ドキュメント ID は、ドキュメントまたはレコードの管理に役立ちます。 サイト上のドキュメント ID サービスを有効にして、サイト上の各ファイルにドキュメント ID を追加します。
この記事の内容
- 概要
- ドキュメント ID を使用してファイルを移動する
- ドキュメント ID をアクティブ化、有効化、および構成する
- ドキュメント ID のサイト コレクション機能をアクティブ化する
- サイト コレクションでのドキュメント ID の使用を有効にして構成する
概要
ドキュメント ID を使うと、場所にかかわらずアイテムを簡単に追跡することができるので、ドキュメントの管理に役立ちます。 たとえば、あるサイトのドキュメント ライブラリから別のサイトのドキュメント ライブラリに法的契約を移動する場合、ドキュメント ID に基づいて契約を簡単に見つけることができます。 ドキュメント ID はアップロードされたドキュメントに自動的に割り当てられ、この ID はライフサイクル全体を通してアイテムを追跡します。 ドキュメント ID はドキュメント セットに割り当てることもできます。
ドキュメント ID サービスを最初に有効にすると、サイト コレクション内の新しいドキュメントに新しい ID が自動的に割り当てられます。 タイマー ジョブは、サイト コレクションに既に存在するドキュメントに ID を割り当てるようスケジュールされています。
また、サービスを有効にすると、新しい列が [ドキュメント] および [ドキュメント セット] コンテンツ タイプに自動的に追加されます。 [ドキュメント ID] 列には、アイテムに割り当てられた ID が表示されます。
コンテンツ管理システムでドキュメント ID 機能を使用する前に、まず、ドキュメントが配置されているサイト コレクションごとに機能を有効にする必要があります。
ドキュメント ID を使用してファイルを移動する
SharePoint では、通常、ドキュメント ID はファイルと共に移動します。 ただし、リンク先サイトでドキュメント ID サービスが有効になっていない場合、ドキュメントにはドキュメント ID がなくなります。
SharePoint Server の場合、サイト内でドキュメント ID を保持する唯一の方法は、ドキュメントを移動するときに、サイト設定の [サイトのコンテンツと構造] 管理ページを使用することです。
ドキュメント ID を持つファイルのコピー
ファイルのコピーが作成されると、そのコピーの新しいドキュメント ID が作成されます。 たとえば、あるサイトからダウンロードされて別のサイトにアップロードされたファイルはコピーです。 ただし、宛先サイトでドキュメント ID サービスが有効になっていない場合、コピーにはドキュメント ID がありません。
ドキュメント ID をアクティブ化、有効化、および構成する
最初にドキュメント ID を使用してドキュメントまたはレコードを追跡するには、次の 2 つの手順に従う必要があります。
ドキュメント ID のサイト コレクション機能をアクティブ化する
注
ドキュメント ID 機能を有効にするには、サイト コレクションの管理者である必要があります。
- トップレベル サイト コレクションに移動します。
- [設定] を選び、[サイトの設定] を選びます。
- [サイト コレクションの管理] で [サイト コレクションの機能] を選びます。
- [ ドキュメント ID サービス ] の横にある [アクティブ化] を選択します。 アイテムの横に [アクティブ] ラベルが表示され、機能が現在のサイト コレクションに対してアクティブ化されます。
サイト コレクションでのドキュメント ID の使用を有効にして構成する
特定のサイト コレクションのドキュメント ID 機能を有効にすると、サイト コレクション内のすべてのドキュメントに自動的にドキュメント ID が割り当てられます。 サイト コレクションに存在するドキュメントの数によっては、この処理に時間がかかる場合があることに注意してください。
注
ドキュメント ID 機能を有効にして構成するには、サイト コレクションの管理者である必要があります。
- トップレベル サイト コレクションに移動します。
- [設定] を選び、[サイトの設定] を選びます。
- [サイト コレクションの管理] で、[ドキュメント ID 設定] を選択します。
- [ドキュメント ID の設定] ページの [ドキュメント ID の割り当て] セクションで、[ドキュメント ID の割り当て] チェック ボックスにチェック マークが入っていることを確認します。
注
サイト コレクション内の最初のドキュメント ID の割り当てを有効にすると、「ドキュメント ID 機能の構成は、自動プロセスによって完了するようにスケジュールされています。」というメッセージが表示されます。 つまり、タイマー ジョブは、サイト コレクション内のすべてのドキュメントへのドキュメント ID の割り当てを完了する役割を担います。 このプロセスにかかる時間は、サイト コレクション内のドキュメントの数によって異なります。
各ドキュメント ID の先頭に自動的に追加される文字または数字のカスタム文字列を設定するには、[ 先頭 ID ] に次の文字を含む文字列を入力します。
サイト コレクションの既存のすべてのドキュメント ID に接頭辞を自動的に追加する場合は、[これらの文字で始まる、このサイト コレクションのすべてのドキュメント ID をリセットする] チェック ボックスをオンにします。
[ ドキュメント ID ルックアップ検索範囲 ] セクションで、ID ルックアップの検索範囲として使用するサイトを選択します。
[OK] を選択します。
注
前述のように、特定のサイト コレクションでドキュメント ID サービスが有効になっている場合、サイト コレクション レベルとしてドキュメントおよびドキュメント セット コンテンツ タイプに列が追加されます。 [ドキュメント ID] 列は、アイテムに割り当てられている ID を表示するために使用されます。