Pubblicare elenchi di attività per definire e tenere traccia del lavoro nell'organizzazione

Esistono due tipi di elenchi attività nella pubblicazione delle attività. È possibile creare elenchi con attività per ogni team (noti come elenchi attività standard) ed elenchi con attività per ogni membro del team. Ecco altre informazioni su ogni tipo di elenco e su quando usarli.

Nella pagina Pubblicazione verranno visualizzate le sezioni seguenti in Elenchi: Bozze, Pianificate, Pubblicate, Non pubblicate. Ogni sezione rappresenta uno stato dell'elenco nel processo di pubblicazione.



Usare la tabella seguente per acquisire familiarità con ogni sezione.

1. Nell'angolo in basso a sinistra della pagina Pubblicazione selezionare Nuovo elenco e quindi scegliere una delle opzioni seguenti.
   
   

   • Per ogni team. Da usare per le attività che devono essere completate una sola volta per team, dette anche elenco attività standard.

   • Per ogni membro del team. Da usare per le attività che devono essere completate da tutti i membri del team, ad esempio attività di formazione o di riconoscimento dei criteri.

     Importante: Dopo aver creato un elenco con attività per ogni team, non è possibile impostarlo su un elenco per ogni membro del team e viceversa. È necessario creare un nuovo elenco.

2. Assegna un nome all'elenco.

3. Se si appartiene a più team che possono essere pubblicati, selezionare il team da cui pubblicare. I team che ricevono la pubblicazione dell'elenco attività potranno vedere da quale team è stato pubblicato l'elenco attività.

4. Seleziona Crea. Il nuovo elenco viene visualizzato in Bozze.

5. In Titolo attività assegnare un titolo alla prima attività e selezionare INVIO.

6. Selezionare il titolo dell'attività per aprire l'attività e aggiungere o modificare una delle opzioni seguenti.   

   • Titolo

   • Secchio. Da usare per categorizzare le attività. Ad esempio, i contenitori Magazzino o Ufficio vendite possono essere usati per identificare il gruppo di lavoro che eseguirà l'attività.

   • Priorità. Le opzioni disponibili sono Urgente, Importante, Medio e Basso.

   • Data di inizio o scadenza

   • Note

   • Elenco di controllo di un massimo di 20 elementi. È possibile controllare gli elementi, l'ordine e se l'elenco di controllo è necessario per il completamento dell'attività. Controllo destinatari attività che contrassegna ogni elemento come completato. 

   • Allegato 

   • Requisiti per il completamento dell'attività. I destinatari dell'attività devono completare i requisiti prima di poter contrassegnare l'attività come completata. Per altre informazioni, vedere Impostare i requisiti per il completamento delle attività in un elenco attività. 

     • Modulo obbligatorio: collegare fino a due moduli che i destinatari delle attività devono compilare. È possibile creare un nuovo modulo o usare un modulo esistente.

     • Approvazione richiesta: aggiungere un requisito di approvazione per i destinatari delle attività per richiedere e ricevere l'approvazione da un responsabile. Questa opzione è disponibile solo per gli elenchi di attività creati con l'opzione Per ogni team (nota anche come elenchi attività standard). 

7. Per aggiungere un'altra attività, immettere un nome di attività nel campo Nuova attività.

   Suggerimento: Dopo aver creato le attività, è possibile modificare in blocco la priorità, la data di scadenza o il contenitore per tutte le attività selezionate. 

8.  Se l'elenco è stato creato usando l'opzione Per ogni team (nota anche come elenco attività standard), è possibile renderlo ricorrente in modo che venga pubblicato automaticamente in base a una pianificazione ripetuta. A questo scopo, selezionare Non ripetere, scegliere le impostazioni di ricorrenza per l'elenco e quindi selezionare Salva.
   
   Per altre informazioni sull'uso degli elenchi attività ricorrenti, vedere Usare elenchi di attività ricorrenti. 

È possibile creare una copia di qualsiasi elenco di attività usando l'azione Duplica . Questa azione crea un nuovo elenco con una copia delle attività nell'elenco originale. È possibile scegliere il nome del nuovo elenco e il team per cui deve essere creato. È quindi possibile modificare le attività nel nuovo elenco per prepararle alla pubblicazione.

1. Selezionare l'elenco attività da duplicare e quindi selezionare Altre azioni > Duplica. 

2. Assegnare un nome all'elenco e selezionare Pubblica dal team. Se si appartiene a più team nella gerarchia dell'organizzazione, verranno visualizzate più opzioni. I team che ricevono la pubblicazione dell'elenco attività potranno vedere da quale team è stato pubblicato l'elenco attività.

3. Selezionare Duplica. Dopo la duplicazione, l'elenco viene visualizzato in Bozze. È possibile interagire con l'elenco come con altre bozze.  

1. In Bozze o Pianificata selezionare l'elenco attività da modificare. 

2. Per modificare un'attività, selezionarne il titolo per aprirla e quindi eseguire una delle operazioni seguenti:

   • Per modificare uno dei campi dell'attività, selezionare il campo e modificarlo in base alle esigenze. È anche possibile aggiungere o rimuovere allegati e requisiti.  

   • Per eliminare l'attività, a destra del nome dell'attività selezionare Altre azioni > Elimina.

È possibile rinominare un elenco di bozze prima di pubblicarlo. 

1. In Bozze passare all'elenco da rinominare e quindi selezionare Altre azioni > Rinomina elenco.

2. Immetti il nuovo nome nella casella Titolo e quindi seleziona Salva.

È possibile eliminare qualsiasi elenco di attività in Bozze o Non pubblicato.

