Importare una pianificazione da Excel a Turni

Questo articolo riguarda i manager in prima linea.

È possibile usare una cartella di lavoro di Excel per inserire le pianificazioni in Turni. L'importazione della programmazione da Excel a Turni consente di configurare il team più rapidamente, soprattutto se si gestisce un team di grandi dimensioni.  

Contenuto dell'articolo

Panoramica

Passaggio 1: Scaricare il modello di Excel

Passaggio 2: Compilare la pianificazione in Excel

Passaggio 3: caricare il file di Excel

Visualizzare e correggere gli errori relativi all'importazione

Modello di Excel

Panoramica

Un'importazione di Excel può eseguire le azioni seguenti, che altrimenti andrebbero eseguite manualmente in Turni:

• Assegnare turni e permessi per ogni membro del team.
• Aggiungere turni aperti. 
• Organizzare i turni per gruppo.
• Aggiungere membri del team ai gruppi. 
• Aggiungere le note per la giornata.

Se si preferisce compilare manualmente una pianificazione, vedere Creare una pianificazione del team in Turni e Aggiungere turni alla pianificazione in Turni.

Prima di tutto, immettere le informazioni sulla pianificazione in una cartella di lavoro di Excel e quindi importare la cartella di lavoro in Turni caricandola. Turni include un modello di Excel che è possibile scaricare e usare per immettere le informazioni sulla pianificazione.

Puoi creare un nuovo file basato sul modello oppure aggiungere le informazioni sulla pianificazione direttamente in esso. Se usi il modello, assicurati di eliminare i dati di esempio in esso contenuti prima di caricare il file.  
 

Passaggio 1: Scaricare il modello di Excel

1. In Turni desktop o Web, in alto a destra della pianificazione, passare a Altre opzioni> Altre opzioniImporta pianificazione.

2. Nella pagina Pianificazione importazione, seleziona il collegamento Scarica il modello per scaricare il modello di Excel.

   Per impostazione predefinita, il file viene salvato nella cartella Download nel computer con il nome seguente: ImportScheduleTemplate_<ID> team.xlsx.

Passaggio 2: Compilare la pianificazione in Excel

1. Leggi le istruzioni nel modello e vedi la sezione del modello di Excel di questo articolo per informazioni dettagliate su come aggiungere le informazioni sulla pianificazione. 
2. Compilare il programma in Excel.

Passaggio 3: caricare il file di Excel

1. Dopo aver aggiunto le informazioni sulla pianificazione, è possibile importarle in Turni. Nella pagina Pianificazione importazione, seleziona Carica.

2. Nella finestra di dialogo Carica file Excel scegliere Carica file. Passare alla cartella in cui è stata salvata la cartella di lavoro di Excel e quindi selezionare Apri.

3. Dopo aver caricato il file, è possibile controllare lo stato e i dettagli del caricamento nella tabella Cronologia importazioni . Nella colonna Stato viene visualizzato uno degli stati seguenti:

   • Importato indica che la pianificazione è stata importata correttamente e ora viene visualizzata nel calendario di Turni.
   • Errore indica che la pianificazione contiene errori e non è stata importata o è stata parzialmente importata. Se la pianificazione è stata parzialmente importata, nella colonna Stato verrà visualizzato un collegamento Scarica report. Informazioni su come visualizzare e correggere gli errori di importazione.  

   Importante

   La tabella mostra lo stato degli ultimi 10 caricamenti dal team negli ultimi 30 giorni. È possibile visualizzare i caricamenti dell'utente e degli altri manager in prima linea del team. Se più manager in prima linea del team importano pianificazioni in Turni, controllare lo stato del caricamento prima che venga rimosso dalla tabella.

Visualizzare e correggere gli errori relativi all'importazione

Se nella tabella Cronologia importazioni viene visualizzato uno stato di errore durante l'importazione del file di Excel, attenersi alla seguente procedura per visualizzare e correggere gli errori di importazione.    

1. Selezionare Scarica report nella colonna Stato per scaricare il file degli errori di Excel.

   Per impostazione predefinita, il file viene salvato nella cartella Download nel computer con il nome seguente: ImportScheduleErrors_<ID> team.xls.

2. Aprire il file e passare al foglio di lavoro Errori . Ogni riga mostra la posizione di un errore e gli elementi da correggere.

   

3. Passare al foglio di lavoro Turni, Turni aperti o Permessi e correggere gli errori. Le posizioni degli errori sono evidenziate in rosso.

   

   In questo esempio, il turno è più lungo di 24 ore. Per correggere l'errore, modificare la data di inizio o di fine del turno.

