Access または Excel を使用してデータを管理する

Access と Microsoft Excel には多くの類似点があるため、使用するプログラムを決定するのが難しい場合があります。 たとえば、どちらのプログラムも、大量のデータを格納し、強力なクエリと分析ツールを実行してそのデータをスライスし、必要なデータを返す高度な計算を実行できます。

ただし、管理しているデータの種類とそのデータをどうするかに応じて、各プログラムには明らかな利点があります。 たとえば、複数のユーザーがアクセスできる形式でデータの整合性を維持したい場合は、Access が最適です。 Excel は、詳細な分析を必要とする複雑な数値データに適しています。

多くの場合、両方のプログラムを使用して、それぞれを最適な目的に使用できます。 一般に、Access はデータの管理に適しています。データを整理し、検索を簡単にし、複数のユーザーが同時に使用できるようになります。 Excel は一般にデータの分析に適しています。Excel は複雑な計算を実行し、考えられる結果を調べ、高品質のグラフを生成します。 Access を使用してデータを格納し、Excel を使用してそのデータを分析すると、両方のプログラムの利点を享受できます。

Excel はリアルタイム共同編集もサポートしているため、複数のユーザーが同じブックをデバイス間で同時に編集できます。 Access は通常、Windows 上の構造化されたマルチユーザー データベースのシナリオに使用されます。

使用するプログラムを決定する前に、各プログラムの利点を比較し、どちらか一方を使用するのが最適なタイミングを学習し、両方のプログラムを使用して目的の結果を正確に達成する方法を確認してください。

各プログラムの利点を比較する

最大のパフォーマンスと精度で情報にアクセスして更新したい場合は、適切なプログラムを選択することが重要です。 実行したいタスクに最も適したプログラムを見つけるには、データ ストレージ、データ分析、マルチユーザー コラボレーション、およびセキュリティに関して各プログラムが提供する利点を比較します。

データ記憶域

フラット データとリレーショナル データ データの保存に最適なプログラムを決定するには、次の質問を自問してください。データはリレーショナルですか? 1 つのテーブルやワークシートに効率的に格納できるデータをフラ ット データまたは 非リレーショナル データと呼びます。 たとえば、顧客ごとに 1 つの住所と連絡先のみを含む単純な顧客リストを作成したい場合は、Excel が適している可能性があります。 ただし、顧客ごとに請求先住所と配送先住所を含む、または顧客ごとに複数の担当者を含む、より複雑な顧客リストを保存したい場合は、Access の方が優れたソリューションです。

リレーショナル データベースでは、情報を複数のテーブルに編成します。 優れたデザインのリレーショナル データベースでは、各テーブルはフラットで、1 つの種類のデータに関する情報のみが含まれます。 たとえば、顧客データベースを作成する場合、顧客の名前は 1 つのテーブルに入り、それらの顧客の請求先住所と配送先住所は別のテーブルに入ります。 各顧客は複数の住所を持つことができ、住所ごとに顧客名を再入力せずに顧客ごとに複数の住所を入力できるようにする必要があるため、住所を名前とは別に保存することをお勧めします。

ローカル データと外部データ Access を使用してさまざまな外部データ ソースのデータに接続できるため、データをインポートしなくても、そのデータを表示、クエリ、編集できます。 たとえば、Access には、Microsoft SQL Server データベース、dBASE ファイル、Outlook フォルダー内の既存のデータとその他多くのデータ ソースに接続するためのコマンドが用意されています。 Excel を使用して、Access、SQL Server、Analysis Services データベース、テキスト ファイルや XML ファイル、ODBC や OLE DB データ ソースなど、さまざまなデータ ソースに接続できます。 ただし、データを編集して、Excel ユーザー インターフェイスからソース データを変更することはできません。

Access と Excel の両方に、Windows SharePoint Services リスト内のデータに接続するためのコマンドが用意されています。 ただし、Excel は SharePoint リストへの読み取り専用接続のみを提供します。一方、Access では、SharePoint リストのデータの読み取りと書き込みを行うことができます。

データの整合性と柔軟性 一意識別子はデータの整合性を維持するのに役立ち、2 つの行 (またはレコード) にまったく同じデータが含まれないようにします。 一意な識別子は、データを検索または並べ替えるときに、データを取得するための最も簡単な方法も提供します。 Access では、オートナンバー型を使用して、各レコードの一意の識別子を自動的に生成できます。 これらの識別子を使用して、1 つのテーブルのレコードを別のテーブルの 1 つ以上のレコードに関連付けることができます。

