Impostare le regole per una stampa unione

Quando si inviano lettere alla lista di distribuzione, è possibile personalizzare il messaggio. Ad esempio, includere le parole "Scaduto" per alcuni destinatari in base ai valori in determinati campi dell'origine dati. La personalizzazione si basa sulle regole eseguite quando si esegue l'unione.

L'esempio "Scaduto" usa un valore If... Poi... Regola else , che specifica di includere il testo "Scaduto" per i destinatari in cui il valore di un campo Scadenza è nel passato.

La configurazione delle regole viene eseguita dopo aver selezionato i destinatari per la stampa unione e dopo aver inserito i campi unione nel documento.

Passare aRegolalettere> e scegliere una regola in base alle descrizioni seguenti.

Domanda

Ad esempio, si sta inviando lo stesso invito per una riunione trimestrale. L'origine dati non archivia le date della riunione e la data della riunione viene visualizzata più volte nell'invito.

Inserendo segnalibri nel documento e includendo un campo Ask, è possibile eseguire la stessa unione per ogni riunione. L'unica cosa che devi digitare è la data della riunione e la digiti una sola volta.

1. Nel documento di stampa unione premere CTRL+F9 e quindi digitare un nome per creare un segnalibro. Ripetere questa operazione, usando lo stesso nome, in tutte le posizioni in cui si vuole visualizzare la risposta al campo Chiedi nel documento.
2. Posizionare il cursore in un punto qualsiasi del documento, prima del primo segnalibro appena creato.
3. Passare a Mailings>Rules>Ask.
4. Selezionare il segnalibro appena creato (o digitarne il nome) e immettere un prompt, ad esempio "Data evento?" nella casella Prompt .
5. Selezionare OK e quindi di nuovo OK .
6. Al termine del processo, quando si seleziona Fine & Unisci scegliere Modifica singoli documenti. Verrà richiesto di specificare una risposta per ogni destinatario. La risposta verrà inserita nei segnalibri specificati nei documenti risultanti dall'unione.

Altre informazioni: Codici di campo: campo Ask

Fill-in

Ad esempio, si sta inviando lo stesso invito per una riunione trimestrale. L'origine dati non archivia le date della riunione e la data della riunione viene visualizzata una sola volta nell'invito.

Inserendo un campo Fill-in nel documento, è possibile eseguire la stessa unione per ogni riunione. L'unica cosa che dovrai digitare è la data della riunione.

1. Posizionare il cursore nel percorso in cui si vuole inserire il testo di riempimento.
2. Nella scheda Lettere passare a Riempimento regole>.
3. Immettere un prompt, ad esempio "Data evento?" nella casella Prompt .
4. Selezionare OK e quindi di nuovo OK .
5. Al termine del processo, quando si preme Fine & Unisci, selezionare Modifica singoli documenti. Verrà richiesto di specificare una risposta per ogni destinatario. La risposta verrà inserita nel campo Fill-in, nei documenti risultanti dall'unione.

Altre informazioni: Codici di campo: campo Fill-In

Se... Poi... Altro

Ad esempio, si sta inviando una corrispondenza a un elenco di partecipanti alla conferenza che viaggiano sia a livello nazionale che internazionale. Il campo Paese/area geografica nell'origine dati potrebbe essere vuoto per i partecipanti nazionali. È possibile usare una funzione If... Poi... Altro... per personalizzare il messaggio per tutti i destinatari. I destinatari il cui campo Paese/area geografica è vuoto potrebbero vedere "Verrai accolto al gate all'arrivo", mentre tutti gli altri destinatari potrebbero vedere "Sarai accolto alla scrivania vicino alla doganale".

1. Posizionare il cursore nel percorso in cui si vuole inserire il testo condizionale.
2. Vai aRegole>corrispondenza>Se... Poi... Altrimenti.
3. Nell'elenco Nome campo scegliere il campo dell'origine dati che determinerà il testo condizionale.
4. Nell'elenco Criterio scegliere un modo per confrontare il valore dei dati.
5. Nella casella Valore immettere il valore di confronto, ignorando questo passaggio se si è scelto un valore vuoto o non vuoto come confronto.
6. Nella casella Inserisci questo testo immettere il testo da inserire nel documento quando vengono soddisfatti i criteri di confronto.
7. Nella casella Altrimenti inserire questo testo immettere il testo da inserire nel documento quando i criteri di confronto non sono soddisfatti.
8. Selezionare OK.

Altre informazioni: Codici di campo: campo SE

MergeRec

Ad esempio, si vuole che la corrispondenza mostri a ogni destinatario la propria posizione in un elenco di attesa. È possibile ordinare l'elenco destinatari in ordine cronologico di iscrizione e quindi usare una regola Merge record # per visualizzare la posizione numerato del destinatario nell'elenco.

Il numero di record riflette l'ordinamento o il filtro applicato all'origine dati prima dell'unione.

