Uso dei fogli dati

Quando si apre una tabella o si visualizzano i risultati di una query, Access la tabella o il risultato della query in visualizzazione Foglio dati. I dati di una tabella o i risultati di una query in visualizzazione Foglio dati vengono in genere chiamati fogli dati. È possibile personalizzare l'aspetto di un foglio dati in modo da visualizzare dati specifici da usare come report semplice.

Per saperne di più

Informazioni sui fogli dati

Un foglio dati è la rappresentazione visiva dei dati contenuti in una tabella o dei risultati restituiti da una query. Visualizza i campi di ogni record di una tabella, una maschera o un risultato di query in formato tabulare (riga e colonna), come illustrato di seguito.

Tabella dei dipendenti nella visualizzazione Foglio dati

Per impostazione predefinita, le tabelle e le query si aprono in visualizzazione Foglio dati. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse su una tabella o una query e quindi scegliere Apri dal menu di scelta rapida per aprire la tabella o la query come foglio dati.

Quando si applicano formati specifici a righe e colonne o si aggiunge una riga Totale, un foglio dati può fungere anche da semplice report.

Organizzare i dati modificando e spostando colonne o righe

È possibile organizzare i dati per semplificare la visualizzazione del foglio dati o per visualizzare solo i dati necessari in un determinato momento. Questa sezione illustra diversi modi per eseguire questa operazione.

Ridimensionare colonne o righe

A volte, non tutte le colonne di un foglio dati si adattano sullo schermo o nella stampa oppure singole colonne possono occupare più spazio di quanto necessario per il loro contenuto. Inoltre, è possibile modificare l'altezza delle righe in modo che il testo che non rientra in una colonna possa continuare su una nuova riga.

Dopo aver aperto una tabella, una query o una maschera in visualizzazione Foglio dati, è possibile ridimensionare manualmente le singole colonne o ridimensionare automaticamente una colonna in base al contenuto.

Ridimensionare manualmente una colonna

  1. Posizionare il puntatore sul bordo della colonna da ridimensionare.

  2. Quando il puntatore assume la forma di una freccia doppia, trascinare il bordo della colonna fino a quando non assume le dimensioni desiderate.

    Ridimensionamento di una colonna nel foglio dati

Ridimensionare automaticamente una colonna

  1. Per ridimensionare una colonna in modo da adattarla al contenuto, posizionare il puntatore sul bordo della colonna da ridimensionare.

  2. Quando il puntatore assume la forma di una freccia doppia, fare doppio clic sul bordo della colonna.

    Ridimensionamento di una colonna per l'adattamento al testo

Ridimensionare più colonne

  • Per ridimensionare più colonne contemporaneamente, tenere premuto MAIUSC, selezionare più colonne adiacenti e quindi ridimensionare le colonne selezionate. È anche possibile selezionare l'intero foglio dati e ridimensionare tutte le colonne.

Ridimensionare le righe

  • Per ridimensionare le righe, posizionare il puntatore tra due selettori di record qualsiasi nel foglio dati e trascinare fino a ottenere le dimensioni desiderate per le righe.

Non è possibile ridimensionare ogni riga singolarmente. Quando si ridimensiona una riga, vengono ridimensionate tutte le righe.

Ridimensionamento di una riga nel foglio dati

Ridimensionare le righe in base all'altezza predefinita

  1. Per ridimensionare le righe in base all'altezza predefinita, fare clic con il pulsante destro del mouse su un selettore di record e quindi scegliere Altezza righe dal menu di scelta rapida.

    Clic con il pulsante destro del mouse su un selettore di record

    Scelta di Altezza riga dal menu di scelta rapida

  2. Nella finestra di dialogo Altezza riga selezionare la casella di controllo Altezza standard e quindi fare clic su OK.

Nota: Non è possibile annullare le modifiche apportate alla larghezza di una colonna o all'altezza delle righe facendo clic sul pulsante Annulla sulla barra di accesso rapido. Per annullare le modifiche, chiudere il foglio dati e quindi fare clic su No quando viene richiesto di salvare le modifiche apportate al layout del foglio dati. Se si fa clic su No, verranno annullate anche tutte le altre modifiche apportate al layout.