Access がデータに適用する構造は、データの整合性の確保に役立ちます。 Access では、"孤立した" レコードを作成できないように、1 つのテーブル内の新しいレコードが別のテーブルに対応する値を持つことを要求できます。 たとえば、顧客情報が含まれていない注文は望ましくありません。 Access では、"注文" テーブルのすべての新しいレコードに、対応する顧客の値を "顧客" テーブルに設定するように要求できます。 この必要な値の対応は、参照整合性と呼ばれます。

また、独自の制約やルールを適用して、データが正しく入力されるようにすることもできます。 Excel ではより自由な形式でデータを入力できますが、Excel ではリレーショナル データがサポートされていないため、参照整合性はサポートされません。 ただし、[ データの入力規則] コマンドを使用して Excel でのデータ入力を制御できます。

データ分析

クエリ 変化する条件やイベントに応じて、さまざまな方法でデータを表示する必要があることが多い場合は、データの格納や操作に Access が適している可能性があります。 Access では、構造化照会言語 (SQL) のクエリを使用して、データが 1 つのテーブルに含まれているか、複数のテーブルに含まれているかに関係なく、必要な行と列だけをすばやく取得できます。 また、クエリで式を使用して集計フィールドを作成することもできます。 Access で式を使うことは、Excel の数式を使用して値を計算するプロセスに似ています。 Access クエリを使用してデータを集計したり、合計、平均、カウントなどの集計値を表示したりすることもできます。

モデル化 Excel では、What-If 分析ツールを使用してワークシート モデルの結果を予測できます。 What-If 分析では、データに対して (最良のシナリオや最悪のシナリオなど) さまざまなシナリオを実行し、サマリー レポートで複数のシナリオの結果のデータを比較できます。 Access で同様の機能はありません。

ピボットとグラフ作成 どちらのプログラムでも、ピボットテーブル レポートとピボットテーブル グラフを作成できます。 ただし、Excel には、Access よりも高度なピボットテーブル レポートおよびグラフ作成機能が用意されています。 広範囲のピボットテーブル レポートを作成する予定がある場合、または本格的な見栄えのグラフを定期的に提供する場合は、Access の同じ機能ではなく、Excel でピボットテーブル レポートまたはピボットテーブル グラフを使用する必要があります。

マルチユーザー コラボレーション

Access と Excel の両方で、Windows SharePoint Services やネットワーク ファイル共有などの共同作業環境がサポートされています。 ただし、複数のユーザーがデータにアクセスする方法が異なります。

データへの複数ユーザー アクセス 通常の操作では、複数のユーザーが同時に 1 つのデータベースを開くことができます。 Access はユーザーが編集しているデータのみをロックするため、この方法は効果的です。 その結果、他のユーザーは競合することなく異なるレコードを編集できます。 Excel では、他のユーザーとブックを共有できますが、マルチユーザー共同作業では、ユーザーが同時にではなく異なる時間にそのブック内のデータで作業する場合に最適に機能します。 実際には、Access データベースのユーザーは 1 組のデータで共同作業を行い、Excel ブックのユーザーは 1 つの ドキュメントで共同作業を行います。

共同作業のための Windows SharePoint Services の使用 どちらのプログラムも、SharePoint リストやドキュメント ライブラリなどの Microsoft Windows SharePoint Services テクノロジと統合されます。

Access には、SharePoint サイト上の複数のユーザーと共同作業するためのさまざまな方法が用意されています。 たとえば、データベース全体を Windows SharePoint Services ドキュメント ライブラリにアップロードしたり、フォームとレポートを Windows SharePoint Services ビューとして使用できるようにしたり、SharePoint リストに格納されているデータにデータベースをリンクしたりできます。

Excel には、SharePoint Services サイト上の複数のユーザーと共同作業するための方法は 1 つしかありません。 ブックを Windows SharePoint Services ドキュメント ライブラリにアップロードすると、個々のユーザーがブックをチェックアウトして変更を加えることができるため、他のユーザーが同時にブックを変更できないようにすることができます。 ユーザーは、ドキュメント ライブラリからチェックアウトせずにブックを編集できます。この場合、データの競合を避けるために他のユーザーと調整する必要があります。

共同作業にネットワーク フォルダーを使用する Access データベースを共有ネットワーク フォルダーに格納すると、複数のユーザーがデータベースを開いて同時にデータを操作できます。 ユーザーが個々のレコードを編集すると、データベースは個々のレコードをロックします。 Excel ブックを共有ネットワーク フォルダーに保存する場合、一度に 1 人のユーザーのみがブックを編集できます。 閲覧目的で、別のユーザーが編集している間に複数のユーザーがブックを開くことができますが、これらのユーザーはブックの編集者がブックを閉じるまでデータに変更を加えることはできません。

