L'Esportazione guidata consente di esportare dati da un database di Access in un formato di file leggibile da Excel. Questo articolo illustra come preparare ed esportare i dati in Excel, oltre ad alcuni suggerimenti per la risoluzione dei problemi comuni che potrebbero verificarsi.
Contenuto dell'articolo
Esportazione di dati in Excel: nozioni di base
Quando si esportano dati in Excel, Access crea una copia dei dati selezionati e quindi archivia i dati copiati in un file che può essere aperto in Excel. Se si copiano spesso dati da Access a Excel, è possibile salvare i dettagli di un'operazione di esportazione per un uso futuro e persino pianificare l'esecuzione automatica dell'operazione di esportazione a intervalli impostati.
Scenari comuni per l'esportazione di dati in Excel
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Il reparto o il gruppo di lavoro usa sia Access che Excel per l'uso dei dati. I dati vengono archiviati in Access database, ma si usano Excel per analizzare i dati e distribuire i risultati dell'analisi. Attualmente il team esporta i dati in Excel come e quando è necessario, ma si vuole rendere questo processo più efficiente.
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Si ha Access, ma il responsabile preferisce lavorare con i dati in Excel. A intervalli regolari si copiano i dati in Excel, ma si vuole automatizzare questo processo per risparmiare tempo.
Informazioni sull'esportazione di dati in Excel
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Access non include il comando "Salva con nome" per il formato Excel. Per copiare dati in Excel, è necessario usare la funzionalità di esportazione descritta in questo articolo oppure copiare Access dati negli Appunti e quindi incollarli in un foglio di calcolo Excel.
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È possibile esportare una tabella, una query, una maschera o un report. È anche possibile esportare record selezionati in una visualizzazione per più record, come un foglio dati.
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Excel include un comando per importare dati da un database Access. È possibile utilizzare tale comando al posto del comando export in Access; tuttavia, il comando Excel import consente solo di importare tabelle o query. Per altre informazioni, vedere l'articolo della Guida di ExcelConnettersi a (importare) dati esterni.
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Non è possibile esportare macro o moduli in Excel. Quando si esporta una maschera, un report o un foglio dati contenente sottomaschere, sottoreport o fogli dati secondari, verrà esportata solo la maschera, il report o il foglio dati principale. È necessario ripetere l'operazione di esportazione per ogni sottomaschera, sottoreport e foglio dati secondario da esportare in Excel.
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È possibile esportare un solo oggetto di database per ogni operazione di esportazione. È tuttavia possibile unire più fogli di lavoro in Excel dopo aver completato le singole operazioni di esportazione.
Preparare l'operazione di esportazione
Prima di eseguire una procedura di esportazione, è consigliabile verificare i dati da esportare per assicurarsi che non contengano indicatori di errore o valori errati. In caso di errori, provare a risolverli prima di esportare i dati in Excel. In caso contrario, potrebbero verificarsi problemi durante l'operazione di esportazione e i valori Null potrebbero essere inseriti nelle celle del foglio di lavoro Excel. Per altre informazioni sui problemi che possono verificarsi durante l'esportazione in Excel, vedere la sezione Risolvere i problemi relativi a valori mancanti e non corretti.
Se l'oggetto di origine è costituito da una tabella o una query, è possibile scegliere se esportare i dati mantenendone la formattazione. Questa decisione influisce su due aspetti della cartella di lavoro risultante, ovvero la quantità di dati esportati e il formato di visualizzazione dei dati esportati. Nella tabella seguente viene descritto il risultato dell'esportazione di dati formattati e non formattati.
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Esportazione |
Oggetto di origine |
Campi e record |
Formattazione |
|---|---|---|---|
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Senza formattazione |
Tabella o query Nota: Non è possibile esportare maschere e report senza formattazione. |
Tutti i campi e i record dell'oggetto sottostante vengono esportati. |
Le impostazioni della proprietà Formato vengono ignorate durante l'operazione. Per quanto riguarda i campi di ricerca, vengono esportati unicamente i valori dell'ID di ricerca. Il contenuto dei campi di collegamenti ipertestuali viene esportato come colonna di testo in cui vengono visualizzati i collegamenti nel formato testovisualizzato#indirizzo#. |
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Con formattazione |
Tabella, query, maschera o report |
Vengono esportati solo i campi e i record visualizzati nell'oggetto o nella vista corrente. I record filtrati, le colonne nascoste di un foglio dati e i campi non visualizzati di una maschera o di un report non vengono esportati. |
Con la procedura guidata vengono rispettate le impostazioni della proprietà Formato. Per quanto riguarda i campi di ricerca, vengono esportati i valori di ricerca. Per quanto riguarda i campi contenenti collegamenti ipertestuali, i valori vengono esportati come collegamenti ipertestuali. Per i campi RTF viene esportato il testo, ma non la formattazione. |
Scegliere la cartella di lavoro di destinazione e il relativo formato. Si noti che i report possono essere esportati solo nel formato di file precedente xls e non nel formato più recente xlsx.
