Le organizzazioni e i team possono avere diverse forme e dimensioni e i membri del team possono essere locali o sparsi in tutto il mondo. Possono includere fornitori e appaltatori insieme a dipendenti a tempo pieno. Le iniziative e il lavoro possono spaziare tra aziende, organizzazioni e piccoli team di progetto.
Microsoft 365, inclusi Teams, SharePoint e OneDrive, è progettato per essere un toolkit universale per offrire ai membri del team modalità integrate e flessibili di lavorare per i loro progetti e le loro attività.
Questa guida si concentra sulle potenti funzionalità di Teams, SharePoint e OneDrive, tra cui l'archiviazione dei documenti, la collaborazione, la condivisione e le conversazioni. Non è necessario usare un solo strumento per completare il lavoro: ognuno di essi contribuisce a garantire una produttività ottimale.
Ecco un esempio di come è possibile usare questi servizi insieme: Quando si crea un team, vengono creati automaticamente un gruppo di Office 365 e un sito del team di SharePoint. È possibile caricare i documenti nel sito del team di SharePoint. Quindi, quando una bozza del documento è pronta per la revisione, è facile aggiungere il file al team di Teams e usare il sistema basato su chat per comunicare a tutti che è pronto per la revisione. I membri del team possono aprire il file direttamente in Teams e iniziare ad apportare modifiche o commentare. Se un membro del team archivia un file in OneDrive, può anche essere aggiunto al canale di Teams usando la scheda Files in Teams. Soprattutto, puoi usare Teams per dispositivi mobili, in modo che i membri del progetto possano lavorare da qualsiasi luogo.
Riepilogo
Questa tabella contiene un riepilogo generale dell'utilizzo di Teams, SharePoint e OneDrive in situazioni diverse. Scorri la pagina verso il basso per altre informazioni.
| Utente(i) primario(i) | Ottimo per... | Condivisione e controllo degli accessi | Conversazioni e comunicazioni | |
|---|---|---|---|---|
Teams |
Team | Ai teamorientati al progetto è possibile conversare, lavorare insieme in file, chiamare e incontrarsiproprio nel luogo in cui si sta svolgendo il lavoro. | I team possono essere pubblici (aperti a tutti gli utenti dell'organizzazione) o privati (appartenenza gestita). | Comunicare in tempo reale con i membri del team in un ambiente basato su chat e nelle riunioni online. |
SharePoint |
Team, gruppo, organizzazione | Archiviazione di file nel cloud e condivisione con il team o l'organizzazione, usando una gestione affidabile delle autorizzazioni e creazione di siti ricchi di funzionalità da aggiungere al canale di Teams. | Condividi i file con il team, l'organizzazione e gli utenti esterni. Usare i gruppi di Office 365 per controllare l'accesso ai siti del team o configurare autorizzazioni più affidabili per siti e documenti. | Comunicare con SharePoint News. Le notizie possono essere aggiunte anche al canale di Teams. Si possono aggiungere commenti e Mi piace alle pagine di SharePoint. |
OneDrive |
Singoli utenti e team | Archiviazione e sincronizzazione di file personalie aziendali o dell'istituto di istruzione nel cloud e accesso da qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositivo. Ideale per lavori in corso e condivisione con persone specifiche. | I documenti sono privati finché non vengono condivisi. Condividere i file singolarmente e collaborare ai documenti di Office con altri utenti contemporaneamente. | Commenta i documenti e usa il segno con il @nome di qualcuno. La persona menzionata riceve la posta con un collegamento al commento. |
Uso di Teams, SharePoint e OneDrive
È possibile archiviare e condividere file usando SharePoint, OneDrive e Microsoft Teams. SharePoint è alla base di ognuno di questi strumenti, ma ognuno può essere usato a modo proprio per accelerare la collaborazione e l'efficienza in situazioni diverse.
Nota
- Quando si crea un nuovo team o canale privato in Microsoft Teams, viene creato automaticamente un sito del team in SharePoint. Per modificare la descrizione o la classificazione del sito del team, passare alle impostazioni del canale corrispondente in Microsoft Teams.
- Altre informazioni sulla gestione dei siti dei team connessi a Microsoft Teams.
