単純なレポートを作成する

適用先
Access for Microsoft 365 Access 2024 Access 2021 Access 2019 Access 2016

Access では、単純なものから複雑なものまで、さまざまな種類のレポートを作成できます。 まず、レポートの レコード ソースについて考えます。 レポートがレコードの単純なリストであるか、地域別の売上のグループ化された概要であるかに関係なく、まず、表示するデータを含むフィールドと、それらのフィールドを含むテーブルまたはクエリを決定します。

レコード ソースを選択した後は、通常、レポート ウィザードを使用してレポートを作成するのが最も簡単です。 レポート ウィザードでは、一連の質問について説明し、回答に基づいてレポートを作成します。

目的に合ったトピックをクリックしてください

レコード ソースを選ぶ

レポートは、テーブルまたはクエリから取得される情報と、ラベル、見出し、グラフィックスなど、レポート デザインと共に格納される情報で構成されます。 基になるデータを提供するテーブルまたはクエリは、レポートのレコード ソースとも呼ばれます。 すべて含めるフィールドが 1 つのテーブルに存在する場合は、そのテーブルをレコード ソースとして使用します。 フィールドが複数のテーブルに含まれている場合は、レコード ソースとして 1 つ以上のクエリを使用する必要があります。 これらのクエリは、データベースに既に存在している場合や、レポートのニーズに合わせて新しいクエリを作成する必要がある場合があります。

レポート ツールを使用してレポートを作成する

レポート ツールは、詳細を求めることなくすぐにレポートを作成するため、レポートを最も簡単に作成する方法です。 レポートには、基になるテーブルやクエリのすべてのフィールドが表示されます。 必要な最終的なレポートは作成されない場合がありますが、基になるデータをすばやく確認する場合に便利です。 その後、レポートを保存し、レイアウト ビューまたはデザイン ビューで変更できます。

  1. ナビゲーション ウィンドウで、レポートの基にするテーブルまたはクエリをクリックします。
  2. [作成] タブの [レポート] グループで [レポート] をクリックします。 Access では、レポートが作成され、レイアウト ビューに表示されます。
  3. レポートの表示と印刷の詳細については、「レポートを 電子メール メッセージとして表示、印刷、または送信する」を参照してください。

レポートの表示後、保存して、レポートおよび、レコード ソースとして使用した基になるテーブルまたはクエリを閉じます。 次回レポートを開くときに、Access では、レコード ソースから最後に使用したデータが表示されます。

レポート ウィザードを使用してレポートを作成する

レポート ウィザードを使用すると、レポートに表示するフィールドの選択肢が広がります。 また、データのグループ化や並べ替えの方法を指定したり、テーブルやクエリ間のリレーションシップをあらかじめ指定してある場合は複数のテーブルまたはクエリのフィールドを使用したりすることもできます。

  1. [作成] タブの [レポート] グループの [レポート ウィザード] をクリックします。
  2. レポート ウィザードのページの指示に従います。 最後のページで、[完了] をクリックします。 レポートをプレビューすると、印刷がどのように表示されるかが表示されます。 また、表示倍率を上げると詳細を拡大できます。 レポートの表示と印刷の詳細については、「レポートを 電子メール メッセージとして表示、印刷、または送信する」を参照してください。

注

複数のテーブルやクエリのフィールドをレポートに含める場合は、レポート ウィザードの最初のページにある最初のテーブルまたはクエリのフィールドを選んだ後で、[次へ] または [完了] をクリックしないでください。 代わりに、この手順を繰り返してテーブルまたはクエリを選び、レポートに含める他のフィールドをクリックします。 次に、[次へ] または [完了] をクリックして続行します。

ラベル ウィザードを使用してラベルを作成する

ラベル ウィザードを使用して、簡単にラベルを作成します。標準的なラベルのサイズがさまざま用意されています。

  1. ナビゲーション ウィンドウで、ラベル用のレコード ソースにするテーブルまたはクエリをダブルクリックして開きます。
  2. [作成] タブの [レポート] グループで [ラベル] をクリックします。
  3. ラベル ウィザードのページの指示に従います。 最後のページで、[完了] をクリックします。

