Microsoft 365 には、チームのより効率的な共同作業に役立つさまざまな種類のグループが用意されています。 各グループの種類には、電子メールの会話の管理、ファイルの共有、イベントの開催など、固有の目的があります。 この記事では、チームの共同作業のニーズに適したグループを選択できるように、Microsoft 365 のさまざまな種類のグループとそれらが何に使用できるのかについて説明します。
Microsoft 365 のグループの種類
- Microsoft 365 グループは、organization 内でのコラボレーション用に設計されています。 ドキュメント、メモ、会議の議題を共有できるグループ メール アドレスと SharePoint サイトが付属しています。 プロジェクト管理、チーム コミュニケーション、ドキュメント共有に Microsoft 365 グループを使用できます。
- 配布グループは、organization の内外のユーザーに情報や更新情報をブロードキャストするために使用されます。 これらは、ジョブの更新、組織の変更、またはイベントを特定の顧客または従業員のセットと共有するために使用できます。
- セキュリティ グループ は、Microsoft 365 リソースへのアクセスを許可し、管理を容易にするように設計されています。 ツール、ポータル、レポート、プリンターなどのデバイスなどの重要な企業リソースへのアクセスを許可するために使用できます。
- メールが有効なセキュリティ グループ はセキュリティ グループに似ていますが、すべてのメンバーにメールを送信する機能が追加されています。 これらは、ニュース、プロモーション、会社の最新情報を営業チームに送信するために使用できます。
グループは、Microsoft 365 管理センターまたは Outlook、Teams などの Microsoft 365 アプリで作成できます。 グループは、organization の設定に応じて、オンラインまたはオンプレミスで作成できます。 作成したら、メンバーを追加し、アクセス許可を設定し、コラボレーション、通信、リソース共有に使用し始めることができます。
グループの所有者、メンバー、ゲストの役割
- 所有者 — グループの所有者は、グループを作成し、グループを完全に制御できるユーザーです。 所有者は、メンバーの追加または削除、グループ設定の変更、ファイルや予定表などのグループ リソースの管理を行うことができます。
- メンバー - メンバーは、所有者によってグループに追加されたユーザーです。 メンバーはグループ リソースにアクセスし、グループの会話に参加できます。
- ゲスト — ゲストは、organizationのメンバーではないが、所有者によってグループリソースへのアクセスを許可されているユーザーです。 ゲストは、グループに参加して特定のプロジェクトで共同作業したり、フィードバックを提供したりするように招待できます。 ゲスト ユーザーを Microsoft 365 グループに追加する方法の詳細情報。
Microsoft 365 でのグループの管理
Microsoft 365 でグループを作成、管理し、最終的に廃止できます。 グループを作成するときに、所有者はグループの種類を選択し、メンバーを追加し、アクセス許可を設定できます。 グループが作成されると、所有者はメンバーの追加または削除、グループ設定の変更、ファイルや予定表などのリソースの管理などにより、グループを管理できます。 ある時点で、グループは不要になる場合があり、所有者はグループを廃止して、システムから削除し、ユーザーがそのリソースにアクセスできないようにすることができます。
グループが適切に機能するには所有者が必要であることに注意することが重要です。 グループに所有者がいないか所有者が削除された場合、自動化されたシステムによって新しい所有者がグループに割り当てられます。 このプロセスは、グループの機能を維持し、グループの管理を担当する所有者が常に存在するようにするのに役立ちます。 所有者のいない Microsoft 365 グループを管理する方法の詳細をご覧ください。