Panoramica: Governance, autorizzazione e condivisione del sito per i proprietari di siti

Governance dei siti moderni

Nella versione moderna di SharePoint, la governance dei siti è più importante rispetto alle versioni precedenti perché esiste un maggior controllo e opzioni per la creazione di siti. La governance dell'organizzazione dipende dal livello di controllo necessario per l'organizzazione sul contenuto, che determinerà i dettagli per la creazione di siti e la governance del proprietario del sito. L'amministratore di SharePoint può aiutare a comprendere i criteri riguardanti i requisiti di sicurezza, le normative governative, il marchio aziendale, l'accessibilità e le linee guida per la formazione. Collaborare con l'amministratore di SharePoint per avere maggiori informazioni sui criteri di creazione e utilizzo del sito dell'organizzazione prima di creare il piano di governance del sito.

Struttura di navigazione sito della versione moderna di SharePoint

I siti di SharePoint più efficaci consentono agli utenti di trovare rapidamente le informazioni necessarie, in modo che possano usare tali informazioni per prendere decisioni, capire cosa succede, accedere agli strumenti necessari o interagire con i colleghi per risolvere un problema. Altre informazioni su pianificazione della struttura di navigazione del sito in SharePoint.

Parte dell'architettura delle informazioni potrebbe includere la classificazione delle informazioni. Se le informazioni da pubblicare hanno un valore elevato per l'azienda, richiedono una sicurezza speciale o sono disciplinate da regole di conformità normative, valutare la possibilità di configurare uno schema di classificazione per identificare tipi specifici di contenuto da gestire con attenzione. Dopo aver organizzato le informazioni in elenchi e raccolte specifici, è possibile usare le caratteristiche di governance per gestire la modalità di visualizzazione del contenuto.

L'architettura di SharePoint moderna è pensata per essere flessibile e adattarsi alle mutevoli esigenze dell'organizzazione. I siti moderni possono essere associati ai siti hub. I siti associati condividono la struttura di spostamento e la personalizzazione con l'hub. Se abilitata dal proprietario del sito hub e dai proprietari del sito approvano, i siti associati possono anche condividere le autorizzazioni dell'hub.

Per determinare la struttura di navigazione del sito, prendere in considerazione quanto segue:

• Quale tipo di contenuto sarà presente nel sito? Come si articolerà in pagine, elenchi e raccolte?
• Come verranno presentate le informazioni nel sito?
• In che modo gli utenti si sposteranno nel sito?
• In che modo le informazioni verranno destinate a un pubblico specifico?
• Come verrà configurata e ottimizzata la ricerca?

Gestione delle autorizzazioni nei siti moderni

L'integrità, la riservatezza e la privacy delle informazioni cruciali dell'organizzazione dipendono dal livello di sicurezza del sito, in particolare a chi si sceglie di concedere l'accesso al sito. La gestione delle autorizzazioni nei siti moderni include utenti e gruppi di utenti. Le autorizzazioni nei siti moderni di comunicazione e dei team derivano dai modelli di sito che forniscono diverse opzioni per ogni sito.

I siti di comunicazione non sono associati ai gruppi di Microsoft 365 e hanno tre ruoli predefiniti: proprietari del sito, membri del sito e visitatori del sito.

Ecco alcuni suggerimenti da tenere presenti quando si sviluppa una strategia di gestione delle autorizzazioni:

• Seguire il principio dei privilegi minimi: Assegnare agli utenti i livelli di autorizzazione più bassi necessari per eseguire le attività assegnate.
• Usare i gruppi predefiniti standard: Concedere l'accesso alle persone aggiungendole a gruppi standard predefiniti, ad esempio Membri, Visitatori e Proprietari.
• Valutare la possibilità di segmentare il contenuto in base al livello di sicurezza: Creare un sito o una raccolta specifica per i documenti riservati, invece di archiviarli in una raccolta più grande e proteggerli con autorizzazioni univoche.

Autorizzazioni del sito moderno per titolo

Altre risorse per i proprietari del sito:

• Personalizzare il sito di SharePoint
• Personalizzare la navigazione del sito di SharePoint
• Cercare in SharePoint moderno
• Impostare un sito hub di SharePoint
• Gestire un sito di comunicazione di SharePoint
• Gestire le impostazioni del sito di SharePoint
• Condividere il sito
• Modificare le autorizzazioni per un elenco, una raccolta o un singolo elemento

Governance dei siti

Un aspetto importante, ma spesso invisibile, di ogni sito è il modello di governance, vale a dire l'insieme di criteri, ruoli, responsabilità e processi definiti per stabilire come dovrà essere usato SharePoint dalle persone che appartengono a un gruppo.