印刷時の表示方法を確認できるように、印刷プレビューにラベルが表示されます。 アクセス ステータス バーのスライダーを使用して、詳細を拡大できます。 レポートの表示と印刷の詳細については、「レポートを 電子メール メッセージとして表示、印刷、または送信する」を参照してください。

注

複数の列を表示するビューは、印刷プレビューのみです。他のビューでは、1 つの列のデータを表示します。

空白の​​レポート ツールを使用してレポートを作成する

レポート ツールまたはレポート ウィザードを使用しない場合は、空のレポート ツールを使用してレポートをゼロから作成できます。 これは、特に少数のフィールドのみを配置する場合に、レポートを簡単に作成する方法です。

  1. [作成] タブの [レポート] グループで [空白のレポート] をクリックします。 レイアウト ビューに空白のレポートが表示され、[アクセス] ウィンドウの右側に [フィールド一覧 ] ウィンドウが表示されます。
  2. [ フィールド一覧 ] ウィンドウで、レポートに表示するフィールドを含むテーブルの横にあるプラス記号をクリックします。
  3. 各フィールドを一度に 1 つずつレポートにドラッグするか、 Ctrl キーを 押しながら複数のフィールドを選択します。 次に、それらを同時にレポートにドラッグします。
  4. [レポート デザイン] タブの [ヘッダー/フッター] グループのツールを使用して、ロゴ、タイトル、ページ番号、または日付と時刻をレポートに追加します。

レポート セクションについて

Access では、レポートのデザインはセクションに分割されます。 レポートはデザイン ビューに表示して、セクションを示すことができます。 有用なレポートを作成するには、各セクションの働きを理解しておく必要があります。 たとえば、演算コントロールをどのセクションに配置するかで、結果の計算方法が決まります。 次の一覧は、セクションの種類とその使用方法を示しています。

  • レポート ヘッダー: このセクションでは、レポートの先頭に 1 回だけ出力されます。 ロゴ、タイトル、日付など、通常は表紙に表示される可能性がある情報に使用します。 Sum集計関数を使用する計算コントロールをレポート ヘッダーに配置すると、計算された合計はレポート全体に対するものです。 レポート ヘッダーは、ページ ヘッダーの前に表示されます。

  • ページ ヘッダー: このセクションは、すべてのページの上部に印刷されます。 たとえば、ページ ヘッダーを使用して、すべてのページでレポート タイトルを繰り返します。

  • グループ ヘッダー: このセクションは、レコードの新しい各グループの先頭に出力されます。 これを使用して、グループ名を印刷します。 たとえば、製品別にグループ化されたレポートでは、グループ ヘッダーを使用して製品名を出力します。 グループ ヘッダーに Sum 集計関数を使用する計算コントロールを配置すると、合計は現在のグループに対するものです。

  • 詳細: このセクションでは、レコード ソースのすべての行に対して 1 回印刷されます。 レポートの本文を構成するコントロールをここに配置します。

  • グループ フッター: このセクションは、レコードの各グループの末尾に出力されます。 これを使用して、グループの概要情報を印刷します。

  • ページ フッター: このセクションは、すべてのページの末尾に印刷されます。 ページ番号またはページごとの情報を印刷する場合に使用します。

  • レポート フッター: このセクションでは、レポートの最後に 1 回だけ印刷されます。 レポート全体のレポートの合計またはその他の概要情報を印刷する場合に使用します。

    注

    デザイン ビューでは、レポート フッターはページ フッターの下に表示されます。 ただし、レポートの印刷またはプレビュー時には、レポート フッターは、最後のページの最後のグループ フッターまたは詳細行の直後、ページ フッターの上に表示されます。

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コントロールについて

コントロールは、データの表示、アクションの実行、ユーザー インターフェイス (ラベル、画像など) を強化する情報の表示と操作を行うためのオブジェクトです。 Access では、バインド、バインド解除、計算の 3 種類のコントロールがサポートされています。