1. In Bozze o Non pubblicata passare all'elenco attività da eliminare.

2. Selezionare Altre azioni > Elimina.

Quando l'elenco attività è pronto per l'uso, pubblicarlo nei team i cui membri lavoreranno. 

1. In Bozze selezionare un elenco attività e quindi nell'angolo in alto a destra selezionare Pubblica o Pubblica serie (se si tratta di un elenco attività ricorrente). 

2. Scegliere come selezionare i team dei destinatari. Selezionare i team da una gerarchia o caricare un elenco personalizzato di team. Altre informazioni su queste opzioni. La procedura seguente mostra la selezione da una gerarchia.

3. Selezionare i team che riceveranno l'elenco attività. Usa l'elenco principale di Teams e/o qualsiasi filtro disponibile per individuare i team da includere.
   
   

   • Per selezionare tutti i team all'interno di un ramo della gerarchia, selezionare la casella di controllo accanto a esso. Ad esempio, selezionando "America del Nord" vengono selezionate tutte le località dell'area. 

   • Per eseguire la pubblicazione solo in posizioni con determinati attributi, selezionare un filtro. Ad esempio, per selezionare tutte le posizioni con un layout di grandi dimensioni, selezionare il filtro "Grande". Nell'immagine di esempio l'elenco attività verrà pubblicato in tutti i negozi di grandi dimensioni in America del Nord.

4. Scegliere se inviare una notifica ai team dei destinatari.

5. Selezionare Avanti e quindi rivedere il piano di pubblicazione. Per apportare modifiche, selezionare Indietro.  

6. Selezionare la casella di controllo Pronto, qui è tutto a posto e quindi scegliere Pubblica. 

   Note: 

   • Non appena inizia il processo di pubblicazione, l'elenco attività passa da Bozze a Pubblicato per indicare che le attività vengono inviate e diventano visibili ai destinatari. 

   • La pubblicazione di attività può richiedere un po' di tempo se nell'elenco attività è presente un numero elevato di attività o se si seleziona un numero elevato di team di destinatari. Non è un problema uscire dalla schermata di pubblicazione e tornare più tardi: le attività continueranno a essere pubblicati in background. 

7. Al termine della pubblicazione, nella parte superiore della pagina Pubblicazione verrà visualizzato un messaggio che indica che le attività sono state recapitate correttamente.

   Importante: Se vengono visualizzate icone di avviso, selezionare Visualizza dettagli per risolvere i problemi.

È possibile modificare le attività in un elenco pubblicato attivando la modalità di modifica. Quando l'elenco è in modalità di modifica, è possibile aggiornare le attività nell'elenco, eliminare attività dall'elenco o aggiungere nuove attività all'elenco. Le modifiche non vengono pubblicate nei team dei destinatari finché non si seleziona Pubblica modifiche e si conferma il riepilogo. 

Quando si pubblicano modifiche a un'attività in un elenco pubblicato, i valori nei campi delle attività nell'attività aggiornata sovrascrivono i valori di tali campi attività in ogni team di destinatari, ad eccezione del fatto che lo stato dell'attività non viene reimpostato. Per questo motivo, è consigliabile modificare un'attività in un elenco pubblicato quando si vuole chiarire cosa deve essere fatto.

Se è presente una correzione che richiede il completamento di nuovo dell'attività anche se è stata completata in base ai dettagli dell'attività precedente, è consigliabile eliminare l'attività originale e crearne una nuova.

1. In Pubblicato selezionare l'elenco da modificare e quindi scegliere Modifica elenco.

2. Selezionare un'attività per modificarla. È anche possibile aggiungere una nuova attività o selezionare Altre azioni accanto a un'attività esistente per eliminarla.

3. Quando si è pronti a pubblicare le modifiche, selezionare Pubblica modifiche nell'angolo in alto a destra per pubblicare le modifiche in tutti i team destinatari originali.  
   
   In alternativa, è possibile scegliere di annullare le modifiche apportate e l'elenco torna allo stato pubblicato in precedenza.

Se è necessario annullare la pubblicazione di un elenco attività, è consigliabile farlo il prima possibile per ridurre l'assegnazione e il completamento delle attività eliminate. Un elenco non pubblicato passa alla sezione Non pubblicato e può essere duplicato ma non può essere ripubblicato.   

1. Accanto all'elenco che si vuole annullare la pubblicazione selezionare Altre azioni > Annulla pubblicazione.

2. Confermare che si vuole annullare la pubblicazione dell'elenco e quindi scegliere Unpublish.

Dopo aver visualizzato l'elenco in Non pubblicato, è possibile eliminarlo o duplicarlo, modificare la copia e pubblicare la copia modificata.

Dopo aver pubblicato un elenco attività, è probabile che si voglia tenere traccia dello stato di avanzamento dei team nell'assegnazione e/o nel completamento delle attività inviate. Selezionare un elenco nella sezione Pubblicati . Da qui è possibile visualizzare i dettagli delle attività pubblicate in diversi modi. 

• È possibile usare la visualizzazione Rapporto attività per visualizzare lo stato di avanzamento di un'attività specifica nell'elenco.
  
  
  
  Selezionare a destra di un'attività e scegliere Visualizza report per visualizzare lo stato di assegnazione e completamento per l'attività tra i team che l'hanno ricevuta.

• È possibile usare la visualizzazione Report elenco per visualizzare lo stato di avanzamento dell'elenco nel suo complesso. Nell'elenco verranno visualizzati lo stato di assegnazione e completamento per tutte le attività.
  
  

In entrambe le visualizzazioni, è possibile selezionare qualsiasi ramo della gerarchia per espanderla o selezionare un team per visualizzare lo stato di quel team specifico. Per tornare a una visualizzazione generale dopo aver esaminato i dettagli, selezionare il nome dell'elenco attività visualizzato sopra il nome del team.