Trovare i record con le date più recenti o meno recenti

Regole per la creazione e l'uso di query dei primi valori

Per creare una query dei primi valori, creare prima una query di selezione. A seconda dei risultati desiderati, applicare un ordinamento alla query o convertire la query in una query di totalizzazione. Se si converte la query, usare una funzione di aggregazione, ad esempio Max o Min per restituire il valore più alto o più basso oppure Prima o Ultima per restituire la data più recente o meno recente. Usare le query di totalizzazione e le funzioni di aggregazione solo quando è necessario trovare dati che rientrano in un set di gruppi o categorie. Si supponga, ad esempio, che è necessario trovare i numeri relativi alle vendite in una data specificata per ogni città in cui opera l'azienda. In questo caso, le città diventano categorie perché è necessario trovare i dati per ogni città, quindi si usa una query di totalizzazione.

Durante la procedura tenere presente che, indipendentemente dal tipo, le query devono usare campi che contengono dati descrittivi, ad esempio i nomi dei clienti, e un campo che contiene i valori di data da trovare. Inoltre, i valori di data devono essere inclusi in un campo impostato sul tipo di dati Data/ora. Le query descritte in questo articolo non riescono se si prova a eseguirle con valori di data in un campo Testo breve. Inoltre, se si vuole usare una query di totalizzazione, i campi dati devono includere informazioni sulle categorie, ad esempio un campo Città o Paese/area geografica.

Scelta tra una query dei primi valori e un filtro

Per determinare se creare una query dei primi valori o applicare un filtro, scegliere una delle opzioni seguenti:

• Per restituire record che contengono le date più recenti o meno recenti in un campo, ma i valori di data esatti non sono noti o rilevanti, creare una query dei primi valori.

• Per restituire tutti i record in cui la data corrisponde, è precedente o è successiva a una data specifica, usare un filtro. Ad esempio, per visualizzare le date per le vendite tra aprile e luglio, applicare un filtro. Le informazioni complete sui filtri non rientrano in questo argomento.

  Per altre informazioni sulla creazione e l'uso di filtri, vedere l'articolo Applicare un filtro per visualizzare i record selezionati in un database di Access.

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Creare una query dei primi valori di base

1. Nel gruppo Query della scheda Crea fare clic su Struttura query.

2. Nella finestra di dialogo fare clic sulla tabella da usare nella query, fare clic su Aggiungi per inserire la tabella nella sezione superiore della finestra di progettazione e quindi fare clic su Chiudi.

   -oppure-

   Doppio clic sulla tabella e scegliere Chiudi.

   Se si usano i dati di esempio elencati è la sezione precedente, aggiungere la tabella Dipendenti alla query.

3. Aggiungere i campi da usare nella query alla griglia di struttura. È possibile fare doppio clic su ogni campo oppure trascinare e rilasciare ogni campo in una cella vuota nella riga Campo.

   Se si usa la tabella di esempio, aggiungere i campi Nome, Cognome e Data di nascita.

4. Nel campo che contiene i valori superiori o inferiori, ovvero il campo Data di nascita se si usa la tabella di esempio, fare clic sulla riga Ordina e selezionare Crescente o Decrescente.

   L'ordinamento decrescente restituisce la data più recente, mentre l'ordinamento crescente restituisce la data meno recente.

   Importante: È necessario impostare un valore nella riga Ordina solo per i campi che contengono le date. Se si specifica l'ordinamento per un altro campo, la query non restituisce i risultati desiderati.

5. Nel gruppo Imposta query della scheda Struttura query fare clic sulla freccia in giù accanto a Tutti (elenco Primi valori) e immettere il numero di record da visualizzare oppure selezionare un'opzione nell'elenco.

6. Fare clic su Esegui per eseguire la query e visualizzare i risultati in visualizzazione Foglio dati.

7. Salvare la query e tenerla aperta per usarla nei passaggi seguenti.

Come si può notare, questo tipo di query dei primi valori può rispondere a domande di base, ad esempio riguardo a quale sia la persona più vecchia o più giovane della società. I passaggi seguenti descrivono come usare espressioni e altri criteri per aggiungere efficacia e flessibilità alla query. I criteri indicati nel passaggio seguente restituiscono i prossimi tre compleanni dei dipendenti.

Aggiungere criteri alla query

1. Passare la query creata nei passaggi precedenti a visualizzazione Struttura.

2. Nella colonna a destra della colonna Data di nascita nella griglia di struttura della query copiare e incollare o digitare l'espressione: Expr1: DatePart("m",[Data di nascita]). Quindi, fare clic su Esegui.