1. Posizionare il cursore nel posizione in cui si vuole inserire il numero di record.
2. Passare a Mailings>Rules>Merge Record #.

Altre informazioni: Codici di campo: campo MergeRec

MergeSeq

Ad esempio, si vuole che la corrispondenza mostri a ogni destinatario il numero totale di persone che si sono iscritte a un evento. La regola Merge Sequence # consente di contare i record nel documento unito.

1. Posizionare il cursore nel posizione in cui si vuole inserire il numero di record.
2. Passare a Mailings>Rules>Merge Sequence #.

Altre informazioni: Codici di campo: campo MergeSeq

Next

Ad esempio, si sta usando la stampa unione per stampare l'elenco di contatti su un singolo foglio di carta. Usare la regola Record successivo per indicare a Word di passare al record successivo senza iniziare una nuova pagina.

1. Posizionare il cursore nel punto in cui si vogliono visualizzare i dati del record successivo.
2. Passare a Recordsuccessivoregole>lettere>.
3. Inserire un campo unione per i dati da inserire successivamente
   Un elenco di nomi di società potrebbe avere un aspetto simile al seguente:
   «Company_Name»
   «Next Record»«Company_Name»
   «Next Record»«Company_Name»

Altre informazioni: Codici di campo: campo Successivo

NextIf

Ad esempio, si vuole un elenco di partecipanti a conferenze di viaggio nazionali su un foglio di carta e i partecipanti al viaggio internazionale elencati su un altro foglio di carta. Il campo Paese/area geografica nell'origine dati potrebbe essere vuoto per i viaggiatori nazionali. È possibile usare una regola Record successivo se per impedire a Word di iniziare una nuova pagina finché non raggiunge i destinatari il cui campo Paese/area geografica non è vuoto. A questo scopo, è necessario ordinare prima l'origine dati per paese/area geografica.

1. Posizionare il cursore nel punto in cui si vogliono visualizzare i dati del record successivo.
2. Passare aRegole>corrispondenza>Successivo Record If.
3. Nell'elenco Nome campo scegliere il nome del campo unione, ad esempio Città.
4. Nell'elenco Criterio scegliere un modo per confrontare il valore dei dati. Ad esempio, per individuare i destinatari in una determinata città, fare clic su Uguale a.
5. Nella casella Valore immettere il valore da usare. Ad esempio, per individuare i destinatari a Tokyo, digitare Tokyo (ignorare questa opzione se l'opzione scelta è vuota o non è vuota come confronto).

Altre informazioni: Codici di campo: campo NextIf

Set

Ad esempio, si stanno preparando inviti a una conferenza in cui il relatore keynote non è ancora stato finalizzato. È possibile lasciare i segnaposto per il nome del relatore in tutto il documento e includere una regola Imposta segnalibro, in cui si immette il nome del relatore una sola volta, che verrà visualizzata in tutti i segnaposto.

I segnaposto sono campi Rif; La regola Imposta segnalibro inserisce un campo che non viene visualizzato nel documento, a meno che non si preme ALT+F9 per visualizzare i codici di campo.

1. Posizionare il cursore in un punto qualsiasi del documento.
2. Passare a Mailings>Rules>Set Bookmark, digitare un nome e quindi selezionare OK.
3. Posizionare il cursore nel percorso in cui si vuole inserire il testo del segnalibro.
4. Passare a Inserisci>campoparti> rapide e scegliere Rif.
5. Scegliere il nome del segnalibro appena creato e scegliere OK.
6. Inserire il campo Rif in tutte le parti in cui si vuole visualizzare il testo del segnalibro.
7. Prima di eseguire l'unione, fare clic con il pulsante destro del mouse sul campo Imposta, scegliere Modifica campo e immettere il testo desiderato nella casella Testo .
8. Selezionare OK.

Altre informazioni: Codici di campo: campo Set 

SkipIf

Ad esempio, si possiede un negozio di abbigliamento e si scopre di avere un eccesso di scorte di una particolare maglietta, ma non nella taglia più popolare. Quando si è pronti a inviare un volantino di vendita, si escluderanno i clienti che indossano una determinata taglia. Usare la regola Ignora record Se per confrontare il contenuto dei dati delle dimensioni dei clienti con le dimensioni da escludere.

1. Passare aRegole>lettere>Ignora record Se.
2. Nell'elenco Nome campo scegliere il nome del campo unione, ad esempio Dimensioni.
3. Nell'elenco Criterio scegliere un modo per confrontare il valore dei dati. Ad esempio, per individuare i clienti che indossano una taglia specifica, scegliere Uguale a.
4. Nella casella Valore immettere il valore da usare. Ad esempio, per individuare i clienti che indossano dimensioni extra-piccole, scegliere XS (ignorare questa opzione se si sceglie è vuoto o non è vuoto come confronto).

Altre informazioni: Codici di campo: campo SkipIf