  • バインドされたコントロール: データ ソースがテーブルまたはクエリのフィールドであるコントロール。 連結コントロールを使って、データベース内のフィールドの値を表示できます。 テキスト、日付、数値、Yes/No の値、画像、グラフなど、さまざまな値を表示できます。 連結コントロールの典型例として、テキスト ボックスがあります。 たとえば、従業員の姓を表示するフォームのテキスト ボックスは、Employees テーブルの [姓] フィールドからこの情報を取得する場合があります。
  • 非連結コントロール: フィールドや式などのデータ ソースを持たないコントロール。 非連結コントロールを使って、情報、線、四角形、画像を表示できます。 たとえば、レポートのタイトルを表示するラベルは、非連結コントロールです。
  • 計算コントロール: データ ソースがフィールドではなく式であるコントロール。 コントロールのデータ ソースとして 式 を定義することで、コントロールに必要な値を指定します。 式は、 = と +、コントロール名、フィールド名、単一値を返す関数、定数値などの演算子の組み合わせです。 たとえば、式 =[Unit Price] * 0.75 では、[単価] フィールドの値に定数値 (0.75) を乗算することで、25% の割引を持つアイテムの価格を計算します。 式の中では、レポートの基になったテーブルやクエリのフィールドから、またはレポート上のコントロールから取得したデータを使用できます。

レポートを作成する場合、特にレポートのコントロールの大部分を連結コントロールで構成する場合は、最初にすべての連結コントロールを追加してから整理すると効率的です。 その後、[レポート デザイン] タブの [コントロール] グループのツールを使用して、デザインを完了するバインドされていない計算コントロールを追加できます。

コントロールをフィールドに連結するには、コントロールのデータの取得先フィールドを識別します。 選択したフィールドに連結するコントロールを作成するには、[フィールド リスト] ウィンドウからフィールドをレポートにドラッグします。 [フィールド リスト] ウィンドウには、レポートの基になるテーブルやクエリのフィールドが表示されます。 [フィールド リスト] ウィンドウを表示するには、[レポート デザイン] タブの [ツール] グループで、[既存のフィールドの追加] をクリックします。

または、コントロール自体にフィールド名を入力するか、コントロールのプロパティ シートの ControlSource 値のボックスにフィールド名を入力して、コントロールにフィールドをバインドすることもできます。 プロパティ シートは、名前、データ ソース、形式など、コントロールの特性を定義します。

次の 2 つの理由から、[フィールド リスト] ウィンドウを使用して連結コントロールを作成する方法が最も効果的です。

  • バインドされたコントロールにはラベルがアタッチされており、ラベルには既定でフィールド名、または基になるテーブルまたはクエリでそのフィールドに対して定義されているキャプションが使用されます。 つまり、自分でキャプションを入力する必要はありません。
  • バインドされたコントロールは、 Format、 DecimalPlaces、 InputMask プロパティなど、基になるテーブルまたはクエリのフィールドと同じ設定の多くを継承します。 このため、これらのプロパティ設定は、そのフィールドにバインドされたコントロールを作成するたびに同じままです。

バインドされていないコントロールを既に作成し、フィールドにバインドする場合は、コントロールの ControlSource プロパティをフィールド名に設定します。 ControlSource プロパティの詳細については、「ヘルプ」でControlSourceを検索してください。

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レイアウト ビューでレポートを微調整する

レポートの作成後は、レイアウト ビューでレポートのデザインを簡単に微調整できます。 実際のレポート データをガイドとして使用しながら、列幅を調整したり、列を再配置したり、グループ化したラベルと合計を追加したりできます。 レポート デザインに新しいフィールドを配置し、レポートとそのコントロールのプロパティを設定することができます。

レイアウト ビューに切り替えるには、ナビゲーション ウィンドウでレポート名を右クリックし、[レイアウト ビュー] をクリックします。

Access では、レポートがレイアウト ビューで表示されます。

プロパティ シートを使用して、レポートやレポートのコントロールとセクションのプロパティを変更できます。 プロパティ シートを表示するには、 F4 キーを押します。

