プロジェクトを管理するための最初の手順の 1 つは、プロジェクトを完了するタスクを追加することです。 タスクの一覧は、実行する必要がある作業のチェックリストと同じくらい簡単にすることも、開始日と終了日、他のタスクとの関係、およびその他の関連するタスク情報と共に、やや複雑になる場合もあります。 タスクの簡単なチェックリストとタスクのスケジュールされたリストはどちらもサイト上で同じリストを使用するため、簡単なチェックリストから始めて、後でタスクに詳細を追加してタスクのスケジュールされたリストにすることができます。
タスクの簡単なチェックリストを追加する
プロジェクトの計画を始めたばかりの場合、またはこのプロジェクトが特に複雑であると予想されていない場合は、タスクの単純なチェックリストでプロジェクトを効果的に管理するのに十分な場合があります。 チェックリストには、プロジェクトのタスクの期限や、プロジェクト チーム メンバーへの割り当てが含まれる場合があります。
タスクの簡単なチェックリストを追加するには:
- サイトのサイド リンク バーで、[ タスク] をクリックします。
- [ タスク ] ページで、[ 編集] をクリックします。
- [ タスク名] 列に、プロジェクトで完了する必要がある各タスクの名前を入力します。 Enter キーを 押して、タスクを追加した後、次の行に移動します。
ヒント
既に一覧表示されている 2 つのタスクの間に新しいタスクを追加しますか? 既存のタスクのチェック ボックスの左側にあるスペースをクリックし、[挿入] を押します。 選択した既存のタスクの上に新しい行が追加されます。 [タスク] タブの [階層] グループで [挿入] をクリックすることもできます。
[ 期限] 列で、一覧の各タスクが完了する日付を入力または選択します。 タスクを完了する必要があるタイミングがわからない場合は、そのタスクのこの列を空白のままにします。
[ 割り当て先 ] 列で、一覧の各タスクで作業する各ユーザーの名前を入力または選択します。
ヒント
ベスト プラクティスは、各タスクに 1 人のユーザーのみを割り当てることです。 複数のユーザーを割り当てる必要がある場合は、タスクを完了としてマークする際に問題が発生する可能性があります。 Ann がタスクの作業を完了した場合は、自分の [マイ タスク] ページで完了したタスクをチェックするのが理にかなっています。 ただし、これにより、Ann だけでなく、割り当てられているすべてのユーザーに対してタスクが完了としてマークされます。 タスクの他のユーザーがまだ作業を行っている可能性があります。 タスクに複数のユーザーを割り当てる必要があると判断した場合は、名前をセミコロン (;)で区切ることができます。
タスクの簡単なチェックリストの追加が完了したら、[ 停止] をクリックします。
タスクの簡単なチェックリストを追加するもう 1 つの簡単な方法は、Excel ワークシートからリストを貼り付ける方法です。 ワークシートで使用する列が、[ タスク ] ページに表示される列と一緒に並んでいる限り、タスクリストをクリックしてワークシートデータを貼り付けることができます。 可能であれば、[ 割り当て 先] 列のアカウントと名前がペアになります。
プロジェクトで作業するときに、タスクの完了時に各タスク名の横にある [チェック] ボックスを選択できます。
単純なチェックリストのタスクをより詳細に制御する必要がある場合は、次のセクションの手順を使用して、タスクに詳細を追加して、より堅牢なスケジュールされたリストを作成できます。
タスクのスケジュールされた一覧を追加する
プロジェクトがやや複雑な場合は、タスクのスケジュールされたリストを使用すると、より管理しやすい方法で作業を追跡するのに役立つ場合があります。
タスクのスケジュールされた一覧を追加するには:
サイトのサイド リンク バーで、[ タスク] をクリックします。
[ タスク ] ページで、[ 新しいタスク] をクリックします。 または、リボンの [ タスク ] タブで、[ 新しい項目] をクリックします。
注