セキュリティ

どちらのプログラムも、パスワードと暗号化という同様の機能を提供し、データの損失を防止し、不正アクセスからデータを保護するのに役立ちます。 ただし、ユーザー レベルのデータ保護の動作には、Access と Excel にはいくつかの違いがあります。

データ損失防止 Access では作業内容が継続的に保存されるため、予期しない障害が発生した場合でも、多くの作業 (ある場合) が失われる可能性は低くなります。 ただし、作業内容は継続的に保存されるため、後でコミットしないと判断した変更を加えることもできます。 データベースを目的の方法で確実に復元するには、ニーズに合ったスケジュールでデータベース ファイルのバックアップ コピーを作成します。 バックアップからデータベース全体を復元することも、必要なテーブルまたはその他のデータベース オブジェクトのみを復元することもできます。 ファイル システム バックアップ ユーティリティを使用する場合は、ファイル システム バックアップからのデータベースのコピーを使用してデータを復元することもできます。 Excel では、データを更新しながら、設定した間隔で自動回復用情報を保存できます。

ユーザーレベルのデータ保護 Excel では、データの列と行を非表示にすることで、重要なデータまたはプライベート データをビューから削除し、ワークシート全体を保護して非表示データへのユーザー アクセスを制御できます。 ワークシートとその要素を保護するだけでなく、ワークシート内のセルのロックとロック解除を行って、他のユーザーが重要なデータを修正しないようにすることもできます。

ファイル レベルのセキュリティ ファイル レベルでは、両方のプログラムで暗号化を使用して、権限のないユーザーがデータを表示できないようにすることができます。 データベース ファイルまたはブックを開くときにパスワードの入力を要求することもできます。 さらに、デジタル署名を使用して、データベース ファイルまたはブックをセキュリティで保護することもできます。

データへのアクセスの制限 Excel では、データにアクセスするためのユーザーベースのアクセス許可を指定したり、他のユーザーがアクセスできるデータを変更できないようにする読み取り専用権限を設定したりできます。 Access には、ユーザー レベルのセキュリティ機能はありませんが、Access が接続するすべてのデータベース サーバーのユーザー セキュリティ モデルはサポートされています。 たとえば、SharePoint リストにリンクする場合、Access は SharePoint リストに対するユーザーのアクセス許可を尊重します。 承認されていないユーザーが Access データにアクセスできないようにするには、パスワードを設定してデータベースを暗号化します。 Excel などの別のプログラムを使用してデータベースにアクセスする場合でも、データベースからデータを読み取るにはパスワードを入力する必要があります。

データを保護する方法の詳細については、「 Access 2007 以降で Access 2003 ユーザー レベルのセキュリティを設定または変更 する」および「 Excel での保護とセキュリティ」を参照してください。

Access を使用する場合

一般に、データを定期的に追跡して記録し、そのデータのサブセットを表示、エクスポート、または印刷する必要がある場合には、Access が最適です。 Access フォームは、データを操作するために Excel ワークシートよりも便利なインターフェイスを提供します。 Access を使用すると頻繁に実行する操作を自動化でき、Access レポートを使用すると、データを印刷または電子形式で集計できます。 Access により、データの構造が向上します。 たとえば、入力できるデータの種類や許容される値を制御したり、あるテーブルのデータと他のテーブルのデータの間にどのように関連させるかを指定したりできます。 この構造は、正しい種類のデータのみが入力されるようにするのに役立ちます。

Access では、ワークシートとほとんど同じ外観のテーブルにデータが格納されますが、Access のテーブルは、他のテーブルに格納されているデータに関連する複雑なクエリ用に設計されています。

Access は次の場合に使用します:

• データベースで多数のユーザーが作業していることを想定し、レコードのロックや競合の解決など、データの更新を安全に処理する堅牢なオプションが必要になる場合があります。
• フラット テーブルまたは非リレーショナル テーブルとして作成されたデータ セットにさらにテーブルを追加する必要があることを予測します。
• 複雑なクエリを実行する場合。
• 各種のレポートや宛名ラベルを作成したい。

