Quando si crea un messaggio per un gruppo di destinatari interno, è necessario tenere presenti considerazioni per determinare come comunicare in modo efficace all'interno dell'organizzazione.
Passaggio 1. Comprendere i tipi di gruppi di destinatari interni dell'organizzazione
Quando si crea un messaggio per un gruppo di destinatari interno, è importante capire chi è il pubblico. In questo modo sarà possibile determinare la lingua, il tono e il livello di dettaglio appropriati per la creazione di un messaggio per la campagna di comunicazione. Ti aiuterà anche a identificare quali informazioni sono le più importanti.
I gruppi di destinatari interni possono essere raggruppati in base alla struttura organizzativa, agli interessi, alle competenze tecniche, alla posizione, alla lingua e altro ancora. Quando si determina chi è il gruppo di destinatari, prendere in considerazione le categorie seguenti:
Gerarchia organizzativa
Considerare l'ambito di responsabilità del pubblico. Alcuni membri di un'organizzazione si concentrano sulle aree di un'azienda a un livello superiore rispetto ad altri. Alcuni membri di un'organizzazione si concentrano sugli elementi che influiscono sulle attività quotidiane sul lavoro.
Ruolo
Anche i gruppi di destinatari interni possono essere segmentati per ruolo. Ad esempio, i dipendenti a tempo pieno possono essere interessati da modifiche interne specifiche che non influiscono sui dipendenti part-time. I dipendenti basati su progetto potrebbero aver bisogno di messaggi incentrati specificamente su piccoli dettagli o che risolvono direttamente i problemi, mentre altri dipendenti necessitano solo di aggiornamenti generali che non contengano troppi dettagli.
Reparto
Potrebbe anche essere utile segmentare il pubblico in base al reparto. I membri di un reparto IT possono essere interessati da un evento specifico che non influisce sui membri del reparto marketing. Pensare a chi è l'obiettivo del messaggio e personalizzare il messaggio di conseguenza.
Lingua o luogo
Nelle organizzazioni più grandi, la posizione geografica svolge un ruolo importante nel tipo di impatto che il messaggio può avere o non può avere su gruppi di persone diversi. Quando si prepara un messaggio che interessa l'intera organizzazione, assicurarsi di essere aggiornati sugli eventi correnti e sugli elementi che potrebbero influire su determinate posizioni. Questo ti aiuterà a evitare (audio sordo) durante la creazione di un messaggio. Consente anche di personalizzare il messaggio quando si parla solo a destinatari specifici di lingue e luoghi diversi.
Altre informazioni sulla creazione di contenuto accessibile.
Passaggio 2. Comprendere i dispositivi utilizzati per accedere alle comunicazioni interne
La maggior parte delle organizzazioni include un'ampia gamma di tipi di gruppi di destinatari composti da personale in prima linea, personale in ufficio e lavoratori remoti.
I dipendenti in prima linea di solito lavorano da dispositivi mobili e tablet e non si siedono davanti a un computer per completare la maggior parte delle attività. Quando si creano messaggi per gli operatori in prima linea, è possibile mantenere i messaggi concisi, di facile accesso e visivamente accattivanti.
I lavoratori in ufficio e i lavoratori remoti, d'altra parte, di solito si siedono alla scrivania in un ambiente di ufficio tradizionale e usano un computer o un portatile per accedere e impegnarsi nelle comunicazioni aziendali. Questo gruppo di destinatari può anche utilizzare dispositivi mobili per accedere e interagire nelle comunicazioni aziendali di tanto in tanto. I messaggi per questo gruppo devono essere inclusi per includere una varietà di pianificazioni di lavoro, accesso a Internet, lingue e fusi orari. In ufficio i lavoratori di solito interagiscono tra loro di persona. Quando si prendono di mira i dipendenti in ufficio, mantenere i messaggi concisi, informativi e brevi.
Quando si comunica con gli operatori in prima linea e in remoto, è consigliabile usare più canali di distribuzione per raggiungere diversi dipendenti con stili di lavoro diversi. È anche possibile creare opportunità per i dipendenti di partecipare alle conversazioni, condividere il loro punto di vista e comunicare con gli altri in modo che si sentano connessi.
Passaggio 3. Considerare le dimensioni e la posizione del pubblico
Usare le dimensioni e la posizione del pubblico per determinare i metodi e i canali di distribuzione appropriati per raggiungerli e incoraggiare il coinvolgimento. Ad esempio, gli annunci rapidi fatti all'intero reparto IT o alla community interna di appassionati di tecnologia potrebbero essere più adatti come post di Viva Engage, mentre i messaggi multi part di grandi dimensioni destinati a un'intera organizzazione potrebbero essere più adatti per la pubblicazione come pagina di SharePoint.
Le grandi organizzazioni devono anche concentrarsi su come garantire che la messaggistica e il linguaggio usato nelle campagne di comunicazione siano inclusivi e funzionino bene per considerazioni multinazionali. Considerare la posizione del pubblico per assicurarsi che il contenuto all'interno del messaggio sia localizzato correttamente e tenga conto degli eventi correnti nella posizione in cui si trova il gruppo di destinatari per cui si sta creando il messaggio.
Passaggio 4. Scegliere i canali di distribuzione
Ora che si comprendono i segmenti di pubblico, i dispositivi a cui accedono e si impegnano nelle comunicazioni aziendali e le dimensioni e la posizione del pubblico, usare queste informazioni per selezionare i canali di distribuzione appropriati per la campagna di comunicazione.
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