最初にタスクの単純なチェックリストを作成したが、プロジェクトがもう少し複雑になった場合は、既存のタスクにさらに詳細を簡単に追加できます。 タスクを選択するには、タスクのチェック ボックスの左側にあるスペースをクリックし、リボンの [タスク] タブで [アイテムの編集] をクリックします。 これにより、タスクが開き、スケジュールの詳細を追加できます。
[タスク名] ボックスにタスクの 名前を入力 します。
[開始日] ボックスと [期限] ボックスに、タスクの開始日と終了日を入力または選択します。 これらの日付が不明な場合は、この情報を今のところ残しておきます。 タスクを編集することで、後でいつでも情報を返し、情報を追加できます。
タスクで作業するユーザーの名前またはメール アドレスを [ 割り当て先 ] ボックスに入力します。
ヒント
ベスト プラクティスは、各タスクに 1 人のユーザーのみを割り当てることです。 複数のユーザーを割り当てる必要がある場合は、タスクを完了としてマークする際に問題が発生する可能性があります。 Ann がタスクの作業を完了した場合は、自分の [マイ タスク] ページで完了したタスクをチェックするのが理にかなっています。 ただし、これにより、Ann だけでなく、割り当てられているすべてのユーザーに対してタスクが完了としてマークされます。 タスクの他のユーザーがまだ作業を行っている可能性があります。 タスクに複数のユーザーを割り当てる必要があると判断した場合は、名前をセミコロン (;)で区切ることができます。
タスクで作業が既に開始されている場合は、[ 完了率 ] ボックスにパーセンテージを入力して、完了した作業の量と残りの作業を示します。
ヒント
これは、プロジェクトのチーム メンバーが定期的に更新するのに最適なフィールドです。 これは、プロジェクトの作業の進行状況と、プロジェクトが期限内に完了する軌道に乗っているかを理解するのに役立ちます。
関連する作業について詳しく説明する場合は、[ 説明 ] ボックスにタスクの簡単な説明を入力します。 これは、プロジェクトを理解しようとしているエグゼクティブやその他の利害関係者に役立つ場合があります。
[先行タスク] の横にあるボックスとボタンを使用して、現在のタスクを開始する前にプロジェクトのタスクを完了する必要があることを示します。
たとえば、"プレス リリースの発行" という名前のタスクを作成するとします。このタスクは、"プレス リリースの書き込み" タスクが完了するまで開始できません。 左側のボックスから [プレス リリースの書き込み] タスクを選択し、[ 追加 ] をクリックして右側のボックスに移動します。 これは、"プレス リリースの書き込み" タスクが、"プレスリリースの発行" タスクの前のタスク (つまり、その前) であることを示します。[優先度] ボックスの一覧から適切な 優先度 レベルを選択します。
[タスクの状態] ボックスの一覧から適切な 状態 レベルを選択します。
ヒント
これは、プロジェクト チーム メンバーが定期的に更新するのに役立つもう 1 つのフィールドです。 これは、作業の妨げ、スケジュールの遅延、およびその他の重要なスケジュールの問題を引き続き確認するのに役立ちます。
[保存] をクリックします。
タスク リストを操作する
タスクの一覧を操作すると、期限が赤で表示されているタスクは遅れます。 タスクの横にある [チェック] ボックスを選択して、遅延タスクを完了としてマークすると、期限が赤いテキストとして表示されなくなります。
また、リストの上にあるビュー リンクをクリックして、タスク リストのさまざまなビューを切り替えることもできます。 [すべてのタスク]、[Calendar]、[完了]、[ガント チャート]、[遅延タスク]、[マイ タスク]、[予定] から選択するか、既存のビューを変更したり、タスク リストの独自のビューを作成したりできます。 使用するビューがタスク リストの上に表示されない場合は、ビュー リンクの横にある [クリックして追加オプション (...)] をクリックし、使用するビューを選択します。 独自のビューの作成の詳細については、「 リストまたはライブラリのビューを作成、変更、または削除する」を参照してください。
プロジェクトに詳細なタスクを追加したら、次の操作を行うことができます。