Durante l'operazione di esportazione, Access chiede di specificare il nome della cartella di lavoro di destinazione. Nella tabella seguente sono illustrate le situazioni in cui una cartella di lavoro viene creata, se non esiste già, e viene sovrascritta, se è già esistente.
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Cartella di lavoro di destinazione |
Tipo di oggetto di origine |
Elementi da esportare |
Verranno eseguite le operazioni seguenti |
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Non esistente |
Tabella, query, maschera o report |
Dati con o senza formattazione |
La cartella di lavoro viene creata nel corso dell'operazione di esportazione. |
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Già esistente |
Tabella o query |
Dati senza formattazione |
La cartella di lavoro non viene sovrascritta. Alla cartella di lavoro viene aggiunto un nuovo foglio di lavoro a cui viene assegnato lo stesso nome dell'oggetto da cui si stanno esportando i dati. Se nella cartella di lavoro esiste già un foglio di lavoro con quel nome, Access chiede di sostituire il contenuto del foglio di lavoro corrispondente o di specificare un altro nome per il nuovo foglio. |
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Già esistente |
Tabella, query, maschera o report |
Dati con formattazione |
La cartella di lavoro viene sovrascritta con i dati esportati. Tutti i fogli di lavoro esistenti vengono eliminati e viene creato un nuovo foglio di lavoro con lo stesso nome dell'oggetto esportato. I dati nel foglio di lavoro Excel ereditano le impostazioni di formato dell'oggetto di origine. |
I dati vengono sempre aggiunti in un nuovo foglio di lavoro. Non è possibile accodare dati a un foglio di lavoro o intervallo definito esistente
Eseguire l'operazione di esportazione
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Se la cartella di lavoro di destinazione Excel è aperta, chiuderla prima di continuare.
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Nel riquadro di spostamento del database di origine selezionare l'oggetto da esportare.
Esportare solo un parte dei dati
Se l'oggetto è una tabella, una query o una maschera e si desidera esportare solo una parte dei dati, aprire l'oggetto in visualizzazione Foglio dati e selezionare i record desiderati.
Per aprire una maschera in visualizzazione Foglio dati:
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Fare doppio clic sulla maschera per aprirla.
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Fare clic sulla maschera con il pulsante destro del mouse e quindi scegliere Visualizzazione foglio dati. Se l'opzione non è disponibile:
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Scegliere Visualizzazione Struttura.
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Premere F4 per visualizzare il riquadro delle proprietà Finestra delle proprietà.
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Selezionare Maschera nell'elenco a discesa nella parte superiore della finestra delle proprietà.
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Nella scheda Formato della finestra delle proprietà impostare la proprietà Consenti visualizzazione Foglio dati su Sì.
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Nel gruppo Visualizzazioni della scheda Struttura fare clic su Visualizzazione Foglio dati.
Nota: Non è possibile esportare una parte di un report. È possibile tuttavia selezionare o aprire la tabella o la query su cui si basa il report e quindi esportare una parte dei dati dell'oggetto.
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Nel gruppo Esporta della scheda Dati esterni fare clic su Excel.
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Nella finestra di dialogo Esporta - Excel foglio di calcolo esaminare il nome file suggerito per la cartella di lavoro Excel (Access usa il nome dell'oggetto di origine). Se si desidera, è possibile modificare il nome.
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Nella casella Formato file selezionare il formato che si desidera assegnare al file.
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Se si esporta una tabella o una query e si desidera esportare i dati con la relativa formattazione, selezionare Esporta dati con formattazione e layout. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione Preparare l'operazione di esportazione.
Nota: Se si esporta una maschera o un report, questa opzione risulta sempre selezionata, ma non è disponibile, ovvero viene visualizzata in grigio.
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Per visualizzare la cartella di lavoro di destinazione Excel al termine dell'operazione di esportazione, selezionare la casella di controllo Apri il file di destinazione al termine dell'operazione di esportazione .
Se l'oggetto di origine è aperto e prima di avviare l'operazione di esportazione è stato selezionato uno o più record nella vista, è possibile selezionare la casella di controllo Esporta solo record selezionati. Per esportare tutti i record presenti nella vista, deselezionare la casella di controllo.
