Con la pubblicazione delle attività in Microsoft Teams, i responsabili delle operazioni e altri responsabili aziendali possono definire centralmente le attività e distribuirle ai team dell'organizzazione che devono svolgere il lavoro. Se la pubblicazione delle attività è abilitata per l'utente e l'organizzazione, è possibile usare la pubblicazione delle attività per creare un elenco nella pagina Pubblicazione dell'app Planner, aggiungervi attività e quindi pubblicare l'elenco nei team (posizioni) selezionati.
È possibile aggiungere la ricorrenza a un elenco attività in modo che venga pubblicato automaticamente nei team selezionati su base regolare. Ad esempio, è possibile pianificare la pubblicazione di un elenco attività ogni settimana alle 8:00 del lunedì.
Nota: La ricorrenza è disponibile negli elenchi attività standard. La ricorrenza non è disponibile per tutti gli utenti per completare elenchi attività, che vengono comunemente usati per attività di formazione o attività di riconoscimento dei criteri. Altre informazioni sugli elenchi di attività nella pubblicazione delle attività.
Contenuto dell'articolo
Impostare un elenco attività come ricorrente
Pubblicare un elenco attività ricorrente
Modificare la ricorrenza per una serie di elenchi attività
Annullare la ricorrenza per una serie di elenchi attività
Annullare la pubblicazione di una serie di elenchi attività
Annullare la pubblicazione di un elenco in una serie di elenchi attività
Panoramica
La pubblicazione di un elenco attività ricorrente è un ottimo modo per gestire le attività di routine che devono essere completate. Ecco una panoramica del funzionamento.
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È possibile aggiungere la ricorrenza a un elenco attività standard in Bozze definendo le impostazioni di ricorrenza e le date di inizio e di fine. In questo modo l'elenco viene modificato da un elenco di attività una tantum a una serie di elenchi attività ricorrenti. Quando si è pronti, è possibile pubblicare la serie di elenchi attività ricorrenti.
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Quando viene pubblicata, la prima occorrenza della serie ricorrente viene visualizzata in Pianificata fino al momento della pubblicazione. Quando viene pubblicata un'occorrenza programmata, viene creata automaticamente l'occorrenza successiva.
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Quando viene creata una nuova occorrenza, le date di scadenza delle attività vengono aggiornate automaticamente in base alla distanza dopo la data di inizio della serie scelta. Si supporvi, ad esempio, di aver creato una serie mensile ricorrente il quindicesimo di ogni mese. Se si sceglie una data di inizio della serie del 15 gennaio e si include un'attività in scadenza il 17 gennaio, anche la seconda occorrenza programmata per il 15 febbraio avrà uno scostamento di due giorni. L'attività scadrà il 17 febbraio. Per altre informazioni, vedere la sezione Impostare un elenco attività come ricorrente in questo articolo.
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Dopo la pubblicazione della prima occorrenza della serie, la serie dell'elenco attività viene visualizzata in Pubblicati. È possibile espanderlo per visualizzare tutte le occorrenze pubblicate dell'elenco attività.
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È possibile modificare le attività della serie o un'occorrenza programmata. È anche possibile modificare le attività in un'occorrenza pubblicata della serie di elenchi attività.
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(Presto disponibile) È possibile modificare i team dei destinatari per la serie o un'occorrenza programmata. Non è possibile modificare i team dei destinatari per un'occorrenza già pubblicata.
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Per apportare modifiche alle attività o ai destinatari di una serie in cui la prima occorrenza non è stata ancora pubblicata, è possibile annullare la serie. Se non sono ancora state pubblicate occorrenze, la serie tornerà in Bozze.
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È possibile visualizzare la segnalazione delle occorrenze di un elenco attività dopo la pubblicazione, così come con gli elenchi attività non ricorrenti.
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È anche possibile annullare la pubblicazione delle occorrenze di un elenco attività o della serie di elenchi attività quando non sono più necessarie o se si commette un errore.
Impostare un elenco attività come ricorrente
Applicare un intervallo di ricorrenza a un elenco attività pubblicabile in modo che venga pubblicato automaticamente in base a una pianificazione ripetuta, ad esempio giornaliera, settimanale, mensile o annuale.
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Nella pagina Pubblicazione dell'app Planner selezionare un elenco in Bozze o creare un nuovo elenco e quindi non ripetere.
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Nella finestra di dialogo Ricorrenza elenco scegliere le impostazioni di ricorrenza per l'elenco.
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Intervallo di ricorrenza. Per impostazione predefinita, giorno, settimana e mese hanno una data di fine di due anni dalla data di inizio. Tutti gli intervalli di ricorrenza hanno una data di fine massima di cinque anni dalla data di inizio.
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Pubblicare ora e fuso orario.
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Date di inizio e di fine. Le occorrenze vengono pubblicate solo quando si verificano in o dopo la data di inizio e in o prima della data di fine.