Spostare una colonna

È possibile modificare rapidamente l'ordine delle colonne in un foglio dati trascinandole in posizioni diverse all'interno del foglio dati. Ad esempio, è possibile fare in modo che una colonna specifica rimanga sempre in vista.

  • Fare clic sull'intestazione di colonna per selezionare una colonna oppure tenere premuto MAIUSC per selezionare più colonne adiacenti e quindi trascinare la colonna o le colonne in una nuova posizione.

    Spostamento della colonna Nome nella posizione più a sinistra

Rinominare una colonna

In alcuni casi può essere necessario rinominare una colonna in modo che descriva meglio i dati che contiene. Ad esempio, se una colonna contenente indirizzi di posta elettronica è denominata EMAdd, è possibile semplificare la comprensione dell'intestazione di colonna impostandola su Indirizzo di posta elettronica. A questo scopo, fare clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione della colonna, scegliere Rinomina colonna dal menu di scelta rapida e quindi digitare il nuovo nome. Digitare ad esempio Indirizzo di posta elettronica.

Ridenominazione di una colonna

Visualizzare o nascondere colonne

Se si vogliono visualizzare o stampare solo determinate colonne del foglio dati, è possibile nascondere le colonne che non si desidera visualizzare. Ad esempio, se si lavora con un database di informazioni di contatto, è possibile visualizzare solo il nome completo e l'indirizzo di posta elettronica di ogni contatto. È possibile creare questa visualizzazione nascondendo tutte le altre colonne.

Nascondere colonne

  1. Fare clic sull'intestazione della colonna da nascondere.

    Per selezionare colonne adiacenti, tenere premuto MAIUSC e fare clic sulle intestazioni di colonna aggiuntive.

    Nota: Non è possibile selezionare colonne non adiacenti. Selezionare eventuali colonne aggiuntive e nasconderli separatamente.

  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione di colonna e quindi scegliere Nascondi campi dal menu di scelta rapida.

Mostra colonne

  1. Fare clic con il pulsante destro del mouse su un'intestazione di colonna qualsiasi e quindi scegliere Scopri campi dal menu di scelta rapida.

  2. Nella finestra di dialogo Scopri colonne selezionare la casella di controllo accanto a ogni colonna da visualizzare e quindi fare clic su Chiudi.

Modificare lo stile e il colore di sfondo della griglia

Quando si usa un foglio dati, è possibile migliorare l'aspetto dei dati modificandone i formati, ad esempio lo stile della griglia o il colore di sfondo, oppure creando colori diversi per righe alternate.

Impostare lo stile della griglia

  1. Nel gruppo Formattazione testo della scheda Home fare clic sulla freccia accanto al pulsante Griglia.

  2. Fare clic sullo stile della griglia desiderato.

Impostare il colore di sfondo

  1. Nel gruppo Formattazione testo della scheda Home fare clic sulla freccia accanto al pulsante Colore sfondo.

  2. Fare clic sul colore di sfondo desiderato.

Modificare il colore di sfondo di righe alternate

È possibile impostare il colore di sfondo delle righe alternate in un foglio dati indipendentemente dal colore di sfondo predefinito. Impostando un colore di sfondo alternato, è possibile distinguere più facilmente tra righe adiacenti.

  1. Nel gruppo Formattazione testo della scheda Home fare clic sulla freccia accanto al pulsante Colore riga alternativa.

  2. Fare clic sul colore di sfondo da applicare.

Modificare il formato del testo

Dopo aver aperto una tabella, una query o una maschera in visualizzazione Foglio dati, è possibile modificare l'aspetto del testo, inclusa la formattazione. Si noti che le modifiche vengono applicate all'intero foglio dati. Se si vuole che le modifiche vengano visualizzate automaticamente alla successiva apertura del foglio dati, ricordarsi di fare clic su Sì quando si chiude il foglio dati e viene richiesto di salvare le modifiche al layout.