   La funzione DatePart estrae la parte corrispondente al mese del campo Data di nascita.

3. Passare in visualizzazione Struttura.

4. A destra della prima espressione, incollare o digitare questa espressione: Expr2: DatePart("d",[Data di nascita]). Quindi, fare clic su Esegui.

   In questo caso, la funzione DatePart estrae la parte corrispondente alla data del campo Data di nascita.

5. Passare in visualizzazione Struttura.

6. Deselezionare le caselle di controllo nella riga Mostra per entrambe le espressioni appena immesse, quindi fare clic sulla riga Ordina per ogni espressione e selezionare Crescente.

7. Fare clic su Esegui.

8. Facoltativamente, è possibile specificare un criterio per limitare l'ambito della query. Quando si specificano i criteri, la query ordina solo i record che li soddisfano e identifica i primi o gli ultimi valori del campo all'interno dell'elenco ordinato.

   Per continuare con i dati di esempio, passare in visualizzazione Struttura. Quindi, nella riga Criteri della colonna Data di nascita digitare l'espressione seguente:

   Month([Data di nascita]) > Month(Date()) Or Month([Data di nascita])= Month(Date()) And Day([Data di nascita])>Day(Date())

   L'espressione esegue queste operazioni: La parte Month([Data di nascita]) > Month(Date()) controlla la data di nascita di ogni dipendente per determinare se ricade in un mese futuro e, in questo caso, include i record nella query. La parte Month([Data di nascita])= Month(Date()) And Day([Data di nascita])>Day(Date()) dell'espressione controlla le date di nascita che ricadono nel mese corrente per determinare se il compleanno ricade nella data corrente o in una successiva. Se questa condizione è vera, la funzione include questi record nella query. Per riepilogare: Questa espressione ignora i record in cui il compleanno è compreso tra il 1 gennaio e la data in cui si esegue la query.

   Per vedere altri esempi di espressioni dei criteri di query, vedere l'articolo Esempi di criteri di query.

9. Nel gruppo Imposta query della scheda Struttura query fare clic sulla freccia in giù accanto a Tutti (elenco Primi valori) e immettere il numero di record da visualizzare oppure selezionare un'opzione nell'elenco.

   Per visualizzare i tre compleanni successivi, digitare 3.

10. Fare clic su Esegui per eseguire la query e visualizzare i risultati in visualizzazione Foglio dati.

Creare una query di totalizzazione

1. Nel gruppo Query della scheda Crea fare clic su Struttura query.

2. Fare doppio clic sulle tabelle da usare. Ogni tabella viene visualizzata nella sezione superiore della finestra di progettazione query.

   Se si usano le tabelle di esempio precedenti, aggiungere le tabelle Eventi e Tipi di evento.

3. Fare doppio clic sui campi della tabella da usare nella query. Assicurarsi di aggiungere solo i campi di gruppo o categoria e il campo valore alla query in questa fase.

   Se si usano i dati di esempio elencati nelle tre tabelle precedenti, aggiungere il campo Tipo di evento dalla tabella Tipo di evento oppure il campo Data evento dalla tabella Eventi.

4. Facoltativamente, è possibile specificare un criterio per limitare l'ambito della query. Solo i record che soddisfano i criteri vengono ordinati e i valori del campo superiori e inferiori vengono identificati all'interno di questo elenco ordinato.

   Ad esempio, per restituire eventi nella categoria Funzione privata, digitare l'espressione seguente nella riga Criteri della colonna Tipo di evento: <> "Funzione privata".

   Per vedere altri esempi di espressioni dei criteri di query, vedere l'articolo Esempi di criteri di query.

5. Per convertire la query in una query di totalizzazione, procedere come segue:

   Nel gruppo Mostra/Nascondi della scheda Struttura query fare clic su Totali.

   Viene visualizzata la riga totali nella griglia di struttura.

6. Verificare che la riga totali di ogni campo di gruppo o categoria sia impostata su Raggruppa per, quindi impostare la riga totali del campo valore (il campo con valori superiori o inferiori) su Max o Min.

   Max restituisce il valore più grande in un campo numerico e il valore di data o ora più recente in un campo Data/ora. Min restituisce il valore più piccolo in un campo numerico e il valore di data o ora meno recente in un campo Data/ora.