Access を使用する一般的なシナリオ

• 連絡先の管理連絡先と郵送先住所を管理し、Access でレポートを作成したり、データを Microsoft Office Word と結合して、フォーム レター、封筒、宛名ラベルを印刷したりできます。
• インベントリと資産の追跡 自宅や会社のアイテムのインベントリを作成し、写真やその他の関連ドキュメントをデータと共に保存できます。
• 注文の追跡 製品、顧客、注文に関する情報を入力し、従業員、地域、期間、またはその他の値別の売上を表示するレポートを作成できます。
• タスク追跡 ユーザーのグループのタスクを追跡し、他のユーザーが同じデータベース内の既存のタスクを更新するのと同時に新しいタスクを入力することができます。
• 貸出ライブラリの整理 Access を使用して書籍や CD に関するデータを保存したり、貸し出したユーザーを追跡したりすることができます。
• イベント計画 イベントの日付、場所、参加者に関する情報を入力し、イベントに関するスケジュールや概要を印刷できます。
• 栄養管理 レシピを追跡し、食事と運動活動を記録します。

Excel を使用する場合

スプレッドシート プログラムである Excel は、1 つ以上のワークシートを含むブックに大量のデータを格納できます。 ただし、Excel は Access などのデータベース管理システムとして機能するのではなく、データ分析と計算用に最適化されています。 この柔軟なプログラムを使用して、データを分析するためのモデルを構築したり、そのデータに対して計算を実行するための単純な数式と複雑な数式を記述したり、データを好きなようにピボットしたり、さまざまな本格的なグラフでデータを表示したりできます。 Microsoft Create には、 いくつかの Excel デザイン テンプレート があります。

Excel は、次のような場合に使用します。

• 複数のテーブルを使用するリレーショナル データベースの代わりに、データのフラットまたは非リレーショナル ビューが必要で、データのほとんどが数値である場合。
• データに対して計算と統計比較を頻繁に実行します。
• ピボットテーブル レポートを使って、コンパクトで柔軟なレイアウトで階層データを表示したい。
• 定期的にグラフを作成する計画を立て、Excel で利用できる新しいグラフ形式を使用します。
• 条件付き書式アイコン、データ バー、およびカラー スケールを使用してデータを強調したい場合。
• 統計分析、エンジニアリング分析、回帰分析など、データに対して高度な what-if 分析操作を実行する場合。
• 個人使用または限定的なコラボレーション目的で、単純なリスト内のアイテムを追跡する必要があります。

Excel を使用する一般的なシナリオ

• 会計 Excel の強力な計算機能を、キャッシュ フロー計算書、 損益計算書、損益計算書など、多くの財務会計計算書で使用できます。
• 予算編成 ニーズが個人でもビジネス関連でも、Excel ではあらゆる種類の予算 (マーケティング予算計画、イベント予算、退職予算など) を作成できます。
• 課金と販売 Excel は課金データや販売データの管理にも役立ち、たとえば、売上請求書、梱包明細、発注書などの必要なフォームを簡単に作成できます。
• レポート Excel では、プロジェクトのパフォーマンスを測定するレポート、データを予測するレポート、データを集計するレポートなど、データ分析を反映したりデータを集計したりするさまざまな種類のレポートを作成できます。
• 計画 Excel は、毎週の授業計画、マーケティング調査計画、年度末の税金計画、毎週の食事、パーティー、休暇の計画に役立つプランナーなど、プロフェッショナルな計画や便利なプランナーを作成するための優れたツールです。
• トラッキング Excel を使用して、作業を追跡するためのタイム シートや、備品を追跡する在庫リストなどのタイム シートまたはリスト内のデータを追跡できます。
• 予定表の使用 Excel はそのグリッド状の性質により、あらゆる種類のカレンダーの作成に適しています。たとえば、学年度中の活動を追跡するためのアカデミック カレンダーや、ビジネス イベントやマイルストーンを追跡するための会計年度カレンダーなどです。

これらのカテゴリのいずれかに該当する便利な Excel テンプレートについては、「Microsoft Office Online の Excel 用テンプレート 」を参照してください。

Access と Excel の併用

両方のプログラムが提供する利点を活用することもできます。 たとえば、データを計算して分析できるワークシートを Excel で作成します。 ただし、ワークシートが大きくて複雑になりすぎると、他の多くのユーザーがデータにアクセスする必要があります。 この時点で、ワークシートを Excel で操作する代わりに、Access にワークシートをインポートまたはリンクし、データベースとして使用できます。 または、詳細な Excel ピボットテーブル レポートや本格的な外観の Excel グラフを作成するために Access データベースにデータがある場合もあります。

最初にどのプログラムを使用しても、いつでも 1 つのプログラムから別のプログラムにデータを転送でき、そこで作業を続けることができます。 データ接続の有無にかかわらず、データをコピー、インポート、またはエクスポートすることにより、Excel から Access に (またはその逆) 取り込むことができます。

両方のプログラム間でデータを交換する方法の詳細については、「 Excel から Access にデータを移動する」を参照してください。