Con l'aumentare delle dimensioni del database, l'individuazione di record specifici non comporta una rapida occhiata al foglio dati. Questo articolo illustra cinque modi per individuare record specifici in base alle proprie esigenze.

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Sfogliare tutti i record

È possibile spostarsi tra i record usando TAB quando si vuole spostarsi tra i record per volta, per individuare un record specifico. È anche possibile spostarsi tra i record di una tabella in visualizzazione Foglio dati usando i pulsanti di spostamento tra i record. I pulsanti di spostamento tra record sono disponibili nella parte inferiore della tabella o della maschera.

Pulsanti di spostamento

1. Passare al primo record

2. Passare al record precedente

3. Casella Record corrente

4. Passare al record successivo

5. Passare all'ultimo record

6. Aprire un nuovo record (vuoto)

7. Indicatore di filtro

8. Casella cerca

Note: 

  • Quando si fa clic nella casella Record corrente, è possibile digitare un numero di record e quindi premere INVIO per passare al record. Il numero di record viene conteggiato in sequenza a partire dall'inizio della maschera o del foglio dati. Non corrisponde ad alcun valore del campo.

  • Per sapere se è stato applicato un filtro, vedere il pulsante dell'indicatore del filtro. Se non è applicato alcun filtro o se tutti i filtri sono stati cancellati, viene visualizzato Nessun filtro. Quando viene visualizzato Filtrato,è possibile fare clic su questo pulsante per rimuovere il filtro. Analogamente, quando viene visualizzato Senzafiltro, è possibile fare clic su questo pulsante per applicare l'ultimo filtro usato, se presente.

  • Quando si immette il testo nella casella di ricerca, il primo valore corrispondente viene evidenziato in tempo reale durante l'immissione di ogni carattere. È possibile usare questa caratteristica per cercare rapidamente un record con un valore corrispondente.

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Passare a un record specifico

Quando si conosce il record da trovare, è possibile passare a un record specifico in Access. La casella Vai a consente di scegliere un record specifico da un elenco a discesa e in genere viene aggiunta alle maschere.

Casella Vai a

  • Per passare a un record specifico, fare clic sulla freccia a destra della casella Vai a e quindi selezionare un record nell'elenco a discesa.

    Nota: Se si conoscono i primi caratteri del record in cui ci si vuole esplorare, è possibile digitare tali caratteri nella casella Vai a per trovare rapidamente il record.

La casella Vai a visualizza solo dati sufficienti per identificare in modo univoco ogni record. Quando si seleziona un record nell'elenco, Access visualizza gli altri dati del record nell'area principale della maschera.

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Cercare un record specifico

È possibile cercare un record specifico in una tabella o in una maschera usando la scheda Trova della finestra di dialogo Trova e sostituisci. Si tratta di una scelta efficace per individuare un record specifico quando il record da individuare soddisfa criteri specifici, ad esempio i termini di ricerca e gli operatori di confronto, ad esempio "uguale a" o "contiene".

Nota: È possibile usare la finestra di dialogo Trova e sostituisci solo se i dati vengono visualizzati nella tabella o nella maschera. Ciò vale anche se non sono presenti record visibili perché è stato applicato un filtro.

  1. Aprire la tabella o la maschera e quindi fare clic sul campo in cui eseguire la ricerca.

  2. Nel gruppo Trova della scheda Home fare clic su Trova oppure premere CTRL+F.

    Viene visualizzata la finestra di dialogo Trova e sostituisci, con la scheda Trova selezionata.

  3. Nella casella Trova digitare il valore da cercare.

  4. Per modificare il campo in cui eseguire la ricerca o nell'intera tabella sottostante, fare clic sull'opzione appropriata nell'elenco Cerca in.

    Suggerimento:  L'elenco Confronta rappresenta l'operatore di confronto, ad esempio "uguale" o "contiene". Per ampliare la ricerca, nell'elenco Corrispondenza fare clic su Parte del campo.

  5. Nell'elenco Cerca selezionare Tutto e quindi Trova successivo.

  6. Quando l'elemento cercato è evidenziato, fare clic su Annulla nella finestra di dialogo Trova e sostituisci per chiudere la finestra di dialogo. I record che soddisfano le condizioni vengono evidenziati

Per altre informazioni su come usare la finestra di dialogo Trova e sostituisci, vedere l'articolo Usare la finestra di dialogo Trova e sostituisci per la modifica di dati.

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Filtrare per visualizzare un numero limitato di record

È possibile filtrare per visualizzare un numero limitato di record quando si vogliono visualizzare solo i record che soddisfano criteri e operatori di confronto specifici. Ad esempio, per restringere rapidamente i record visualizzati, fare clic con il pulsante destro del mouse su un campo di cui si vuole trovare una corrispondenza e quindi scegliere Uguale a,Diverso da, Contiene o Non contiene nella parte inferiore del menu di scelta rapida. Un filtro può essere attivato o disattivato, per passare facilmente tra le visualizzazioni filtrata e non filtrata degli stessi dati. A differenza della ricerca, un filtro limita solo i record visualizzati.

