Come è possibile stabilire se il progetto è preventivato? Tramite il monitoraggio dei costi in Project. Usare Project per confrontare le stime dei costi originali, i costi effettivi e i costi previsti e visualizzare le varianze tra i costi in qualsiasi momento e a qualsiasi livello di dettaglio.
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Qual è il processo di verifica dei costi?
Per tenere traccia al meglio dei costi, è necessario prima di tutto creare un preventivo creando e immettendo valori di costo per le risorse preventivo assegnate al attività di riepilogo del progetto. È quindi possibile identificare le altre risorse e i costi delle attività di cui tenere traccia e misurare rispetto alle risorse preventivo. È possibile immettere tariffe, costi per uso e fissi per attività, risorse e, se necessario, assegnazioni. Specificare quindi la lavoro o durata stimata per le attività e assegnare risorse alle attività.
Solo dopo aver completato tutti questi passaggi è possibile Project calcolare il totale dei costi stimati per il progetto. È quindi possibile affinare le stime. Al termine, è possibile categorizzare e raggruppare tutte le risorse per confrontarle con i costi preventivati. È anche possibile impostare una previsione con i costi previsti e usarla per confrontare i costi effettivi durante l'avanzamento del progetto.
Dopo l'inizio del progetto, si aggiorna lo stato di avanzamento delle attività, ovvero la quantità di lavoro svolto sulle attività o la percentuale di attività completate. Project calcola automaticamente i costi in base all'avanzamento delle attività.
Nota: È anche possibile scegliere di disattivare il calcolo automatico dei costi e immettere autonomamente i costi effettivi, oltre all'avanzamento delle attività.
Combinando i costi effettivi del lavoro completato con i costi stimati per lavoro rimanente, Project calcola i costi programmati (previsti). E soprattutto, calcola la differenza tra i costi programmati e i costi previsti. Questa differenza, o variazione dei costi, indica se il progetto è nel preventivo.
È possibile eseguire una semplice verifica dei costi visualizzando i costi effettivi e programmati (previsti) per attività, risorse, assegnazioni e il progetto.
Se è stato creato un budget tramite una previsione, è possibile eseguire una verifica più completa confrontando i costi effettivi e programmati con i costi previsti.
Per determinare se il budget è attivo o meno, è possibile visualizzare le varianze dei costi tra i costi programmati e i costi previsti. Ad esempio, se si prevede che un'attività costi $ 50, ma l'attività viene eseguita a metà strada e costa già $ 35, il costo programmato sarà di $ 60 (i costi effettivi di $ 35 fino a oggi, più i costi previsti di $ 25 per il lavoro rimanente dell'attività). La variazione dei costi è di $ 10 ($ 60 del costo effettivo meno il costo preventivato di $ 50).
Monitorando regolarmente le varianze dei costi, è possibile adottare misure per assicurarsi che il progetto rimanga vicino al preventivo.
Nota: È possibile visualizzare le varianze dei costi solo se sono stati immessi i costi iniziali e salvato una previsione. Ad esempio, se non sono stati immesse tariffe per una risorsa prima di salvare la previsione, non sarà possibile visualizzare le varianze dei costi per la risorsa.
È possibile fornire un esempio di monitoraggio dei costi?
È possibile immettere l'attività denominata "Testare il programma" nel piano di progetto e assegnare un tester del contratto all'attività a $ 40 all'ora (si supponga che la paga del tester sia l'unico contributo al costo dell'attività). Immettere una durata di 10 giorni (a 8 ore al giorno) e quindi salvare una previsione.
Alla fine di 5 giorni si determina che l'attività è completata per metà e si contrassegna l'attività in Project come completata al 50%. Nella visualizzazione Elenco attività applicare la tabella Costo e vedere quanto segue:
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Nel campo Previsione Project visualizza il costo previsto dell'attività, $ 3.200, calcolato moltiplicando la stima di durata originale di 10 giorni (o 80 ore) per la tariffa standard del tester di $ 40 all'ora.
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Poiché l'attività non ha sostenuto costi non pianificati nei primi 5 giorni, il campo Effettivo visualizza in modo accurato il costo effettivo sostenuto fino a oggi. In questo caso, il lavoro effettivo viene calcolato dalla formula Lavoro effettivo * Tariffa standard = Costo effettivo o 40 ore * $ 40 all'ora = $ 1.600. In questo esempio non sono inclusi il lavoro straordinario, i costi per uso e i costi fissi, ma possono essere inclusi in un costo effettivo.
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Il costo rimanente viene calcolato dalla formula Lavoro rimanente * Tariffa standard = Costo rimanente o 40 ore * $ 40 all'ora = $ 1.600.
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Nel campo Costo totale Project visualizza il costo programmato, calcolato in base alla formula Costo effettivo + Costo rimanente = Costo programmato oppure $ 1.600 + $ 1.600 = $ 3.200. Poiché il costo programmato è uguale al costo previsto, il campo Variazione visualizza una variazione costi (CV) pari a $ 0, ovvero l'attività è esattamente nel budget.
Dove è possibile visualizzare le informazioni sui costi?
In Project è possibile visualizzare i costi per attività, risorse e assegnazioni. È anche possibile visualizzare il costo del progetto, che in genere si basa su questi costi più dettagliati. È possibile visualizzare sia i costi totali che rapportato alla scala cronologica, ovvero i costi distribuiti nel tempo.
Per informazioni dettagliate e procedure dettagliate per la visualizzazione delle informazioni sui costi in Project, vedere Visualizzare i totali dei costi del progetto.