Nota: È consigliabile impostare la data di inizio sulla data in cui verrà pubblicata la prima occorrenza. Se la data di inizio della serie e la data di pubblicazione della prima occorrenza sono diverse, le modifiche automatiche alla data saranno basate sulla data di inizio della serie.Ad esempio, una serie si ripete il decimo di ogni mese con una data di inizio del 1 gennaio e contiene un'attività in scadenza il 12 gennaio. In questo esempio l'attività scadrà 11 giorni dopo la data di pubblicazione di ogni occorrenza futura, invece di due giorni dopo. Questo avviene perché le modifiche automatiche alla data si basano sulla data di inizio (1 gennaio) anziché sulla data in cui verrà pubblicata la prima occorrenza (10 gennaio). Il sistema usa la data di inizio per questo calcolo perché è un valore impostato direttamente, offrendoti un controllo più diretto sul comportamento della data di scadenza.
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Pubblicare un elenco attività ricorrente
Quando l'elenco attività è pronto per l'uso, pubblicarlo nei team i cui membri lavoreranno.
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In Bozze selezionare l'elenco attività ricorrente e quindi nell'angolo in alto a destra selezionare Pubblica serie.
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Selezionare i team che riceveranno l'elenco attività. La scelta di questi team funziona allo stesso modo per gli elenchi ricorrenti e gli elenchi non ricorrenti. È possibile scegliere i team da una gerarchia e usare l'elenco principale di Teams e/o qualsiasi filtro disponibile per individuare i team da includere. In alternativa, è possibile caricare un elenco personalizzato di team.
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Scegliere se inviare una notifica ai team dei destinatari.
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Selezionare Avanti e quindi rivedere il piano di pubblicazione. Per apportare modifiche, selezionare Indietro.
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Selezionare la casella di controllo Pronto, qui è tutto a posto e quindi selezionare Pubblica. La preparazione dell'elenco attività ricorrente può richiedere del tempo. Potrebbe essere visualizzato un messaggio che indica che l'elenco attività è in programma.
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Al termine dell'azione, l'elenco attività verrà visualizzato in Pianificata . L'occorrenza successiva dell'elenco ricorrente viene visualizzata in Pianificato e verrà pubblicata in base alla data e all'ora pianificate.
Importante: Se vengono visualizzate icone di avviso, selezionare Visualizza dettagli per risolvere i problemi.
Per altre informazioni sulla pubblicazione di elenchi attività, vedere Pubblicare un elenco attività.
Riprogrammare un'occorrenza
È possibile riprogrammare l'occorrenza futura di un elenco attività ricorrente. Ad esempio, potrebbe essere necessario farlo se la data di pubblicazione successiva corrisponde a una festività aziendale.
È possibile riprogrammare in qualsiasi momento fino alla data dell'occorrenza programmata successiva.
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In Pianificato passare all'elenco attività da riprogrammare e quindi selezionare Altre azioni
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Selezionare il menu a discesa Intervallo di ricorrenza, ad esempio Ogni lunedì, e quindi riprogrammare questa occorrenza.
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Nella finestra di dialogo Riprogramma questa occorrenza scegliere una nuova data di pubblicazione, un'ora di pubblicazione e/o un fuso orario in base alle esigenze, quindi selezionare Salva.
Ignorare un'occorrenza
È possibile ignorare l'occorrenza imminente di un elenco attività ricorrente. Ad esempio, potrebbe essere necessario farlo se tutto il personale è fuori lavoro perché la data di pubblicazione successiva cade in una festività aziendale.
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In Pianificato passare all'elenco attività e quindi selezionare Altre azioni
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Selezionare il menu a discesa Intervallo di ricorrenza e quindi scegliere Ignora questa occorrenza.
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Nella finestra di dialogo Ignora occorrenza esaminare le informazioni e quindi selezionare Ignora occorrenza.L'occorrenza ignorata non viene più visualizzata in Pianificata e non verrà pubblicata.
Modificare la ricorrenza per una serie di elenchi attività
Se è necessario modificare l'intervallo di ricorrenza o altre impostazioni di ricorrenza, modificare la ricorrenza per la serie di elenchi attività ricorrenti. Le modifiche si applicano all'occorrenza successiva e a tutte le occorrenze future.
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Se è già stata pubblicata almeno un'occorrenza, trovare la serie di elenchi attività in Pubblicati, selezionare la serie di elenchi attività da modificare e quindi selezionare Altre azioni
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Selezionare il menu a discesa Intervallo di ricorrenza e quindi selezionare Modifica ricorrenza.
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Nella finestra di dialogo Ricorrenza elenco apportare le modifiche desiderate per la serie di elenchi attività.
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Rivedere le modifiche e quindi selezionare Salva. Quando l'elenco viene pubblicato, le modifiche vengono applicate a tutte le occorrenze future dell'elenco attività ricorrente.