Molte organizzazioni hanno un modello di governance dei siti definito a livello di amministrazione centrale o di raccolta siti, di cui si occupa il reparto o il team IT. Il proprietario del sito deve scoprire se esiste già un modello di governance per la raccolta siti o per la farm. Se esiste, può usarlo per guidare gli utenti del sito o creare un modello di governance aggiuntivo per affrontare questioni specifiche. Ad esempio, per il proprietario di un sito secondario di una raccolta siti, come un sito del team, può essere utile creare un ulteriore modello di governance per le problematiche specifiche che riguardano il sito secondario.

Un modello di governance per un sito aiuta gli utenti del sito a capire quando è necessario creare un nuovo sito secondario, un elenco o altri contenuti del sito. Assicura che i siti secondari e i contenuti vengano ritirati quando diventano obsoleti, per risparmiare spazio di archiviazione e aumentare l'accuratezza dei risultati delle ricerche. Offre agli utenti l'accesso ai contenuti giusti e garantisce la coerenza della personalizzazione indicando ai proprietari dei siti secondari quali sono i modelli e i temi disponibili. Inoltre, consente di cambiare più facilmente il proprietario del sito quando un dipendente lascia l'organizzazione o quando cambiano i ruoli.

Un buon modello di governance per un sito dovrebbe focalizzarsi sulle parti seguenti:

• Creazione di siti
• Gestione delle autorizzazioni
• Architettura delle informazioni
• Ciclo di vita e ritiro dei siti
• Limiti per lo spazio di archiviazione
• Classificazione delle informazioni
• Personalizzazione
• Protezione dei dati
• Spostamento
• Ricerca
• Ruoli e responsabilità per il supporto del sito

Per alcune parti di questo elenco è possibile che siano già state prese decisioni a livello di modello di governance della raccolta siti o dell'organizzazione, ad esempio per quanto riguarda lo spazio di archiviazione a disposizione del sito o i tipi di personalizzazione consentiti per l'aspetto del sito. Altri temi potrebbero semplicemente non essere rilevanti, a seconda della complessità del sito del team o del numero di utenti. Anche se non è necessario prendere decisioni su questi argomenti, è consigliabile sapere quali decisioni sono state prese, in modo da poter informare gli utenti del sito e applicare i criteri in modo appropriato.

Creazione di siti secondari

Può essere necessario consentire ai membri del team di creare siti secondari del sito del team da usare per progetti specifici.

Poter creare spontaneamente nuovi siti secondari può essere vantaggioso per il gruppo, tuttavia in assenza di limitazioni e in presenza di un proliferare eccessivo di siti potrebbero verificarsi problemi. Ad esempio:

• È difficile per gli utenti trovare il sito secondario corretto o assicurarsi che lo abbiano fatto.
• Le informazioni possono risultare duplicate in diversi siti secondari e questo comporta l'occupazione di molto spazio di archiviazione e l'esigenza di duplicare le risorse per le attività di gestione.
• I siti secondari possono contenere informazioni obsolete, magari non aggiornate da anni, che potrebbero venire recuperate dalle ricerche. In questi casi sarebbe difficile sapere qual è la versione corretta delle informazioni.
• La gestione delle autorizzazioni per una moltitudine di siti secondari può diventare un compito di grande importanza e gli utenti potrebbero inavvertitamente finire con l'accesso alle informazioni che in realtà non dovrebbero avere.
• Quando i dipendenti lasciano il gruppo, i siti secondari da loro creati potrebbero venire abbandonati, creando confusione e alterando i risultati delle ricerche per i restanti utenti del sito.

È possibile risparmiare tempo ed energie impostando alcuni criteri per la creazione di siti che affrontino gli aspetti seguenti:

• Chi può creare siti secondari?
• I nuovi siti secondari devono essere approvati anticipatamente? Se sì, quali sono i criteri per l'approvazione e chi concede l'approvazione?
• I nuovi siti secondari devono usare modelli e temi predefiniti?
• Quante informazioni possono essere archiviate in un sito, ovvero quanto spazio su disco del server può essere occupato?
• Quali sono le regole da seguire se si vuole includere strategie di spostamento nel sito?
• Dopo quanto tempo di permanenza nei siti secondari le informazioni devono essere eliminate o archiviate?

Per altre informazioni, vedere Creare un sito o un sito secondario.