[フィールド リスト] ウィンドウを使用して、基になるテーブルやクエリのフィールドをレポート デザインに追加できます。 [フィールド リスト] ウィンドウを表示するには、次のいずれかの操作を行います。

  • [ レポート レイアウト デザイン ] タブの [ ツール ] グループで、[ 既存のフィールドの追加] をクリックします。
  • Alt キー+F8 キーを押します。

[フィールド リスト] ウィンドウからフィールドをレポートにドラッグして、フィールドを追加することもできます。

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デザイン ビューでレポートを微調整する

レポートのデザインは、デザイン ビューで微調整することもできます。 新しいコントロールやフィールドをデザイン グリッドに追加すると、コントロールやフィールドをレポートに追加できます。 プロパティ シートを使用すると、レポートをカスタマイズするために設定できるさまざまなプロパティにアクセスできます。

デザイン ビューに切り替えるには、ナビゲーション ウィンドウでレポート名を右クリックし、[デザイン ビュー] をクリックします。

Access では、レポートがデザイン ビューで表示されます。

プロパティ シートを使用して、レポート、レポートのコントロール、レポートを含むセクションのプロパティを変更できます。 プロパティ シートを表示するには、 F4 キーを押します。

[フィールド リスト] ウィンドウを使用して、基になるテーブルやクエリのフィールドをレポート デザインに追加できます。 [フィールド リスト] ウィンドウを表示するには、次のいずれかの操作を行います。

  • [ レポート デザイン ] タブの [ ツール ] グループで、[ 既存のフィールドの追加] をクリックします。
  • Alt キー+F8 キーを押します。

[フィールド リスト] ウィンドウからフィールドをレポートにドラッグして、フィールドを追加することもできます。

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[フィールド リスト] ウィンドウからフィールドを追加する

  • 1 つのフィールドを追加するには、[フィールド リスト] ウィンドウでフィールドを選び、レポート上でフィールドを表示するセクションにドラッグします。
  • 複数のフィールドを一度に追加するには、 Ctrl キー を押しながら目的のフィールドをクリックします。 次に、選択したフィールドをレポートにドラッグします。

フィールドをレポート セクションにドロップすると、Access では、フィールドごとに連結テキスト ボックス コントロールが作成され、各フィールドの横にラベル コントロールが自動的に配置されます。

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レポートにコントロールを追加する

一部のコントロールは、フィールド リスト ウィンドウからレポートにフィールドを追加するときに作成されるバインドされたテキスト ボックス コントロールなど、自動的に作成されます。 他の多くのコントロールは、[レポート デザイン] タブの [ コントロール ] グループのツールを使用して 、デザイン ビューで作成できます。

ツール名を確認する

  • ツール上にマウス ポインターを置きます。 ツール名が表示されます。

[コントロール] のツールを使ってコントロールを作成する

  1. 追加するコントロールの種類に合ったツールをクリックします。 たとえば、チェック ボックスを作成するには、チェック ボックス ツールをクリックします。

  2. コントロールの左上隅を配置するレポート デザイン グリッドをクリックします。 1 回クリックして既定のサイズのコントロールを作成するか、ツールをクリックしてレポート デザイン グリッド内をドラッグして、目的のサイズのコントロールを作成します。

  3. コントロールを 1 回で適切な位置に配置できないときは、次の手順でコントロールを移動します。

    1. コントロールをクリックして選びます。
    2. ポインターが 4 方向矢印 Move ポインターに変わるまで、マウス ポインターをコントロールの端の上に置 きます 。
    3. 目的の場所にコントロールをドラッグします。

この手順では、バインドされていないコントロールを作成します。 コントロールにテキスト ボックスやチェック ボックスなどのデータを表示できる場合は、データを表示する前に、ControlSource プロパティにフィールド名または式を入力する必要があります。 詳細については、「 コントロールについて」を参照してください。