Nota: Se la prima occorrenza della serie non è ancora stata pubblicata, selezionare l'elenco in Pianificata e scegliere Annulla serie. Se non sono state pubblicate occorrenze, l'annullamento della serie la restituisce in Bozze. In questo modo è possibile modificare la ricorrenza e pubblicare di nuovo la serie di elenchi attività.
Annullare la ricorrenza per una serie di elenchi attività
Se non si vuole più che una serie di elenchi attività ricorrenti continui a essere pubblicata, è possibile interrompere (annullare) la ricorrenza. Tutte le occorrenze future dell'elenco attività non verranno pubblicate.
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In Pubblicato passare alla serie di elenchi attività ricorrenti e quindi selezionare Altre azioni
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Selezionare il menu a discesa Intervallo di ricorrenza e quindi selezionare Annulla serie.
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Nella finestra di dialogo Annulla serie verificare di voler annullare la serie e quindi scegliere Sì.
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L'occorrenza programmata successiva e tutte le occorrenze future non verranno più visualizzate in Pianificate.
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Il modello di elenco attività ricorrente esistente e le relative occorrenze pubblicate corrispondenti sono ancora elencati in Pubblicati e sono disponibili per la creazione di report.
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Se non è ancora stato pubblicato alcun elenco per la serie, verrà visualizzata la serie di elenchi attività ricorrenti in Bozze.
Nota: Se la prima occorrenza della serie non è ancora stata pubblicata, selezionare l'elenco in Pianificata e scegliere Annulla serie. Se non sono state pubblicate occorrenze, l'annullamento della serie la restituisce in Bozze.
Annullare la pubblicazione di una serie di elenchi attività
Attenzione: Se si annulla la pubblicazione di una serie di elenchi attività, le attività vengono rimosse da tutti i team che le hanno ricevute. Si applica a tutti gli elenchi di attività mai pubblicati nella serie di elenchi attività ricorrenti. I membri del team perderanno l'accesso a tutti i dettagli delle attività, inclusi i commenti e gli allegati che potrebbero aver aggiunto. Questa operazione non può essere annullata.
È possibile annullare la pubblicazione di una serie di elenchi attività per rimuovere le attività non più necessarie o correggere un errore nell'invio della serie. In caso di errore, tenere presente che è possibile modificare le attività in un elenco attività pianificato o in un elenco attività pubblicato, incluse le occorrenze dell'elenco attività pubblicate come parte di una serie ricorrente. Se è necessario annullare la pubblicazione di un elenco attività a causa di un errore, è consigliabile farlo il prima possibile per ridurre l'assegnazione e il completamento delle attività cancellate.
Se si vuole annullare la pubblicazione di una serie di elenchi attività, usare la procedura seguente. La serie di elenchi attività e tutti gli elenchi in essa contenuti verranno spostati nella sezione Non pubblicati e possono essere duplicati ma non ripubblicati.
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In Pubblicato, accanto alla serie di elenco attività che si vuole annullare la pubblicazione, selezionare Altre azioni
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Confermare di voler annullare la pubblicazione della serie e quindi scegliere Annulla pubblicazione serie.
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Dopo aver visualizzato la serie di elenchi e gli elenchi associati in Non pubblicati, è possibile eliminarli o duplicarli, modificare la copia e pubblicare la copia modificata.
Annullare la pubblicazione di un elenco in una serie di elenchi attività
Attenzione: Se si annulla la pubblicazione di un elenco in una serie di elenchi attività, tutte le attività dell'elenco vengono rimosse da tutti i team che le hanno ricevute. I membri del team perderanno l'accesso a tutti i dettagli delle attività, inclusi i commenti e gli allegati che potrebbero aver aggiunto. Questa operazione non può essere annullata.
È possibile annullare la pubblicazione di una specifica occorrenza di un elenco attività in una serie di elenchi attività per rimuovere le attività non più necessarie o correggere un errore nell'invio dell'elenco attività. In caso di errore, tenere presente che è possibile modificare le attività in un elenco attività pubblicato, inclusa l'occorrenza di un elenco attività pubblicata come parte di una serie ricorrente. Se è necessario annullare la pubblicazione di un elenco attività a causa di un errore, è consigliabile farlo il prima possibile per ridurre l'assegnazione e il completamento delle attività cancellate.Se si vuole annullare la pubblicazione di un elenco in una serie di elenchi attività, usare la procedura seguente. L'elenco attività viene spostato nella sezione Non pubblicata e può essere duplicato ma non può essere ripubblicato.
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In Pubblicato espandere la serie di elenchi attività, passare all'elenco che si vuole annullare la pubblicazione e quindi selezionare Altre azioni
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Confermare di voler annullare la pubblicazione dell'elenco e quindi scegliere Annulla pubblicazione.
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Dopo aver visualizzato l'elenco in Non pubblicato, è possibile eliminarlo o duplicarlo, modificare la copia e pubblicare la copia modificata.
Vedere anche
Pubblicare elenchi di attività per definire e tenere traccia del lavoro nell'organizzazione
Impostare i requisiti per il completamento di un'attività in un elenco attività