7. Nel gruppo Imposta query della scheda Struttura query fare clic sulla freccia in giù accanto a Tutti (elenco Primi valori) e immettere il numero di record da visualizzare oppure selezionare un'opzione nell'elenco.

   In questo caso, selezionare Tutte, quindi fare clic su Esegui per visualizzare i risultati in visualizzazione Foglio dati.

   Nota: A seconda della funzione scelta nel passaggio 6, Access modifica il nome del campo valore nella query in MaxDiNomeCampo o MinDiNomeCampo. Se si usano le tabelle di esempio, Access rinomina il campo MaxDiData evento o MinDiData evento.

8. Salvare la query e continuare con i passaggi seguenti.

I risultati della query non visualizzano i nomi di prodotto o altre informazioni sui prodotti. Per visualizzare questi dati aggiuntivi, è necessario creare una seconda query che includa la query creata. I passaggi seguenti spiegano come farlo.

Creare una seconda query per aggiungere altri dati

1. Nel gruppo Query della scheda Crea fare clic su Struttura query.

2. Fare clic sulla scheda Query e quindi fare doppio clic sulla query di totalizzazione creata nella sezione precedente.

3. Fare clic sulla scheda Tabella e aggiungere le tabelle usate nella query di totalizzazione e tutte le tabelle che contengono gli altri dati correlati. Se si usano le tre tabelle di esempio precedenti, aggiungere le tabelle Tipo di evento, Eventi e Clienti alla nuova query.

4. Eseguire il join dei campi della query di totalizzazione ai rispettivi campi corrispondenti delle tabelle padre. A questo scopo, trascinare ogni campo della query di totalizzazione nel campo corrispondente della tabella.

   Se si usano i dati di esempio delle tre tabelle, trascinare la colonna Tipo evento della query di totalizzazione nel campo Tipo di evento della tabella Tipo di evento. Trascinare quindi la colonna MaxDiData evento della query di totalizzazione nel campo Data evento della tabella Eventi. La creazione di questi join consente alla nuova query di selezione di riunire i dati inclusi nella query di totalizzazione e quelli inclusi nelle altre tabelle.

5. Aggiungere altri campi descrittivi da altre tabelle nella query.

   Se si usano i dati di esempio delle tre tabelle, è possibile aggiungere i campi Società e Contatti dalla tabella Clienti.

6. Facoltativamente, specificare un ordinamento per una o più colonne. Per elencare le categorie in ordine alfabetico, ad esempio, impostare la riga Ordina della colonna Tipo di evento su Crescente.

7. Nel gruppo Risultati della scheda Struttura query fare clic su Esegui.

   I risultati della query vengono visualizzati in visualizzazione Foglio dati.

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Creare la query di creazione tabella

1. Con la query dei primi valori aperta in visualizzazione Struttura:

   Nel gruppo Tipo di query della scheda Struttura query fare clic su Crea tabella.

   Verrà visualizzata la finestra di dialogo Creazione tabella.

2. Nella casella Nome tabella digitare un nome per la tabella in cui verranno archiviati i primi e gli ultimi record. Ad esempio, digitare Primi e ultimi record, quindi fare clic su OK.

   Ogni volta che si esegue la query, invece di mostrare i risultati in visualizzazione Foglio dati la query crea una tabella e sostituisce il primo valore con i dati correnti.

3. Salvare e chiudere la query.

Creare una query di accodamento

1. Con la query degli ultimi valori in visualizzazione Struttura:

   Nel gruppo Tipo di query della scheda Struttura query fare clic su Accoda.

2. Viene visualizzata la finestra di dialogo Accodamento.

3. Digitare lo stesso nome immesso nella finestra di dialogo Creazione tabella.

   Ad esempio, digitare Record superiori e inferiori, quindi fare clic su OK. Ogni volta che si esegue la query, invece di mostrare i risultati in visualizzazione Foglio dati la query aggiunge i record alla tabella Primi e ultimi record.

4. Salvare e chiudere la query.

Eseguire le query

• È ora possibile eseguire le due query. Nel riquadro di spostamento fare doppio clic sulla query dei primi valori e fare clic su Sì quando Access richiesto. Quindi fare doppio clic sulla query degli ultimi valori e fare clic su Sì quando Access richiesto.

• Aprire la tabella Primi e ultimi record in visualizzazione Foglio dati.

Azione o evento bloccato dalla modalità di disattivazione.

Se viene visualizzato questo messaggio, procedere come segue:

• Selezionare Attiva il contenutoe quindi fare clic su OK.

• Eseguire nuovamente la query.

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