プロパティ シートを表示する

デザイン ビューでプロパティ シートを表示するには、次のいずれかの操作を行います。

  1. [ レポート デザイン ] タブの [ ツール ] グループで、[ プロパティ シート] をクリックします。
  2. F4 キーを押します。

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作業内容を保存する

保存したレポート デザインは、必要に応じて何度でもレポートに実行できます。 レポート デザインは変わりませんが、現在のデータはレポートを印刷または表示するたびに変更されます。 レポートの要件が変更された場合は、レポート デザインを変更するか、元のレポート デザインを基にして類似した新しいレポートを作成できます。

レポート デザインを保存する

  1. [ファイル>保存] をクリックするか、Ctrl+S キーを押します。 または、クイック アクセス ツール バーの [保存] をクリックします。
  2. レポートのタイトルが指定されていない場合は、[レポート名] ボックスに名前を入力し、[OK] をクリックします。

レポート デザインを別名で保存する

  1. [ ファイル>名前を付けて保存>オブジェクトを名前を付けて保存] をクリックします。
  2. [ 名前を付けて保存 ] ダイアログ ボックスで、新しいレポートの [ レポートの保存先 ] ボックスに名前を入力し、[OK] をクリック します。

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レポートを電子メール メッセージとして表示、印刷、または送信する

保存したレポート デザインは、繰り返し利用できます。 レポート デザインは変わりませんが、現在のデータはレポートを印刷するたびに変更されます。 レポートの要件が変更された場合は、レポート デザインを変更するか、元のレポート デザインを基にして類似した新しいレポートを作成できます。

レポートを表示する

レポートを表示するには、いくつかの方法があります。 レポートとデータで行いたい内容によって、どの方法を選ぶべきかが異なります。

  • レポートに表示される データ を印刷する前に一時的に変更する場合、またはレポートからクリップボードにデータをコピーする場合は、レポート ビューを使用します。
  • データを見ながらレポートの デザイン を変更する場合は、レイアウト ビューを使用します。
  • 印刷時にレポートの外観を確認する場合は、印刷プレビューを使用します。

注

レポートが複数の列で書式設定されている場合、印刷プレビューでのみ列が表示されます。 レイアウト ビューとレポート ビューは、1 つの列としてレポートを表示します。

レポート ビューでレポートを表示する

レポート ビューは、ナビゲーション ウィンドウでレポートをダブルクリックするときに使用される既定のビューです。 レポートが開かない場合は、ナビゲーション ウィンドウでレポートをダブルクリックしてレポート ビューに表示します。

レポートが既に開いている場合は、ナビゲーション ウィンドウでレポートをダブルクリックして、[レポート ビュー] をクリックします。

レポート ビューでデータの作業を行う

レポート ビューで、テキストを選択して、クリップボードにコピーすることができます。 行全体を選択するには、クリックして選択する行の隣の余白にドラッグします。 次のいずれかの操作を行って、これらの行をクリップボードにコピーします。

  1. [ホーム] タブの [クリップボード] で [コピー] をクリックします。
  2. 選択した行を右クリックして、[コピー] をクリックします。
  3. Ctrl+C キーを押します。

フィルターを使用して、行のみを表示する

レポート ビューから移動しなくても、レポートに直接フィルターを適用することができます。 たとえば、[国/地域] 列があり、[国/地域] 列が [カナダ] のもののみを表示する場合は、次のように操作します。

  1. レポート内で「カナダ」という単語を検索し、右クリックします。
  2. [="Canada"] をクリックします。

Access でフィルターが作成され、適用されます。

フィルターのオンとオフを切り替える

[ホーム] タブの [並べ替えとフィルター] グループで、[フィルターの切り替え] をクリックして、フィルターを表示または非表示に切り替えることができます。この操作を行ってもフィルターは削除されません。表示と非表示が切り替わるだけです。

フィルターを削除する

  1. 削除するフィルターのフィールドを右クリックします。
  2. [ フィールド名からフィルターをクリア] をクリックします。 (実際のフィールドは fieldname に一覧表示されます)。

