Riepilogo: Decidere quale approccio di gestione dei record scegliere in SharePoint Server 2013.
In SharePoint è possibile gestire i record in un archivio oppure i record nello stesso archivio documenti dei documenti attivi. Usando l' SharePoint sul posto, quando si dichiara che un documento è diventato un record, il record rimane in posizione, ma SharePoint ora lo gestisce come record. Ad esempio, un documento potrebbe ottenere criteri di conservazione diversi quando viene dichiarato come record o gli utenti potrebbero non essere in grado di modificarlo.
È anche possibile un approccio ibrido. Ad esempio, è possibile mantenere i record in posizione con i documenti attivi per due anni e quindi spostare i record in un archivio di record al termine di un progetto.
Quando si pensa se gestire i record in un sito Centro record separato o nello stesso sito di collaborazione in cui sono stati creati i documenti, considerare le domande seguenti:
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La governance del sito di collaborazione è appropriata per la gestione dei record? Il settore in cui si opera è tenuto a rispettare requisiti normativi che richiedono la separazione dei record dai documenti attivi? È consigliabile affidare all'amministratore di un sito di collaborazione la gestione di un sito che contiene record? Potrebbe essere necessario archiviare i record in un sito che usa un accesso più limitato rispetto al sito di collaborazione oppure in un sito di cui viene eseguito il backup con una pianificazione diversa.
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Per quanto tempo resterà in uso il sito di collaborazione? Se i record devono essere mantenuti più a lungo del progetto in corso, selezionando una strategia di gestione dei record sul posto sarà necessario mantenere il sito di collaborazione anche dopo che non è più usato.
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I membri del progetto dovranno accedere frequentemente ai documenti dopo la conversione in record? Se si usa un approccio sul posto, i membri del progetto possono accedere ai documenti nello stesso modo, indipendentemente dal fatto che siano documenti attivi o record.
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I responsabili della gestione dei record nell'organizzazione sono responsabili solo dei record o anche di tutte le informazioni, indipendentemente che si tratti di documenti attivi o di record? Se i responsabili dei record sono responsabili solo dei record ufficiali, la presenza di un sito Centro record separato potrebbe risultare più semplice.
La tabella seguente descrive le differenze tra le operazioni che è possibile eseguire con i record in un centro record e con i record gestiti sul posto in un sito di collaborazione. Le differenze vengono presentate dal punto di vista dei responsabili dei record e dei dipendenti che collaborano a un team di progetto.
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Fattore |
Archivio record |
Record sul posto |
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Gestione della conservazione dei record |
Content Organizer inserisce automaticamente i nuovi record nella cartella corretta nel piano di file dell'archivio, in base ai metadati. |
Potrebbero essere disponibili criteri diversi per i record e i documenti attivi in base al tipo di contenuto o al percorso corrente. |
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Limitare gli utenti che possono visualizzare i record |
Sì. L'archivio specifica le autorizzazioni per il record. |
No. Le autorizzazioni non cambiano quando un documento diventa un record. Tuttavia, è possibile limitare gli utenti che possono modificare ed eliminare i record. |
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Facilità di individuazione dei record (per i responsabili dei record) |
Più facile. Tutti i record sono in un'unica posizione. |
Più difficile. I record sono distribuiti in più siti di collaborazione. |
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Gestire tutte le versioni dei documenti come record |
L'utente deve inviare esplicitamente ogni versione di un documento all'archivio. |
Automatico, presupponendo che il controllo delle versioni sia attivato. |
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Facilità di individuazione delle informazioni (per i collaboratori del team) |
Difficile, anche se è possibile aggiungere un collegamento al documento al sito di collaborazione quando il documento diventa un record. |
Più facile. |
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Messaggi secondari del sito di collaborazione |
Il sito di collaborazione contiene solo documenti attivi. |
Il sito di collaborazione contiene documenti attivi e inattivi (record), anche se è possibile creare visualizzazioni per visualizzare solo i record. |
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Possibilità di controllare i record |
Sì. |
Dipende dai criteri di controllo del sito di collaborazione. |
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Sicurezza amministrativa |
Un responsabile dei record può gestire l'archivio dei record. |
Gli amministratori del sito di collaborazione hanno l'autorizzazione per gestire i record e i documenti attivi. |
La tabella seguente descrive le differenze tra i due approcci di gestione dei record che potrebbero influire sulla gestione delle risorse IT.
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Fattore |
Archivio record |
Record sul posto |
|---|---|---|
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Numero di siti da gestire |
Altri siti. In altri, oltre ai siti di collaborazione, è disponibile un archivio separato. |
Meno siti. |
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Scalabilità |
Allevia la pressione sulle dimensioni del database nei siti di collaborazione. |
Dimensioni massime della raccolta siti raggiunte prima. |
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Facilità di amministrazione |
Separare il sito o la farm per i record. |
Il provisioning dei siti non funziona oltre a ciò che è già necessario per i siti che hanno documenti attivi. |
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Spazio di archiviazione |
È possibile archiviare i record in un supporto di archiviazione diverso. |
Documenti attivi e record archiviati insieme. |
