SharePoint Server のブック内のデータの更新

ブラウザーでブックを使用すると、ネイティブまたは外部のデータが表示されます。 ネイティブ データはブックに直接保存され、外部データ接続を必要としません。 外部データは、サーバーなどの別の場所に保存され、外部データベースへの接続を必要とします。

外部データの更新プロセス

1. 誰かが最新のデータを取得するために更新操作を開始します。

2. ブックで使用される外部データ ソースへの接続が行われます。

3. 多くのブックには、SQL Server Analysis Servicesにあるキューブ、SQL Serverに格納されているテーブル、OData データ フィードを介して使用できるデータなど、複数のデータ ソースへの接続が含まれています。

4. データ接続と環境の構成方法に応じて、ブックが更新され、最新のデータが表示されます。

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表示モードと編集モードでのデータ更新

ブックをブラウザー ウィンドウで表示している場合にデータを更新するには、通常、表示モードまたは編集モードで更新します。

表示モード 表示モードでブックを更新すると、ブックに表示されているデータが更新されます。 これは、ブラウザー ウィンドウまたは Excel の読み取り専用 (編集不可) モードで実行できます。 この場合、ブックは変更済みファイルとして管理されません。 つまり、ブックが格納されている場所では、ユーザーの資格情報が、ブックを編集したユーザーとして表示されません。	編集モード 編集モードでブックを更新すると、編集用のブックが開きます (ブラウザー ウィンドウまたは Excel)。 ブックは、変更済みファイルとして管理されます。 つまり、ユーザーの資格情報が、ブックを最近編集したユーザーとして表示されます。 ブックを編集しているときにデータを更新すると、データの更新が行われた後に変更が自動的に保存されます。 ブックを表示する権限を持つユーザーには、ブックが保存されるとすぐに変更内容が表示されます。

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Excel でのデータ更新オプションの定義

Excel を使用してブックの外部データ接続を定義する必要があります。 ブラウザー ウィンドウにブックを表示した状態で設定を定義することはできません。 Excel を使用して指定した設定は、ブックを SharePoint ライブラリに発行するときに保持されます。

データ更新オプションを指定するには、Excel の特定のデータ接続の [プロパティ ] ボタンを選択します。 次の表に、選択できるさまざまなデータ更新オプションの簡単な説明をまとめました。

更新オプション	説明
定期的に更新する	ブックは、指定の時間間隔 (分) でデータの更新を試みます。
ファイルを開くときにデータを更新する	ブックを開いたときに自動でデータの更新を試みます。
すべて更新でこの接続を更新する	このオプションをオンにすると、ユーザーが [すべて更新] ボタンをクリックすると、データが更新されます。 オフにすると、ユーザーが [すべて更新] ボタンをクリックしても、この接続はデータを更新しません。 これは、Excel Services の特定の接続に対するタイムアウト エラーなど、データ更新エラーを防ぐのに便利です。

データ更新が失敗した場合

環境の構成方法によっては、データ更新が行われないことがあります。 たとえば、オンプレミス サーバーへのセキュリティで保護された外部データ接続を使用するブックを誰かが作成した場合、それらのデータ接続は Microsoft 365 では機能しない可能性があります。 ブラウザー ウィンドウでデータを更新できない状況が発生した場合は、Excel でブックを開いてみます。

また、SharePoint 管理者にお問い合わせください。

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