentire la collaborazione alla creazione della presentazione con altri utenti. Possono anche includere informazioni deliberatamente designate come nascoste.

Le presentazioni di PowerPoint possono contenere i tipi di informazioni personali e dati nascosti seguenti:

• Commenti e annotazioni a penna    Se si collabora con altre persone alla creazione della presentazione, quest'ultima potrebbe contenere elementi come commenti o annotazioni a penna. Queste informazioni possono consentire ad altre persone di visualizzare le modifiche apportate alla presentazione e i nomi degli utenti che hanno lavorato alla presentazione, insieme ai commenti dei revisori.

• Dati di rilevamento delle revisioni   Quando si collabora a un documento condiviso archiviato nel cloud, PowerPoint 2016 per Microsoft 365 memorizza i dati relativi agli autori delle modifiche al documento e alle relative date.

• Proprietà del documento e informazioni personali     Le proprietà del documento, anche note come metadati, includono dettagli sulla presentazione come nome dell'autore, argomento e titolo. Possono anche contenere informazioni che vengono automaticamente memorizzate nelle applicazioni di Microsoft 365, ad esempio il nome dell'ultima persona che ha salvato un documento e la data di creazione di un documento. Se sono state usate funzionalità specifiche, il documento potrebbe anche contenere altri tipi di informazioni personali, come intestazioni di messaggi di posta elettronica, informazioni sugli invii per revisione, liste di distribuzione e informazioni sui percorsi file per la pubblicazione delle pagine Web.

• Contenuto diapositiva invisibile     La presentazione potrebbe contenere oggetti che non sono visibili in quanto formattati come invisibili.

• Contenuto all'esterno delle diapositive     Le presentazioni di PowerPoint possono contenere oggetti che non sono immediatamente visibili perché trascinati nell'area esterna alla diapositiva. Tale contenuto può includere caselle di testo, ClipArt, grafica e tabelle.

• Note presentazione     La sezione Note di una presentazione di PowerPoint potrebbe contenere testo che non si vuole rendere pubblico, in particolar modo se le note sono state scritte unicamente per il relatore della presentazione.

• Proprietà del server dei documenti     Se la presentazione è stata salvata in un percorso su un server di gestione documenti, ad esempio un sito area di lavoro documenti o una raccolta basata su Windows SharePoint Services, potrebbe contenere ulteriori proprietà del documento o informazioni relative alla posizione del server.

• Dati XML personalizzati    Le presentazioni possono contenere dati XML personalizzati non visibili nel documento stesso. I Controllo documento possono trovare e rimuovere questi dati XML.

Informazioni individuate ma non rimosse da Controllo documento

Controllo documento rileva gli elementi seguenti che potrebbero contenere dati non visibili nella presentazione. Controllo documento non rimuove automaticamente questi elementi perché ciò potrebbe compromettere il funzionamento della presentazione. È possibile esaminare ogni elemento trovato e decidere se rimuoverlo manualmente o sostituirlo con un elemento privo di dati nascosti, ad esempio un'immagine statica.

Controllo documento e dati personali

I dati di rilevamento delle revisioni, introdotti in PowerPoint 2016 build 8403 per i clienti del programma Insider per Microsoft 365, illustrano una limitazione di Controllo documento. Ad esempio, Kelly e Linda collaborano alla presentazione A in Microsoft 365. I dati di rilevamento delle revisioni, ossia i nomi degli utenti e le date e ore in cui hanno apportato modifiche, vengono aggiunti alla presentazione. Se Successivamente Mohammed apre la Presentazione A in una versione precedente di PowerPoint ed esegue Controllo documento sul file per rimuovere i dati personali, il Controllo documento in quella versione di PowerPoint non sarà in grado di rilevare e rimuovere i dati di rilevamento delle revisioni aggiunti alla presentazione dalla versione più recente, Microsoft 365 di PowerPoint usata da Kelly e Linda. Per rimuovere questi dati, Mattia deve eseguire l'aggiornamento alla versione più recente di PowerPoint e quindi eseguire Controllo documento.