Per apportare modifiche alle caratteristiche del carattere nel foglio dati, usare i comandi aggiuntivi disponibili nel gruppo Formattazione testo della scheda Home.

  1. Fare clic su una cella qualsiasi del foglio dati.

  2. Nel gruppo Formattazione testo della scheda Home eseguire una o più delle operazioni seguenti:

    • Per modificare il tipo di carattere, digitare o fare clic su un tipo di carattere nella casella Carattere.

    • Per modificare le dimensioni del carattere, digitare o fare clic su una dimensione nella casella Dimensione carattere.

    • Per cambiare lo stile del carattere, fare clic sul pulsanteGrassetto,Corsivo o Sottolineato o su una combinazione qualsiasi dei tre.

    • Per modificare il colore del carattere, fare clic sulla freccia accanto al pulsante Colore carattere e quindi selezionare un colore nella tavolozza.

Riepilogare i dati aggiungendo una riga Totale

Aggiungendo una riga Totale a un foglio dati, è possibile visualizzare rapidamente il totale calcolato per una colonna. Oltre a sommare una colonna di dati, è possibile usare la riga Totale per eseguire altri calcoli, ad esempio la ricerca di medie, il conteggio del numero di elementi in una colonna e la ricerca del valore minimo o massimo in una colonna di dati.

Per visualizzare la riga Totale, eseguire le operazioni seguenti:

  1. Nel gruppo Record della scheda Home fare clic su Totali.

    Nella parte inferiore del foglio dati verrà visualizzata una nuova riga con la parola Totale nella prima colonna.

  2. Fare clic su una cella che si trova nella stessa riga della cella che contiene la parola Totale.

  3. Fare clic sulla freccia visualizzata e quindi sul tipo di calcolo da visualizzare nella cella.

    L'elenco di funzioni o tipi di calcoli disponibili dipende tipo di dati della colonna. Ad esempio, se la colonna contiene valori di valuta, viene visualizzato un elenco di funzioni applicabili ai calcoli di valuta, ad esempio Minimo eMassimo.

    Riga Totale in un foglio dati con una scelta di funzioni

Per altre informazioni sull'uso della funzionalità della riga Totale, vedere l'articolo Visualizzare totali di colonna in un foglio dati usando una riga Totali.

Applicare ordinamento e filtro

Sono disponibili altre modifiche rapide che semplificano la visualizzazione o la stampa del foglio dati. Ad esempio, nella figura seguente i nomi delle società sono ordinati alfabeticamente.

Foglio dati con una colonna in ordine alfabetico

  • Per applicare l'ordinamento, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla colonna (o sulla freccia nell'intestazione di colonna) e quindi scegliere l'opzione di ordinamento desiderata.

  • Per applicare un filtro, fare clic sulla freccia nell'intestazione di colonna e selezionare le caselle di controllo relative ai valori da visualizzare. In alternativa, è possibile fare clic su Filtri per testo o Filtri per numeri per creare filtri più dettagliati.

Salvare le modifiche al layout

Dopo aver modificato il layout e l'aspetto di un foglio dati, è necessario salvare le modifiche se si vuole che le modifiche continuino alla successiva apertura del foglio dati. Quando si chiude un foglio dati dopo aver apportato modifiche al layout, viene richiesto di salvarle. Se si fa clic su Sì,le modifiche vengono salvate e applicate alla successiva apertura del foglio dati. Se si fa clic su No,le modifiche vengono rimosse e alla successiva apertura il foglio dati viene aperto con le impostazioni di layout predefinite (o le ultime impostazioni salvate).

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