Nota: Se non è selezionato alcun record, questa casella di controllo resta non disponibile e viene quindi visualizzata in grigio.
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Fare clic su OK.
Se l'operazione di esportazione non riesce a causa di un errore, Access visualizza un messaggio che descrive la causa dell'errore. In caso contrario, Access esporta i dati e, a seconda della selezione effettuata nel passaggio 7, apre la cartella di lavoro di destinazione in Excel. Access quindi viene visualizzata una finestra di dialogo in cui è possibile creare una specifica che usa i dettagli dell'operazione di esportazione.
Altre informazioni importanti sull'esportazione
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Per informazioni su come salvare i dettagli dell'esportazione in una specifica da riutilizzare in seguito, vedere l'articolo Salvare i dettagli di un'operazione di importazione o esportazione come specifiche.
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Per informazioni su come eseguire le specifiche di esportazione salvate, vedere l'articolo Eseguire un'operazione di importazione o esportazione salvata.
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Per informazioni su come pianificare le specifiche in modo che vengano eseguite in orari specifici, vedere l'articolo Pianificare un'operazione di importazione o esportazione.
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Per informazioni su come modificare il nome di una specifica, eliminare le specifiche o aggiornare i nomi dei file di origine nelle specifiche, vedere l'articolo Gestire le attività dati.
Risolvere i problemi relativi a valori mancanti e non corretti
Nella tabella seguente vengono illustrate diverse modalità di risoluzione di errori comuni.
Suggerimento: Se mancano solo alcuni valori, correggerli nella cartella di lavoro di Excel. In caso contrario, correggere l'oggetto di origine nel database di Access e quindi ripetere l'operazione di esportazione.
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Problema |
Descrizione e soluzione |
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Campi calcolati |
Vengono esportati i risultati dei campi calcolati. Non vengono esportate le espressioni sottostanti per l'esecuzione dei calcoli. |
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Campi multivalore |
I campi che supportano più valori vengono esportati come elenco di valori separati da punto e virgola (;). |
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Immagini, oggetti e allegati |
Gli elementi grafici, ad esempio i logo, i contenuti dei campi Oggetto OLE e gli allegati inclusi nei dati di origine, non vengono esportati. Aggiungerli manualmente al foglio di lavoro al termine dell'operazione di esportazione. |
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Grafico |
Quando si esporta una maschera o un report che contiene un oggetto Microsoft Graph, l'oggetto grafo non viene esportato. |
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Dati nella colonna errata |
I valori Null presenti nel foglio di lavoro risultante vengono talvolta sostituiti dai dati destinati alla colonna successiva. |
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Valori di data mancanti |
I valori di data precedenti l'1 gennaio 1900 non vengono esportati. Le celle corrispondenti del foglio di lavoro conterranno un valore Null. |
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Espressioni mancanti |
Le espressioni utilizzate per calcolare i valori non vengono esportate in Excel. Vengono esportati solo i risultati dei calcoli. Aggiungere manualmente la formula al foglio di lavoro Excel dopo aver completato l'operazione di esportazione. |
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Sottomaschere, sottoreport e fogli dati secondari mancanti |
Quando si esporta una maschera, un report o un foglio dati, viene esportata unicamente la maschera, il report o il foglio dati principale. Ripetere l'operazione per ogni sottomaschera, sottoreport e foglio dati secondario che si desidera esportare. |
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Colonne mancanti o formattate in modo errato |
Se nessuna delle colonne è formattata nel foglio di lavoro risultante, ripetere l'operazione di esportazione, assicurandosi di selezionare la casella di controllo Esporta dati con formattazione e layout nella procedura guidata. Se invece solo alcune colonne risultano formattate in modo diverso rispetto alle versioni dell'oggetto di origine, applicare manualmente la formattazione desiderata in Excel. Formattare una colonna in Excel
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Valore "#" in una colonna |
Nelle colonne che corrispondono a un campo Sì/No di una maschera potrebbe essere visualizzato il valore #. Questo problema si può verificare quando l'operazione di esportazione viene avviata dal riquadro di spostamento o in visualizzazione Maschera. Per risolvere il problema, aprire la maschera in visualizzazione Foglio dati prima di esportare i dati. |
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Indicatori di errore o valori errati |
Verificare nelle celle la presenza di indicatori di errore, ovvero triangolini verdi agli angoli, o di valori errati, ovvero stringhe che iniziano con il carattere # anziché con i dati appropriati. |