4. Dopo aver corretto gli errori, salvare il file e quindi importarlo nuovamente in Turni.

Modello di Excel

Usa il modello Excel per inserire la programmazione in Excel. Il modello contiene i fogli di lavoro seguenti:

• Istruzioni: indicazioni su come immettere le informazioni sulla pianificazione.
• Turni, permessi e turni aperti: per aggiungere turni, permessi e turni aperti.
• Note sul giorno: per inserire note che corrispondono a un determinato giorno. 
• Membri: elenco di sola lettura delle persone del team a cui è possibile assegnare turni. 

È anche possibile creare una cartella di lavoro di Excel personalizzata usando la struttura descritta nei fogli di lavoro Turni, Ferie, Turni aperti e Note giornaliere .

Foglio di lavoro Turni

Nel foglio di lavoro Turni , ogni turno viene visualizzato come una riga con 12 colonne. Di seguito sono riportati i dettagli sulle colonne e su come usarle. 

Colonna	Proprietà	Tipo	Descrizione	Input	Esempio
A	Membro	Facoltativo	Nome del membro del team assegnato al turno.	Immetti il nome del membro del team.	Martin Fitzgerald
G	Work Email	Obbligatorio	Email address del membro del team.	Immetti l'indirizzo e-mail del membro del team.	mfitzgerald@contoso.com
C	Gruppo	Obbligatorio	Gruppo di pianificazione a cui appartiene il membro del team.	Immettere testo, numeri e/o caratteri speciali. Puoi aggiungere un gruppo nuovo o esistente.	Pelletteria
D	Data inizio	Obbligatorio	Data di inizio del turno.	Formato: mm/gg/aaaa gg/mm/aaaa	08/13/2024 13/08/2024
E	Ora di inizio	Obbligatorio	Ora di inizio del turno.	Formato: 12h 24 ore su 24	8:30 8:30 8:30
F	Data di fine	Obbligatorio	Data di fine del turno.	Formato: mm/gg/aaaa gg/mm/aaaa	08/13/2024 13/08/2024
G	Ora di fine	Obbligatorio	Ora in cui termina il turno.	Formato: 12h 24 ore su 24	15:45 15:45 15:45
H	Colore tema	Facoltativo	Colore per categorizzare il turno.	Immettere una delle opzioni seguenti: 1. Bianco 2. Blu 3. Verde 4. Viola 5. Rosa 6. Giallo 7. Grigio 8. Blu 9. Verde scuro 10. Viola scuro 11. Rosa scuro 12. Giallo scuro	2. Blu
I	Etichetta personalizzata	Facoltativo	Etichetta per personalizzare il turno.	Immettere testo, numeri e/o caratteri speciali. Massimo 23 caratteri.	Piccola pelletteria
J	Pausa non retribuita (minuti)	Facoltativo	Durata della pausa del turno in minuti.	Immettere un numero (in minuti) inferiore alla durata del turno.	45
K	Note	Facoltativo	Note per i membri del team su questo turno specifico.	Immettere testo, numeri e/o caratteri speciali. Massimo 500 caratteri.	Utilizza il nostro nuovo sistema per richiedere la consegna degli articoli al nostro negozio.
L	Condivisi	Obbligatorio	Possibilità di condividere il turno con il team non appena si importano le informazioni.	Selezionare Condiviso o Non condiviso. Se si sceglie di non condividere, è possibile condividere il turno dopo l'importazione usando l'opzione Condividi con il team in Turni.	Non condiviso

Foglio di lavoro Permessi

Nel foglio di lavoro Ogni elemento permesso viene visualizzato come riga con 11 colonne. Di seguito sono riportati i dettagli sulle colonne e su come usarle.  