  1. Per applicare un filtro basato su una selezione, aprire una tabella o una maschera.

  2. Per assicurarsi che la tabella o la maschera non sia già filtrata, nel gruppo Ordina & Filtra della scheda Home fare clic su Avanzate e quindi su Cancella tutti i filtri,se il comando è disponibile.

  3. Passare al record che contiene il valore da usare come parte del filtro e quindi fare clic all'interno della colonna (in visualizzazione Foglio dati) o del controllo (in visualizzazione Maschera, Report o Layout). Per filtrare in base a una selezione parziale, selezionare solo i caratteri desiderati.

  4. Nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home fare clic su Selezione, quindi scegliere il filtro da applicare.

  5. Per filtrare altri campi in base a una selezione, ripetere i passaggi 3 e 4.

Per altre informazioni su come applicare un filtro, vedere l'articolo Applicare un filtro per visualizzare record selezionati in un database di Access.

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Creare una query per trovare un record specifico

Le tecniche che è possibile usare per cercare e filtrare i record sono molto utili per trovare record specifici per il caso in uso. Tuttavia, è consigliabile eseguire regolarmente la stessa operazione di ricerca o filtro. Invece di riprodurre ogni volta un set di passaggi di ricerca e filtro, è possibile creare una query. Una query è un modo efficace e flessibile per individuare record specifici perché consente di eseguire ricerche personalizzate, applicare filtri personalizzati e ordinare i record. È possibile creare query personalizzate per concentrarsi su record specifici e per rispondere a domande specifiche. Una volta creata, una query può essere salvata e riutilizzata e può essere usata anche nella creazione di maschere e report.

Quando si usa una query per la ricerca o il filtro, si usano criteri basati sul tipo di dati che si sta cercando. Tipi diversi di informazioni vengono archiviati come tipi di dati diversi. Ad esempio, i compleanni vengono archiviati come dati di data/ora, mentre i nomi sono archiviati come dati di testo.

A volte non è possibile trovare un record specifico che si sa già esiste. Questo problema può verificarsi se si visualizzano record in una maschera o in una query che non visualizza determinati record a causa del valore di un campo specifico. L'esempio seguente mostra come usare una query per trovare record.

Si supponga di usare un database creato usando il modello Problemi di Access per tenere traccia dei problemi. La tabella Problemi contiene un campo denominato Stato, che indica se un particolare problema è attivo, risolto o chiuso. È possibile creare una query che visualizza i problemi il cui stato è chiuso seguendo questa procedura:

  1. Nel gruppo Query della scheda Crea fare clic su Struttura query.

  2. Fare doppio clic su Problemie quindi su Chiudi.

  3. In Progettazione query fare doppio clic sull'asterisco (*) nella tabella Problemi. In questo modo si garantisce che la query visualizza tutti i campi dei record restituiti.

    Problemi.* viene visualizzato nella prima colonna della griglia di struttura, nella riga Campo. Questo indica che devono essere restituiti tutti i campi della tabella Problemi.

  4. In Progettazione query fare doppio clic su Stato nella tabella Problemi.

    Lo stato viene visualizzato nella seconda colonna della griglia di struttura, nella riga Campo.

  5. Nella seconda colonna della griglia di struttura deselezionare la casella di controllo nella riga Mostra. In questo modo si è certi che nella query non sia visualizzato il campo Stato.

    Se non si deseleziona la casella di controllo Mostra nella colonna Stato, il campo Stato verrà visualizzato due volte nei risultati della query.

  6. Nella seconda colonna della griglia di struttura digitare ="Chiuso"nella riga Criteri. Questo è il criterio di ricerca. In questo modo ci si assicura che la query restituirà solo i record in cui il valore di Stato è "Chiuso".

    Nota: In questo esempio viene usato un solo criterio di ricerca. È possibile usare molti criteri di ricerca per una determinata ricerca aggiungendo criteri a più campi e usando la riga o la riga o le righe aggiuntive sotto o.

    La query è pronta per l'esecuzione e ha un aspetto simile al seguente:

    Griglia di struttura della query

  7. Nel gruppo Risultati della scheda Struttura fare clic su Esegui.

    Nota: A meno che non sia già stata avviata la verifica dei problemi e di conseguenza siano presenti dati nella tabella Problemi e lo stato di almeno un problema sia impostato su "Chiuso", la query non restituirà risultati. Tuttavia, è possibile salvare la query e usarla in qualsiasi momento in futuro.

  8. Premere MAIUSC+INVIO per salvare la query.

  9. Nella finestra di dialogo Salva con nome digitare un nome per la query nel campo Nome query, ad esempio Problemi chiusi,quindi fare clic su OK.

È ora disponibile una query che visualizza i problemi il cui stato è chiuso.

Per altre informazioni su come creare query per trovare più rapidamente i record, vedere l'articolo Creare una query di selezione semplice.

Per altre informazioni sui criteri di ricerca e filtro, vedere l'articolo Esempi di criteri di query.

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