Microsoft Teams
Quando si collabora in tempo reale, è un ottimo risparmio di tempo accedere facilmente ai file importanti per il progetto. I file condivisi in Microsoft Teams sono disponibili proprio nel luogo in cui si hanno conversazioni o riunioni e il team può possederli insieme. I documenti condivisi in Microsoft Teams sono archiviati in SharePoint, in modo da poter sfruttare al meglio entrambi i mondi.
È possibile comunicare tramite chat in thread e persistenti e tenere tutti aggiornati. In Microsoft Teams puoi anche chattare privatamente con qualsiasi contatto, anche offline, soprattutto quando il contatto si trova in un fuso orario diverso. Grazie alla cronologia delle conversazioni persistente, puoi avviare e continuare gli scambi in qualsiasi momento. Usare la chat privata per creare un documento in modalità condivisa in tempo reale e continuare a collaborare dopo una chiamata. Puoi anche aggiungere chat importanti per facilitarne il recupero.
I team possono essere pubblici o privati. I team pubblici sono aperti a tutti gli utenti dell'organizzazione. L'appartenenza a team privati è gestita.
SharePoint
Ogni canale di Teams include un sito del team di SharePoint e ogni sito del team di SharePoint contiene un canale di Teams. SharePoint è ideale per archiviare i file nel cloud e renderli accessibili a un vasto pubblico. Inoltre, è possibile sfruttare una solida gestione delle autorizzazioni dei file, i flussi di elaborazione dei documenti, i criteri di conservazione e altro ancora. Ecco come usare SharePoint:
- Collaborare ai file in Teams, creare pagine, usare un blocco appunti condiviso e usare il gruppo di Office 365 integrato per riunire conversazioni, calendari e attività.
- Distribuire la proprietà e le autorizzazioni a un gruppo più ampio di persone. Se un documento è importante per il successo di un progetto, è consigliabile che siano presenti altre persone che possono controllare ciò che accade nel sito.
- Concedere le autorizzazioni a livello di sito, invece che per singoli documenti. Se le persone hanno accesso al sito del team, hanno accesso anche ai documenti archiviati nel sito.
- Creare pagine del sito accattivanti ed efficaci per organizzare informazioni, pubblicare notizie, fornire informazioni di contatto e consentire la navigazione verso documenti, contenuti multimediali e altri tipi di informazioni.
Altre informazioni su SharePoint.
OneDrive
I file o i documenti personali su cui si sta lavorando possono essere archiviati in modo sicuro su OneDrive. Consideralo come il tuo repository personale, una versione cloud di Documenti. Files sono sempre sincronizzati e disponibili per l'accesso anche quando si è offline. Con OneDrive, i tuoi file sono sempre con te e pronti per la condivisione. In termini di longevità, OneDrive è ideale per il lavoro in corso. Ecco alcuni esempi di come sfruttare OneDrive:
- Si vogliono condividere singoli file con poche persone o non condividerli affatto.
I documenti inseriti in OneDrive sono privati finché non vengono condivisi. È possibile condividere i file singolarmente e lavorare ai documenti di Office con altri contemporaneamente. Questo rende OneDrive per l'azienda o l'istituto di istruzione un'ottima opzione per bozze di documenti che nessun altro deve vedere. Ad esempio, stai scrivendo un post di blog che potrebbe non essere associato a un progetto e vorresti che alcuni colleghi lo rivedessero prima di pubblicarlo. In un caso come questo ci si aspetta che le persone coinvolte usino il documento una sola volta senza bisogno di spazio di archiviazione aggiuntivo o informazioni contestuali. Serve solo un collegamento al documento e l'autorizzazione di modifica. Inoltre, è possibile commentare i documenti e usare il segno @ con il nome di una persona. La persona menzionata riceve la posta con un link al commento. - Pubblicare un file da OneDrive in un canale di Teams per la revisione.
- Non è possibile identificare un sito del team esistente a cui appartiene il documento e non si ritiene che lo scopo del documento giustifichi la creazione di uno nuovo.
Per informazioni più approfondite, vedere È consigliabile salvare i documenti in OneDrive per un sito del team?