一度フィルターが削除されると、[フィルターの切り替え] コマンドを使用してもフィルターを戻すことはできません。 フィルターをもう一度作成する必要があります。

注

レポートにフィルターを適用し、保存してレポートを閉じると、フィルターが保存されます。 ただし、次回レポートを開いたときに、Access はフィルターを適用しません。 フィルターを再び適用するには、[ホーム] タブの [並べ替えとフィルター] グループで、[フィルターの切り替え] をクリックします。

印刷プレビューを使用してレポートをプレビュー表示する

ナビゲーション ウィンドウでレポートを右クリックし、ショートカット メニューの [印刷プレビュー] をクリックします。

ナビゲーション ボタンを使用して、レポートのページを順番に表示させたり、レポートの任意のページにジャンプさせたりできます。

ナビゲーション ボタン

  1. クリックすると、最初のページが表示されます。
  2. クリックすると、前のページが表示されます。
  3. クリックすると、次のページが表示されます。
  4. クリックすると、最後のページが表示されます。
  5. このボックスにページ番号を入力し、 Enter キーを押して特定のページにジャンプします。

印刷プレビューでは、データを拡大して詳細を表示したり、縮小してページ内のデータの配置を確認したりできます。 データを拡大/縮小するには、レポート内にマウス ポインターを置き、マウス ボタンを 1 回クリックします。 もう 1 回クリックすると、拡大の場合は縮小、縮小の場合は拡大へ、ズーム効果が切り替わります。 Access のステータス バーのズーム コントロールを使用しても、同じことができます。

印刷プレビューを閉じるには、次のいずれかの操作を行います。

  • [印刷プレビュー] タブで [印刷プレビューを閉じる] をクリックします。
  • ナビゲーション ウィンドウでレポートを右クリックし、ショートカット メニューの [レイアウト ビュー ] または [ デザイン ビュー ] をクリックします。

ヒント

レポートをプレビューしたら、結果を Word、Excel、またはその他のいくつかの Office プログラムにエクスポートできます。 [外部データ] タブの [エクスポート] グループで、目的の書式設定をクリックして、指示に従います。

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レポートは、任意のビューで開いていたり、または閉じていても印刷できます。 印刷する前には、余白や印刷の向きなど、ページ設定を必ずご確認ください。 Access は、レポートのページ設定を保存するため、一度のみ設定する必要があります。 印刷方法を変更する場合は、後から再び設定できます。

ページ設定を変更する

  1. レポートを [印刷プレビュー] で開きます。 どのビューでもページ設定を変更できますが、変更内容がすぐに反映されるため、印刷プレビューを使用するのが最も効果的です。
  2. [印刷プレビュー] タブの [ページ レイアウト] グループと [ページ サイズ] グループで、[縦] [横] をクリックしてページの向き、サイズを設定して用紙サイズ、余白余白などを設定します。
  3. 変更を加えた後は、ナビゲーション ボタンを使用していくつかのページを表示し、以降のページにも変更した書式設定が適用されていることをご確認ください。

レポートをプリンターに送信する

  1. 任意のビューでレポートを開くか、ナビゲーション ​​ウィンドウでレポートを選択します。
  2. [ファイル>Print>Print] をクリックします。 Access では、[印刷] ダイアログ ボックスが表示されます。
  3. プリンター、印刷範囲、印刷部数などのお好みのオプションを選びます。
  4. [OK] をクリックします。

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レポートをメール メッセージとして送信する

レポートは、用紙のコピーを印刷する代わりに、メール メッセージとして受信者に送信できます。

  1. ナビゲーション ウィンドウで、レポートをクリックして選択します。 [外部データ] タブの [エクスポート] グループで、[Email] をクリックします。
  2. [名前を付けてオブジェクトを保存] ダイアログ ボックスの [出力ファイル形式の選択] の一覧で、使用するファイル形式をクリックします。
  3. 残りのすべてのダイアログ ボックスに入力します。
  4. メール アプリケーションで、メッセージの詳細を入力し、メッセージを送信します。

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