Gestione delle autorizzazioni

L'integrità, la riservatezza e la privacy delle informazioni cruciali dell'organizzazione dipendono dal livello di sicurezza del sito, in particolare a chi si sceglie di concedere l'accesso al sito.

Concedere e limitare l'accesso al sito è detto gestione delle autorizzazioni ed è una delle responsabilità più importanti del proprietario del sito.

Ecco alcuni suggerimenti da tenere presenti quando si sviluppa una strategia di gestione delle autorizzazioni.

• Seguire il principio dei privilegi minimi: assegnare alle persone i livelli di autorizzazione più bassi possibili per l'esecuzione delle attività loro assegnate.
• Concedere l'accesso alle persone aggiungendole a gruppi standard predefiniti (ad esempio Membri, Visitatori e Proprietari). Aggiungere la maggior parte delle persone ai gruppi Membri o Visitatori e limitare il numero di persone del gruppo Proprietari.
• Usare l'ereditarietà delle autorizzazioni per creare una gerarchia pulita, facile da visualizzare. Evitare, cioè, di concedere autorizzazioni a singoli utenti e usare invece i gruppi. Se possibile, fare in modo che i siti secondari ereditino le autorizzazioni dal sito del team, anziché avere autorizzazioni esclusive.
• Organizzare il contenuto in modo che sia possibile avvalersi dell'ereditarietà delle autorizzazioni. Valutare l'opportunità di segmentare il contenuto in base al livello di sicurezza, ad esempio creare un sito o una raccolta appositamente per i documenti riservati, anziché lasciare questi documenti in una raccolta più grande e generica e doverli proteggere con autorizzazioni esclusive.

Per informazioni sull'impostazione delle autorizzazioni, vedere Informazioni sui livelli di autorizzazione in SharePoint o Modificare le autorizzazioni per un elenco, una raccolta o un elemento singolo.

Architettura delle informazioni

L'architettura delle informazioni di un sito è simile al sommario di un libro: determina in che modo le informazioni del sito, ovvero pagine Web, documenti, elenchi e dati, vengono organizzate e presentate agli utenti del sito. L'architettura delle informazioni è spesso registrata come elenco gerarchico del contenuto del sito, delle parole chiave, dei tipi di dati e di altri concetti.

Per creare un'architettura delle informazioni è necessario analizzare le informazioni che devono essere presentate nel sito. Le domande riportate di seguito possono essere utili per sviluppare un'architettura delle informazioni:

• Quale tipo di contenuto sarà presente nel sito? Come si articolerà in siti secondari, elenchi, raccolte e così via?
• Come verranno presentate le informazioni nel sito?
• In che modo gli utenti si sposteranno nel sito?
• In che modo le informazioni verranno destinate a un pubblico specifico?
• Come verrà configurata e ottimizzata la ricerca?

Parte dell'architettura delle informazioni potrebbe includere la classificazione delle informazioni.

Se le informazioni di cui si ha a che fare hanno un valore elevato per l'azienda, richiedono una sicurezza speciale o sono disciplinate da regole di conformità normative, è consigliabile configurare uno schema di classificazione per identificare tipi specifici di contenuto da gestire con attenzione.

Dopo aver organizzato le informazioni in elenchi e raccolte specifici, è possibile usare le caratteristiche di governance per gestire la modalità di gestione del contenuto. Ad esempio:

Rendere obbligatoria l'estrazione dei file

Rendendo obbligatoria l'estrazione di un file, si è certi che solo una persona possa modificare il file finché questo non viene archiviato. Se si rende obbligatoria l'estrazione dei documenti si impedisce che più persone possano apportare modifiche contemporaneamente, creando conflitti e confusione. In più, l'estrazione è utile per chiedere ai membri del team di immettere un commento quando archiviano un file, in modo che risulti più facile tenere traccia dei cambiamenti apportati in ogni versione. Per altre informazioni, vedere Impostare una raccolta per l'estrazione obbligatoria dei file.

Tenere traccia delle versioni

Se è necessario mantenere le versioni precedenti dei file, è possibile usare le raccolte che consentono di tenere traccia dei file nonché di memorizzarli e ripristinarli. È possibile decidere di tenere traccia di tutte le versioni allo stesso modo. In alternativa, è possibile designare alcune versioni come principali, ad esempio quando viene aggiunto un nuovo capitolo a un manuale, e alcune versioni come secondarie, ad esempio quando viene corretto un errore di ortografia. Per semplificare la gestione dello spazio di archiviazione, è possibile scegliere il numero di versioni da memorizzare per ogni tipo. Per altre informazioni sul controllo delle versioni, vedere Funzionamento del controllo delle versioni in un elenco o una raccolta.