Colonna	Proprietà	Tipo	Descrizione	Input	Esempio
A	Membro	Facoltativo	Nome del membro del team che ha tempo libero.	Immetti il nome del membro del team.	Martin Fitzgerald
G	Work Email	Obbligatorio	Email address del membro del team.	Immetti l'indirizzo e-mail del membro del team.	mfitzgerald@contoso.com
C	Data inizio	Obbligatorio	Data di inizio del periodo di ferie.	Formato: gg/mm/aaaa gg/mm/aaaa	08/13/2024 13/08/2024
D	Ora di inizio	Obbligatorio	Ora in cui inizia il tempo libero.	Formato: 12h 24 ore su 24	Ore 12:00 Ore 12:00 00:00
E	Data di fine	Obbligatorio	Data in cui termina il periodo di ferie.	Formato: gg/mm/aaaa gg/mm/aaaa	08/20/2024 20/08/2024
F	Ora di fine	Obbligatorio	Ora in cui termina il tempo libero.	Formato: 12h 24 ore su 24	Ore 12:00 Ore 12:00 00:00
G	Motivo del permesso	Obbligatorio	Motivo che giustifica il tempo libero.	Immettere un motivo di permesso dall'elenco dei motivi di permesso disponibili nelle impostazioni di Turni per il team.	Ferie
H	Colore tema	Facoltativo	A colori per classificare il tempo libero.	Immettere una delle opzioni seguenti: 1. Bianco 2. Blu 3. Verde 4. Viola 5. Rosa 6. Giallo 7. Grigio 8. Blu 9. Verde scuro 10. Viola scuro 11. Rosa scuro 12. Giallo scuro	7. Grigio
I	Note	Facoltativo	Note per il membro del team sulle ferie.	Immettere testo, numeri e/o caratteri speciali. Massimo 500 caratteri.	Goditi le tue vacanze.
J	Condivisi	Obbligatorio	Opzione per condividere il tempo libero con il membro del team non appena le informazioni vengono importate.	Selezionare Condiviso o Non condiviso. Se si sceglie di non condividere, è possibile condividere il turno dopo l'importazione usando l'opzione Condividi con il team in Turni.	Condiviso

Aprire il foglio di lavoro Turni

Nel foglio di lavoro Turni aperti ogni turno aperto viene visualizzato come una riga con 11 colonne. Di seguito sono riportati i dettagli sulle colonne e su come usarle.  

Colonna	Proprietà	Tipo	Descrizione	Input	Esempio
A	Gruppo	Obbligatorio	Gruppo di programmazione a cui è possibile richiedere il turno aperto.	Immettere testo, numeri e/o caratteri speciali. Puoi aggiungere un gruppo nuovo o esistente.	Pelletteria
G	Data inizio	Obbligatorio	Data di inizio del turno aperto.	Formato: gg/mm/aaaa gg/mm/aaaa	08/13/2024 13/08/2024
C	Ora di inizio	Obbligatorio	Ora di inizio del turno aperto.	Formato: 12h 24 ore su 24	8:30 8:30 8:30
D	Data di fine	Obbligatorio	Data in cui termina il turno aperto.	Formato: gg/mm/aaaa gg/mm/aaaa	08/13/2024 13/08/2024
E	Ora di fine	Obbligatorio	Ora in cui termina il turno aperto.	Formato: 12h 24 ore su 24	15:45 15:45 15:45
F	Slot aperti	Obbligatorio	Numero di turni aperti disponibili che i membri del gruppo possono richiedere.	Immettere un numero compreso tra 1 e 255.	2
G	Colore tema	Facoltativo	Colore per categorizzare il turno aperto.	Immettere una delle opzioni seguenti: 1. Bianco 2. Blu 3. Verde 4. Viola 5. Rosa 6. Giallo 7. Grigio 8. Blu 9. Verde scuro 10. Viola scuro 11. Rosa scuro 12. Giallo scuro	6. Giallo
H	Etichetta personalizzata	Facoltativo	Etichetta per personalizzare il turno aperto.	Immettere testo, numeri e/o caratteri speciali. Massimo 23 caratteri.	Piccola pelletteria
I	Pausa non retribuita (minuti)	Facoltativo	Durata della pausa del turno in minuti.	Immettere un numero (in minuti) inferiore alla durata del turno.	45
J	Note	Facoltativo	Note per i membri del team su questo specifico turno aperto.	Immettere testo, numeri e/o caratteri speciali. Massimo 500 caratteri.	Utilizza il nostro nuovo sistema per richiedere la consegna degli articoli al nostro negozio.
K	Condivisi	Obbligatorio	Possibilità di condividere il turno con il membro del team non appena le informazioni vengono importate.	Selezionare Condiviso o Non condiviso. Se si sceglie di non condividere, è possibile condividere il turno dopo l'importazione usando l'opzione Condividi con il team in Turni.	Non condiviso

foglio di lavoro Note del giorno

Puoi aggiungere una nota per ogni giorno. 

Colonna	Proprietà	Tipo	Descrizione	Input	Esempio
A	Data	Obbligatorio	Data in cui si desidera visualizzare la nota nella pianificazione.	Formato: gg/mm/aaaa gg/mm/aaaa	08/13/2024 13/08/2024
G	Nota	Obbligatorio	Messaggio al team.	Immettere testo, numeri e/o caratteri speciali. Massimo 500 caratteri.	Formazione in loco

In Turni, le note verranno visualizzate nella parte superiore della pianificazione, sotto la data.

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