Rendere obbligatoria l'approvazione dei documenti

È possibile rendere obbligatoria l'approvazione per un documento. I documenti rimangono in sospeso fino a quando non vengono approvati o rifiutati da chi ha l'autorizzazione necessaria. È possibile controllare i gruppi di utenti che possono visualizzare un documento prima che venga approvato. Questa funzionalità è utile se la raccolta contiene linee guida o procedure importanti che devono essere mostrate ad altri utenti solo quando sono finalizzate. Per altre informazioni sull'approvazione dei documenti, vedere Richiedere l'approvazione di elementi di un elenco o una raccolta di siti.

Essere sempre informati sulle modifiche

Le raccolte supportano la tecnologia RSS che consente ai membri del gruppo di lavoro di ricevere e visualizzare automaticamente gli aggiornamenti, o feed, di novità e informazioni in una posizione consolidata. È possibile usare la tecnologia RSS per essere avvisati quando vengono apportate modifiche a una raccolta, ad esempio quando cambiano i file archiviati nella raccolta. I feed RSS consentono ai membri del gruppo di lavoro di visualizzare un elenco consolidato dei file che sono stati modificati. È anche possibile creare avvisi via posta elettronica per ricevere una notifica quando i file vengono modificati. Per altre informazioni sui feed RSS, vedere Gestire feed RSS per un sito o una raccolta siti.

Creare flussi di lavoro

Una raccolta documenti o un tipo di contenuto può usare flussi di lavoro che l'organizzazione ha definito per i processi aziendali, ad esempio la gestione della revisione o dell'approvazione dei documenti. Il gruppo può applicare ai documenti processi aziendali, detti flussi di lavoro, in cui sono specificate azioni che devono essere eseguite in sequenza, ad esempio l'approvazione o la traduzione di documenti. Un flusso di lavoro consente di automatizzare lo spostamento di documenti o elementi attraverso una sequenza di azioni o attività. Per impostazione predefinita, per le raccolte sono disponibili tre flussi di lavoro: Approvazione, che indirizza un documento a un gruppo di utenti per l'approvazione, Raccolta feedback, che indirizza un documento a un gruppo di utenti per raccoglierne i feedback e lo restituisce compilato all'utente che ha avviato il flusso di lavoro, e Raccolta firme, che indirizza un documento a un gruppo di utenti per raccoglierne le firme digitali. Per altre informazioni sui flussi di lavoro, vedere Informazioni sui flussi di lavoro inclusi in SharePoint.

Definire i tipi di contenuto

Se il gruppo gestisce più tipi di file, ad esempio fogli di lavoro, presentazioni e documenti, è possibile estendere la funzionalità della raccolta attivando e definendo più tipi di contenuto. I tipi di contenuto aggiungono flessibilità e uniformità nell'ambito di più raccolte. Ogni tipo di contenuto può specificare un modello e persino processi di flusso di lavoro. I modelli rappresentano un punto di inizio per la formattazione di boilerplate e per le proprietà che si applicano ai documenti di quel tipo, ad esempio nome di reparto o numero di contratto. Per altre informazioni sui tipi di contenuto, vedere Introduzione ai tipi di contenuto e alla pubblicazione di questi.

Registrazione di controllo

Nel caso in cui sia utile sapere come venga usato un gruppo di file dal contenuto riservato, è possibile definire un criterio che consenta di abilitare la registrazione di controllo degli eventi, ad esempio la modifica, la copia o l'eliminazione dei file. Per informazioni sulla configurazione del controllo, vedere Configurare le impostazioni di controllo per una raccolta siti.

Ciclo di vita e ritiro dei siti

Spesso i siti come i siti area di lavoro documenti e i siti di discussione non vengono ritirati quando non sono più necessari e continuano a occupare spazio prezioso e a inquinare i risultati delle ricerche. È consigliabile impostare una pianificazione per la revisione dei siti e dei relativi contenuti (almeno una volta all'anno) per vedere se vale la pena conservarli.

È anche consigliabile tenere presente che il modello di governance più ampio dell'organizzazione potrebbe essere alla ricerca di siti obsoleti. Ad esempio, un amministratore potrebbe eliminare automaticamente i siti che non vengono toccati da più di 90 giorni, inviando prima un messaggio di posta elettronica al proprietario del sito per informarlo. Per altre informazioni sui criteri del ciclo di vita e ritiro, vedere Criteri di chiusura dei siti.